Pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 k.p.). Zasadą jest, że pracownik z powodu płatnego wypoczynku nie może w żadnym przypadku stracić finansowo.

Różnorodność stosowanych przez pracodawców systemów wynagradzania spowodowała konieczność wydania przepisów wykonawczych określających szczegółowe zasady dotyczące ustalania wysokości wynagrodzenia urlopowego.

Podstawa wymiaru

Przystępując do obliczania wynagrodzenia za urlop, w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę jego wymiaru. Jest to niezwykle istotny etap, gdyż przyjęcie błędnych założeń może spowodować zaniżenie bądź zawyżenie należnego wynagrodzenia. Wskazówki, w jaki sposób ustalać podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop, które składniki pensji bądź inne należności ze stosunku pracy należy w niej uwzględnić, a które trzeba wyłączyć, zawiera przede wszystkim rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14; ost. zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353; dalej rozporządzenie urlopowe). Zgodnie z jego postanowieniami, w podstawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy powinny zostać ujęte zarówno składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości, jak i składniki zmienne, uzależnione od ilości wykonanej pracy czy liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu.

W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie należy uwzględniać:

● jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 22 września 2000 r., sygn. akt I PKN 33/00, patrz: www.ekspert3.inforlex.pl , periodyczność wypłat nie może być utożsamiana z ich regularnością, a zatem np. premie o charakterze roszczeniowym wypłacane co pewien nieregularny czas, nie podlegają wyłączeniu z podstawy urlopowej),

● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas przestoju niezawinionego przez pracownika,

● nagród jubileuszowych,

● wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

● ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

● dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

● kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (wyrównanie to należy wypłacić pracownikowi, który w danym miesiącu - w związku z obowiązującym go rozkładem czasu pracy lub w związku z terminami płatności niektórych składników pensji - nie osiągnął wynagrodzenia minimalnego lub jego części proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy - w przypadku niepełnoetatowców),

● odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

● wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy,

● dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej oraz nagród z zakładowego funduszu nagród.

Nazwanie składnika nagrodą nie przesądza o tym, że takie świadczenie nie ma już charakteru roszczeniowego. W opinii Sądu Najwyższego wyrażonej w wyroku z 21 września 2006 r. (sygn. akt II PK 13/06, OSNP 2007/17-18/254, patrz: www.ekspert3.inforlex.pl):

Pracodawca, ustalając spełnienie przez pracownika ocennych warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią, a nie nagrodą.

Wówczas takie świadczenie należy uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

Poza składnikami wymienionymi w rozporządzeniu urlopowym do podstawy wynagrodzenia za urlop nie należy również wliczać:

● należności wypłaconych w celu zrekompensowania zatrudnionemu poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np. ekwiwalentów za pranie i konserwację odzieży roboczej, diet i innych należności przysługujących zatrudnionemu w związku z odbyciem podróży służbowej,

● świadczeń pozapłacowych, np. pakietów medycznych finansowanych przez zakład pracy, bonów z zfśs lub ze środków obrotowych, wartości wycieczki wykupionej dla pracownika itp.

● wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok SN z 4 marca 2008 r., sygn. akt II PK 183/07, patrz: www.ekspert3.inforlex.pl), np. wynagrodzeń za umowy cywilnoprawne,

● premii uznaniowych nieposiadających charakteru roszczeniowego, np. premii przyznawanych swobodną decyzją pracodawcy.

W przeszłości sporną kwestią było wliczanie do podstawy wynagrodzenia urlopowego premii uznaniowej. W tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy, stwierdzając w wyroku z 20 lipca 2000 r. (sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77, patrz: www.ekspert3.inforlex.pl), że premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego.

Orzeczenie to odnosi się jednak wyłącznie do tzw. składnika nieroszczeniowego, którego pracownik nie może się domagać, a jego przyznanie zależy jedynie od uznania pracodawcy. Jeśli zaś warunki wypłacania premii są mierzalne i na tyle dokładne, by mogły podlegać kontroli (są np. uzależnione od wydajności, jakości lub terminowości), wówczas trzeba ją uwzględniać w bazie obliczeniowej wynagrodzenia za urlop.

Pomijanie składników za okresy dłuższe niż 1 miesiąc

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, mimo że są należnościami ze stosunku pracy, nie podlegają wliczeniu do tzw. średniej urlopowej. Takie składniki, jak m.in. premie: kwartalna, półroczna i roczna, należy wypłacać w przyjętych terminach ich wypłaty, np. co 3, 6, 12 miesięcy. Fakt korzystania przez pracownika z płatnego wypoczynku nie powinien jednak wpływać na zmniejszenie tych składników. Okres urlopu jest bowiem traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (§ 12 rozporządzenia urlopowego).

Przykład

Marek T. otrzymuje co miesiąc wynagrodzenie zasadnicze, nagrody uznaniowe uzależnione w ścisły sposób od wypracowanego przez firmę zysku, a na koniec każdego 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego dodatki za godziny nadliczbowe wynikające z tzw. przekroczeń norm średniotygodniowych. W maju 2015 r. pracownik przebywał 3 dni na urlopie wypoczynkowym. Przy wyliczaniu wynagrodzenia należnego za wypoczynek pracodawca Marka T.:

● wyłączył z podstawy urlopowej dodatki za przekroczenia średniotygodniowe, ponieważ przy okresach rozliczeniowych dłuższych niż miesięczne składnik ten traktuje się jak należny za okres dłuższy niż 1 miesiąc,

● uwzględnił płacę zasadniczą, a także nagrody uznaniowe, gdyż pracownik otrzymuje je periodycznie, a ich wypłata jest uzależniona od spełnienia konkretnego, mierzalnego i sprawdzalnego kryterium, którym w analizowanym przypadku jest poziom rentowności zakładu, co czyni nagrodę uznaniową składnikiem o charakterze roszczeniowym.

Postępowanie pracodawcy było prawidłowe.

Wliczanie stałych składników

Stałe składniki pensji przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne należy uwzględniać w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Do składników o charakterze stałym miesięcznym można zaliczyć w szczególności:

● wynagrodzenie zasadnicze,

● dodatek funkcyjny,

● dodatek stażowy,

● dodatek zmianowy,

● dodatek za warunki szkodliwe,

● premię regulaminową.

Jeśli w skład wynagrodzenia pracownika wchodzą wyłącznie elementy określone w stałej wysokości, to w praktyce nie ma konieczności ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, a tym samym wyodrębniania wynagrodzenia urlopowego. Za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu, powinien otrzymać wynagrodzenie (łącznie z wynagrodzeniem za urlop) w wysokości określonej w umowie o pracę, bez względu na liczbę dni płatnego wypoczynku, pod warunkiem że nie wystąpiły innego rodzaju nieobecności, np. urlop bezpłatny czy choroba.

Przykład

Daniel G. jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin. Co miesiąc otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3000 zł brutto oraz dodatek funkcyjny w wysokości 300 zł. W maju 2015 r. pracownik przez 5 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym. Za maj Danielowi G. przysługuje stałe wynagrodzenie w łącznej kwocie 3300 zł.

Jeżeli byłaby potrzeba wyodrębnienia wynagrodzenia urlopowego wyliczonego ze stałych składników, wówczas należy dokonać następujących obliczeń:

3300 zł : 160 godz. (liczba godzin do przepracowania w maju 2015 r.) = 20,63 zł,

20,63 zł × 40 godzin urlopu (5 dni × 8 godzin) = 825,20 zł (wynagrodzenie za urlop wyliczone ze stałych składników).

Wliczanie zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc

Rozporządzenie urlopowe wyróżnia również zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, które powinny być uwzględniane przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Do grupy tych składników wchodzą głównie: wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne, premia jako wartość procentowa od wynagrodzenia, wynagrodzenie za pracę w porze nocnej, za pełnione dyżury, za godziny nadliczbowe (nawet jeśli nadgodziny występują nieregularnie lub sporadycznie), premia za oszczędność paliwa itp.

Składniki zmienne uwzględniamy w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeśli ich wysokość ulega znacznym wahaniom (m.in. gdy wysokość składnika zależy od wyników sprzedaży czy od wielkości produkcji), mogą być one wliczone do podstawy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

W sytuacji gdy w zakładzie pracy termin wypłaty pensji przypada w następnym miesiącu po miesiącu przepracowanym (np. 10. dnia miesiąca), przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia faktycznie wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania przez niego z płatnego wypoczynku, niezależnie od tego, za jakie miesiące składniki te przysługiwały.

Przykład

Piotr S. będący właścicielem małej firmy tekstylnej wypłaca swoim pracownikom pensję wynikającą ze stawki godzinowej za dany miesiąc 10. dnia następnego miesiąca, a zmienną premię regulaminową do końca ostatniego dnia miesiąca, za który premia jest należna. W czerwcu 2015 r. musi on wypłacić jednemu z pracowników wynagrodzenie za 10 dni majowego urlopu wypoczynkowego. Ustalając jego wysokość, powinien uwzględnić premię wypłaconą w lutym, marcu i kwietniu 2015 r. oraz wynagrodzenie godzinowe wypłacone w tych samych miesiącach, mimo że dotyczyło ono odpowiednio: stycznia, lutego oraz marca br.

Obliczanie wynagrodzenia urlopowego

Po ustaleniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy można przejść do kolejnych etapów obliczania tego wynagrodzenia:

KROK 1. Podzielenie podstawy wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie

KROK 2. Pomnożenie tak ustalonego wynagrodzenia za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Do liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, zaliczamy wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a nie tylko godziny pracy świadczonej przez pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że należy brać pod uwagę również godziny nadliczbowe (zarówno wypracowane w dni robocze, jak i w niedziele, święta oraz w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy) oraz godziny pełnionych dyżurów (jeśli w czasie ich trwania pracownik wykonywał pracę).

Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego do liczby godzin pracy pracownika należy wliczać wszystkie przepracowane przez niego godziny.

Przykład

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku), wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 4000 zł brutto, w maju 2015 r. korzystał z 4 dni urlopu wypoczynkowego (32 godziny). W okresie od lutego do kwietnia 2015 r. przepracował 24 godziny nadliczbowe (w lutym 7 godzin, w marcu 13 godzin i w kwietniu 4 godziny), za co otrzymał wynagrodzenie w łącznej kwocie 950 zł. Natomiast w lutym 2015 r. wykonywał pracę w czasie pełnionego dyżuru przez 6 godzin, za co otrzymał 150 zł.

Pracownikowi za maj 2015 r. przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie, które dodatkowo należy zwiększyć o wynagrodzenie urlopowe obliczone ze zmiennych składników (w tym przypadku z wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz za dyżur). W tym celu podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego (950 zł + 150 zł) należy podzielić przez liczbę przepracowanych godzin w okresie, z którego została ustalona ta podstawa.

W miesiącach poprzedzających urlop pracownik przepracował ogółem 534 godziny, z czego:

● w lutym 160 godzin normalnego czasu pracy + 7 godzin nadliczbowych + 6 godzin przepracowanego dyżuru,

● w marcu 176 godzin normalnego czasu pracy + 13 godzin nadliczbowych,

● w kwietniu 168 godzin normalnego czasu pracy + 4 godziny nadliczbowe.

Wynagrodzenie urlopowe pracownika obliczamy w następujący sposób:

KROK 1. Wyliczamy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy (ze zmiennych składników), dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę przepracowanych godzin:

(950 zł + 150 zł) : 534 godz. = 2,06 zł.

KROK 2. Wyliczamy wynagrodzenie urlopowe pracownika ze zmiennych składników. W tym celu wynagrodzenie za 1 godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin urlopu:

2,06 zł × 32 godz. = 65,92 zł.

KROK 3. Wyliczamy wynagrodzenie pracownika należne za maj 2015 r.:

4000 zł (wynagrodzenie zasadnicze) + 65,92 zł (wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników) = 4065,92 zł.

Zmiana w składnikach wynagrodzenia

W praktyce zdarza się, że dochodzi do zmian w składnikach pensji branych pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego (przyznanie lub zlikwidowanie danego składnika) lub zmian ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu. W takim przypadku podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Ta zasada powoduje, że wzrost płacy przekłada się na wyższe wynagrodzenie urlopowe. Gdy natomiast pensja zmniejsza się, wynagrodzenie za urlop będzie niższe.

Ponowne przeliczenie podstawy urlopowej musi nastąpić np. w przypadku, gdy w miesiącu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym albo w miesiącach bezpośrednio poprzedzających urlop dokonywana jest zmiana systemu wynagradzania pracownika. Gdy zmiana polega na przejściu z wynagrodzenia zmiennego na stałe, wówczas do podstawy urlopowej wlicza się stałą pensję należną w miesiącu korzystania z płatnego wypoczynku, ale bez uwzględniania zmiennych elementów płacy, których zmiana dotyczyła.

Podobnie jest w sytuacji, gdy dochodzi do modyfikacji systemu wynagradzania sprowadzającej się do zmiany z wynagrodzenia miesięcznego na stawkę godzinową. W takich okolicznościach wynagrodzenie urlopowe oblicza się przez pomnożenie stawki godzinowej pracownika przez liczbę godzin wykorzystanego przez niego urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Marcin D. pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku (po 8 godzin). Załóżmy, że w czerwcu 2015 r. skorzystał z 10 dni urlopu wypoczynkowego. Od 1 maja 2015 r. pracownik jest wynagradzany stawką godzinową, która wynosi 20 zł/godz. i dodatkowo otrzymuje premię w wysokości 10% wynagrodzenia za dany miesiąc. Do 30 kwietnia 2015 r. otrzymywał stałą płacę w wysokości 3500 zł miesięcznie. W maju 2015 r. Marcin D. zarobił 3200 zł (160 godz. × 20 zł/godz.). Jego wynagrodzenie urlopowe obliczamy w następujący sposób:

KROK 1. Obliczamy podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego

W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu. W związku z tym w pierwszej kolejności trzeba przeliczyć wynagrodzenie pracownika za marzec i kwiecień 2015 r. według stawki godzinowej. Wynagrodzenie przeliczone do celów urlopowych wynosi:

● za marzec 2015 r.:

(176 godz. × 20 zł) + (3520 zł × 10% premii) = 3520 zł + 352 zł = 3872 zł,

● za kwiecień 2015 r.:

(168 godz. × 20 zł) + (3360 zł × 10% premii) = 3360 zł + 336 zł = 3696 zł.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego stanowi suma wynagrodzeń z 3 miesięcy (od marca do maja 2015 r.), która wynosi 10 768 zł (3872 zł + 3696 zł + 3200 zł).

KROK 2. Obliczamy stawkę za 1 godzinę urlopu

Sumę wynagrodzeń z 3 miesięcy należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w okresie od marca do maja, tj. przez 504 godz. (176 godz. + 168 godz. + 160 godz.). Wynagrodzenie za 1 godzinę wyniesie:

10 768 zł : 504 godz. = 21,37 zł.

KROK 3. Obliczamy wynagrodzenie urlopowe

Aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe, należy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin wykorzystanego urlopu:

10 dni × 8 godz.= 80 godz.

80 godz. × 21,37 zł = 1709,60 zł.

Wynagrodzenie urlopowe pracownika wyniesie 1709,60 zł.

Przeliczenia przy zmianie na system prowizyjny lub akordowy

W kontekście ustalania na nowo podstawy urlopowej za najtrudniejsze do rozstrzygnięcia należy uznać sytuacje, w których w miesiącu wystąpienia urlopu wypoczynkowego bądź w miesiącach bezpośrednio poprzedzających urlop, mamy do czynienia ze zmianą stałego systemu wynagradzania na system np. prowizyjny lub akordowy. Najwłaściwszym rozwiązaniem przy tego typu modyfikacjach jest przyjęcie do podstawy wynagrodzenia urlopowego kwot wypłaconych od dnia przejścia na nowy system wynagradzania. Wynika to z tego, że płaca zarówno w systemie wynagradzania akordowego, jak i prowizyjnego zależy od efektów (wyników) pracy pracownika i z tego względu nie ma możliwości przeliczenia pensji według nowych warunków (nie da się ustalić hipotetycznych wyników pracy, na podstawie których dałoby się skalkulować wynagrodzenie akordowe czy prowizyjne).

Gdyby zmiana systemu wynagradzania ze stałego na zmienny (prowizyjny lub akordowy) została dokonana w miesiącu korzystania przez pracownika z płatnego wypoczynku, wówczas należy uznać, że uzyskaną płacę zmienną w miesiącu korzystania z urlopu powinno się w pierwszej kolejności podzielić przez liczbę godzin faktycznej pracy pracownika w tym miesiącu. Otrzymaną w ten sposób stawkę godzinową należałoby następnie pomnożyć przez liczbę godzin urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Dariusz J. zatrudniony w pełnym wymiarze godzin w podstawowym systemie czasu pracy, w okresie od 11 maja do 15 maja 2015 r. korzystał z 5 dni (40 godzin) urlopu wypoczynkowego. Od 1 marca 2015 r. jest on wynagradzany stawką prowizyjną, natomiast w miesiącach poprzedzających otrzymywał stałą pensję zasadniczą.

Aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe w analizowanych okolicznościach, należy uwzględnić zmienną pensję prowizyjną zarobioną faktycznie w marcu i kwietniu 2015 r. W lutym Dariusz J. miał wypłacane stałe wynagrodzenie i nie ma możliwości przeliczenia jej według systemu prowizyjnego. Wynagrodzenie prowizyjne za 176 godzin faktycznej pracy w marcu br. wyniosło 3734 zł, a za 168 godzin pracy w kwietniu - 3568 zł. Biorąc pod uwagę przedstawione informacje, wyliczenie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy powinno wyglądać jak poniżej:

3734 zł + 3568 zł = 7302 zł,

7302 zł : 344 godz. (176 godz. pracy w marcu + 168 godz. pracy w kwietniu) = 21,23 zł,

21,23 zł × 40 godz. urlopu wypoczynkowego = 849,20 zł.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy pracownika oblicza się na bazie składników płacy związanych z tym stosunkiem pracy, z tytułu którego podwładny korzysta z płatnego wypoczynku. Jeżeli więc pracodawca podpisuje z pracownikiem kolejną umowę o pracę bez przerwy w zatrudnieniu (np. przy zmianie umowy terminowej na umowę bezterminową), wówczas w podstawie urlopowej należy uwzględnić także zmienne składniki wypłacone z poprzednio zakończonej umowy. W przeciwnym razie przebywający na urlopie pracownik mógłby otrzymać mniej niż gdyby pracował, a to powodowałoby naruszenie przepisów dotyczących ustalania wynagrodzenia urlopowego.

Gdyby elementy pensji należne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc przy okazji podpisywania nowej umowy uległy modyfikacjom w okresie, z którego ustala się podstawę urlopową (np. zostałyby podwyższone), wspomnianą podstawę należałoby skalkulować z uwzględnieniem zmian.

Wynagrodzenie urlopowe wylicza się na podstawie składników pensji związanych z tym stosunkiem pracy, z tytułu którego pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Z Katarzyną B., wynagradzaną stawką godzinową i otrzymującą co miesiąc zmienne premie regulaminowe, po zakończeniu z końcem marca 2015 r. umowy o pracę na czas określony, podpisano od 1 kwietnia 2015 r. umowę bezterminową. W kwietniu br. Katarzyna B. korzystała z 10 dni urlopu wypoczynkowego. W tej sytuacji do podstawy urlopowej trzeba przyjąć wynagrodzenie wypłacone w okresie od stycznia do marca 2015 r. Pominięcie składników wypłaconych w ramach zakończonej umowy o pracę sprawiłoby, że Katarzyna B. za urlop otrzymałaby mniej, niż gdyby pracowała.

Niepełny przepracowany okres

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, tj. 3 miesiące lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględniać najbliższe miesiące, za które pracownikowi takie wynagrodzenie przysługiwało (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Cofanie się do wcześniejszych miesięcy powinno następować wyłącznie wtedy, gdy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był wynikiem nieprzepracowania danego okresu, a nie utraty prawa do składnika z powodu np. zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej wydajności w pracy.

Niekiedy zdarza się, że pracownik (np. nowo zatrudniony) przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie w postaci zmiennych składników za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Przykład

Danuta D. od 11 maja 2015 r. pracuje w zakładzie krawieckim na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Jest wynagradzana według systemu akordowego i zarabia 10 zł za uszycie jednej pary rękawiczek. Pracownica musiała skorzystać 22 maja z 1 dnia urlopu na żądanie. Do tego czasu Danuta D. zarobiła 1610 zł. Aby obliczyć przysługujące jej wynagrodzenie urlopowe, należy:

KROK 1. Ustalić stawkę godzinową z dotychczas uzyskanego wynagrodzenia:

1610 zł : 72 godz. pracy (liczba godzin wypracowanych w okresie od 11 do 21 maja) = 22,36 zł;

KROK 2. Wyliczoną stawkę pomnożyć przez liczbę godzin urlopu:

22,36 zł × 8 godz. urlopu = 178,88 zł.

Wynagrodzenie za urlop w dniu 22 maja wynosi 178,88 zł.

Urlop na przełomie miesięcy

Jeżeli urlop przypada na przełomie miesięcy, nie należy ustalać podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego odrębnie dla każdego z tych miesięcy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia urlopowego). Podstawę wymiaru należy ustalać z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a nie z miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Oznacza to, że podstawa wymiaru powinna być ustalana z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu również dla tej części urlopu, która rozpoczęta w danym miesiącu jest kontynuowana w miesiącu następnym.

Przykład

Pracownik warsztatu samochodowego, zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, korzystał z urlopu wypoczynkowego od 26 maja do 5 czerwca 2015 r. Oprócz stałej pensji zasadniczej w wysokości 4000 zł brutto pracownik otrzymuje co miesiąc zmienne regulaminowe prowizje, które w lutym, marcu i kwietniu wyniosły odpowiednio: 300 zł, 200 zł oraz 250 zł. Zarówno za maj, jak i za czerwiec 2015 r. pracownikowi przysługuje stała pensja w wysokości 4000 zł oraz wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników, wyliczone w następujący sposób:

KROK 1. Ustalamy podstawę wynagrodzenia urlopowego:

300 zł + 200 zł + 250 zł = 750 zł.

KROK 2. Ustalamy stawkę za godzinę:

750 zł : 504 godz. (czas przepracowany w okresie od lutego do kwietnia) = 1,49 zł.

KROK 3. Ustalamy kwotę należną za urlop w maju (4 dni):

1,49 zł × 32 godz. urlopu = 47,68 zł.

KROK 4. Ustalamy kwotę należną za urlop w czerwcu (5 dni):

1,49 zł × 40 godz. urlopu = 59,60 zł.

Wynagrodzenie urlopowe nauczycieli

Urlopy nauczycieli regulują przepisy ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 191; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 357; dalej: KN). Za czas urlopu wypoczynkowego nauczycielowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 67 KN).

Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz.U. Nr 71, poz. 737; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 255, poz. 1712; dalej: rozporządzenie MEN).

1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczyciela

Podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczyciela wyznacza się według tych samych zasad obejmujących wszystkich nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela.

Składniki wynagrodzenia, jakie należy uwzględniać w podstawie wymiaru urlopu oraz składniki w niej nieuwzględniane

Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego dla nauczycieli
Uwzględniane w podstawie składniki wynagrodzenia	Nieuwzględniane w podstawie składniki wynagrodzenia
● wynagrodzenie zasadnicze; ● dodatki: ● za wysługę lat, ● motywacyjny, ● funkcyjny, ● za warunki pracy; ● wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw; ● dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej; ● odrębne wynagrodzenie za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy; ● wynagrodzenie za pracę w święto; ● dodatek za uciążliwość pracy; ● jednorazowy dodatek uzupełniający (§ 1 ust. 1 rozporządzenia MEN).	● za czas gotowości do pracy oraz niezawinionego przez pracownika przestoju, ● za czas urlopu wypoczynkowego oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ● za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.

Do podstawy urlopowej nie powinno się przyjmować świadczeń o charakterze socjalnym, np. dodatków mieszkaniowych i wiejskich.

Warto w tym miejscu wspomnieć o pewnej odmienności występującej przy dodatku funkcyjnym. Jeśli okres wykonywania zadań lub zajęć uprawniających do tego dodatku jest krótszy niż okres roku szkolnego, wysokość dodatku należy obliczyć, mnożąc otrzymaną stawkę z tego tytułu przez liczbę miesięcy, w których nauczyciel wykonywał określone zadania lub zajęcia. Uzyskaną kwotę należy podzielić przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Dopiero tak ustaloną stawkę dodatku można uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym.

Z uwagi na fakt rozpoczynania urlopu przez nauczycieli w placówkach feryjnych w czerwcu, uśredniony dodatek funkcyjny obliczamy przez:

● pomnożenie go przez liczbę miesięcy, za które dodatek był przyznany, oraz

● podzielenie przez 9 miesięcy (od września do maja).

Przykład

Dagmarze P., zatrudnionej na stanowisku nauczycielki języka polskiego w szkole średniej, przez 9 miesięcy przysługiwał dodatek funkcyjny. Od września 2014 r. do końca lutego 2015 r. (6 miesięcy) przysługiwał on w wysokości 150 zł, a od marca do końca maja 2015 r. w kwocie 200 zł (3 miesiące). W celu obliczenia przeciętnej wysokości dodatku, podlegającego uwzględnieniu w podstawie urlopowej, należy:

● pomnożyć stawkę otrzymywanego dodatku przez liczbę miesięcy, za które przysługiwał:

(6 × 150 zł) + (3 × 200) zł = 1500 zł;

● podzielić otrzymany wynik przez liczbę miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu: 1500 zł : 9 miesięcy (praca od września do maja) = 166,67 zł.

Jeśli dodatek funkcyjny został przyznany i przysługiwał przez cały rok szkolny, w wynagrodzeniu urlopowym powinniśmy uwzględnić go w kwocie należnej w miesiącu korzystania przez nauczyciela z urlopu.

W rozporządzeniu MEN odniesiono się również do kwestii obliczania wynagrodzenia ze zmiennych składników. Chodzi tu o wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, które ustala się, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego - z tego okresu) przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeżeli wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zajęcia dodatkowe uległa zmianie w okresie, z którego oblicza się wynagrodzenie za urlop, lub w miesiącu wykorzystywania urlopu, wynagrodzenie to należy przeliczyć.

Wynagrodzenie nauczycieli za:

● pracę w porze nocnej,

● zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy,

● pracę świadczoną w święto

obliczamy, sumując otrzymane przez nauczyciela wynagrodzenie w poszczególnych miesiącach roku szkolnego, a następnie dzieląc tak uzyskaną kwotę przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 3 rozporządzenia MEN).

Składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości oraz składniki wynagrodzenia określone procentowo od tych stawek uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu przez nauczyciela.

2. Wynagrodzenie za 1 dzień urlopu

Sposób obliczania kwoty należnej za 1 dzień urlopu nauczycielskiego zależy od tego, czy nauczyciel jest zatrudniony w placówce feryjnej czy w takiej, w której nie przewidziano ferii szkolnych (tzw. placówce nieferyjnej).

Sposób obliczania wynagrodzenia urlopowego nauczyciela w placówce feryjnej lub nieferyjnej

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego dla nauczyciela zatrudnionego w placówce feryjnej	Obliczenie wynagrodzenia urlopowego dla nauczyciela zatrudnionego w placówce nieferyjnej
KROK 1. Należy ustalić wynagrodzenie przysługujące nauczycielowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. KROK 2. Należy podzielić miesięczne wynagrodzenie przez 30.	KROK 1. Należy ustalić wynagrodzenie przysługujące nauczycielowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. KROK 2. Należy podzielić miesięczne wynagrodzenie przez 21.

Przykład

Hubert H. jest nauczycielem dyplomowanym w gimnazjum (placówce feryjnej), zatrudnionym w wymiarze 18 godzin tygodniowo. Od 2 do 8 czerwca 2015 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Hubert H. otrzymuje miesięcznie 3109 zł pensji zasadniczej oraz 20% dodatku stażowego (621,80 zł) i 150 zł dodatku motywacyjnego.

W arkuszu organizacyjnym pracownikowi przydzielono następujące godziny ponadwymiarowe dla poszczególnych miesięcy:

● wrzesień 2014 r. - 9 godzin,

● październik 2014 r. - 10 godzin,

● listopad 2014 r. - 12 godzin,

● grudzień 2014 r. - 8 godzin,

● styczeń 2015 r. - 16 godzin,

● luty 2015 r. - 10 godzin,

● marzec 2015 r. - 14 godzin,

● kwiecień 2015 r. - 7 godzin,

● maj 2015 r. - 4 godziny.

Aby obliczyć stawkę za 1 dzień urlopu ze składników zmiennych, trzeba skalkulować średnie miesięczne wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe. W tym celu należy:

KROK 1. Ustalić przeciętną miesięczną liczbę godzin ponadwymiarowych z miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego:

(9 godz. + 10 godz. + 12 godz. + 8 godz. + 16 godz. + 10 godz. + 14 godz. + 7 godz. + 4 godz.) : 9 miesięcy = 10 godzin;

KROK 2. Określić godzinową stawkę wynagrodzenia.

W tym celu należy ustalić liczbę godzin do przepracowania w czerwcu 2015 r. Liczbę godzin do przepracowania należy wyliczyć przez pomnożenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin pracy nauczyciela przez 4,16 oraz zaokrąglenie wyniku tego działania do pełnych godzin w ten sposób, że czas zajęć do 0,5 godziny pomija się, a co najmniej 0,5 godziny liczy się jako pełną godzinę (§ 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 3 kwietnia 2009 r. w sprawie dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw dla nauczycieli zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez organy administracji rządowej; Dz.U. Nr 60, poz. 494):

18 godz. × 4,16 = 74,88 godz.; po zaokrągleniu 75 godzin,

(3109 zł + 621,80 zł + 150 zł) : 75 godz. = 51,74 zł,

KROK 3. Ustalić wysokość wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe uwzględniane w podstawie wymiaru urlopu:

10 godz. × 51,74 zł = 517,40 zł;

KROK 4. Obliczyć stawkę za 1 dzień urlopu:

517,40 zł : 30 dni = 17,25 zł.

Za 7 dni wynagrodzenie urlopowe wynosi 120,75 zł, zgodnie z wyliczeniem:

17,25 zł × 7 dni (nauczyciele placówek feryjnych otrzymują urlop w tygodniach, tj. od poniedziałku do niedzieli) = 120,75 zł.