Serwis Prawno-Pracowniczy 22/2017, data dodania: 03.11.2017

Jak prowadzić zfśs w 2018 r.

Wstęp

Pracodawca, stosownie do swoich możliwości i warunków, powinien zaspokajać bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników (art. 16 Kodeksu pracy; dalej k.p.). Oznacza to, że obowiązek ten nie ma charakteru bezwzględnego. Jego realizacja zależy od możliwości konkretnego pracodawcy. Swoboda oceny własnych możliwości i warunków do realizacji tej zasady prawa pracy należy do pracodawcy. Jednak swoboda ta częściowo jest ograniczona przez przepisy ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; dalej: ustawa o zfśs). Ustawa o zfśs określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Obowiązująca od 1 stycznia 2017 r. nowelizacja przepisów ustawy o zfśs sprawiła, że z obowiązku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zwolnieni są pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty). W poprzednim stanie prawnym takiego funduszu nie tworzyli pracodawcy, którzy zatrudniali mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Fundusz tworzą też pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników, u których działają związki zawodowe, jeżeli zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek w tej sprawie.
Nie zmieniły się natomiast zasady tworzenia zfśs przez pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakadów budżetowych. Nadal są oni zobowiązani do tworzenia zfśs bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Obowiązek tworzenia przez pracodawcę funduszu socjalnego i prowadzenia działalności socjalnej jest taki sam względem wszystkich pracowników. Jednak z tego obowiązku nie wynikają żadne roszczenia pracownika o świadczenia. Pracownik nabywa prawo do świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dopiero wtedy, gdy świadczenie to zostanie mu przyznane.

1. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

1.1. Ważne definicje ustawowe dotyczące zfśs

Ustawa o zfśs zawiera m.in. definicje pojęć, które są stosowane na jej potrzeby. Bez bliższego poznania pojęć związanych z funkcjonowaniem zfśs trudno o prawidłową gospodarkę jego środkami.

Jednym z najważniejszych pojęć jest działalność socjalna. Przez działalność socjalną należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej - a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Definicja działalności socjalnej umożliwia również finansowanie z zfśs wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej czy sportowo-rekreacyjnej, które mają miejsce poza granicami kraju. Jest to skutek wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r. (K 40/04, Dz.U. z 2007 r. Nr 69, poz. 467), w którym TK uznał, że
trafny jest pogląd, że wprowadzenie zakwestionowanego, dodatkowego warunku korzystania z ulgowych świadczeń, którym jest miejsce ich świadczenia (Polska), byłoby naruszeniem zasady równości, gdyby dotyczyło niektórych grup uprawnionych. Niepodobna jednak akceptować płynącej stąd jakoby konkluzji, że wprowadzenie tego dodatkowego kryterium wobec wszystkich uprawnionych nie narusza zasady równości. Cechą relewantną rozpatrywanej sprawy jest bowiem "uprawniony w rozumieniu ustawy", a więc mający określone cechy kwalifikujące go ex lege jako beneficjenta ulgowych świadczeń. A zatem dodatkowe kryterium skutkuje tym, że z grona osób należących do tej samej grupy charakteryzujących się tą samą cechą relewantną część z nich ma prawo do korzystania z ulg, a część z nich prawa tego jest pozbawiona wyłącznie z tego powodu, że urlop spędza poza granicami Polski. To zaś wprowadza nierówność w obrębie grupy "uprawnionych w rozumieniu ustawy". Trybunał zwraca uwagę, że w kwestii uprawnień do korzystania ze świadczeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych sprawa równości nabiera szczególnego znaczenia. Każde bowiem odstępstwo od równego traktowania potencjalnych odbiorców tych świadczeń ze względu na charakter funduszu, w prostej linii prowadzi do naruszenia zasady sprawiedliwości społecznej.
Przez pojęcie zakładowe obiekty socjalne rozumie się ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej. Do obiektów socjalnych nie zalicza się przykładowo stołówek zakładowych, które służą zaspokajaniu potrzeb bytowych, a nie socjalnych osób uprawnionych.
Osoby uprawnione do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych to pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z tego funduszu.
Katalog osób uprawnionych do korzystania ze środków zfśs jest szeroki, a szczególnego znaczenia nabierają możliwości jego rozszerzenia przez wprowadzenie odpowiednich zapisów do regulaminu zfśs.

Przykład

W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w spółce z o.o. wprowadzono zapis, że ze środków tego funduszu mogą korzystać członkowie zarządu zatrudnieni nie tylko na podstawie umowy o pracę, ale również na podstawie powołania czy umowy cywilnoprawnej (kontraktu menedżerskiego, umowy zlecenia). Taki zapis w regulaminie zfśs powoduje, że wymienione osoby są uprawnione do korzystania ze środków zfśs.

1.2. Ważne terminy przy tworzeniu i gospodarowaniu zfśs

Ustawa o zfśs przewiduje wiele terminów, których należy przestrzegać przy tworzeniu i gospodarowaniu zakładowym funduszem świadczeń socjalnych.

Kalendarium zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Data

Działania pracodawcy

Podstawa prawna

1 stycznia

Stan zatrudnienia z tego dnia decyduje o tworzeniu funduszu.
Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Fundusz mogą tworzyć pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

art. 3 ust. 1, ust. 1c i ust. 3 ustawy o zfśs

31 stycznia

Do tego dnia pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli nie są objęci układem zbiorowym i nie są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, przekazują załodze w sposób przyjęty w danym zakładzie informację o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego.

art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs

20 lutego

Do tego dnia Prezes GUS wydaje obwieszczenie o wysokości przeciętnego wynagrodzenia będącego podstawą odpisu na fundusz.

art. 5 ust. 7 ustawy o zfśs

31 maja

Ostateczny termin przekazania na rachunek funduszu pierwszej raty środków, wynoszącej co najmniej 75% odpisu podstawowego

art. 6 ust. 2 ustawy o zfśs

30 września

Ostateczny termin przekazania na rachunek funduszu drugiej raty środków (pozostałej części odpisu podstawowego i dobrowolnych zwiększeń)

art. 6 ust. 2 ustawy o zfśs

31 grudnia

Rozliczenie funduszu i ostateczna korekta odpisów na podstawie rzeczywistego przeciętnego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty

§ 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349)

1.3. Obowiązek tworzenia zfśs

Od 1 stycznia 2017 r. zmieniły się przepisy ustawy o zfśs określające wielkość zatrudnienia, którego osiągnięcie zobowiązuje pracodawców do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Obecnie do tworzenia zfśs zobowiązani są pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników według stanu na dzień 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty. Z obowiązku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zwolnieni są pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty).

Przykład

Pracodawca na 1 stycznia danego roku zatrudnia 47 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy i 4 pracowników na pół etatu. Zatrudnionych jest zatem 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to, że pracodawca nie jest zobligowany do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - obowiązek taki dotyczy bowiem pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Jednak pracodawcy, u których działają związki zawodowe, zatrudniający co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników, zobligowani są utworzyć zfśs, jeżeli zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek w tej sprawie.

!

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, muszą utworzyć zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Przykład

U pracodawcy z poprzedniego przykładu działa zakładowa organizacja związkowa. Związkowcy złożyli wniosek o utworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zatem pracodawca ma obowiązek utworzyć ten fundusz.

Nie zmieniły się natomiast zasady tworzenia zfśs przez pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Nadal są oni zobowiązani do tworzenia zfśs bez względu na liczbę zatrudnianych pra­cowników.

Przykład

W jednostce budżetowej stan zatrudnienia wynosił 1 stycznia danego roku 6 pracowników zatrudnionych na pełny etat, 3 pracowników zatrudnionych na pół etatu i 2 pracowników zatrudnionych na ćwierć etatu. Razem daje to 8 etatów. Tak niskie zatrudnienie nie ma jednak wpływu na obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przez tę jednostkę bud­żetową - taki pracodawca musi tworzyć fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Jeżeli rozpoczęcie działalności następuje w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz jednostki sektora finansów publicznych obligatoryjnie tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Podsumowując, należy stwierdzić, że:

Obligatoryjnie zfśs tworzą pracodawcy:

zatrudniający co najmniej 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego (w przeliczeniu na pełne etaty),

zatrudniający co najmniej 20 pracowników i poniżej 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego (w przeliczeniu na pełne etaty), jeśli z wnioskiem w tej sprawie wystąpi zakładowa organizacja związkowa,

prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników,
którzy rozpoczęli działalność w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników.

Fakultatywnie zfśs tworzą pracodawcy:

zatrudniający mniej niż 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego (w przeliczeniu na pełne etaty).

Przepisy przewidują pewien wyjątek od obowiązku tworzenia zfśs. Mianowicie pracodawcy rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, którzy są zobowiązani do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, tworzą ten fundusz dopiero od następnego roku kalendarzowego. Odroczenie obowiązków socjalnych dotyczy tylko tych pracodawców, którzy rozpoczynają działalność po raz pierwszy.

!

Pracodawca rozpoczynający w roku kalendarzowym działalność po raz pierwszy, zobowiązany do utworzenia zfśs, tworzy ten fundusz dopiero od następnego roku.

Przykład

Pracodawca rozpoczął działalność w lipcu 2017 r. Zatrudnił 52 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy. Mimo poziomu zatrudnienia obligującego do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie musi on tworzyć tego funduszu w bieżącym roku kalendarzowym. Obowiązek utworzenia funduszu powstanie dopiero w 2018 r.

Wspomniane odroczenie obowiązku tworzenia zfśs nie ma zastosowania do pracodawców, którzy przejęli zakład pracy lub jego część wraz z pracownikami objętymi układem zbiorowym pracy obowiązującym przed ich przejęciem i stanowiącym o tworzeniu funduszu. Wynika to z treści art. 2418 § 1 k.p. Przepis ten określa, że w okresie jednego roku od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, do pracowników stosuje się postanowienia układu, którym byli objęci przed przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Postanowienia tego układu stosuje się w brzmieniu obowiązującym w dniu przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę. Pracodawca może stosować do tych pracowników korzystniejsze warunki niż wynikające z dotychczasowego układu.

1.4. Rezygnacja z tworzenia zfśs

Część pracodawców może zrezygnować z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Możliwość rezygnacji z tworzenia funduszu przez poszczególne kategorie pracodawców

Lp.

Pracodawca

Czy można zrezygnować z tworzenia funduszu

W jaki sposób

Podstawa prawna

1.

Zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którego pracownicy są objęci układem zbiorowym pracy

tak

Postanowienie, że zfśs nie będzie tworzony, zawiera się w układzie zbiorowym pracy.

art. 4 ust. 1 ustawy o zfśs

2.

Zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którego pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy

tak

Postanowienie, że zfśs nie będzie tworzony, zawiera się w regulaminie wynagradzania.

art. 4 ust. 2 ustawy o zfśs

3.

Zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pra­cowników i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który utworzył zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej, i którego pracownicy są objęci układem zbiorowym pracy

tak

Postanowienie, że zfśs nie będzie tworzony, zawiera się w układzie zbiorowym pracy.

art. 4 ust. 1 ustawy o zfśs

4.

Zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pra­cowników i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który utworzył zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej, i którego pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy

tak

Postanowienie, że zfśs nie będzie tworzony, zawiera się w regulaminie wynagradzania.

art. 4 ust. 2 ustawy o zfśs

5.

Zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęty układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania

tak

Informacje w sprawie nietworzenia zfśs należy przekazać pracownikom do 31 stycznia danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy

art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs

6.

Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe

nie, fundusz jest obowiązkowy bez względu na liczbę pracowników

art. 3 ust. 2 ustawy o zfśs

Pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą zrezygnować z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w sposób zależny od tego, czy w zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania.
Pracodawcy, których pracownicy są objęci układem zbiorowym pracy, decyzję o nietworzeniu funduszu wprowadzają przez zmianę tego układu. Zmiany wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych, do których stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu (art. 241
9 i 24112 § 1 k.p.). Stronami układu są pracodawca i związki zawodowe. Jeśli pracodawca zgłosi propozycję zmiany układu, to wymagana jest zgoda związków zawodowych, aby zmiana ta mogła obowiązywać. Wówczas taka zmiana zostaje wprowadzona w drodze protokołu dodatkowego do układu zbiorowego pracy. Protokół ten powinien zostać zarejestrowany przez okręgowego inspektora pracy. Po zarejestrowaniu układ ten wchodzi w życie w terminie zawartym w protokole, jednak nie wcześniej niż z dniem zarejestrowania protokołu.
W przypadku pracodawcy, którego pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, ale który ze względu na zatrudnianie co najmniej 50 pracowników jest zobowiązany wydać regulamin wynagradzania, zmiany dotyczące tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wprowadza się w drodze aneksu do regulaminu wynagradzania. Treść regulaminu musi być uzgodniona z zakładową organizacją związkową. Jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienie o nietworzeniu funduszu wymaga uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 4 ust. 3 w związku z art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Aneks do regulaminu wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. przekazanie treści aneksu bezpośrednio każdemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru, ogłoszenie na zebraniu, rozesłanie za pośrednictwem poczty elektronicznej, wywieszenie na tablicy ogłoszeń itp.). Jeżeli więc pracodawcy zależy, aby aneks wszedł w życie w określonym czasie, powinien odpowiednio wcześniej przystąpić do rokowań.

!

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjętych układem zbiorowym pracy, postanowienie o nieutworzeniu zfśs zawiera w regulaminie wynagradzania.

Brak zgody związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników powoduje, że nie można wprowadzić w życie postanowień o nietworzeniu zfśs.

Przykład

Po uzgodnieniu z pracownikiem wybranym przez załogę treści aneksu do regulaminu wynagradzania, dotyczącego rezygnacji z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca przekazał do wiadomości pracowników treść aneksu:

Aneks do regulaminu wynagradzania

W regulaminie wynagradzania Argus sp. z o.o. w Mrągowie wprowadza się następujące zmiany:
Dodaje się art. 12 i 13 o następującej treści:

Art. 12. Na podstawie art. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255) nie jest tworzony zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Art. 13. Zgromadzone na odrębnym rachunku bankowym niewykorzystane środki zakładowego funduszu socjalnego wykorzystuje się, aż do wyczerpania, na finansowanie działalności socjalnej według zasad określonych w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Aneks wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników.

W tym przypadku postępowanie pracodawcy było prawidłowe.

Pracodawca zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęty układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, może fakultatywnie tworzyć zfśs albo może wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy o zfśs). Może też z tego zrezygnować, co wymaga dopełnienia pewnych obowiązków formalnych. Otóż taki pracodawca powinien poinformować swoich pracowników o rezygnacji z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Pracodawcy powyższą informację przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, tj. w terminie do 31 stycznia, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs). Należy przyjąć, że brak takiej informacji oznacza dla pracowników, że w danym roku pracodawca tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych albo wypłaca świadczenie urlopowe.

Informacja o rezygnacji z działalności socjalnej (wzór dostępny na www.spp.infor.pl w zakładce: Formularze lub http://ekspert1.inforlex.pl w zakładce: Formularze, wzory i umowy)

Informacja dla pracowników PPH "Ciasta babuni" s.c.

Informuję, że w 2017 r. nie będzie tworzony zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz nie będzie wypłacane świadczenie urlopowe.
Podstawa prawna: art. 3 ust. 3 i 3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255).

Kielce, 23 stycznia 2017 r.

Stanisław Cackowski

prezes

Brak jest jednolitego stanowiska w sprawie konsekwencji niepowiadomienia w terminie pracowników o nieutworzeniu zfśs i niewypłacania świadczeń urlopowych. Część ekspertów prawa pracy uważa, że mimo przekroczenia terminu 31 stycznia danego roku pracodawca skutecznie zwolni się z obowiązku wypłaty świadczeń urlopowych czy naliczenia odpisów za ten rok. Z kolei inni uważają, że niepoinformowanie o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych i z tworzenia zfśs w terminie do końca stycznia skutkuje koniecznością wypłacania świadczenia lub naliczania odpisów na fundusz socjalny w danym roku. Z uwagi na rozbieżność stanowisk w tej kwestii i niepewność co do ewentualnego rozstrzygnięcia sądowego na korzyść pracodawcy, należy przestrzegać granicznej daty, jaką jest 31 stycznia danego roku.
Zmiany w stanie zatrudnienia występujące w trakcie roku kalendarzowego nie mają wpływu na obowiązki socjalne pracodawcy. O tym, czy pracodawca będzie tworzył zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub będzie wypłacał świadczenia urlopowe, decyduje wyłącznie liczba zatrudnionych pracowników na 1 stycznia danego roku.

Przykład

Stan zatrudnienia w firmie Z. Smolarek i spółka s.c. w przeliczeniu na pełne etaty wynosił 1 stycznia 2017 r. 57 osób. W związku z tym pracodawca utworzył zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Od 1 września stan zatrudnienia w firmie uległ redukcji i wynosi 49 osób (w przeliczeniu na pełne etaty). Mimo zaistniałych zmian pracodawca nie może zrezygnować z prowadzenia funduszu bez względu na spadek stanu zatrudnienia od 1 września. Decydujący jest stan zatrudnienia na 1 stycznia, a wówczas wynosił on ponad 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

1.5. Ustalanie przeciętnej liczby zatrudnionych na potrzeby zfśs

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o zfśs). Z faktu, że przewidywaną przeciętną liczbę zatrudnionych koryguje się w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, należy wysnuć wniosek, że korekcie ulega również wysokość odpisu należnego za dany rok. A zatem, jeżeli:

  • faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych jest wyższa od przewidywanej - różnicę między odprowadzonym a należnym odpisem należy odprowadzić na rachunek funduszu,
  • przeciętna liczba zatrudnionych jest niższa od planowanej, w roku następnym można odprowadzić odpis należny za ten rok pomniejszony o nadpłaconą kwotę.

W ustawie o zfśs nie zdefiniowano pojęcia "przeciętna liczba zatrudnionych" oraz sposobu jej obliczania. Kwestie te zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349).
Jak już wspomniano, podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Aby wyznaczyć przeciętną liczbę zatrudnionych, trzeba przede wszystkim ustalić, które osoby należy uwzględnić w stanie zatrudnienia do celów naliczeń odpisów na zfśs. Przepisy rozporządzenia wskazują, że uwzględnieniu podlegają pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Oznacza to, że w praktyce fundusz nie jest naliczany według stanu ewidencyjnego zatrudnionych, tylko według pełnych etatów.
W przypadku rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną, podstawę naliczania odpisu podstawowego stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia funduszu, skorygowana zgodnie ze stanem na 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.
Do obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym niezbędne jest ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Niestety, przepisy rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie wskazują sposobu, w jaki należy tego dokonać. W praktyce stosuje się jedną z metod statystycznych, o których mowa w objaśnieniach do sprawozdań statystycznych:

  • Z-03 - sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach oraz
  • Z-06 - sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy.

Formularze sprawozdań wraz z objaśnieniami zostały opublikowane w załączniku nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 14 marca 2017 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2017 (DZ.U. z 2017 r. poz. 837).
Metodę obliczania przeciętnego zatrudnienia w miesiącu należy dostosować do sytuacji kadrowej. W przypadku dużej płynności kadr lub natężenia zjawiska udzielania urlopów bezpłatnych należy stosować metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu.
Przy stabilnej sytuacji kadrowej przeciętne zatrudnienie w miesiącu można obliczyć:

  • metodą uproszczoną, tj. na podstawie sumy dwóch stanów dziennych (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca) podzielonej przez 2 lub
  • metodą średniej chronologicznej, gdy przeciętny stan zatrudnienia oblicza się na podstawie sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca podzielonej przez 2.

Przeliczenia osób niepełnozatrudnionych na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy.
Przy przeliczaniu stosuje się współczynnik przeliczeniowy, będący stosunkiem godzin pracy w tygodniu na danym stanowisku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy (niepełnozatrudnionych) do godzin pracy osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy (pełnozatrudnionych). Liczbę osób pełnozatrudnionych uzyskuje się w wyniku pomnożenia liczby osób niepełnozatrudnionych przez odpowiednie współczynniki przeliczeniowe.

Przykład

Pracodawca zatrudniał 39 pracowników niepełnozatrudnionych, z tego 19 osób w wymiarze 20 godzin tygodniowo, 12 osób w wymiarze 30 godzin tygodniowo, 8 osób w wymiarze 10 godzin tygodniowo. Praca osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy na wszystkich wymienionych wyżej stanowiskach wynosi 40 godzin tygodniowo.

Liczba osób niepełnozatrudnionych

Liczba godzin pracy w tygodniu na danym stanowisku

Współczynnik przeliczeniowy (kol. 2 : kol. 3)

Liczba osób niepełnozatrudnionych po przeliczeniu ne pełne etaty (kol. 1 × 4)

pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy

pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy

1

2

3

4

5

19

20

40

20 : 40 = 0,5

19 × 0,5 = 9,5

12

30

40

30 : 40 = 0,75

12 × 0,75 = 9

8

10

40

10 : 40 = 0,25

8 × 0,25 = 2

Razem: 39

x

x

x

Razem: 20,5

Liczba uzyskana z przeliczenia niepełnozatrudnionych na pełne etaty nie odpowiada liczbie ewidencyjnej zatrudnionych - pracodawca zatrudnia bowiem 39 pracowników, ale w przeliczeniu na pełne etaty liczba pracowników wynosi 20,5. Przeliczanie na pełne etaty nie jest operacją, przy której wynik końcowy ulega zaokrągleniu w górę lub w dół.

Obliczając przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12.
Ten sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy zakład pracy działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy.

Przykład

Obliczanie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym:

Miesiąc

Liczba pełnych etatów

Styczeń

157,3

Luty

151,9

Marzec

151,9

Kwiecień

162,1

Maj

163,8

Czerwiec

163,8

Lipiec

156,5

Sierpień

156,5

Wrzesień

155,2

Październik

155,2

Listopad

154,6

Grudzień

154,6

Suma z 12 miesięcy, tj. 1883,4 : 12 = 156,95

W liczbie osób zatrudnionych, ze względu na odmienny sposób naliczania odpisu, nie uwzględnia się pracowników młodocianych. Przepis art. 5 ust. 2a ustawy o zfśs ustala wprost wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na jednego pracownika młodocianego, stąd w przeciętnej liczbie zatrudnionych w danym roku kalendarzowym w celu naliczenia odpisu na fundusz nie uwzględnia się pracowników młodocianych.
Ponadto w przeciętnej liczbie zatrudnionych nie uwzględnia się m.in.:

  • pracowników tymczasowych, dla których dany pracodawca jest tylko pracodawcą użytkownikiem zgodnie z przepisami ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 360; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962);
  • pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych. Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, o czym stanowi art. 174 § 2 k.p. W trakcie tego urlopu, mimo że stosunek pracy istnieje, następuje zawieszenie praw i obowiązków pracownika i pracodawcy;
  • osób niebędących pracownikami w rozumieniu art. 2 k.p. A zatem nie należy uwzględniać m.in. osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. zlecenia czy o dzieło.

!

Mimo że pracodawca może przyznać prawo do korzystania z funduszu innym osobom niż wymienione w ustawie, to nie ma prawa dokonywać odpisów na te osoby.

W przypadku rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną, jeżeli walne zgromadzenie spółdzielni postanowi, że będzie stosować przepisy ustawy o zfśs do członków spółdzielni (art. 21a ustawy o zfśs), podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia funduszu, skorygowana zgodnie ze stanem na 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.
W przeciętnym zatrudnieniu, w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, rozporządzenie z 9 marca 2009 r. uwzględnia tylko pracowników, czyli osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Z uwagi na to, że ustawowe zatrudnienie ma charakter pracowniczy oraz ustawowa definicja kręgu osób uprawnionych do korzystania z funduszu nie obejmuje osób zatrudnionych na innej podstawie niż wskazana powyżej, rozporządzenie nie ujmuje w przeciętnym zatrudnieniu również osób zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej oraz wykonujących pracę nakładczą.

1.6. Obliczanie odpisu na zfśs

Podstawę ustalania kwotowych wskaźników odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Wysokość tego wynagrodzenia ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w "Monitorze Polskim" nie później niż do 20 lutego każdego roku.

W wyniku corocznych nowelizacji ustawy o zfśs (dodane art. 5a-5f tej ustawy) od 1 stycznia 2017 r. podstawą odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubez­pieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2012 r. wyniosło 3080,84 zł, a w drugim półroczu 2012 r. wyniosło 3161,77 zł (obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18 lutego 2013 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2012 r. i w drugim półroczu 2012 r. - M.P. z 2013 r. poz. 107). Ponieważ przeciętne wynagrodzenie w drugim półroczu 2012 r. było wyższe od średniego wynagrodzenia z całego roku, stanowi ono podstawę do wyliczenia odpisu podstawowego i dodatkowego na jednego pracownika w roku 2017. Pracodawcy, którzy tworzą zfśs, w 2017 r. powinni dokonać na pracownika odpisu podstawowego na fundusz w wysokości 37,5% kwoty tej podstawy. Kwoty odpisów na zfśs i dobrowolnych zwiększeń obowiązujące w 2017 r. przedstawiamy w tabeli.

Wysokość odpisu podstawowego i zwiększeń dobrowolnych na zfśs w 2017 r.

Odpis podstawowy

Na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy

37,5%

1185,66 zł

Na pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

50%

1580,89 zł

Na pracownika młodocianego w I roku nauki (młodocianym w rozumieniu Kodeksu pracy jest osoba, która ukończyła 16 lat, a nie przekroczyła 18 lat).

5%

158,09 zł

Na pracownika młodocianego w II roku nauki

6%

189,71 zł

Na pracownika młodocianego w III roku nauki

7%

221,32 zł

Zwiększenia dobrowolne

Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w drugim półroczu 2012 r. na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

197,61 zł

Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w drugim półroczu 2012 r. na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

197,61 zł

Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w drugim półroczu 2012 r., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

237,13 zł

W 2018 r. podstawa naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych prawdopodobnie pozostanie na niezmienionym poziomie, co wynika z projektu ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018 (tzw. ustawa okołobudżetowa na 2018 r.). Projekt ten zakłada "zamrożenie" funduszu świadczeń socjalnych na poziomie obowiązującym w 2017 r. W przyszłym roku podstawą naliczenia odpisu na zfśs może więc pozostać kwota 3161,77 zł.

Przykład

Przeciętna przewidywana liczba pracowników zatrudnionych w spółce X. w przeliczeniu na pełny miesięczny wymiar czasu pracy wynosi 53 osoby, w tym:

zatrudnieni w normalnych warunkach - 39 osób,
młodociani w pierwszym roku nauki - 3 osoby,
młodociani w drugim roku nauki - 2 osoby,
młodociani w trzecim roku nauki
- 3 osoby,
osoby wykonujące pracę w szczególnych warunkach - 4 osoby,
osoby, w stosunku do których orzeczono znaczny stopień niepełnosprawności - 2 osoby.

Ponadto pracodawca objął opieką 3 emerytów - byłych pracowników.
Pracodawca utworzył także żłobek zakładowy.

Obliczamy roczny odpis na zfśs:
Krok 1. Ustalamy odpis na każdą grupę:

39 osób × 1185,66 zł = 46 240,74 zł,
3 osoby × 158,09 zł = 474,27 zł,
2 osoby × 189,71 zł = 379,42 zł,
3 osoby × 221,32 zł = 663,96 zł,
4 osoby × 1580,89 zł = 6323,56 zł,
2 osoby × 1383,27 zł (1185,66 zł + 197,61 zł) = 2766,54 zł,
3 osoby × 197,61 zł = 592,83 zł.

Krok 2. Zwiększamy fundusz z tytułu utworzenia żłobka zakładowego:

53 osoby × 237,13 zł = 12 567,89 zł

Krok 3. Ustalamy roczny odpis na fundusz:

46 240,74 zł + 474,27 zł + 379,42 zł + 663,96 zł + 6323,56 zł + 2766,54 zł + 592,83 zł + 12 567,89 zł = 70 009,21 zł

Roczny odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wynosi 70 009,21 zł.

Odpisy i zwiększenia, o których mowa wyżej, u pracodawcy tworzą jeden zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Pracodawca ma obowiązek gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na odrębnym rachunku bankowym (art. 12 ustawy o zfśs). Dzięki temu następuje wyodrębnienie środków funduszu z ogólnych środków finansowych pracodawcy. Ma to duże znaczenie w sytuacji, gdyby rachunek bankowy pracodawcy został zajęty w postępowaniu egzekucyjnym. Środki funduszu z mocy ustawy nie podlegają bowiem egzekucji - z wyjątkiem przypadków prowadzenia egzekucji w związku ze zobowiązaniami samego funduszu. Za pomocą odrębnego rachunku bankowego możliwe jest również kontrolowanie wykonania przepisów ustawy o zfśs oraz sposobu wydatkowania jego środków do celów księgowych i podatkowych.
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy zakładowego funduszu socjalnego. Przepisy nakazują przekazanie tych środków w terminie do 30 września danego roku, z tym że do 31 maja danego roku należy przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Nie ma jednak przeszkód, aby środki przekazać w terminie wcześniejszym. Ostatecznej korekty wysokości funduszu pracodawcy dokonują pod koniec grudnia.

!

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy zfśs w terminie do 30 września tego roku.

Przykład

Pracodawca zaplanował zatrudnienie na poziomie 61 osób w przeliczeniu na pełne etaty, w tym 3 pracowników zatrudnionych na pełny etat wykonuje pracę w szczególnych warunkach.

Krok 1. Pracodawca ustalił wysokość odpisu podstawowego na zfśs:

(58 etatów × 1185,66 zł) + (3 etaty × 1580,89 zł) = 68 768,28 zł +4742,67 zł = 73 510,95 zł zł

Krok 2. Pracodawca przelał 29 maja 2017 r. na rachunek funduszu kwotę 55 133,21 zł stanowiącą 75% odpisu.

Krok 3. Do 30 września 2017 r. pracodawca przelał na rachunek funduszu pozostałą kwotę, czyli 18 377,74 zł (73 510,95 zł - 55 133,21 zł).

Wspomniane terminy nie obowiązują pracodawców zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, oni bowiem tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na zasadzie dobrowolności.

Pracodawcy ci nie muszą też formalnie wyodrębniać dla funduszu rachunku bankowego. W konsekwencji brak jest faktycznego wyodrębnienia z majątku pracodawcy środków zfśs. Skutkuje to niemożliwością zastosowania zakazu prowadzenia z tych środków egzekucji roszczeń przeciwko pracodawcy. Nie jest bowiem możliwe określenie, które środki pieniężne znajdujące się na rachunku lub rachunkach bankowych pracodawcy są przeznaczone na działalność socjalną. Przepisy nie zabraniają jednak i takim pracodawcom utrzymywania odrębnego rachunku z przeznaczeniem na gromadzenie środków funduszu.

Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie należnych środków na fundusz (art. 8 ust. 3 ustawy o zfśs). Ponadto pracodawca nieprzestrzegający ustawowych terminów przekazania środków na konto funduszu może zostać ukarany karą grzywny (art. 12a ustawy o zfśs).

Natomiast, odnosząc się do obowiązku naliczania odsetek od środków przekazanych na rachunek funduszu po terminie, Sąd Najwyższy w postanowieniu z 17 października 1996 r. (KAS 2/96, OSNP 1997/10/180) uznał, że: Żądanie przekazania na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych odsetek od zaległych kwot, które powinny zostać nań przekazane w wysokości i terminach określonych w art. 5 i 6 ustawy z 26 czerwca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (…) nie ma oparcia w przepisach określających obowiązek wypłacania składek, natomiast może być uzasadnione z uwagi na szczególny interes pracowników (załogi) i stać się przedmiotem zobowiązania ustanowionego przez kolegium arbitrażu społecznego.

(…) Według Kolegium Arbitrażu Społecznego przy Sądzie Najwyższym, opóźnienie w przekazywaniu równowartości dokonywanych odpisów i zwiększeń na rachunki bankowe zakładowych funduszy świadczeń socjalnych nie rodzi prawa do odsetek. W myśl art. 359 k.c. odsetki od sumy pieniężnej należą się tylko wtedy, gdy to wynika z czynności prawnej albo z ustawy, z orzeczenia sądu lub z decyzji innego właściwego organu, przy czym jeżeli wysokość odsetek nie jest w inny sposób określona, należą się odsetki ustawowe. W szczególności nie można uznać, iż opóźnienie w przekazaniu przez kierownika zakładu pracy równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń "na rachunek bankowy funduszy zakładowych świadczeń socjalnych" stanowi niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania w rozumieniu prawa cywilnego i w związku z tym nie ma zastosowania przepis art. 481 k.c., przewidujący, iż jeżeli dłużnik opóźni się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, jeżeli stopa odsetek nie została z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Powinność pracodawcy przekazania określonych kwot na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie jest bowiem jego długiem wobec tego funduszu w rozumieniu przepisów prawa cywilnego. Środki te nie przestają być własnością pracodawcy, natomiast jest on ograniczany w możliwości dysponowania nimi, gdyż może on je przeznaczyć jedynie na finansowanie działalności socjalnej. W myśl art. 10 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych środkami tego funduszu administruje kierownik zakładu pracy (pracodawca), on też określa w regulaminie zasady przeznaczania środków tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu (art. 8 ust. 2). Fundusz ten jest instrumentem realizacji obowiązku pracodawcy zaspokajania bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników, w konsekwencji też to on, a nie jakieś inne ciało (organ, organizacja), może prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie (art. 9 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). W następstwie tego należy przyjąć, że obowiązujące prawo nie uzasadnia twierdzenia, iż za opóźnienie w przekazaniu równowartości odpisów i zwiększeń na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, przysługują odsetki. Prawa tego nie można wywieść z przepisów Kodeksu cywilnego, z uwagi na okoliczność, iż "przekazanie należnych środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" (art. 5 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych) nie jest zobowiązaniem pracodawcy, wobec tego funduszu, w rozumieniu prawa cywilnego, a jednocześnie ani ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ani też inne ustawy prawa takiego nie ustanawiają.

Podobnie przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1999 r. (I PKN 663/98, OSNP 2000/14/534): Pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

(…) Odsetki stanowią rodzaj wynagrodzenia za korzystanie z pieniędzy (lub rzeczy oznaczonych co do gatunku) należących do innej osoby. Według art. 359 § 1 k.c. odsetki od sumy pieniężnej należą się tylko wtedy, gdy to wynika z czynności prawnej albo z ustawy, z orzeczenia sądu lub decyzji innego właściwego organu (…) Analiza postanowień ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie pozwala uznać, że nieprzekazanie w terminie przez pozwanego pracodawcę na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kwoty 18 109 zł zrodziło obowiązek zapłaty odsetek na konto tego funduszu (…) Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się ze środków należących do pracodawcy, a jego utworzenie niczego nie zmienia w sferze własności. Fundusz ten nadal bowiem jest własnością pracodawcy i jest również przez niego administrowany. Pracodawca nie ma też możliwości wydatkowania środków funduszu niezgodnie z przepisami ustawy, czyli na inne cele niż te, dla których został utworzony. Zgodnie z ustawą pracodawca lub osoba odpowiedzialna w imieniu pracodawcy za wykonanie przepisów ustawy podlega karze grzywny, jeżeli nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy. Ponadto przepisy dają związkom zawodowym prawo pozwania pracodawcy do sądu pracy o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz. (…) Nie można więc przyjąć, że dysponowanie w sposób niezgodny z ustawą środkami istniejącymi na koncie funduszu bądź nieprzekazanie ich na ten fundusz rodzi obowiązek przekazania środków pieniężnych, mających postać odsetek, z jednego konta na drugie. Środki funduszu, choć są dzielone i wydatkowane w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi, pozostają bowiem w dalszym ciągu własnością pracodawcy, nie ma więc - mimo naruszenia przepisów ustawy - osoby poszkodowanej. Tym samym nie ma osoby, której należałaby się zapłata za korzystanie z jej pieniędzy lub za pozbawienie jej używania własnych pieniędzy.

Roszczenie o przekazanie należnych środków na fundusz nie ulegają przedawnieniu. Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2012 r. (III PK 66/11, OSNP 2013/5-6/54) uznał, że ponieważ żaden przepis ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ani innej ustawy nie odnosi się do przedawnienia roszczeń o przekazanie należnych środków na Fundusz, to należy uznać, że roszczenia te nie przedawniają się.

Odpisy i zwiększenia obciążają koszty działalności pracodawcy. U pracodawców zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku:

  • co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
  • co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy utworzyli zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej,

układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych; może również postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony (art. 4 ustawy o zfśs).

Z kolei u pracodawców zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia o wysokości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub o tym, że taki fundusz nie będzie utworzony, może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

1.7. Odpis dla nauczycieli

Przedstawiony sposób tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (art. 5 ust. 1-7 ustawy o zfśs) nie ma zastosowania do szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1189; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60).

Regulacje dotyczące odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zawiera ustawa - Karta Nauczyciela. Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku.
W 2017 r. do ustalenia odpisu na zfśs dla nauczycieli ma zastosowanie kwota bazowa obowiązująca 1 stycznia 2012 r., czyli kwota 2618,10 zł. Zatem odpis dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć w 2017 r. wynosi 2879,91 zł (110% kwoty bazowej). W 2018 r. kwota bazowa najprawdopodobniej nie ulegnie zmianie (tak zakłada projekt ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018 tzw. ustawa okołobudżetowa na 2018 r.).
Odpisy dla nauczycieli, łącznie z naliczonymi odpisami podstawowymi na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na pozostałych pracowników oraz emerytów, rencistów i nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne - byłych pracowników, stanowią jeden fundusz w szkole (art. 53 ust. 3 Karty Nauczyciela).

1.8. Odpis dla pracowników uczelni publicznych

Sposób tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przedstawiony w art. 5 ust. 1-7 ustawy o zfśs nie ma zastosowania również do szkół wyższych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym.

Dla pracowników uczelni publicznych tworzony jest bowiem odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Odpis tworzy się w wysokości 6,5% planowanych przez uczelnię rocznych wynagrodzeń osobowych (art. 157 ustawy z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1842; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1530). Projekt ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018 (tzw. ustawa okołobudżetowa na 2018 r.) zakłada, że w 2018 r. odpis na zfśs będzie tworzony w wysokości nie większej niż 6,5% planowanych przez uczelnię rocznych wynagrodzeń osobowych w 2013 r. Wysokość odpisu przypadająca na jednego zatrudnionego nie będzie mogła być mniejsza niż wysokość odpisu ustalona na zasadach określonych w ustawie o zfśs.
Odpis na zfśs na jednego byłego pracownika uczelni publicznej będącego emerytem lub rencistą wynosi na dany rok kalendarzowy 10% rocznej sumy najniższej emerytury lub renty z roku poprzedniego.
Warto jeszcze dodać, że z zakładowych żłobków i klubów dziecięcych mogą korzystać dzieci studentów i uczestników studiów doktoranckich, a opłaty za pobyt dziecka w żłobku lub klubie dziecięcym zwiększają zfśs.

!

Odpisy na pracowników uczelni publicznych i byłych pracowników będących emerytami lub rencistami stanowią jeden zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 157 ust. 4 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym).

1.9. Zwiększanie środków zfśs

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, tworzonego z odpisu podstawowego i odpisów dodatkowych mogą być zwiększane z różnych innych źródeł, określonych w art. 7 ustawy o zfśs. Źródła zwiększeń odpisu na zfśs przedstawia tabela na str. 24.

Źródła zwiększeń odpisu na zfśs

Lp.

Źródła zwiększania odpisu podstawowego i odpisów dodatkowych:

1.

wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych - korzystających z działalności socjalnej; chodzi tu zarówno o wpływy od pracowników korzystających z usług socjalnych, jak i o wpływy za te usługi od osób i jednostek obcych,

2.

darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,

3.

odsetki od środków funduszu; odsetki te mogą pochodzić z oprocentowania środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym funduszu oraz z ewentualnych lokat bankowych w ramach tego rachunku, dokonywanych w przypadku wolnych środków, niewykorzystywanych w danym czasie na działalność socjalną,

4.

wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe; przepisy ustawy o zfśs nie nakładają obowiązku oprocentowania pożyczek mieszkaniowych; decyzję o tym, czy i w jakiej wysokości pożyczki mieszkaniowe będą oprocentowane, podejmuje pracodawca wraz ze związkami zawodowymi, wnosząc stosowne zapisy do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; możliwe jest więc, że pożyczki mieszkaniowe u jednych pracodawców są oprocentowane (i to w różnej wysokości), a u innych nie,

5.

wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego; wchodząc w życie 1 stycznia 1994 r. ustawa o zfśs wprowadziła jeden zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zamiast istniejących przed tym dniem zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego; do dnia wejścia w życie ustawy o zfśs z zakładowego funduszu mieszkaniowego były udzielane pożyczki mieszkaniowe, które stanowiły wierzytelność funduszu mieszkaniowego; zasada ta dotyczy też wierzytelności byłego zakładowego funduszu socjalnego; w praktyce, po upływie kilkunastu lat od wejścia w życie ustawy o zfśs, przepis stanowiący o zwiększaniu środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych o wierzytelności zlikwidowanych funduszy stał się martwy,

6.

przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych; pracodawcy muszą racjonalnie gospodarować majątkiem socjalnym, dlatego często decydują się na redukcję posiadanych obiektów socjalnych lub ich restrukturyzację; sposobami na to są np. sprzedaż, dzierżawa czy likwidacja środków trwałych służących działalności socjalnej; fundusz jest zwiększany przychodem ze sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych; jeżeli zatem pracodawca posiada inne obiekty socjalne, może uzyskany przychód wykorzystać do sfinansowania wydatków związanych z eksploatacją tych obiektów; przez odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych należy rozumieć modernizację istniejących obiektów oraz budowę lub zakup nowych obiektów socjalnych,

7.

przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych,

8.

inne środki określone w odrębnych przepisach.

Za wymieniony w pkt 6 i 7 tabeli przychód ze sprzedaży lub likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej oraz zakładowych domów i lokali mieszkalnych, który zwiększa zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ustawa o zfśs uważa przychód ze sprzedaży lub likwidacji pomniejszony o koszty tej sprzedaży lub likwidacji.

Zwiększenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, o których mowa w pkt 6 i 7 powyższej tabeli, nie dotyczą pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji, z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych likwidowanych w celu prywatyzacji. Oznacza to, że w przypadku upadłości syndyk, sprzedając środki trwałe służące zakładowej działalności socjalnej, kieruje uzyskany z tego tytułu przychód nie na fundusz, lecz na zwiększenie masy upadłości. Podobnie jest w przypadku likwidacji - likwidator przeznacza uzyskany przychód na zwiększenie masy likwidacyjnej.

W wyroku z 4 września 2007 r. (I PK 96/07, OSNP 2008/19-20/287) Sąd Najwyższy podkreślił, że fakt wydzierżawienia zakładowego obiektu socjalnego nie przekreśla jego charakteru jako "środka trwałego służącego działalności socjalnej". W tej sprawie problem sprowadzał się do odpowiedzi na pytanie, czy wydzierżawienie ośrodka wczasowego "I" oznaczało, że mimo zachowania charakteru tego ośrodka jako nadal prowadzącego działalność wczasowo-wypoczynkową i zagwarantowania pewnej liczby miejsc dla pracowników strony pozwanej, działalność ta przestała być działalnością pracodawcy (zakładu pracy), a stała się działalnością dzierżawcy. W konsekwencji utraciła ona przymiot usług świadczonych przez pracodawcę i charakter środka trwałego służącego działalności socjalnej zakładu pracy. Według Sądu Najwyższego, utożsamianie pojęcia usług świadczonych przez pracodawców z usługami realizowanymi przez pracodawcę bezpośrednio, w znaczeniu faktycznym, przy pomocy podległych mu służb, nie zasługuje na akceptację. Na nieprawidłowość tak wąskiego rozumienia pojęcia usług świadczonych przez pracodawców wskazuje art. 7 ust. 1 pkt 7 ustawy o zfśs, według którego przychody z tytułu dzierżawy środków trwałych służących działalności socjalnej zakładu pracy, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych, zwiększają środki zakładowego funduszu socjalnego. Wynika stąd, że sam fakt wydzierżawienia zakładowego obiektu socjalnego nie przekreśla jego charakteru jako środka trwałego służącego działalności socjalnej zakładu pracy. Zachowanie tego charakteru stanowi podstawę do skierowania przychodów z tytułu dzierżawy do funduszu. W sprawie ustalono, że w myśl umowy dzierżawy obowiązkiem dzierżawcy było użytkowanie przedmiotu dzierżawy zgodnie z jego przeznaczeniem, tj. polegało na świadczeniu usług wczasowo-wypoczynkowych, hotelowo-gastronomicznych, turystycznych, do zarezerwowania co roku pracownikom strony pozwanej określonej liczby miejsc wczasowych po cenach uwzględniających jedynie koszty własne dzierżawy. Przy czym pracownicy przebywający na wypoczynku korzystali z dofinansowania na tych samych zasadach, co pracownicy wypoczywający w innych miejscach, dzierżawca był zobowiązany do zaspokajania innych potrzeb wydzierżawiającego w zakresie wycieczek, usług hotelowo-żywieniowych. Pozwala to twierdzić, że ośrodek "I" w następstwie jego wydzierżawienia nie utracił charakteru zakładowego obiektu socjalnego. Ponadto ustawa nie wiąże żadnych skutków z zakresem i stopniem intensywności wykorzystania obiektu przez pracowników strony pozwanej, w szczególności niepełne czy niewielkie wykorzystanie obiektu przez pracowników nie przekreśla jego charakteru jako obiektu socjalnego.

Przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki funduszu z zysku netto do podziału, a spółdzielnie - z nadwyżki bilansowej.

1.10. Jak prawidłowo gospodarować środkami funduszu

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być spożytkowane wyłącznie na cele określone w przepisach ustawy o zfśs. Przypomnijmy, że fundusz ten jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

  • różnych form wypoczynku (np. wczasy, kolonie, spływy kajakowe, wczasy agroturystyczne, obozy, zimowiska, wycieczki),
  • działalności kulturalno-oświatowej (np. zakup biletów do kina, teatru, opery),
  • działalności sportowo-rekreacyjnej (np. zakup sprzętu sportowego, wyposażenie sali gimnastycznej, siłowni),
  • opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego (np. partycypowanie w wydatkach ponoszonych przez pracowników z tytułu pobytu ich dzieci w żłobku lub przedszkolu),
  • udzielania pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej (np. pomoc w razie zdarzeń losowych, zapomogi dla pracowników znajdujących się w niedostatku),
  • zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie (np. na budowę, remont, adaptację, modernizację mieszkania).

Usługi i świadczenia w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej mogą być finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zarówno wówczas, gdy są organizowane w kraju, jak i za granicą.

Fundusz z założenia ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. Uprawnieni są głównie pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny. Ponadto uprawnionymi mogą być również inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. Uprawnienie do korzystania z funduszu nie oznacza, że takie świadczenie przysługuje uprawnionemu "z urzędu". Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs powinny być bowiem uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Jest to tzw. zasada uznaniowości. Zasada ta oznacza, że mimo posiadanego uprawnienia do ubiegania się o świadczenie, dana osoba może go nie otrzymać, gdyż po indywidualnej ocenie sytuacji socjalnej może się okazać, że nie kwalifikuje się do przyznania tego świadczenia. Świadczeń nie należy przyznawać "wszystkim po równo". Praktyczny skutek wynikający z obowiązku stosowania "kryterium socjalnego" obrazuje np. wyrok WSA w Warszawie z 13 lutego 2007 r. (III SA/Wa 4283/06), w którym sąd stwierdził, że zorganizowanie imprezy okolicznościowej (integracyjnej) dla wszystkich uprawnionych, bez uwzględniania ich sytuacji życiowej, stałoby w sprzeczności z warunkami, na jakich może być przyznawana pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Sytuacja taka byłaby sprzeczna z obowiązującymi przepisami prawa. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

!

Przy przyznawaniu ulgowych usług i świadczeń z zfśs należy uwzględniać kryteria socjalne.

Najłatwiejszym (i chyba najbardziej właściwym) sposobem uzyskania informacji o sytuacji socjalnej osoby uprawnionej jest składane przez nią oświadczenie. Warto w tym miejscu poruszyć kwestię ochrony danych osobowych pracowników pragnących skorzystać z usług i świadczeń finansowanych przez zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Otóż przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne m.in., gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych; j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 922). W związku z tym, że ustawa o zfśs uzależnia wysokość dopłat z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, zgodne z przepisami prawa jest wymaganie przez pracodawcę od pracownika określonych danych dotyczących jego sytuacji życiowej, rodzinnej i majątkowej (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Regulamin tworzenia i gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych powinien określać zasady przyznawania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu - w tym tryb udostępniania informacji i przyznawania świadczeń socjalnych oraz zasady podawania do wiadomości pracowników listy osób, które korzystają ze świadczeń socjalnych. Oświadczenie pracownika jest najbardziej dostępnym sposobem uzyskania takich informacji. Jednocześnie - w związku z uznaniowym charakterem świadczeń socjalnych - odmowa udostępnienia wyżej określonych danych może skutkować nieotrzymaniem przez pracownika świadczenia socjalnego.

W przypadku gdy środki funduszu nie zostaną wykorzystane w danym roku kalendarzowym, przechodzą one na kolejny rok, powiększając przyszły fundusz.

Jeżeli pracodawca nie ma już obowiązku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie oznacza to, że niewykorzystane środki zgromadzone na rachunku funduszu może wykorzystać w sposób zupełnie dowolny. Środki, które nie zostały wykorzystane w poprzednim roku, jak i środki likwidowanego funduszu, muszą być wykorzystane zgodnie z regulaminem funduszu i ustawą o zfśs.

Przykład

W 2015 r. pracodawca utworzył zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jednak w 2017 r. zrezygnował z niego. Na rachunku bankowym funduszu pozostały niewykorzystane środki. Nie oznacza to, że pracodawca może zlikwidować rachunek i korzystać z pozostałych środków bez ograniczeń i w dowolny sposób. Mimo rezygnacji z utworzenia funduszu obowiązkiem pracodawcy nadal jest korzystanie z pozostałych środków w sposób zgodny z ustawą o zfśs i regulaminem funduszu. Likwidacja rachunku będzie możliwa dopiero po całkowitym wydatkowaniu środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych administruje pracodawca. Pojęcie "administrowanie" dotyczy organizowania zakładowej działalności socjalnej, a także czynności zmierzających do zapewnienia funduszowi obsługi finansowej, kadrowej i organizacyjnej. Należy podkreślić, że środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są własnością pracodawcy i to on sprawuje nad nimi kontrolę - jednak w granicach określonych w ustawie o zfśs i regulaminie. Mimo że te środki są własnością pracodawcy, to nie może on nimi swobodnie rozporządzać.

Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy o zfśs.

Przykład

Pracodawca samodzielnie przyznał pracownikom świadczenie w postaci pomocy rzeczowej, którą przyznaje się osobom w trudnej sytuacji materialnej. Takie działanie pracodawcy może spowodować konieczność zwrotu środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ale pod warunkiem, że z takim żądaniem wystąpią związki zawodowe. W praktyce, jeżeli związki zawodowe uznają, że jednostronna decyzja pracodawcy w zakresie przyznania takiej pomocy była zgodna z prawem i konieczna w danej sytuacji, mogą już po fakcie wyrazić swoją zgodę i nie wysuwać żądań zwrotu środków.

1.11. Ustalanie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Regulamin gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych określa zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ustawy o zfśs).

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej okreś­la pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881). Według tych przepisów, ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności) określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy organizacji związkowych jest więcej, regulamin należy opracować odpowiednio wcześniej, aby zdążyły one uzgodnić wspólne stanowisko. Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych związkowcy nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję w tych sprawach samodzielnie podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Przykład

W przedsiębiorstwie X zatrudniającym 241 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) pracodawca planuje wydać regulamin tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i gospodarowania jego środkami. W firmie działają trzy zakładowe organizacje związkowe. Pracodawca zawiadomił każdą z nich o zamiarze wydania regulaminu. Związkowcom, ze względu na różnice poglądów w kwestii regulaminu zfśs, nie udało się przedstawić pracodawcy wspólnego stanowiska. W tej sytuacji pracodawca samodzielnie podjął decyzję w sprawie regulaminu, po wcześniejszym rozpatrzeniu odrębnych stanowisk zakładowych organizacji związkowych.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Takie same zasady (tj. uzgodnienie ze związkiem zawodowym lub reprezentantem pracowników) obowiązują przy wprowadzaniu zmian do regulaminu.

Przykład

Pracodawca samodzielnie wydał regulamin gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Następnie skonsultował go z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Takie postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, powinien uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów treść mającego dopiero powstać, a nie już wydanego regulaminu. W związku z tym regulamin wydany bez uzgodnienia z przedstawicielem pracowników należy uznać za nieważny.

Regulamin tworzenia i gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien zawierać w szczególności:

  • podstawy prawne obowiązywania regulaminu,
  • określenie wysokości odpisu na fundusz, warunki zwiększenia odpisu - wskazanie wysokości odpisu w danym zakładzie pracy, która może być ustalona w innej wysokości niż wynika to z ustawy o zfśs, oraz określenie, czy pracodawca zwiększa wysokość odpisów na pracowników niepełnosprawnych, a także na emerytów i rencistów,
  • wskazanie osób uprawnionych do korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu - pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów - byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu (np. członkowie rodzin zmarłych pracowników). Należy zwrócić uwagę, że pracodawca nie ma prawa zawęzić ustawowego katalogu osób uprawnionych do korzystania z funduszu (np. tylko do pracowników i ich rodzin) - taka regulacja jest sprzeczna z ustawą o zfśs i w związku z tym nieważna z mocy prawa,
  • określenie rodzajów działalności socjalnej. Należy pamiętać, że działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs),
  • wskazanie zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu - wraz z zasadami odpłatności za te usługi, oprocentowania pożyczek itp.,
  • określenie trybu ubiegania się o świadczenia. Należy zatem opisać procedurę wystąpienia o świadczenie, a więc zakres wymaganych dokumentów, formę składanych wniosków, termin ich rozpatrzenia itp.

Przykład

Przepisy ustawy o zfśs wśród osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wymieniają emerytów - byłych pracowników. Zwrot "emeryt - były pracownik" należy łączyć tylko z tym zakładem pracy, z którym stosunek pracy ustał bezpośrednio przed powstaniem stanu kwalifikowanego jako posiadanie lub powrót przez daną osobę do statusu emeryta. Zatem osoba, która kiedyś pracowała u pracodawcy A, ale odeszła na emeryturę z zakładu pracy B, nie należy do grupy osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych funkcjonującego u pracodawcy A.

Zawartość każdego regulaminu, stopień jego uszczegółowienia oraz różnorodność rodzajów i form działalności socjalnej, jakie będą finansowane z zfśs u danego pracodawcy, są zwykle wypadkową liczby zatrudnianych pracowników, a więc ilości środków będących w dyspozycji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz potrzeb i preferencji socjalnych. Regulamin funduszu powinien być tak skonstruowany, aby zachowywał właściwą proporcję między możliwościami finansowymi zfśs, a potrzebami socjalnymi pracowników i innych osób uprawnionych.

W wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331) Sąd Najwyższy uznał, że: Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności so­cjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. W uzasadnieniu tego orzeczenia Sąd podkreślił, że do rozstrzygnięcia sprawy podstawowe znaczenie ma stwierdzenie, że przez prawo pracy rozumie się przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także - oprócz postanowień układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych - postanowienia regulaminów i statutów określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Nie ulega wątpliwości, że fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów. Jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, zaś jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. Ustawa (…) zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu oraz przewiduje, że fundusz ten jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. Przepis ten wymaga, by pracodawca w regulaminie tym - uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi - ustalił między innymi warunki korzystania przez osoby uprawnione z usług i świadczeń finansowanych z funduszu. Treść art. 8 ust. 1 ustawy uzasadnia przy tym tezę, że pracodawca nie może ustalić tych warunków według wybranych przez siebie kryteriów, z pominięciem naczelnej zasady wyrażonej w tym przepisie, tej mianowicie, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu zostało uzależnione wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Jak z przedstawionej regulacji wynika, ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu socjalnego, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, ten zaś przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady "każdemu po równo". Doświadczenie życiowe pokazuje zarazem, że jest mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej więc możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionych jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób. Tak więc pracodawca nie może wydatkować środków funduszu niezgodnie z treścią regulaminu zakładowej działalności socjalnej, natomiast postanowienia regulaminu nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego. Gdyby jednak treść regulaminu była niezgodna z wymienioną zasadą, to pracodawca również i w takiej sytuacji ponosi odpowiedzialność za dysponowanie funduszem, ponieważ on przede wszystkim odpowiada za wydatkowanie środków funduszu "niezgodnie z przepisami ustawy". Ponadto pracodawca, jako podmiot uprawniony do wydania regulaminu i ustalenia jego treści (choć po uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub z przedstawicielem załogi), jest także z tego tytułu odpowiedzialny za zgodność regulaminu z ustawą.

Regulamin tworzenia i funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien być ogólnie dostępny w zakładzie pracy. Pracownicy i inne osoby uprawnione powinny mieć na bieżąco możliwość wglądu do jego postanowień i wiedzieć, o jaką pomoc mogą ubiegać się z funduszu i na jakich zasadach jest ona przyznawana.

Przykładowy wzór regulaminu tworzenia i gospodarowania zfśs (wzór dostępny na www.spp.infor.pl w zakładce: Formularze lub http://ekspert1.inforlex.pl w zakładce: Formularze, wzory i umowy)

Regulamin tworzenia i gospodarowania
zakładowym funduszem świadczeń socjalnych w Gross-Kom s.c.

Rozdział 1
Przepisy ogólne

§ 1

Niniejszy regulamin tworzenia i gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zwanym dalej "zfśs", został opracowany na podstawie:

a)
ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255);

b)
ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881);

c)
rozporządzania Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349).

§ 2

Regulamin obowiązuje w Gross-Kom s.c., zwanej dalej "pracodawcą".

§ 3

Regulamin określa:

  1. zasady tworzenia i zwiększania zfśs,
  2. osoby uprawnione do korzystania ze środków zfśs,
  3. przeznaczenie środków zfśs,
  4. zasady i warunki przyznawania świadczeń,
  5. zasady udzielania i warunki spłat pożyczek z zfśs.

§ 4

Treść niniejszego regulaminu uzgodniono z zakładową organizacją związkową.

Rozdział 2
Zasady tworzenia zfśs

§ 5

1. Zfśs tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych oraz zwiększeń na objętych opieką pracodawcy emerytów i rencistów.

2. Środki zfśs mogą być zwiększone przez:

a) odsetki od środków zfśs gromadzonych na rachunku bankowym,

b) odsetki z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,

c)
innych wpływów, o których mowa w art. 7 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

3. Środki zfśs niewykorzystane w danym roku przechodzą na rok następny.

Rozdział 3
Osoby uprawnione do korzystania ze środków zfśs

§ 6

1. Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków zfśs, zwanymi dalej "uprawnionymi", są:

a)
pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy,

b)
pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych,

  1. emeryci i renciści - byli pracownicy,
  2. uprawnieni członkowie rodzin wyżej wymienionych osób.

2. Uprawnionymi członkami rodzin są:

a)
pozostające na utrzymaniu dzieci własne, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, dzieci współmałżonków, a także pozostające na utrzymaniu pracownika wnuki i rodzeństwo, w wieku do lat 18, a jeżeli kształcą się w szkole - do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 26. roku życia,

b)
osoby wymienione powyżej z orzeczonym stopniem niepełnosprawności - bez względu na wiek,

c)
współmałżonkowie, w tym także pozostający w zatrudnieniu,

  1. rodzice prowadzący z pracownikiem wspólne gospodarstwo domowe.

Rozdział 4
Przeznaczenie środków zfśs

§ 7

1. Środki zfśs mogą być przeznaczone na dofinansowanie:

  1. wypoczynku urlopowego,

b)
wypoczynku dzieci i młodzieży (organizowanego w formie wczasów, zimowisk, kolonii lub obozów),

c)
pomocy rzeczowej oraz finansowej udzielanej w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, długotrwałej choroby, szczególnie trudnej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej (w postaci bezzwrotnych zapomóg pieniężnych przyznawanych w szczególnych wypadkach losowych),

d)
działalności kulturalno‑oświatowej (zakup biletów wstępu na imprezy artystyczne, kulturalne),

  1. działalności sportowo‑rekreacyjnej (zakup karnetów na pływalnię i siłownię),

f)
wypoczynku w dniu wolnym od pracy, organizowanego w formie turystyki grupowej (wycieczki, rajdy),

  1. zwrotnych pożyczek na cele mieszkaniowe,

h)
opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego.

2. Pożyczki mieszkaniowe, o których mowa w ust. 1 lit. g, mogą być udzielone na:

a)
remont, modernizację lub przebudowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub domu jednorodzinnego,

b)
wykup lokalu w związku z przekształceniem spółdzielczego prawa do zajmowanego lokalu na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,

c)
zakup lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub zakup domu jednorodzinnego - od spółdzielni mieszkaniowej, przedsiębiorstwa budującego domy w ramach działalności gospodarczej lub od osoby fizycznej,

d)
budowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub budowę domu jednorodzinnego.

Rozdział 5
Zasady i warunki przyznawania świadczeń z zfśs

§ 8

1. Świadczenia z zfśs mają charakter uznaniowy.

2. Przyznanie i wysokość świadczenia ze środków zfśs zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego, a w przypadku pomocy mieszkaniowej również od jego sytuacji mieszkaniowej.

§ 9

1. Wszystkie wnioski o przyznanie świadczeń z zfśs rozpatruje Komisja ds. Socjalnych, a ostateczną decyzję o udzieleniu świadczenia podejmuje przewodniczący Komisji.

2. Świadczenia z zfśs udzielane są na podstawie pisemnych wniosków i dokumentów uzupełniających w zależności od celu, na jaki ma być udzielona pomoc finansowa i/lub rzeczowa.

§ 10

1. Dopłata do wypoczynku przysługuje pracownikowi pod warunkiem wykorzystania co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego.

2. Kwota dopłaty do wypoczynku wynosi:

a)
600 zł - gdy miesięczne wynagrodzenie brutto pracownika jest równe wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym,

b)
400 zł - gdy miesięczne wynagrodzenie brutto pracownika przekracza wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym, ale nie przekracza wysokości podwójnego wynagrodzenia minimalnego za pracę,

c)
200 zł - gdy miesięczne wynagrodzenie brutto pracownika jest równe bądź przekracza wysokość podwójnego minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku.

3. Pracownicy nowo zatrudnieni nabywają prawo do dopłaty do wypoczynku po przepracowaniu jednego roku pracy.

4. Pracownicy kończący zatrudnienie u pracodawcy mają prawo do dopłaty do wypoczynku w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym.

5. Dopłata do wypoczynku dziecka na podstawie przedstawionych rachunków wynosi 500 zł, raz w roku.

6. Dopłata do imprez kulturalno‑oświatowych przysługuje w wysokości nie większej niż 50% ceny biletu.

7. Dopłata do zajęć sportowo‑rekreacyjnych przysługuje w wysokości nie większej niż 50% ceny biletu.

8. Dopłata do opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego wynosi nie więcej niż 300 zł miesięcznie.

Rozdział 6
Zasady udzielania i warunki spłaty pożyczek na cele mieszkaniowe

§ 11

Warunkiem udzielenia pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków zfśs jest zawarcie przez pracodawcę umowy z pożyczkobiorcą, określającej: warunki udzielenia pożyczki, okres spłaty, warunki rozliczenia w przypadku ustania stosunku pracy.

§ 12

1. Pożyczki na cele mieszkaniowe udziela się za poręczeniem dwóch osób.

2. Poręczycielami mogą być tylko osoby będące pracownikami pracodawcy, z wyjątkiem osób znajdujących się w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

§ 13

1. Pożyczka na cele mieszkaniowe jest oprocentowana w wysokości 1% w stosunku rocznym i powinna być spłacona w okresie nie dłuższym niż 2 lata.

2. Kolejna pożyczka nie może być udzielona przed całkowitą spłatą uprzednio zaciągniętej pożyczki.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek pożyczkobiorcy, można przedłużyć termin spłaty zadłużenia lub zawiesić jego spłatę, a nawet umorzyć część niespłaconej pożyczki, jak i ustalić inne warunki niż wyżej omówione, uwzględniając szczególne okoliczności sprawy.

§ 14

Pożyczki, o których mowa w § 7 ust. 2 lit a, są udzielane do wysokości 10 000,00 zł.

§ 15

Osoba uprawniona może ubiegać się o udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe po przepracowaniu u pracodawcy co najmniej 1 roku.

§ 16

Niespłacona pożyczka na cele mieszkaniowe podlega natychmiastowemu zwrotowi w przypadku:

  1. rozwiązania umowy o pracę z pożyczkobiorcą,
  2. wykorzystania pożyczki na inny cel niż określony w umowie.

Rozdział 7
Postanowienia końcowe

§ 17

Środkami zfśs administruje pracodawca.

§ 18

Niniejszy regulamin wchodzi w życie z upływem 14 dni od dnia ogłoszenia pracownikom spółki.

Przykładowy wzór wniosku o przyznanie pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (wzór dostępny na www.spp.infor.pl w zakładce: Formularze lub http://ekspert1.inforlex.pl w zakładce: Formularze, wzory i umowy)

Poznań, 20 listopada 2017 r.

Andrzej Maciejewicz

Dział Handlowy

PPHU Leśniewski sp. z o.o.

Ul. Krasna 97

14-876 Poznań

Komisja ds. socjalnych

w/m

Wniosek o przyznanie pożyczki na cele mieszkaniowe
z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Proszę o przyznanie pożyczki na cele mieszkaniowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w wysokości 10 000 zł (słownie: dziesięć tysięcy zł). Pożyczkę przeznaczę na:

1)
remont, modernizację lub przebudowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub domu jednorodzinnym*),

2)
wykup lokalu w związku z przekształceniem spółdzielczego prawa do zajmowanego lokalu na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu*),

3)
zakup lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub zakup domu jednorodzinnego - od spółdzielni mieszkaniowej, przedsiębiorstwa budującego domy w ramach działalności gospodarczej lub od osoby fizycznej*),

4)
budowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub budowę domu jednorodzinnego*.

Uzasadnienie:

Mieszkam w 2-pokojowym mieszkaniu znajdującym się w budynku wybudowanym w latach 40. XX w. Mieszkanie wymaga wymiany instalacji wodno‑kanalizacyjnej i elektrycznej, wymiany okien oraz malowania. Ze względu na ciążę żony muszę jak najszybciej przeprowadzić remont. Moje miesięczne zarobki brutto wynoszą 3200 zł. Udzieloną pożyczkę spłacę w 24 ratach miesięcznych. Oświadczam, że pożyczka zostanie wykorzystana wyłącznie na cele mieszkaniowe określone we wniosku.

Poręczyciele:

1) Pani Małgorzata Kowalewska, zam. w Poznaniu, ul. Skarbowa 123 m. 321,

2) Pan Stanisław Brodziński, zam. w Poznaniu, ul. Lodowcowa 110.

Andrzej Maciejewicz

* niepotrzebne skreślić

Przykładowy wzór umowy pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (wzór dostępny na www.spp.infor.pl w zakładce: Formularze lub http://ekspert1.inforlex.pl w zakładce: Formularze, wzory i umowy)

Umowa o pożyczkę na cele mieszkaniowe
z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

zawarta 28 listopada 2017 r. w Poznaniu między PPHU Leśniewski sp. z o.o., zwanym w umowie "Pracodawcą", reprezentowanym przez Janinę Pawlaczyk,

a

Andrzejem Maciejewiczem, zam. w Poznaniu, ul. Trawiasta 165 m. 24, zatrudnionym u Pracodawcy od 1 września 2010 r., zwanym dalej "Pożyczkobiorcą".

§ 1

Pracodawca udziela Pożyczkobiorcy ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pożyczki w wysokości 10 000 zł (słownie: dziesięć tysięcy zł) na następujące cele mieszkaniowe: remont, modernizację lub przebudowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub domu jednorodzinnym.

§ 2

Pożyczka jest oprocentowana w wysokości 1% w stosunku rocznym.

§ 3

Kwota pożyczki w ciągu 14 dni zostanie przelana na rachunek bankowy wskazany przez Pożyczkobiorcę.

§ 4

1. Przyznana pożyczka wraz z oprocentowaniem podlega spłacie w ciągu 24 miesięcy.

2. Rozpoczęcie spłaty nastąpi od 1 stycznia 2018 r.

3. Pożyczkobiorca upoważnia Pracodawcę do potrącania należnych rat pożyczki wraz z odsetkami z przysługującego mu wynagrodzenia za pracę oraz z innych świadczeń związanych z pracą.

§ 5

1. Zabezpieczeniem udzielonej pożyczki jest poręczenie spłaty udzielone przez dwóch pracowników Pracodawcy.

2. Pisemne poręczenie stanowi załącznik do niniejszej umowy.

§ 6

Niespłacona pożyczka na cele mieszkaniowe podlega natychmiastowemu zwrotowi w przypadku:

- rozwiązania umowy o pracę z pożyczkobiorcą,

- wykorzystania pożyczki na inny cel niż określony w umowie.

§ 7

Każda zmiana warunków niniejszej umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 8

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się postanowienia regulaminu tworzenia i gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych PPHU Leśniewski sp. z o.o oraz przepisy prawa cywilnego.

§ 9

Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa otrzyma Pracodawca, a jeden - Pożyczkobiorca.

Janina Pawlaczyk Andrzej Maciejewicz

1.12. Wspólna działalność socjalna

Pracodawcy mają możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej na warunkach określonych w umowie (art. 9 ustawy o zfśs). Jest to dosyć popularne rozwiązanie i w praktyce decydują się na nie pracodawcy, których łączą więzy kapitałowe bądź własnościowe. Wspólna działalność socjalna jest również częsta w przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych, z których każdy zakład posiada status pracodawcy.

Zakres wspólnej działalności musi mieścić się w ramach określonego ustawowo przeznaczenia środków funduszu. Mają tutaj zastosowanie te same reguły, które odnoszą się do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych tworzonego samodzielnie przez jednego pracodawcę. Zgromadzone środki można więc przeznaczyć na usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie.
Wspólna działalność może dotyczyć wszystkich lub tylko wybranych aspektów działalności socjalnej pracodawców, co powinno zostać określone w umowie o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej. Umowa może postanawiać, że wspólna działalność będzie prowadzona przy wykorzystaniu całości lub części środków zgromadzonych na kontach funduszy pracodawców. Jeżeli umowa przewiduje wspólne prowadzenie jedynie wycinka działalności socjalnej - w pozostałym zakresie działalność jest prowadzona samodzielnie przez każdego z pracodawców.

!

Pracodawcy mogą w umowie określić zakres wspólnej działalności socjalnej.

Przepisy ustawy w żaden sposób nie ograniczają liczby pracodawców prowadzących wspólnie działalność socjalną.

Ustawa o zfśs nie wymaga, aby wkład finansowy poszczególnych pracodawców we wspólną działalność był jednakowy. Dopuszczalna jest zatem sytuacja, gdy wysokość wnoszonych środków jest różna - zależy to wyłącznie od decyzji stron umowy.

Przykład

Dwóch pracodawców zawiera umowę o wspólnej działalności socjalnej. Jeden pracodawca nie posiada własnej bazy socjalnej, ma natomiast wysoki poziom zatrudnienia, a w związku z tym duży odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i sporą kwotę niewykorzystanych środków z lat poprzednich. Drugi pracodawca posiada dwa ośrodki wypoczynkowe i z powodu niskiego zatrudnienia nie ma środków na ich samodzielne utrzymanie. Postanowienia zawartej umowy przewidują, że pracownicy pierwszego pracodawcy będą mogli korzystać z ośrodków wypoczynkowych drugiego pracodawcy, w zamian za pokrycie połowy kosztów utrzymania tych ośrodków. Pracodawcy postąpili prawidłowo.

Umowa o wspólnej działalności socjalnej jest umową cywilnoprawną i jej zakres przedmiotowy powinien określać w szczególności:

  • przedmiot wspólnej działalności - a więc określenie, czy wspólnie będzie prowadzona całość działalności socjalnej czy jedynie jej część,
  • zasady jej prowadzenia - czyli, w jakim zakresie każdy z pracodawców będzie uczestniczył w prowadzeniu działalności, jakie kwoty będą przekazane, jakie warunki muszą zostać spełnione przez każdego z pracodawców, zasady dokonywania wypłat na rzecz osób uprawnionych, zasady przyznawania świadczeń,
  • sposób dokonywania rozliczeń - np. terminy dokonywania wpłat na wspólne konto (jeżeli takie zostanie utworzone),
  • tryb wypowiedzenia oraz rozwiązania umowy.

Umowa może także określać warunki uprawniające do odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu. Jeżeli pracodawcy zdecydują się na przekazywanie w całości dokonanych odpisów na całościowe prowadzenie wspólnej działalności, warto w umowie uregulować nie tylko przekazywanie całości naliczanych w przyszłości odpisów, ale także okreś­lić, co dzieje się ze środkami dotychczas zgromadzonymi na koncie funduszu oraz z jego przyszłymi dochodami pochodzącymi z dotychczasowej, samodzielnej działalności. Nieuregulowanie tej kwestii skutkuje obowiązkiem samodzielnego prowadzenia działalności socjalnej w zakresie środków już zgromadzonych na koncie funduszu.

Tryb zawierania umowy jest prawie taki sam, jak tryb ustalania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Różnica polega na tym, że w uzgodnieniach uczestniczy więcej podmiotów. Każdy z pracodawców, który zamierza zawrzeć taką umowę, musi uzyskać zgodę działających u niego zakładowych organizacji związkowych lub przedstawiciela pracowników, jeżeli nie działa u niego żadna organizacja związkowa. Brak zgody zakładowej organizacji związkowej bądź przedstawiciela pracowników uniemożliwia zawarcie umowy.

Zawarta przez pracodawców umowa o wspólnej działalności socjalnej nie powoduje powstania wspólnego funduszu socjalnego. Oznacza to, że każdy z pracodawców nadal tworzy własny zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, przekazując na wspólną działalność socjalną jedynie określone kwoty stanowiące część lub całość naliczonych odpisów. Podobnie jest z oddzielnymi rachunkami bankowymi służącymi do gromadzenia środków funduszu. Pracodawcy, mimo prowadzenia wspólnej działalności socjalnej - nawet jeżeli umowa o wspólnej działalności socjalnej przewiduje utworzenie jednego wspólnego rachunku bankowego dla gromadzonych środków - nie powinni likwidować własnych odrębnych rachunków bankowych.

Przykładowy wzór umowy o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej (wzór dostępny na www.spp.infor.pl w zakładce: Formularze lub http://ekspert1.inforlex.pl w zakładce: Formularze, wzory i umowy)

Umowa
o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej

zawarta 30 października 2017 r. w Białymstoku między: "Precyzja-2" S.A. z siedzibą w Białymstoku, reprezentowaną przez Jana Kowalskiego, a "Nobilitacja" sp. z o.o. z siedzibą w Radomiu, reprezentowaną przez Mirosława Jankowskiego - zwanymi w dalszej części umowy "Pracodawcami".

§ 1

Na podstawie art. 9 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255) Pracodawcy postanawiają prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach ustawy oraz niniejszej umowy.

§ 2

Wspólna działalność socjalna polega w szczególności na:

1) otwarciu wspólnego rachunku bankowego w celu obsługi działalności socjalnej;

2) określeniu wydatków socjalnych finansowanych ze wspólnego rachunku;

3) ustaleniu szczegółowych warunków i zasad ubiegania się o świadczenia socjalne przez pracowników Pracodawców.

§ 3

Pracodawcy będą stosować jednakowe zasady przyznawania świadczeń socjalnych wobec pracowników objętych wspólną działalnością socjalną.

§ 4

Pracodawcy będą gromadzić na wspólnym rachunku bankowym środki pochodzące z 50% odpisów podstawowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych każdego z Pracodawców.

§ 5

Pracodawcy przekazują na wspólny rachunek bankowy 75% środków, o których mowa w § 4 niniejszej umowy w terminie do 30 czerwca, a pozostałą część w terminie do 31 października każdego roku obowiązywania umowy.

§ 6

W ciągu 30 dni od podpisania niniejszej umowy Pracodawcy wydadzą wspólny regulamin, uzgodniony z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u Pracodawców, w celu zagospodarowania środków przekazanych na zorganizowanie wspólnej działalności socjalnej.

§ 7

Przystąpienie Pracodawców do umowy musi być poprzedzone pozytywnym wynikiem uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u Pracodawców.

§ 8

Niniejsza umowa o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej jest zawarta na czas nieokreślony.

§ 9

Wypowiedzenie niniejszej umowy przez Pracodawcę jest możliwe w formie pisemnej z zachowaniem 6-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Jan Kowalski Mirosław Jankowski

W celu wykorzystania wspólnie zgromadzonych środków należy opracować regulamin funduszu (także uzgodniony ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielami pracowników), ustalający jednakowe warunki korzystania ze świadczeń dla wszystkich uprawnionych objętych opieką socjalną każdego z pracodawców - stron umowy.

1.13. Przekształcenia zakładu pracy a zfśs

W razie przekształceń własnościowych pracodawcy (połączenie firm lub podział), zmianom podlega także zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zmiany te polegają na odpowiednim przekazywaniu środków, nie dotyczą natomiast zasad funkcjonowania samego funduszu.

W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy (art. 23 § 1 k.p.). Zatem przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę powoduje, że nowy pracodawca wstępuje w prawa i obowiązki strony dotychczasowego stosunku pracy. Ma to na celu zagwarantowanie pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę kontynuowanie zatrudnienia na dotychczasowych warunkach.

Przejęcie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę jest uregulowane odmiennie w zależności od tego, czy przejmujący pracodawca ma obowiązek tworzenia funduszu czy nie. Przejęcie zakładu w całości lub w części obejmuje wszelkie przypadki przekształceń własnościowych lub organizacyjnych, w których dochodzi do zmiany pracodawcy.

W przypadku przejścia całego zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, fundusz pracodawcy przejmującego przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego (art. 7 ust. 3 ustawy o zfśs). Chodzi tutaj zarówno o środki pieniężne zgromadzone na rachunku bankowym funduszu pracodawcy przejmowanego, jak i o:

  • należności wobec funduszu za korzystanie z zakładowej działalności socjalnej,
  • raty niespłaconych pożyczek na cele mieszkaniowe z ewentualnym oprocentowaniem,
  • wpływy od osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz osób i jednostek obcych,
  • odsetki od środków funduszu zgromadzonych na rachunku bankowym,
  • zobowiązania funduszu zarówno wobec własnych pracowników i innych osób uprawnionych, jak i jednostek obcych świadczących różne usługi socjalne na rzecz pracowników przejmowanego zakładu.

Jeżeli zakład pracy przechodzi w trybie art. 231 k.p. na pracodawcę, który nie jest zobowiązany do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to pracodawca przejmujący przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego. Nadwyżka przejętych środków pieniężnych wraz z odsetkami oraz przejętych należności wraz z odsetkami nad przejętymi zobowiązaniami wraz z odsetkami nie stanowi przychodu pracodawcy przejmującego. Jest ona gromadzona na odrębnym rachunku bankowym lub wydzielonym subkoncie oraz podlega wydatkowaniu na zasadach określonych ustawą o zfśs (art. 7 ust. 3a ustawy o zfśs).

!

W razie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, nowy pracodawca przejmuje też środki zfśs.

Przejętych środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie można przeznaczać na cele pozasocjalne, lecz należy je wydatkować wyłącznie na działalność socjalną oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Pracodawca przejmujący ma obowiązek w celu wydatkowania przejętych środków funduszu sporządzić regulamin funduszu, który powinien być uzgodniony z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, to uzgodnień w tym zakresie należy dokonać z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Ustawa o zfśs określa zasady podziału środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w przypadku przejścia części zakładu na innego pracodawcę. W razie przejścia części zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu, fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, o równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu - według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście (w art. 7 ust. 3b ustawy o zfśs). Pracodawca przejmujący część zakładu przejmuje więc także środki skorygowanego zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, czyli proporcjonalnie do tej liczby.

Opisany wyżej mechanizm obliczania dotyczy wyłącznie środków zgromadzonych już na koncie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zasady podziału środków pieniężnych stanowiących równowartość odpisu podstawowego, obciążającego koszty pracodawcy przekazującego, dotyczącego roku, w którym następuje przejście części zakładu pracy, określa porozumienie między pracodawcami (art. 7 ust. 3c ustawy o zfśs). W praktyce zasada ta powinna dotyczyć wyłącznie przejęć dokonywanych przed 30 września danego roku, gdyż po tej dacie na koncie funduszu powinna znajdować się całość odpisu za dany rok i wówczas będzie dokonywany wyłącznie podział środków już zgromadzonych na koncie funduszu. Porozumienie to może określać, że odpis ten jest odprowadzany w stosownych częściach przez obu pracodawców.

Przekazanie środków, o których mowa wyżej, między pracodawcą przejmującym zakład a przekazującym powinno nastąpić w terminie 30 dni od daty przejścia części zakładu pracy, chyba że porozumienie zawarte między pracodawcami przewiduje inny termin (art. 7 ust. 3d ustawy o zfśs). W wyroku z 22 lutego 2008 r. (V CSK 437/07) Sąd Najwyższy stwierdził, że w razie przejścia części zakładu pracy na postawie art. 231 § 1 k.p. na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawcy przejmującemu służy, wobec pracodawcy przekazującego, roszczenie o wypłatę środków pieniężnych zgromadzonych na tym funduszu w wysokości określonej w art. 7 ust. 3b ustawy z 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. (...) W razie przejścia części zakładu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu, fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, o równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu, według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście (art. 7 ust. 3b ustawy). Zasady podziału środków stanowiących równowartość odpisu podstawowego, obciążającego koszty pracodawcy przekazującego dotyczącego roku, w którym następuje przejście części zakładu pracy, określa porozumienie między pracodawcami (art. 7 ust. 3c). Przekazywanie środków funduszowych między pracodawcami następuje w terminie 30 dni od daty przejścia części zakładu pracy, chyba że porozumienie między pracodawcami stanowi inaczej (art. 7 ust. 3d).

Gromadzone przez pracodawcę środki należące do omawianego funduszu stanowią element majątku tego pracodawcy (art. 3 ust. 1, art. 5 ust. 1 ustawy). Oceny tej nie może podważać art. 10 ustawy, w którym stwierdzono, że "środkami funduszu administruje pracodawca". Oznacza to, że dla innych podmiotów wskazanych w ustawie (np. związków zawodowych) przewidziano tylko określone uprawnienia kontrolne (art. 8 ust. 3 ustawy). Dysponowanie środkami funduszu przez pracodawcę podlega jednak znacznemu ograniczeniu w interesie pracowników zakładu pracy tworzącego fundusz (art. 8 ustawy), a środki funduszu lokowane są na odrębnym rachunku bankowym pracodawcy (art. 12 ust. 1 ustawy). Należy uznać za trafny zarzut naruszenia art. 7 ust. 3b ustawy w wyniku przyjęcia, że nie stwarza on odpowiednich podstaw do konstruowania powstającego z mocy prawa stosunku obligacyjnego pomiędzy poprzednim a nowym pracodawcą w rozumieniu art. 231 § 1 k.p.

Przykład

Pracodawca przejmuje część zakładu obejmującą 37 pracowników zatrudnionych łącznie na 34,5 etatu. W ostatnim dniu miesiąca, w którym następuje przejęcie, środki zgromadzone na koncie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przejmującego pracodawcy, który zatrudnia łącznie z przejmowanymi pracownikami 84 osoby - 79 etatów, wynoszą 51 903,85 zł (przyjmijmy, że fundusz nie ma zobowiązań ani należności). Część środków funduszu przy­padająca na jednego pracownika wynosi: 51 903,85 zł : 84 = 617,90 zł, a zatem część przypadająca na przejmowanych pracowników będzie wynosić 617,90 zł × 37 = 22 862,30 zł. Należy zauważyć, że przepis nakazuje dokonywać podziału środków funduszu w odniesieniu do liczby pracowników, a nie etatów, dlatego liczba przejmowanych etatów nie ma w tym przypadku znaczenia.

Z przepisów nie wynika, co dzieje się z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych pracodawcy przekazującego część zakładu pracy, gdy pracodawca przejmujący nie jest zobowiązany do tworzenia takiego funduszu. Ponieważ nie ma w tym zakresie regulacji upoważniającej do przekazania części zgromadzonych środków, należy uznać, że nie zachodzą żadne zmiany - wysokość istniejącego funduszu pozostaje bez zmian, zaś pracodawca przejmujący będzie miał obowiązek utworzenia funduszu (jeśli 1 stycznia następnego roku kalendarzowego będzie zatrudniał co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli z takim wnioskiem wystąpiła zakładowa organizacja związkowa).

1.14. Zfśs w przypadku upadłości pracodawcy

Ustawa o zfśs wprowadza ograniczenia egzekucji w stosunku do środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Egzekucja może być prowadzona w stosunku do nich jedynie w przypadku, gdy roszczenie wynika ze zobowiązania pracodawcy zaciągniętego w związku z prowadzeniem działalności socjalnej finansowanej z funduszu (art. 12 ust. 2 ustawy o zfśs). Ustawa z 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2171; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 791) określa, że mienie przeznaczone na pomoc dla pracowników upadłego i ich rodzin, stanowiące zgromadzone na odrębnym rachunku bankowym środki pieniężne zfśs, wraz z przypadającymi po ogłoszeniu upadłości kwotami pochodzącymi ze zwrotu udzielonych pożyczek na cele mieszkaniowe, wpłatami odsetek bankowych od środków tego funduszu oraz opłatami pobieranymi od korzystających z usług i świadczeń socjalnych finansowanych z tego funduszu organizowanych przez upadłego, nie wchodzi w skład masy upadłości (art. 64 ust. 1 Prawa upadłościowego).

Składniki tego mienia oznaczy sędzia - komisarz. Mieniem zarządza upadły, chyba że został ustanowiony likwidator, kurator bądź przedstawiciel albo reprezentant upadłego powołany na podstawie przepisów o przedsiębiorstwach państwowych, wydatkując zgromadzone na odrębnym rachunku bankowym funduszu środki na cele i według zasad określonych w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Po zakończeniu działalności przez upadłego niewykorzystane środki zwiększają Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (art. 64 ust. 3 Prawa upadłościowego). Istnienie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest bowiem ściśle związane z istnieniem samego zakładu pracy i jeśli przestaje on funkcjonować, dalsze istnienie funduszu traci rację bytu.
Nie ulegają zmianie zasady wydatkowania środków z funduszu. W szczególności należy uznać, że pełnię uprawnień w tym zakresie zachowuje zakładowa organizacja związkowa. W tym przypadku należy stosować ustawę o zfśs, a zatem wydatkować środki w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

1.15. Świadczenie urlopowe - zasady wypłaty

Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych albo wypłacać świadczenie urlopowe. Jedynie pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników muszą tworzyć zfśs, jeżeli domagają się tego działające w zakładzie organizacje związkowe. Pamiętajmy jednak, że te zasady nie dotyczą pracodawców będących jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi, gdyż oni tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 2 i 3 ustawy o zfśs).

Przepisy ustawy o zfśs wskazują zatem pracodawców, którzy mogą wypłacać świadczenie urlopowe, ale nie stanowią, że takie świadczenie musi być wypłacane obowiązkowo. Świadczenie urlopowe ma bowiem tylko i wyłącznie charakter uznaniowy.

Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania muszą poinformować pracowników o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, wręczenie pracownikom pism informujących w tej sprawie, przesłanie informacji pocztą elektroniczną). Z kolei pracodawcy objęci układem zbiorowym pracy lub zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania informację w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zamieszczają w tych dokumentach.

Przykład

Według stanu na 1 stycznia 2018 r. w spółce z o.o. "Jan Kucharski i spółka" jest zatrudnionych 25 pracowników: 9 pracowników na pełny etat, 8 pracowników na pół etatu i 8 pracowników na ćwierć etatu. W przeliczeniu na pełne etaty spółka zatrudnia 15 pracowników [9 pracowników na pełny etat (9 etatów) + 8 pracowników na 1/2 etatu (4 pełne etaty) + 8 pracowników na 1/4 etatu (2 pełne etaty)]. W związku z tym, że zatrudnia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, spółka ta może dobrowolnie utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub wypłacać świadczenie urlopowe.

Zasada ustalania zatrudnienia według stanu na 1 stycznia danego roku, oznacza, że nie ma znaczenia ewentualne późniejsze zwiększenie lub zmniejszenie stanu zatrudnienia. O rodzaju obowiązków socjalnych na cały rok przesądza więc liczba zatrudnionych pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku.

Przykład

Adam C. zatrudniał 1 stycznia 2017 r. w swoim przedsiębiorstwie 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to, że może dobrowolnie utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub wypłacać świadczenie urlopowe. Pracodawca od lutego zatrudnił dodatkowo 3 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W konsekwencji zatrudnienie w trakcie roku kalendarzowego w przeliczeniu na pełne etaty wzrosło do 52 pracowników. Mimo to Adam C. nie jest zobowiązany ani do utworzenia w 2017 r. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ani do wypłaty świadczenia urlopowego.

Jeżeli pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty zdecyduje się wypłacać świadczenie urlopowe, to wówczas będzie zobowiązany stosować zasady jego wypłaty określone w art. 3 ust. 4-6 ustawy o zfśs. Zgodnie z tymi przepisami, pracodawca wypłaca świadczenie urlopowe raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Świadczenie urlopowe wiąże się z zatrudnieniem u danego pracodawcy, ale nie jest uzależnione od stażu pracy, okresu zatrudnienia u danego pracodawcy czy pełnionej funkcji. Wypłata świadczenia nie zależy też od sytuacji życiowej, rodzinnej czy materialnej pracownika. Pracodawca wypłaca świadczenie "z urzędu", pracownik nie jest zobowiązany do składania jakichkolwiek wniosków w tej sprawie. A zatem to pracodawca pilnuje terminów wypłaty tego świadczenia dla poszczególnych pracowników. Świadczenie urlopowe należy wypłacić pracownikowi najpóźniej w przeddzień rozpoczęcia korzystania przez niego z urlopu wypoczynkowego. Wynika to z roli tego świadczenia, czyli ułatwienia pracownikowi sfinansowania wypoczynku (art. 3 ust. 5a ustawy o zfśs).

Przy wypłacie świadczenia nie ma znaczenia, czy wykorzystywany przez pracownika 14-dniowy urlop jest urlopem zaległym z poprzednich lat czy przysługuje pracownikowi za bieżący rok. Ważne jest tylko, aby urlop obejmował 14 kolejnych dni kalendarzowych - zarówno dni robocze, jak też niedziele i święta. W efekcie, w tych 14 kolejnych dniach liczba dni urlopu może być znacznie mniejsza.

Przykład

Pracownik złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego w dniach od 12 do 22 grudnia 2017 r. Urlop obejmował tylko 8 dni roboczych. Mimo to pracodawca wypłacił pracownikowi świadczenie urlopowe, bowiem w sumie jego urlop obejmował 14 kolejnych dni kalendarzowych. Postępowanie pracodawcy było prawidłowe.

Jeżeli w danym roku pracownik w ogóle nie skorzysta z urlopu wypoczynkowego bądź urlop nie obejmie kolejnych 14 dni, wówczas świadczenie urlopowe nie przysługuje. Podobnie jest, jeśli pracodawca nie udzieli urlopu wypoczynkowego mimo wniosku pracownika w tej sprawie.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Zwrot "nie może przekroczyć" oznacza, że świadczenie urlopowe może być niższe od wysokości odpisu odpowiedniego dla danego rodzaju zatrudnienia pracownika, ale nie może przekroczyć ustalonej wysokości. Wysokość świadczenia dla zatrudnionych ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Natomiast w stosunku do pracowników młodocianych nie ma zastosowania zasada uwzględniania wymiaru czasu pracy przy ustalaniu wysokości świadczenia urlopowego.

Świadczenie urlopowe w 2017 r. nie może przekroczyć:

na jednego zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy

37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2012 r. lub w drugim półroczu 2012 r., jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą

1185,66 zł

na jednego pracownika młodocianego

- w pierwszym roku nauki 5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego,
- w drugim roku nauki 6% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego,
- w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego


158,09 zł
189,71 zł
221,32 zł

na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy

50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego

1580,89 zł

Projekt ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018 zakłada naliczanie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na poziomie takim samym jak w 2017 r. Możliwe więc jest, że w przyszłym roku wysokość świadczenia urlopowego nie ulegnie zmianie.

Przykład

Wysokość świadczenia urlopowego w przedsiębiorstwie prowadzonym przez Jana M. odpowiada wysokości odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W 2017 r. przedsiębiorca powinien wypłacić:

pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat

1185,66 zł

pracownikowi zatrudnionemu na pół etatu

592,83 zł

pracownikowi wykonującemu pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, zatrudnionemu na pełny etat

1580,89 zł

pracownikowi wykonującemu pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, zatrudnionemu na trzy czwarte etatu

1185,67 zł

pracownikowi młodocianemu w pierwszym roku nauki

158,09 zł

pracownikowi młodocianemu w drugim roku nauki

189,71 zł

pracownikowi młodocianemu w trzecim roku nauki

221,32 zł

Kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych obciążają koszty działalności pracodawcy.

Świadczenie urlopowe nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne pracowników (art. 3 ust. 6 ustawy o zfśs w zw. z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). W związku z tym świadczenie to nie jest także objęte składką na ubezpieczenie zdrowotne.

1.16. Świadczenie urlopowe nauczycieli

Wskazane wyżej zasady nie dotyczą nauczycieli zatrudnionych na podstawie Karty Nauczyciela. Dla tej grupy zatrudnionych wypłata świadczenia urlopowego ma charakter obligatoryjny (art. 53 ust. 1a Karty Nauczyciela).

W 2017 r. wysokość świadczenia urlopowego przypadająca na jednego zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć nauczyciela, pozostającego w stosunku pracy przez cały rok szkolny, wynosi 1185,66 zł. Świadczenie to ustalane jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. W 2018 r. wysokość świadczenia urlopowego pozostanie na obecnym poziomie, pod warunkiem że projekt ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018 nie ulegnie zmianie.

Świadczenie urlopowe nauczycieli wypłaca się do końca sierpnia każdego roku w wysokości odpisu podstawowego (o którym mowa w ustawie o zfśs). Świadczenie to ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. Przy jego przyznawaniu nie ma znaczenia ani wynagrodzenie, ani sytuacja życiowa i materialna nauczyciela. Świadczenie otrzymują wszyscy pedagogiczni pracownicy szkoły. Jeżeli nauczyciel jest zatrudniony w kilku szkołach, to ma prawo do świadczenia urlopowego od każdego pracodawcy. Jednak wysokość świadczeń urlopowych będzie uzależniona od wymiaru zatrudnienia nauczyciela w poszczególnych szkołach.

Podstawa prawna:

art. 1-3, art. 5, art. 5f-12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255),
art. 16, art. 94, art. 241
9, art. 24112 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962),
art. 53 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1189),
art. 157 ustawy z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1842; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1530),
art. 2 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 360; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962),
art. 27, art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881),
art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 922),
art. 64 ustawy z 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2171; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 791),
§ 1-3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349),
obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18 lutego 2013 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2012 r. i w drugim półroczu 2012 r. (M.P. z 2013 r. poz. 107).

2. Świadczenia z zfśs w podstawie wymiaru składek ZUS

Świadczenia finansowane ze środków zfśs bez względu na ich wartość czy rodzaj są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS. Nie ma w tym przypadku żadnego limitu kwotowego, bowiem ważne jest źródło ich finansowania, a także prawidłowość przekazania osobom uprawnionym. Ze środków funduszu może być sfinansowane zarówno wsparcie pieniężne (np. dopłaty do wypoczynku, zapomogi), jak i wsparcie rzeczowe (paczki, talony, bilety do kina). Ważne jest jednak, aby wartość świadczeń była uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Konieczne jest zatem każdorazowe rozpatrywanie sytuacji rodzinnej pracownika oraz jego rodziny. Niższy dochód w przeliczeniu na członka rodziny uprawnia do wyższych świadczeń z zfśs.

Warunki wyłączenia świadczenia przyznanego z zfśs z podstawy wymiaru składek ZUS

Schemat organizacyjny

Przykłady wyroków sądów potwierdzające konieczność stosowania kryterium socjalnego

Sygnatura sprawy

Teza orzeczenia

Wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00)

(...) pracodawca, administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (...).

Wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r. (I UK 121/09)

(...) podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zasada ta stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Innymi słowy, pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. (...).

Wyrok Sądu Najwyższego z 8 stycznia 2014 r. (I UK 202/13)

(…) Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie jest przeznaczony wyłącznie dla pracowników pozostających w szczególnie trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Krąg podmiotów uprawnionych w zasadzie jest większy od osób zatrudnionych. Obejmuje on emerytów, rencistów i inne osoby, które określa pracodawca. Poszczególne świadczenia przyznawane mogą być im wszystkim według różnych kryteriów, tyle że o niezaliczeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia decyduje socjalny charakter tych świadczeń wyrażający się zróżnicowaniem ich wartości w zależności od sytuacji majątkowej, rodzinnej i finansowej. (…) Trafnie w tym zakresie Sąd Apelacyjny uznał, że podział uprawnionych do spornych świadczeń według wysokości wynagrodzeń uzyskiwanych tylko u płatnika nie uwzględnia socjalnego charakteru przyznawanych im świadczeń (…).


Takie stanowisko prezentuje także ZUS, w wydawanych interpretacjach. Poniżej prezentujemy jedną z nich. ZUS w interpretacji indywidualnej z 18 czerwca 2014 r. (DI/100000/43/565/2014) wskazał, że: (…) Dla zwolnienia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przyznawanych świadczeń należy mieć na uwadze generalną zasadę, wynikającą z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl której przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Powyższe oznacza wykluczenie możliwości przyznawania wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości. (…) Ustawa o zfśs nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu socjalnego, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, ten zaś przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową; rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady "każdemu po równo". (…) W sytuacji gdy pracodawca przyznaje swoim pracownikom świadczenia rekreacyjne w zryczałtowanej i równej pieniężnie wysokości, których koszt znajduje pokrycie ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, z pominięciem kryterium socjalnego, to wartość tych świadczeń podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Przykład

Z okazji Świąt Bożego Narodzenia dzieci pracowników oraz zleceniobiorców uprawnionych do otrzymania świadczeń z zfśs otrzymały paczki o jednakowej wartości. Pracodawca nie zbadał sytuacji materialnej i życiowej osób obdarowanych (pracowników i zleceniobiorców) i uzależnił liczbę prezentów od liczby dzieci w rodzinie (1 prezent dla 1 dziecka). Brak prawidłowego zastosowania kryterium socjalnego powoduje, że wartość prezentu będzie podlegała oskładkowaniu i opodatkowaniu.

Przykład

Dzieci pracowników firmy Wenus z okazji Dnia Dziecka otrzymały paczki o jednakowej wartości. Jednak pracodawca, uwzględniając sytuację materialną pracowników, dołożył do paczek dzieci mniej zamożnych rodziców - talony na zakupy w sklepie "SMYK". Dzięki temu została zachowana zasada zróżnicowania świadczeń z zfśs. Postępowanie pracodawcy jest w tym przypadku prawidłowe. Wartość paczek i talonów podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek ZUS.

W przypadku świadczeń nieulgowych, takich jak m.in. zakup karnetów na basen czy siłownię, zakup biletów do kina, teatru, nie trzeba stosować kryterium socjalnego, jeśli np. pracownicy partycypują w kosztach, tj. dopłacają z własnych środków do usługi, a pracodawca tylko w części je finansuje.

2.1. Wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS - kogo obejmuje

Wyłączenie składkowe należy stosować tylko wobec osób uprawnionych do korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Mogą nimi być pracownicy, ale nie tylko, bowiem zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs osobami uprawnionymi mogą być także:

  • osoby inne niż pracownicy i ich rodziny (np. zleceniobiorcy, członkowie rad nadzorczych),
  • emeryci, renciści - byli pracownicy oraz ich rodziny,
  • byli pracownicy - inni niż emeryci i renciści i ich rodziny.

Należy jednak pamiętać, że warunkiem skorzystania z wyłączenia składkowego jest przyznanie tym osobom prawa do korzystania ze świadczeń w regulaminie zfśs obowiązującym u danego pracodawcy oraz spełnienie warunków w zakresie przyznawania świadczeń z funduszu (w szczególności obowiązek uzależniania wysokości wsparcia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej). W przeciwnym razie ZUS zażąda zapłaty składek wraz z odsetkami oraz może nałożyć na płatnika inne sankcje wynikające z niedopełnienia obowiązku składkowego (np. opłata dodatkowa w wysokości do 100% nieopłaconych w terminie składek).

Jeśli pracodawca ma wątpliwości, czy świadczenie, które planuje sfinansować dla swoich pracowników lub innych uprawnionych osób z zfśs, będzie stanowiło podstawę wymiaru składek, powinien wystąpić do ZUS o wydanie interpretacji w tej sprawie. Można także oprzeć się na tzw. utrwalonej praktyce interpretacyjnej organu, w rozumieniu art. 10a ust. 6 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Zastosowanie się do tej praktyki daje podobną ochronę, jak uzyskanie interpretacji w indywidualnej sprawie. Płatnik uzyska stanowisko ZUS, występując z wnioskiem o wskazanie utrwalonej praktyki interpretacyjnej w opisanym zakresie.

!

Z podstawy wymiaru składek ZUS będą wyłączone świadczenia z zfśs przekazane m.in. zleceniobiorcom, jeżeli regulamin funduszu przyznaje im prawo do tych świadczeń.

Przykład

Ewelina C. została zatrudniona u swojego byłego pracodawcy na podstawie umowy zlecenia. W firmie funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W regulaminie zfśs nie było dotychczas zapisu, że zleceniobiorcy są uprawnieni do świadczeń. W praktyce jednak z funduszu korzystali zarówno pracownicy, jak i zleceniobiorcy, a wartość przekazanych świadczeń zleceniobiorcom nie była uwzględniana w podstawie wymiaru składek. W trakcie kontroli płatnika składek, ZUS zakwestionował tę praktykę i nakazał opłacenie składek od świadczeń przekazanych do tej pory zleceniobiorcom za 3 lata wstecz. Po kontroli pracodawca wprowadził stosowną zmianę w regulaminie zfśs, na podstawie której prawo do świadczeń z tego funduszu mają także zleceniobiorcy. Dzięki tej zmianie zleceniobiorcy korzystają ze zwolnienia składkowego od świadczeń socjalnych (ale dopiero od dnia zmiany regulaminu zfśs). Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek ZUS podlegają również:

  • świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego) oraz
  • świadczenia urlopowe wypłacane przez pracodawców, którzy nie tworzą zfśs - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego.

!

Fundusz socjalno-bytowy może być utworzony tylko w tych firmach, w których zawarty jest układ zbiorowy pracy. Pozostałe firmy mogą wypłacać jedynie świadczenie urlopowe.

2.2. Świadczenie urlopowe a składki ZUS

Pracodawca zatrudniający 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie ma obowiązku tworzenia zfśs. Powinien jednak wypłacać swoim pracownikom raz w roku świadczenie urlopowe, które do wysokości odpisu podstawowego zwolnione jest z oskładkowania. Należy jednak pamiętać o zachowaniu proporcjonalności kwoty względem etatu. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzyma świadczenie urlopowe w kwocie wyższej, wówczas różnica między kwotą odpisu a kwotą faktycznie wypłaconego świadczenia podlega oskładkowaniu.

Kwoty odpisu podstawowego na zfśs dla poszczególnych wymiarów czasu pracy

Kwota odpisu podstawowego w 2017 r. dla różnych wymiarów czasu pracy

dla pracowników zatrudnionych:

dla pracowników młodocianych

w szczególnie uciążliwych warunkach pracy na:

w normalnych warunkach na:

pełny etat

3161,77 zł × 50% =1580,89 zł

3161,77 zł × 37,5% =1185,66 zł

w pierwszym roku nauki

3161,77 zł × 5% = 158,09 zł

3/4 etatu

1580,89 × 3/4 = 1185,67 zł

1185,66 zł × 3/4 = 889,25 zł

w drugim roku nauki

3161,77 zł × 6% = 189,71 zł

1/2 etatu

1580,89 × 1/2 = 790,45 zł

1185,66 zł × 1/2 = 592,83 zł

w trzecim roku nauki

3161,77 × 7% = 221,32 zł

1/4 etatu

1580,89 × 1/4 = 395,22 zł

1185,66 zł × 1/4 = 296,42 zł

Przykład

Robert K., zatrudniony na 1/4 etatu w spółce z o.o., przebywał na dwutygodniowym urlopie wypoczynkowym w okresie od 9 do 22 października 2017 r. Pracodawca (uprawniony do wypłacania świadczeń urlopowych, zatrudnia 18 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy) 6 października (przed rozpoczęciem urlopu) wypłacił pracownikowi świadczenie urlopowe w kwocie 492 zł (tj. 600 zł - 18% podatku dochodowego). W związku z tym, że kwota przyznanego świadczenia urlopowego jest wyższa od kwoty odpisu podstawowego (dla 1/4 etatu - 395,22 zł), różnicę w wysokości 204,78 zł pracodawca ma obowiązek doliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS za październik oraz rozliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Świadczenie urlopowe, w rozumieniu przepisów o zfśs, może wypłacać wyłącznie pracodawca zatrudniający w przeliczeniu na pełne etaty mniej niż 50 pracowników.

Jeżeli pracodawca zatrudnia na 1 stycznia danego roku 50 lub więcej pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), wówczas może:

  • nie tworzyć zfśs lub
  • zrezygnować z tworzenia zfśs, a w zamian
  • wprowadzić dofinansowanie do urlopu tzw. "specjalne świadczenie".

Należy jednak pamiętać o tym, że wprowadzając dofinansowanie pracownikom do urlopu w postaci specjalnego świadczenia, pracodawca jest zobowiązany wartość takiego świadczenia oskładkować (świadczenie to nie jest bowiem świadczeniem urlopowym w rozumieniu przepisów o zfśs) . Taką wykładnię przepisów potwierdza także ZUS, który w interpretacji indywidualnej z 6 sierpnia 2013 r. (sygn. DI/200000/451/1026/2013) wskazał, że (...) w sytuacji gdy przedsiębiorca zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 20 pracowników (przypis redakcji - obecnie co najmniej 50 pracowników), który nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który jednocześnie zdecyduje się na wprowadzenie dla swych pracowników, korzystających z urlopu wypoczynkowego specjalnego świadczenia, zobowiązany jest odprowadzić od tych składników wynagrodzenia składki na ubezpieczenia społeczne. Wypłacone w takiej sytuacji świadczenie nie jest bowiem świadczeniem urlopowym o którym mowa w art. 3 ust. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. (...)

Przykład

Pracodawca zatrudniający 64 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z dniem 1 stycznia 2017 r. zrezygnował z tworzenia zfśs. W zamian zdecydował wypłacać pracownikom dofinansowanie do wypoczynku tzw. "świadczenie urlopowe". Zatem przed rozpoczęciem 14-dniowego urlopu każdy pracownik otrzymał dofinansowanie do wypoczynku w kwocie 1185,66 zł (pracownicy zatrudnieni na pełny etat). W tym przypadku kwota świadczenia stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy i podlega oskładkowaniu. Na obowiązek oskładkowania nie ma wpływu okoliczność, że wysokość świadczenia nie przekracza limitów określonych w przepisach o zfśs.

2.3. Oskładkowanie świadczeń finansowanych z innych źródeł

Pracodawcy mogą także przekazywać różnego rodzaju świadczenia czy prezenty z innych środków niż zfśs, np. ze środków obrotowych. Wówczas nie muszą stosować kryteriów socjalnych i mają dowolność zarówno w udzielaniu świadczeń, jak i w wyborze ich rodzaju. Mogą to być np. premie świąteczne albo bony o jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników. W tym przypadku wartość świadczenia rzeczowego lub pieniężnego stanowi przychód ze stosunku pracy. Należy doliczyć ją do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne i naliczyć składki oraz podatek dochodowy od osób fizycznych.

2.4. Oskładkowanie zapomóg losowych

Bez względu na źródło finansowania wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są zapomogi losowe w przypadku:

  • klęsk żywiołowych,
  • indywidualnych zdarzeń losowych lub
  • długotrwałej choroby.

O zwolnieniu ze składek decyduje powód przyznania zapomogi. Zdarzenie losowe np. długotrwała choroba może dotyczyć zarówno pracownika, zleceniobiorcy, jak i członka jego rodziny, np. współmałżonka czy dziecka. Ponadto zapomoga musi mieć charakter zindywidualizowany i doraźny, a więc nie może być wypłacana cyklicznie, systematycznie. Należy wspomnieć, że zapomogi losowe nie są objęte żadnym limitem kwotowym. Oznacza to, że bez względu na ich kwotę nie podlegają oskładkowaniu.

Przykład

Roman W., który od wielu lat był pracownikiem spółki z o.o., wystąpił do pracodawcy o zapomogę z tytułu ciężkiej choroby żony. Do prośby dołączył dokumentację medyczną potwierdzającą jej stan zdrowia. Pracodawca wypłacił pracownikowi zapomogę w wysokości 5000 zł ze środków obrotowych. W związku z tym, że powodem otrzymania zapomogi była długotrwałą choroba członka rodziny pracownika, jej wartość nie podlega oskładkowaniu. Inaczej wyglądałaby sytuacja, gdyby pracownik otrzymywał zapomogę co miesiąc w kwocie np.1000 zł przez 6 miesięcy. Jeśli taka zapomoga byłaby sfinansowana np. ze środków obrotowych, wówczas należy uznać, że podlegałaby składkom ZUS.

Podstawa prawna:

art. 3, art. 5, art. 5f, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t.Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. Dz.U. z 2016 poz. 2255),
§ 1, § 2 ust. 1 pkt 19-22, § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949),
art. 10a ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1829; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 819),
obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18 lutego 2013 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2012 r. i w drugim półroczu 2012 r. (M.P. z 2013 r. poz. 107).

3. Opodatkowanie świadczeń z zfśs

Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców m.in. na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Wiele świadczeń socjalnych jest zwolnionych z podatku dochodowego od osób fizycznych. Oznacza to, że osoba otrzymująca takie świadczenie co do zasady nie musi płacić od danego świadczenia podatku.

3.1. Świadczenie urlopowe - koszty i zwolnienia podatkowe

Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zfśs lub wypłacać świadczenie urlopowe. Tacy pracodawcy mają także możliwość rezygnacji zarówno z tworzenia funduszu, jak i z wypłaty świadczenia urlopowego. Wypłacone przez takich pracodawców świadczenie urlopowe jest zaliczane do ich kosztów uzyskania przychodów.

Podmioty ze stanem zatrudnienia wynoszącym na 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą zfśs bądź rezygnują z jego tworzenia. Nie mogą jednak wybierać między utworzeniem tego funduszu a wypłatą świadczenia urlopowego. W ich przypadku świadczenie urlopowe z ustawy o zfśs nie występuje. Skutek jest taki, że ewentualna wypłata przez takiego pracodawcę świadczenia nazwanego urlopowym nie będzie stanowić dla niego kosztu uzyskania przychodu. Takiego świadczenia, stosownie do przepisów ustawy o zfśs, nie można traktować jako świadczenia urlopowego.

Przykład

Pracodawca zatrudnia na 1 stycznia danego roku 55 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W regulaminie wynagradzania zawarł postanowienie, że nie tworzy zfśs, ale będzie wypłacał świadczenie urlopowe w związku z korzystaniem przez pracowników z urlopu wypoczynkowego. Zapis regulaminu wynagradzania jest sprzeczny z ustawą o zfśs. Wypłacone świadczenie w związku z urlopem nie jest świadczeniem urlopowym.

Wypłata świadczenia urlopowego z naruszeniem przepisów ustawy o zfśs pozbawia pracodawcę możliwości rozliczenia tego świadczenia w kosztach uzyskania przychodu. Podkreślał to NSA w wyroku z 18 grudnia 2002 r. (I SA/Ka 2170/01), w którym stwierdził, że jeżeli wypłata świadczeń urlopowych nastąpiła z naruszeniem terminu wskazanego w art. 3 ust. 5 lit. a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, co oznacza, że świadczenia urlopowe zostały wypłacone niezgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to organy podatkowe słusznie zakwestionowały zasadność uznania przez spółkę jako kosztów uzyskania przychodów świadczeń urlopowych wypłaconych niezgodnie z przepisami ustawy szczególnej.

Należy więc przestrzegać, aby wypłata świadczenia urlopowego nastąpiła zgodnie z przepisami ustawy o zfśs, a zgodność ta powinna dotyczyć zarówno:

  • osoby uprawnionej,
  • wysokości tego świadczenia, jak też
  • terminu jego wypłacenia.

Świadczenie urlopowe, które jest finansowane z innych środków niż zfśs, nie podlega składce na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ale tylko do wysokości odpisu podstawowego przypadającego na danego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy lub proporcjonalnej części tego odpisu w przypadku zatrudnienia na niepełnym etacie. Świadczenie to jest natomiast opodatkowane. W praktyce często wypłata świadczenia urlopowego następuje w innym dniu miesiąca niż wypłata wynagrodzenia. W takim przypadku należy sporządzić odrębny dokument dotyczący wyłącznie świadczenia urlopowego, a przy obliczaniu zaliczki na podatek od tego świadczenia nie stosować pracowniczych kosztów uzyskania przychodów ani kwoty zmniejszającej podatek, gdyż są one uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc.

Przykład

Wynagrodzenie za październik 2017 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach wyniosło 3000 zł. W tym miesiącu pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego nieprzerwanie przez 14 dni kalendarzowych. Urlop rozpoczął się 16 października. Najpóźniej 13 października pracodawca powinien wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe w kwocie 1185,66 zł (wysokość świadczenia w 2017 r. przy zatrudnieniu na pełny etat w normalnych warunkach), pomniejszone o zaliczkę na podatek w wysokości 18%.

3.2. Zapomogi losowe - warunki zwolnienia z opodatkowania

Z podatku dochodowego od osób fizycznych zwolnione są zapomogi losowe otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci. Jeśli chodzi o to zwolnienie, nie ma znaczenia źródło finansowania zapomogi. Z podatku jest zwolniona zarówno zapomoga wypłacona ze środków zakładowego funduszu socjalnego, jak i sfinansowana z innych środków pracodawcy. Zwolnienie to jest ograniczone limitem rocznym do wysokości 2280 zł. Wartość zapomogi ponad kwotę tego limitu będzie podlegać w danym roku opodatkowaniu.

W przepisie mowa jest o zapomodze, i z podatku są zwolnione zarówno zapomogi pieniężne, jak i rzeczowe. Podkreślono to m.in. w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 maja 2008 r. (nr IBPB2/415-409/08/MK) czy interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 9 sierpnia 2016 r. (nr 1061-IPTPB4.4511.80.2016.3.KS), w której czytamy: (…) Według słowników języka polskiego, termin "zapomoga" oznacza bezzwrotną pomoc finansową udzielaną osobom fizycznym zwykle w związku ze zdarzeniem losowym. Cechą charakterystyczną zapomogi jest, że jest to świadczenie mające na celu wsparcie finansowe osoby, która z różnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej, a podstawą do zastosowania zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych jest stwierdzenie faktu wystąpienia określonego zdarzenia. Wreszcie ustawodawca nie wymaga, aby osoba dotknięta zdarzeniem była obowiązana do udokumentowania tego faktu. Próbę zdefiniowania pojęcia "zapomogi" podjęło również sądownictwo administracyjne, które uznało, że w celu bowiem zobiektywizowania obrazu pojęcia zasadne jest sięgnięcie do kilku słowników języka polskiego. Zdaniem Sądu, nieodzowna jest bowiem konfrontacja definicji słownikowych danego terminu, pochodzących z różnych słowników języka polskiego. Sięgając do poszczególnych słowników Sąd stwierdził, że pod pojęciem "zapomogi" rozumie się także "wsparcie" i "zasiłek" (Uniwersalny słownik języka polskiego, pod red. S. Dubisza, Warszawa 2003, s. 857, Słownik języka polskiego, pod red. M. Szymczaka, Warszawa 1981, s. 946, a także: Internetowy słownik synonimów). W konsekwencji, Sąd doszedł do wniosku, że przyjęcie przez organ podatkowy w sprawie jako właściwej wykładni ograniczającej się do utożsamiania zasiłku wyłącznie ze świadczeniem pieniężnym nie jest zasadne. Odwoływanie się w niniejszej sprawie wyłącznie do słownika z pominięciem wykładni celowościowej i systemowej również świadczy o wadliwości procesu interpretacyjnego. Wykładnia językowa jest jedynie punktem wyjścia dla dalszej interpretacji (wyrok WSA w Białymstoku z dnia 21 lipca 2010 r., sygn. I SA/Bk 219/10). Zatem, pojęcie zapomogi w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie powinno być utożsamiane wyłącznie ze świadczeniem pieniężnym albowiem zapomogą jest również świadczenie rzeczowe.

!

W każdym przypadku - a szczególnie przy indywidualnych zdarzeniach losowych - należy zadbać o rzetelne przedstawienie przyczyn wypłaty zapomogi, aby organy podatkowe nie kwestionowały jej zwolnienia z podatku.

Przykład

W trakcie ulewy na skutek silnego wiatru złamał się konar, który uszkodził dach budynku mieszkalnego. Dach zaczął przeciekać i zalał mieszkanie pracownika. Ulewa ta nie miała jednak charakteru klęski żywiołowej, ponieważ szkody były incydentalne. Pracownik złożył pracodawcy wniosek o przyznanie zapomogi ze środków zfśs z tytułu indywidualnego zdarzenia losowego. Przyznana zapomoga jest zwolniona z podatku. Na okoliczność wystąpienia tego zdarzenia losowego wystarczy wyczerpująco opisać je we wniosku o zapomogę. Gdyby interweniowała straż pożarna, można poprosić o przekazanie kopii protokołu z przeprowadzonej akcji, którą można dołączyć do wniosku.

W razie wystąpienia długotrwałej choroby wystarczającym dowodem będzie zaświadczenie lekarskie, które potwierdzi wystąpienie takiej choroby. Przepis podatkowy nie definiuje pojęcia "długotrwałej choroby". Zgodnie z jego potocznym rozumieniem, do chorób długotrwałych należy zaliczyć wszelkie choroby przewlekłe, jak również takie, które mają długotrwały przebieg (trwające miesiącami lub latami) i wymagają leczenia w sposób stały lub przez długi okres.

W przypadku śmierci do zapomogi można dołączyć akt zgonu, ale w praktyce pracodawcy odstępują od tego warunku i za wystarczające uznają wskazanie we wniosku daty śmierci danej osoby. Jednak akt zgonu może być potrzebny podczas kontroli podatkowej. W praktyce zapomogę otrzymuje się wówczas, gdy zmarłym jest osoba bliska, której utrata wpływa również na sytuację materialną osoby starającej się o zapomogę.

Oceniając przyczyny wypłaty zapomogi należy odnotować, że:

  • klęska żywiołowa to katastrofa naturalna lub awaria techniczna, których skutki zagrażają życiu lub zdrowiu dużej liczby osób, mieniu w wielkich rozmiarach albo środowisku na znacznych obszarach, a pomoc i ochrona mogą być skutecznie podjęte tylko przy zastosowaniu nadzwyczajnych środków, we współdziałaniu różnych organów i instytucji oraz specjalistycznych służb i formacji działających pod jednolitym kierownictwem;
  • katastrofa naturalna to zdarzenie związane z działaniem sił natury - w szczególności wyładowania atmosferyczne, wstrząsy sejsmiczne, silne wiatry, intensywne opady atmosferyczne, długotrwałe występowanie ekstremalnych temperatur, osuwiska ziemi, pożary, susze, powodzie, zjawiska lodowe na rzekach i morzu oraz jeziorach i zbiornikach wodnych, masowe występowanie szkodników, chorób roślin lub zwierząt albo chorób zakaźnych ludzi, albo działanie innego żywiołu;
  • awaria techniczna to gwałtowne, nieprzewidziane uszkodzenie lub zniszczenie obiektu budowlanego, urządzenia technicznego lub systemu urządzeń technicznych, powodujące przerwę w ich używaniu lub utratę ich właściwości.

Wystąpienie klęski żywiołowej to w praktyce fakt powszechnie znany. Występując o zapomogę losową, należy wskazać szkody poniesione w wyniku takiej klęski. Do wniosku można załączyć protokoły stwierdzające szkodę sporządzone przez policję, straż pożarną, firmy ubezpieczeniowe.

Ze zwolnienia z podatku może skorzystać każda osoba, która otrzyma zapomogę w związku z wymienionymi okolicznościami. Nie ma znaczenia, czy taką osobę łączy stosunek pracy z podmiotem wypłacającym zapomogę czy nie. Udzielając zapomogi z zfśs, należy jednak pamiętać, że do osób uprawnionych do korzystania z zfśs ustawa z 4 marca 1994 r. zalicza pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów - byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania z funduszu (np. zleceniobiorcy). Przyznając zapomogę osobom nieuprawnionym do korzystania z funduszu, należy sfinansować ją z innych środków.

Przykład

Firma udzieliła ze środków obrotowych zapomogi losowej współpracownikowi, z którym współpracuje w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Zapomoga była związana z wypadkiem drogowym współpracownika i koniecznością drogiej rehabilitacji. Na ten cel firma w 2017 r. przeznaczyła 3000 zł. Do kwoty 2280 zł zapomoga ta jest zwolniona z podatku. Różnica ponad limit (720 zł) podlega opodatkowaniu. U współpracownika różnica ta będzie zaliczana do przychodów z innych źródeł. Firma udzielająca zapomogi nie potrąca zaliczki na podatek, ale wystawi informację PIT-8C. W zeznaniu rocznym współpracownik sam rozliczy zapomogę podlegającą opodatkowaniu.

Od podatku dochodowego są zwolnione również świadczenia otrzymane z tytułu jednorazowej pomocy materialnej finansowanej ze środków budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego w związku z zaistniałym zdarzeniem losowym. Jest to zwolnienie niezależne od zwolnienia uregulowanego w art. 21 ust. 1 pkt 26 updof. Zapomogi udzielone z budżetu państwa czy samorządu terytorialnego są zwolnione bez żadnego limitu (art. 21 ust. 1 pkt 26a updof).

Kielce, 16 listopada 2017 r.

Ewa Górska

magazynier

S-4

Komisja Socjalna

Zakładów Mechanicznych

"T. Kowalski i s-ka"

Spółka z o.o. w Kielcach

Wniosek o zapomogę

Wnoszę o wypłatę zapomogi losowej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Mój mąż w październiku zeszłego roku miał wypadek samochodowy. W jego wyniku doznał poważnych obrażeń głowy i kręgosłupa. Nie może chodzić i wymaga rehabilitacji. Zapomogę chcę przeznaczyć na zakup leków i opłacenie rehabilitanta.

Oświadczam, że moje wynagrodzenie miesięczne wynosi 2000 zł brutto.

.......................................................

podpis pracownika

Załącznik:

- zaświadczenie lekarskie

Decyzja

Komisja Socjalna na posiedzeniu w dniu 20 listopada 2017 r. przyznała Ewie Górskiej zapomogę losową w wysokości 1500 zł, słownie: tysiąc pięćset zł.

.......................................................

podpisy członków Komisji Socjalnej

3.3. Rzeczowe świadczenia socjalne - zakres zwolnienia

Zwolniona z podatku dochodowego jest wartość świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Zwolnienie to jest ograniczone limitem wynoszącym 380 zł w roku podatkowym. Do świadczeń zwolnionych z podatku nie zalicza się bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary i usługi. Za pracownika, w rozumieniu updof, przyjmuje się osoby zatrudnione na podstawie:

  • stosunku pracy,
  • stosunku służbowego,
  • pracy nakładczej oraz
  • spółdzielczego stosunku pracy.

Przykład

Z okazji Świąt Bożego Narodzenia pracodawca ufundował z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych bony towarowe do realizacji w markecie o wartości do 300 zł na jednego pracownika. Wartość tych bonów nie jest zwolniona z podatku i należy ją doliczyć do przychodów pracownika ze stosunku pracy. Bony ufundowane z zfśs są jednak wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Świadczeniem rzeczowym jest świadczenie materialne o charakterze nieodpłatnym, odpłatnym bądź częściowo odpłatnym. Do świadczeń rzeczowych zalicza się: paczki świąteczne, bilety do kina, teatru, muzeum, karnety na basen czy siłownię itp. Ich sfinansowanie ze środków funduszu umożliwia skorzystanie ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Przykład

Pracodawca ufundował z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych paczki świąteczne dla pracowników. Wartość paczek została uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej poszczególnych pracowników - tym samym zostały spełnione wymagania gospodarowania środkami funduszu socjalnego. Pracodawca określił również w regulaminie, że wartość świadczeń rzeczowych finansowanych z zfśs, wraz z wartością paczek świątecznych dla poszczególnych pracowników, nie przekroczy kwoty 380 zł. Wartość paczek sfinansowana z zfśs jest zwolniona z podatku dochodowego oraz ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Pracodawca powinien sporządzić listę osób otrzymujących paczki, na której pracownicy podpisem potwierdzą fakt ich otrzymania. Pracodawca powinien również posiadać dowody zakupu paczek (artykułów składających się na paczki). Powyższe dokumenty potwierdzą sposób rozdysponowania środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz pozwolą na ustalenie wartości przygotowanych paczek, co ma znaczenie dla zwolnienia z podatku.

Przykład

Spółka przygotowała paczki świąteczne dla pracowników. Są one finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Paczki są podzielone na trzy grupy o wartości: 220 zł, 240 zł, 260 zł. Wartość przyznanej paczki jest zależna od sytuacji materialnej pracownika. Im sytuacja pracownika jest gorsza, tym wartość paczki jest większa. Paczki są do odbioru w sklepie na podstawie pokwitowania wydanego przez spółkę.

Paczki dla pracownika sfinansowane przez pracodawcę z zfśs w ramach działalności socjalnej są zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof jako świadczenia rzeczowe. Ważny jest jednak sposób wydania paczki. W przedstawionych okolicznościach paczka jest wydawana w sklepie na podstawie pokwitowania wydanego przez pracodawcę. Przy takim sposobie wydania paczki istnieje ryzyko podatkowe. Organ podatkowy może bowiem uznać, że pracownik otrzymał nie paczkę, lecz inny znak uprawniający do wymiany na towary zawarte w paczce. Wydanie takiego znaku nie jest zaś zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych. Wartość znaku stanowi dla pracownika opodatkowany przychód ze stosunku pracy. Bezpieczniej z punktu widzenia podatkowego jest, aby pracownik nie dostawał do ręki pokwitowania uprawniającego do odbioru paczki, lecz potwierdzał odbiór paczki na liście. Przy wydaniu paczki w zakładzie pracy nie istnieje ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe jej zwolnienia z podatku.

W praktyce pracodawcy często finansują paczki dla dzieci pracowników z okazji Bożego Narodzenia. Mimo że liczba paczek jest związana z liczbą dzieci pracowników, to świadczenie w postaci paczki dla każdego dziecka otrzymuje pracownik. Oznacza to, że świadczenie rzeczowe w postaci paczek dla dzieci może być zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, jeżeli tylko mieści się w limicie rocznym wynoszącym 380 zł i zostało sfinansowane z zfśs lub z funduszy związków zawodowych.

Przykład

Pracodawca ufundował z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych paczki z okazji Świąt Bożego Narodzenia, które otrzymali pracownicy posiadający dzieci w wieku do lat 18. Paczka przysługiwała na każde takie dziecko. Wartość paczki uzależniona była od sytuacji materialnej pracownika i wynosiła 80 zł, 100 zł lub 120 zł. Natalia P. otrzymała w grudniu 2017 r. trzy paczki o wartości 80 zł - co dało świadczenie rzeczowe o wartości 240 zł. Z okazji Wielkanocy 2017 r. Natalia P. dostała jedną paczkę (przyznaną pracownikom) o wartości 120 zł. W 2017 r. nie korzystała z innych świadczeń rzeczowych finansowanych z zfśs. Wartość świadczeń rzeczowych otrzymanych przez Natalię P. w 2017 r. wynosi w sumie 360 zł. Świadczenie rzeczowe o tej wartości jest zwolnione z podatku i jest wyłączone ze składek ZUS.

Nie będą natomiast zwolnione z podatku świadczenia przekazane osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych - nawet jeżeli te osoby są uprawnione do korzystania ze środków zfśs.

Przykład

Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w spółce "Beta" przewiduje, że ze środków funduszu mogą korzystać również osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia, jeżeli ich zatrudnienie wynosi nieprzerwanie co najmniej jeden rok. Na tej podstawie Piotr N. zatrudniony od 14 miesięcy na podstawie umowy zlecenia otrzymał paczkę artykułów spożywczych z okazji Świąt Bożego Narodzenia. Wartość paczki wynosiła 100 zł i została sfinansowana ze środków zfśs. Wartość tej paczki należy doliczyć do przychodów Piotra N. osiąganych z umowy zlecenia. Jej wartość jest natomiast wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS, jeżeli umowa zlecenia podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Wartość paczki nie stanowi kosztu uzyskania przychodu dla pracodawcy, ponieważ została sfinansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem podatkowym są natomiast odpisy wpłacone na rachunek zfśs. Gdyby paczka została sfinansowana ze środków obrotowych, może zostać zaliczona do kosztów pracodawcy jako element wynagrodzenia wykonującego zlecenie.

3.3.1. Świadczenia rzeczowe dla emerytów i rencistów

Ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof nie skorzystają również emeryci i renciści - byli pracownicy zakładu. Dla nich przewidziano jednak bardziej korzystne zwolnienie w art. 21 ust. 1 pkt 38 updof, zgodnie z którym limit roczny wynosi aż 2280 zł. Zwolnienie to dotyczy wszelkich świadczeń. W art. 21 ust. 1 pkt 38 updof nie wyłączono z zakresu zwolnienia talonów czy bonów uprawniających do wymiany na towary i usług. Emeryt lub rencista otrzymujący od swojego byłego zakładu pracy talony, bony czy pieniądze może skorzystać z tego zwolnienia, jeżeli wartość świadczenia nie przekracza kwoty 2280 zł. Ewentualna nadwyżka ponad limit 2280 zł podlega opodatkowaniu 10% zryczałtowanym podatkiem. Podatek jest odprowadzany do 20. następnego miesiąca, po miesiącu jego poboru. Do końca stycznia następnego roku zakłady pracy przesyłają do swojego urzędu skarbowego deklarację PIT-8AR, w której rozliczają zryczałtowany podatek.

Świadczenia ufundowane dla emerytów/rencistów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli są finansowane z innych źródeł niż zfśs. Nie są to już koszty pracownicze, lecz wydatki o charakterze czysto socjalnym.

Przykład

Pracodawca z okazji Wielkanocy ufundował z zfśs pracownikom oraz emerytom i rencistom - byłym pracownikom talony do realizacji w sklepie. Wartość talonów była zróżnicowana i wynosiła 300 zł dla pracowników oraz 500 zł dla emerytów/rencistów. Talony ufundowane pracownikom powiększą ich przychód podatkowy ze stosunku pracy, natomiast będą wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS. Talony ufundowane emerytom i rencistom będą zwolnione z podatku i ze składek ZUS.

3.4. Finansowanie wypoczynku a zwolnienia podatkowe

Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof obejmuje również świadczenia pieniężne. Oznacza to, że dofinansowanie z zfśs do wycieczek pracowników jest objęte omawianym zwolnieniem, ale tylko w ramach limitu rocznego 380 zł. Takie stanowisko potwierdzają również organy podatkowe, m.in. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 grudnia 2010 r. (nr ITPB2/415-914/10/IL): Wobec powyższego należy uznać, iż wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są określone w regulaminie świadczeń socjalnych i sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych świadczenia dla pracowników związane z finansowaniem działalności socjalnej, w tym również dotyczące wypoczynku (także wycieczki) - o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Należy zaznaczyć, iż wartość świadczeń rzeczowych i świadczeń pieniężnych przyznanych pracownikowi podlega sumowaniu. W sytuacji jednak, gdy wystąpi nadwyżka powyżej tej kwoty, wówczas różnicę należy zaliczyć do przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu, odprowadzić od niej zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wykazać w informacji PIT-11 jako przychód ze stosunku pracy.

Takie same wnioski płyną np. z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 25 lutego 2014 r. (nr ITPB2/415-1072b/13/MN).

W przypadku emerytów i rencistów zwolnieniem z przepisu art. 21 ust. 1 pkt 38 updof są objęte wszelkie świadczenia na rzecz emerytów i rencistów otrzymane w związku z łączącym ich uprzednio stosunkiem pracy. Zatem zwolnieniu podlegają również świadczenia pieniężne, w tym w postaci dofinansowania do wycieczki. Oczywiście świadczenia te są zwolnione w ramach limitu rocznego 2280 zł.

A co zrobić, gdy w wycieczce biorą udział członkowie rodzin pracowników?

Przykład

Wycieczka została sfinansowana w całości z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Oprócz pracowników biorą w niej udział członkowie ich rodzin uprawnieni do korzystania ze środków zfśs - razem 25 osób. Jej koszt ogólny wyniósł 34 000 zł. Wartość wycieczki sfinansowana z zfśs nie stanowi dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu. Koszt wycieczki jest rozliczany na każdą osobę i wynosi 1360 zł. Wartość wycieczki przypadającą na każdą z osób należy doliczyć do jej przychodów. W przypadku pracownika świadczenie to należy doliczyć do jego przychodów z umowy o pracę. W przypadku członka rodziny świadczenie to również należy zaliczyć do przychodów pracownika, którego członek rodziny bierze udział w wycieczce. Będzie to przychód danego pracownika z umowy o pracę. Załóżmy, że w wycieczce brał udział Jan N. i jego małżonka. Przychód dla pracownika wynosi 2720 zł = (2 × 1360 zł), z czego 380 zł jest zwolnione z podatku, przy założeniu, że jest to pierwsze świadczenie dla pracownika z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w tym roku.

Takie stanowisko, jak w powyższym przykładzie, potwierdza dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, który w interpretacji z 25 listopada 2008 r. (nr IBPB2/415-1485/08/BD) dotyczącej dofinansowania do wypoczynku pełnoletnich dzieci pracowników uznał: Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pełnoletnie dzieci pracownika otrzymują dofinansowanie do wypoczynku. (...) Wobec powyższego należy stwierdzić, że dofinansowanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla pełnoletniego dziecka pracownika przysługuje ze względu na to, że pracownika z zakładem pracy łączy stosunek pracy. Tak więc świadczenia otrzymane w formie dofinansowania do wypoczynku dla pełnoletnich dzieci będą stanowiły przychód pracownika ze stosunku pracy i będą podległy opodatkowaniu łącznie z wynagrodzeniami za pracę, od których płatnik ma obowiązek pobrania zaliczek na podatek zgodnie z art. 31 i art. 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i przekazania podatnikowi imiennych informacji (PIT-11) o uzyskanych dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od wypłaconych wynagrodzeń.

Należy jednak zaznaczyć, że wśród organów podatkowych istnieją rozbieżności co do źródła przychodu i samej osoby, której należy przyporządkować dofinansowanie udziału w wycieczce członka rodziny. W interpretacji z 7 sierpnia 2008 r. (ILPB1/415-326/08-4/AK) dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził bowiem, że (…) otrzymywane przez członków rodzin pracowników wnioskodawcy biorących udział w wycieczce dofinansowanie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, przeznaczone w całości na pokrycie kosztów wycieczki, jest ich przychodem. Zgodnie z art. 20 ust. 1 updof za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i 17 oraz przychody nieznajdujące pokrycia w ujawnionych źródłach. Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez członka rodziny. Należy podkreślić, iż dofinansowanie w całości do wycieczek stanowią dla członków rodzin pracowników przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ww. ustawy. Nie ma przy tym w przedmiotowej sprawie znaczenia, czy żona pracownika uzyskuje dochody z pozostałych źródeł dochodów czy też jest osobą niepracującą.

Jednak w omawianym przypadku należy kierować się stanowiskiem dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, który słusznie podkreślał, że dofinansowanie członka rodziny wynika z faktu pozostawania pracownika w stosunku pracy z pracodawcą. To istnienie stosunku pracy z zakładem pracy czyni z członka rodziny osobę uprawnioną do korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W doktrynie podatkowej już od dłuższego czasu przyjęte jest, że do przychodów ze stosunku pracy zalicza się wszystkie świadczenia, które wynikają ze stosunku pracy, a tak jest w tym przypadku. Należy się jednak liczyć z tym, że niektóre organy podatkowe będą zajmowały odmienne stanowisko - tj., że przychód ten zaliczą do przychodów członka rodziny z innych źródeł.

Wzór wniosku o dofinansowanie wypoczynku

Tarnobrzeg, 22 sierpnia 2017 r.

Janusz Wilewski

kierowca

Do

Komisji ds. Socjalnych

w m.

Wniosek

Proszę o dopłatę z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do wypoczynku własnego w terminie od 7 do 20 sierpnia 2017 r.

Oświadczam, że moje wynagrodzenie miesięczne wynosi 1950 zł brutto.

  • ........................................................................

podpis przełożonego, podpis pracownika


Decyzja Komisji ds. Socjalnych

Komisja ds. Socjalnych na posiedzeniu 28 sierpnia 2017 r. przyznała - nie przyznała*) Januszowi Wilewskiemu świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:

dopłatę do wypoczynku własnego w wysokości 500 zł (pięćset zł).

Komisja ds. Socjalnych nie przyznała świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z powodu*):

..........................................................

podpisy członków Komisji ds. Socjalnych

* niepotrzebne skreślić

3.5. Zwolnienie dofinansowania do wypoczynku dzieci

Zwolnione z podatku są dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18. W przypadku finansowania tych dopłat z funduszu świadczeń socjalnych lub zgodnie z odrębnymi przepisami, są one zwolnione z podatku bez ograniczeń. Przy finansowaniu dopłat z innych źródeł zwolnienie jest ograniczone limitem rocznym wynoszącym 760 zł (art. 21 ust. 1 pkt 78 updof). Zwolnienie to dotyczy wypoczynku zorganizowanego w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. W praktyce często pojawia się pytanie, które podmioty należy uznać za prowadzące działalność w zakresie wypoczynku.

Ustawa podatkowa nie precyzuje tu szczególnych warunków, dlatego może to być podmiot prowadzący w tym zakresie działalność gospodarczą, a także podmiot organizujący wypoczynek w ramach działalności statutowej.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 7 października 2008 r. (nr IBPB2/415-1148/08/BD) potwierdził, że organizatorem takiego wypoczynku może być Miejski Ośrodek Kultury, do którego zadań należy m.in. organizowanie wypoczynków dla dzieci, młodzieży i dorosłych, a także kościoły, stowarzyszenia, fundacje czy inne organizacje charytatywne, których działalnością statutową może być organizowanie wypoczynku zorganizowanego. Wypoczynek mogą organizować podmioty zajmujące się działalnością pożytku publicznego, np. fundacje czy stowarzyszenia.

Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 26 sierpnia 2014 r. (ITPB2/415-562/14/BK): (...) Obowiązek zorganizowana wypoczynku przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie oznacza, że zasadnicze znaczenie ma formalno-prawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę funkcjonowania danego podmiotu. Istotne jest przy tym, czy podmiot świadczący tego typu usługi wypoczynkowe czyni to zgodnie ze specjalnymi regulacjami dotyczącymi organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży.

Zgodnie z art. 92c ustawy o systemie oświaty, organizatorami wypoczynku mogą być:

  • szkoły i placówki;
  • przedsiębiorcy wpisani do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 187 i 1334);
  • osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, inne niż wymienione wyżej, organizujące wypoczynek w celu:

- niezarobkowym albo
- zarobkowym, jeżeli organizowany wypoczynek nie stanowi imprezy turystycznej, o której mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych.

Do podmiotów prowadzących działalność w zakresie wypoczynku można zaliczyć zarówno te podmioty, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej np: biura turystyczne, biura podróży, jak również i te, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością, m.in. szkoły i placówki, kościoły, stowarzyszenia, organizacje charytatywne, fundacje, których działalnością statutową może być organizowanie wypoczynku zorganizowanego.

Tak więc, zasadnicze znaczenie ma formalno-prawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę funkcjonowania danego podmiotu, tj. czy podmiot organizujący wypoczynek dla dzieci statutowo zajmuje się tego typu działalnością, czy też czyni to w ramach działalności gospodarczej.
Do zastosowania omawianego zwolnienia niezbędne jest posiadanie dokumentu (faktury VAT, rachunku, dowodu wpłaty KP, przelewu bankowego), z którego będą wynikały co najmniej: nazwa i adres podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, na rzecz którego dokonano zapłaty (za wczasy, kolonie, obóz lub zimowisko), imię i nazwisko dziecka korzystającego ze zorganizowanej formy wypoczynku, imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty, kwota i data dokonania zapłaty. To na pracowniku ciąży obowiązek przedłożenia stosownych dowodów.

Przykładowy zapis regulaminu zfśs w kwestii dofinansowania przejazdów:

(…)

§ 12

W przypadku gdy wnioskodawca zapewnia sobie przejazd we własnym zakresie - dofinansowaniu podlegają doliczane do kosztów wypoczynku z uwzględnieniem zapisów § 11 Regulaminu (paragraf ten określa wysokość dofinansowania na osobę uprawnioną, liczoną jako procent ceny skierowania, którego z kolei wysokość jest uzależniona od dochodu na członka rodziny):

a) koszty przejazdu/przelotu udokumentowane biletami kolejowymi, lotniczymi i autobusowymi, z wyłączeniem biletów komunikacji miejskiej lub

b) ryczałt na paliwo w wysokości 500 zł (na rodzinę).

Ryczałt na paliwo jest doliczany do kosztów wypoczynku na podstawie złożonego przez wnioskodawcę oświadczenia, wg wzoru stanowiącego załącznik do Regulaminu. Zgodnie z zapisami Regulaminu ww. ryczałt nie przysługuje, jeżeli koszty dojazdu są wliczone w cenę usługi.

(…)

Zwolnienie dotyczy również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych oraz leczniczo-opiekuńczych. Zwolnienie obejmuje też koszty przejazdów związanych z tym wypoczynkiem lub leczeniem.

Przykład

Pracodawca udzielił dofinansowania ze środków obrotowych firmy do pobytu w sanatorium chorego dziecka pracownika. Dziecko ma 16 lat, kwota dofinansowania wynosi 900 zł. Kwota 760 zł jest zwolniona z podatku. Dofinansowanie w kwocie 140 zł należy doliczyć do przychodów pracownika z tytułu umowy o pracę. Całość dofinansowania należy doliczyć do przychodów pracownika stanowiących podstawę wymiaru składek ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Przykład

Pracodawca sfinansował z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pobyt dziecka pracownika na koloniach. Wartość świadczenia wynosiła 1200 zł. Całość tej kwoty jest zwolniona z podatku i nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Zwolniona z podatku może być dopłata do wypoczynku małoletniego dziecka - nawet jeśli przebywa ono na wypoczynku zorganizowanym wraz z rodzicami. W takim przypadku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 updof zwolniona z podatku jest tylko ta część dopłaty, która dotyczy uprawnionego dziecka. Jeżeli zgodnie z regulaminem zfśs istnieje możliwość dofinansowania wypoczynku dzieci powyżej 18. roku życia, to wówczas dopłata nie będzie zwolniona z podatku na podstawie tego przepisu. Przyznaną dopłatę zakład pracy powinien doliczyć do przychodu pracownika. Według wcześniej wydawanych interpretacji o zastosowaniu zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 updof decyduje wiek dziecka w trakcie trwania wypoczynku, a nie w chwili otrzymania dopłaty. Podkreślał to naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z 17 września 2007 r. (1471/DPF/415/67/2007/PP): Powyższe zwolnienie od podatku dotyczy dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, tzn. do ukończenia 18. roku życia, a zatem w omawianym przypadku liczy się wiek dziecka w momencie korzystania ze zorganizowanego wypoczynku, nie zaś wiek dziecka w dniu wypłaty dopłaty. Zasady dotyczące określania terminów, w tym wieku osób fizycznych, regulują przepisy art. 112 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.), w myśl których termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca. Jednak przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia. Zatem osiemnasty rok życia osiąga się z początkiem dnia, który swą datą odpowiada dniowi urodzenia. Na przykład osoba, która urodziła się 3 marca 1981 r., ukończy 18 lat, tj. stanie się pełnoletnia 3 marca 1999 r. Skoro 18 lat uzyskuje się w dniu ich ukończenia, a powołany na wstępie przepis art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy stanowi, że zwolnienie dofinansowania do określonej formy wypoczynku dotyczy dzieci i młodzieży do lat 18, oznacza to, że przedmiotowe zwolnienie nie będzie miało zastosowania do dofinansowania wypoczynku młodzieży, która ten wiek przekroczyła. Odnosząc powyższe uregulowania i wyjaśnienia do przedstawionego stanu faktycznego, według Naczelnika tut. Urzędu Skarbowego, w celu oceny możliwości zastosowania powyższego zwolnienia podatkowego należy kierować się wiekiem dziecka w czasie korzystania przez nie ze zorganizowanego wypoczynku, stanowiącego podstawę do przyznania dopłaty.

Podobnie stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 17 stycznia 2014 r., IPTPB1/415-652/13-4/AG.

W szczególnych przypadkach, gdy ukończenie 18. roku życia nastąpiło w trakcie trwania turnusu wypoczynkowego, nie ma konieczności podzielenia dopłaty na część objętą zwolnieniem podatkowym (okres do dnia ukończenia 18 lat) i opodatkowaną.

Obecnie przyjmuje się, że jeżeli 18. rok życia nie był ukończony w dniu rozpoczęcia wypoczynku, zwolnienie ma zastosowanie do całej dopłaty (interpretacja indywidualna Ministra Finansów z 4 grudnia 2013 r., DD3/033/272/MCA/13/RD-125985/13).

Omawiane tu zwolnienie z podatku nie będzie dotyczyło dofinansowania do wypoczynku organizowanego przez pracownika we własnym zakresie, przy którym pracownik nie posiada dokumentów od osób prowadzących działalność w zakresie organizacji wypoczynku, nawet jeśli dofinansowanie dotyczy dzieci do lat 18.

Należy zaznaczyć, że dofinansowanie z zfśs do wypoczynku pracownika może być zwolnione na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, w ramach limitu rocznego 380 zł. Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 19 grudnia 2009 r. (IBPBII/1/415-749/09/BD): Zatem jak wynika z powyższych uregulowań, ww. zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - w brzmieniu mającym zastosowanie do dochodów uzyskanych do 31 grudnia 2008 r. - dotyczyło jedynie otrzymanych przez pracowników świadczeń o charakterze rzeczowym. Jednakże z dniem 1 stycznia 2009 r. zwolnieniu podlegają również otrzymane przez pracowników świadczenia pieniężne. Tak więc w przypadku, gdy pracownicy wystąpili z wnioskiem do pracodawcy o dofinansowanie wypoczynku z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to wówczas wypłacone świadczenie pieniężne również będzie podlegało zwolnieniu w trybie art. 21 ust. 1 pkt 67 ww. ustawy pod warunkiem, iż spełnione zostaną przesłanki w nim zawarte gwarantujące zastosowanie powyższego zwolnienia.

Dofinansowanie do wypoczynku dziecka należy doliczać do przychodów pracownika. Często może być również tak, że dofinansowanie z zfśs nie jest zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 updof, ale jest zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Przykład

Pracodawca udzielił pracownikowi dofinansowania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do popularnych "wczasów pod gruszą". W sumie było to 1200 zł, po 300 zł na osobę (dla pracownika, jego żony i dwojga małoletnich dzieci). Dofinansowanie to może być zwolnione z podatku do kwoty 380 zł na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, jeżeli pracownik nie korzystał z tego zwolnienia, otrzymując wcześniej inne świadczenia, np. paczki na Wielkanoc. Pozostałą część dofinansowania (820 zł) należy doliczyć do opodatkowanego przychodu pracownika. Całość dofinansowania podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek ZUS.

Przykład

Pracodawca udzielił dofinansowania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do obozu sportowego pełnoletniego dziecka pracownika. Dofinansowanie wynosiło 800 zł. Dofinansowanie to nie jest zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 updof ze względu na wiek dziecka. Do kwoty 380 zł dofinansowanie to może być natomiast zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, jeżeli pracownik nie korzystał z tego zwolnienia przy okazji otrzymania innych świadczeń, np. paczek na Wielkanoc. Całość dofinansowania podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek ZUS.

Wzór wniosku o dofinansowanie wypoczynku dziecka

Szczecin, 13 lutego 2017 r.

Jadwiga Lewandowska

pracownik biurowy

Do

Komisji Socjalnej

Wnoszę o dofinansowanie ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wypoczynku dziecka.

Moja córka, Kamila Lewandowska, 13 lat, od 6 do 10 lutego 2017 r. uczestniczyła w obozie sportowym w Jarosławcu. Jestem jedynym żywicielem rodziny. Moje miesięczne zarobki wynoszą 2340 zł.

W załączeniu przedstawiam rachunek za obóz sportowy córki.

  • ..............................................

podpis przełożonego podpis pracownika

Decyzja

Na posiedzeniu 20 lutego 2017 r. Komisja Socjalna postanowiła przyznać Jadwidze Lewandowskiej dofinansowanie w kwocie 600 złotych, zgodnie z § 6 pkt 3 regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Przedsiębiorstwa Handlowo-Usługowego "Światowid" w Szczecinie.

......................................................

podpisy członków Komisji Socjalnej

3.6. Dofinansowanie opieki dziecka w żłobku, przedszkolu

W aktualnym stanie prawnym zwolnienie z podatku dochodowego obejmuje m.in. świadczenia finansowane z zfśs związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń (np. pracowników) w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach. Powyższe zwolnienie nie ma ograniczenia kwotowego (art. 21 ust. 67a updof).

Od 1 stycznia 2016 r. dodatkowo funkcjonuje nowe zwolnienie z podatku dochodowego - przewidziane w art. 21 ust. 67b updof - w postaci świadczeń, które nie są finansowane ze środków zfśs, a dotyczą sprawowania opieki przez dziennych opiekunów lub uczęszczania dziecka pracownika do:

  • żłobka,
  • klubu dziecięcego lub
  • przedszkola.

Powyższe placówki mogą być zarówno przyzakładowe, jak i prowadzone przez inne podmioty.

Omawiane zwolnienie jest limitowane do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty:

  • 400 zł - w przypadku objęcia dziecka pracownika opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna albo uczęszczania dziecka pracownika do żłobka lub klubu dziecięcego,
  • 200 zł - w przypadku uczęszczania dziecka pracownika do przedszkola

Od początku 2016 r. istnieje ponadto możliwość zaliczania do podatkowych kosztów uzyskania przychodów niektórych wydatków związanych z uczęszczaniem dzieci pracowników do zakładowych żłobków, klubów dziecięcych oraz przedszkoli, jeżeli koszty te nie zostały poniesione ze środków zfśs.

3.7. Pożyczki z zfśs

Jedną z popularniejszych form pomocy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest przyznawanie pożyczek na cele mieszkaniowe. Przyjmuje się, że kapitał pożyczki jako świadczenie zwrotne jest neutralny podatkowo. Oznacza to, że pracodawca udzielający pożyczki nie zaliczy jej wartości do kosztów uzyskania przychodu, a osoba otrzymująca pożyczkę nie musi zaliczać jej do przychodów.

Pożyczki z zfśs są często udzielane z niskim oprocentowaniem bądź bez oprocentowania. Przyjmuje się jednak, że oprocentowanie pożyczek z zfśs poniżej przyjętych wartości rynkowych nie powoduje, że u pożyczkobiorcy powstaje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Decyduje o tym cel tworzenia zfśs, którym jest pomoc uprawnionym osobom, a nie generowanie zysków. Postanowienia o niskim oprocentowaniu pożyczek bądź o ich nieoprocentowaniu powinny być zawarte w regulaminie zfśs. Przychód może się natomiast pojawić w momencie umorzenia takiej pożyczki.

3.7.1. Umorzenie pożyczki pracownikowi

U pracownika, któremu umorzono pożyczkę, powstaje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia, którym jest zwolnienie z długu (tak uznał m.in. naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Widzew w postanowieniu z 3 sierpnia 2006 r., IX-005/214/Z/K/06). Wartość umorzonej pożyczki należy doliczyć do przychodów ze stosunku pracy. Zakład pracy - jako płatnik - jest zobowiązany do poboru od tego przychodu zaliczki na podatek dochodowy i przekazania jej na rachunek właściwego urzędu skarbowego. Umorzona pożyczka nie podlega składkom ZUS, ponieważ świadczenia sfinansowane ze środków zfśs są wyłączone z podstawy wymiaru tych składek.

Czy każde umorzenie pożyczki będzie skutkować doliczeniem tego świadczenia do opodatkowanego dochodu? Czy w przypadku umorzenia pożyczki z powodu zdarzenia losowego, długotrwałej choroby, klęski żywiołowej czy śmierci można skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 26 updof, i potraktować umorzenie pożyczki jako zapomogę losową zwolnioną z podatku w ramach limitu rocznego 2280 zł?

Należy podkreślić, że organy podatkowe nie zaakceptują takiego rozwiązania, mimo że mogłaby za tym przemawiać wykładnia celowościowa przepisów. Słownikowa definicja pojęcia "zapomoga" oznacza "bezzwrotną pomoc finansową". Organy mogą przyjąć, że pożyczka miała charakter zwrotny w momencie udzielenia, a jej umorzenie nie zmienia jej charakteru. Zwolnienie z długu, które skutkuje umorzeniem pożyczki, jest odrębną czynnością cywilnoprawną, która prowadzi do braku zwrotu pożyczki, ale nie decyduje o jej pierwotnym charakterze. Oznacza to, że pożyczki, choćby umorzonej, nie można traktować jak świadczenia bezzwrotnego. Argument, że celem art. 21 ust. 1 pkt 26 updof jest zwolnienie z podatku wszelkiej pomocy udzielanej w przypadkach losowych, można łatwo zakwestionować tym, że zwolnienia podatkowe - jako odstępstwa od zasady powszechności opodatkowania - powinny być interpretowane w sposób ścisły, literalny. Także przyjęcie takiej interpretacji jest obarczone ryzykiem przegrania sporu z organami podatkowymi.

Przykład

Pracownik w 2017 r. zapadł na długotrwałą chorobę. Pracodawca zastanawiał się o umorzeniu mu z tego powodu pożyczki mieszkaniowej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w kwocie 2000 zł. Lepszym rozwiązaniem jest jednak przyznanie pracownikowi zapomogi losowej w kwocie 2000 zł. W przedstawionych okolicznościach zapomoga będzie zwolniona z podatku, a umorzona pożyczka może być potraktowana przez organy podatkowe jako opodatkowany przychód pracownika.

Jeszcze inne skutki podatkowe powstają wówczas, gdy umorzenie pożyczki z zfśs następuje w związku ze śmiercią pracownika. W interpretacji indywidualnej z 4 listopada 2008 r. (IBPB2/415-1261/08/MK) dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał: Jeżeli umorzenie pożyczki następuje po śmierci pożyczkobiorcy (pracownika), a regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych lub umowa o udzielenie pożyczki nie precyzują obowiązku regulowania niespłaconych rat pożyczki przez współmałżonka, wówczas pracodawca nie jest obowiązany do odprowadzenia podatku z tego tytułu i sporządzenia informacji o wysokości umorzonej pożyczki, ponieważ po stronie małżonka, w związku z umorzeniem pożyczki zmarłego pracownika, nie powstanie przychód, a w konsekwencji obowiązek podatkowy w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. (...) W świetle powyższego, wnioskodawca nie ma obowiązku doliczyć wartości pożyczki umorzonej zmarłej pracownicy do jej przychodu, jak również wykazać jej jako przychód żyjącego męża, ponieważ po stronie tych osób nie powstał przychód. Tym samym wnioskodawca nie jest również obowiązany do pobrania z tego tytułu zaliczki na podatek oraz do wystawienia tym osobom jakichkolwiek informacji. Umorzenie pożyczki (po śmierci pożyczkobiorcy) nie spowoduje także zwiększenia masy spadkowej po zmarłym i tym samym nie spowoduje zwiększenia podstawy opodatkowania podatkiem od spadków i darowizn.

Przy braku zapisu w regulaminie zfśs lub w umowie pożyczki, że spadkobiercy mają obowiązek uregulowania niespłaconej pożyczki, takie stanowisko zasługuje na aprobatę.

Jeżeli umorzenie pożyczki następuje po śmierci pożyczkobiorcy (pracownika), a w regulaminie zfśs lub w umowie o udzielenie pożyczki zapisano obowiązek uregulowania niespłaconych rat pożyczki przez spadkobiercę po śmierci pożyczkobiorcy, to udzielona pożyczka zostaje umorzona spadkobiercy, a nie pracownikowi. W tej sytuacji powstaje przychód z innych źródeł, który uzyskuje spadkobierca przejmujący obowiązki dłużnika. Pożyczkodawca ma obowiązek wystawić spadkobiercy informację PIT-8C.

3.7.2. Umorzenie pożyczki byłemu pracownikowi

Umorzenie pożyczki żyjącemu emerytowi lub renciście - byłemu pracownikowi obliguje zakład pracy do rozliczenia 10% zryczałtowanego podatku od przychodu, którym jest wartość umorzonej pożyczki. W przypadku umorzenia pożyczki zmarłemu emerytowi lub renciście sytuacja wygląda podobnie jak u pracownika, ponieważ wszystko zależy od zapisów regulaminu zfśs lub umowy pożyczki. Jeżeli nie ma zapisu o obowiązku spłaty pożyczki przez spadkobiercę, umorzenie pożyczki nie powoduje powstania przychodu u spadkobierców. Przy zapisie, że spadkobiercy mają obowiązek uregulowania pożyczki, jej umorzenie po śmierci emeryta lub rencisty - byłego pracownika powoduje powstanie przychodu u spadkobiercy z innych źródeł. Zakład pracy wystawia wtedy spadkobiercy informację PIT-8C, a spadkobierca rozlicza ten przychód w zeznaniu rocznym.

3.8. Imprezy integracyjne a zfśs

Odrębnym zagadnieniem jest organizacja różnego rodzaju imprez integracyjnych dla pracowników. Często są one związane z wypoczynkiem i rekreacją, ale ich głównym celem jest motywacja pracowników, wzrost poczucia integracji zespołów pracowniczych, co przekłada się na efektywność ich pracy. Ten typ imprez zasadniczo powinien być finansowany z innych środków niż zfśs, ponieważ charakter socjalny schodzi tu na dalszy plan.

Niemniej jednak imprezy integracyjne są świadczeniem nieodpłatnym i nie stanowią dla pracowników przysporzenia majątkowego. Trybunał Konstytucyjny, który zajął się sprawą opodatkowania takich świadczeń, w wyroku z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) orzekł, że (...) nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty podlega podatkowi dochodowemu.

Pracodawcy oferują pracownikom całą gamę świadczeń, które leżą niejako wpół drogi między gratyfikacją (rzeczową czy w postaci usługi), przyznaną pracownikowi jako element wynagrodzenia za pracę, która jest objęta podatkiem dochodowym, a wymaganymi przez odpowiednie przepisy świadczeniami ze strony pracodawcy, które służą stworzeniu odpowiednich warunków pracy i które są zwolnione z tego podatku (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof) (...).

Tylko świadczenia uzyskiwane od pracodawcy, które powiększają m.in. aktywa pracowników, albo prowadzą do zaoszczędzenia przez nich wydatków, stanowią realne przysporzenie majątkowe i w obiektywnej ocenie taki rodzaj świadczenia leży w interesie pracownika. Wówczas takie świadczenie stanowi niejako korzyść majątkową i prowadzi do pojawienia się po stronie pracownika dochodu podlegającego opodatkowaniu.

!

Świadczenia pracownicze objęte podatkiem dochodowym muszą prowadzić do uzyskania korzyści majątkowej lub do pojawienia się po stronie pracownika dochodu.

Należy przyjąć, że opodatkowaniu i oskładkowaniu podlegają przychody uzyskiwane przez pracownika, jeśli (wszystkie poniższe przesłanki muszą zostać spełnione łącznie):

  • skorzystał z nich dobrowolnie (za jego zgodą),
  • przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
  • korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnie (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich).

Wobec powyższego udział w imprezie integracyjnej nie powoduje wymiernej korzyści i po stronie pracownika nie wystąpi zaoszczędzenie wydatku. Zdaniem Trybunału Konstytucyjnego (...) trudno też poważnie utrzymywać, że przychodem pracownika z umowy o pracę czy stosunku służbowego jest możliwość okazjonalnego uczestnictwa w obiedzie czy kolacji, a wartość zjedzonych przez niego potraw i wypitych napojów wyznacza podstawę opodatkowania (...).

Podstawa prawna:

art. 1-3, art. 5-5d, art. 6-10, art. 21a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255),
art. 16, art. 94, art. 2419, art. 24112 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962),
art. 21 ust. 1 pkt 11, 26, 38, 67, 67a, 78 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1530).

4. Fundusz socjalno-bytowy

Działalność socjalna pracodawców nie ogranicza się tylko do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawcy, którzy nie tworzą zfśs i nie wypłacają pracownikom świadczeń urlopowych, prowadzoną przez siebie działalność socjalną mogą zorganizować w dowolny sposób, np. tworząc fundusz socjalno-bytowy. Celem funduszu socjalno-bytowego, podobnie jak zfśs, może być prowadzenie przez pracodawcę działalności socjalnej na rzecz pracowników. Zasady i warunki przyznawania pomocy rzeczowej czy pieniężnej w ramach funduszu socjalno-bytowego powinny wynikać z zapisów regulaminu tego funduszu.

4.1. Zasady tworzenia funduszu

Tworzenie i zasady działania funduszu socjalno-bytowego nie wynikają z żadnych powszechnie obowiązujących przepisów. Fundusz na cele socjalno-bytowe tworzą m.in. na podstawie układu zbiorowego pracy pracodawcy, u których nie funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Pracodawca, chcąc utworzyć taki fundusz, nie musi spełniać żadnych dodatkowych wymagań, gdyż powszechnie obowiązujące przepisy nie regulują kwestii dotyczącej tworzenia i wydatkowania środków funduszu socjalno-bytowego.

Jedynym aktem prawnym w tym zakresie jest rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, które zwalnia ze składek świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zfśs. Należy zatem przyjąć, że do powstania funduszu socjalno-bytowego i do skorzystania ze zwolnień ze składek ZUS świadczeń przyznanych z tego funduszu wystarczające jest zawarcie lub posiadanie układu zbiorowego pracy. Dla pracodawców, u których nie ma układu zbiorowego i którzy zamierzają utworzyć fundusz socjalno-bytowy na innej podstawie niż układ zbiorowy, takie rozwiązanie jest nieopłacalne ze względu na konieczność opłacania składek na ubezpieczenia społeczne od przyznanych świadczeń.

Strony układu zbiorowego mogą dokonać wyboru dużej liczby spraw, które chcą objąć jego postanowieniami. Układ zbiorowy określa przede wszystkim uprawnienia pracowników, przez co należy rozumieć zarówno zapewnienie im określonych praw, jak i obowiązków wynikających z przepisów. Nie ma więc przeszkód, aby w układzie były zamieszczane te obowiązki, które nie są uregulowane przepisami prawa pracy, pod warunkiem że nie spowodują pogorszenia sytuacji pracowników. Wśród spraw regulowanych przez układy zbiorowe pracy mogą znajdować się m.in. warunki tworzenia i funkcjonowania funduszu socjalno-bytowego dla pracowników.

!

Warunki tworzenia i funkcjonowania funduszu socjalno-bytowego mogą znajdować się w układzie zbiorowym pracy.

Pracodawca, tworząc fundusz socjalno-bytowy, w układzie zbiorowym pracy powinien:

  • określić sposób tworzenia tego funduszu (np. wykorzystując te same zasady, które obowiązują przy tworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych),
  • zdefiniować przeznaczenie tego funduszu (celami bytowymi są np. zakwaterowanie pracowników, ich leczenie, zbiorowe żywienie itp.),
  • określić krąg osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń finansowanych z tego funduszu,
  • ustalić zasady ubiegania się i przyznawania świadczeń z funduszu (w tym przypadku nie muszą być stosowane te same kryteria socjalne, które zostały określone w ustawie o zfśs).

Uszczegółowienie powyższych zasad powinno znajdować się w regulaminie funduszu socjalno-bytowego opracowanego przez pracodawcę w porozumieniu ze związkami zawodowymi.

4.2. Przeznaczenie funduszu

Podstawowym celem, dla którego pracodawcy tworzą fundusz socjalno-bytowy, jest zapewnienie pomocy pracownikom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej i rodzinnej. Fundusz na cele socjalno-bytowe jest bowiem zakładowym funduszem specjalnym tworzonym w celu realizacji socjalnych potrzeb pracowników (będą nimi potrzeby pracowników niezwiązane bezpośrednio z wynagrodzeniem, np. zapomogi, świadczenia związane z wypoczynkiem urlopowym pracowników itp.).

Ze względu na brak ustawowych ograniczeń dotyczących zasad gospodarowania środkami tego funduszu, pracodawcy mogą określić te reguły po uzgodnieniu ze związkami zawodowymi. Zakres działalności socjalnej funduszu socjalno-bytowego może być znacznie szerszy niż w przypadku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pojęcie działalności socjalnej i bytowej nie jest w tym przypadku zdefiniowane i ograniczone przepisami. Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz socjalno-bytowy mogą zatem prowadzić działalność w granicach zfśs, jak również ograniczać ją lub rozszerzać. Taki fundusz daje pracodawcom znacznie większe możliwości w określaniu, na jakie cele i w jaki sposób jego środki będą wydatkowane.

4.3. Świadczenia z funduszu - warunki przyznawania

Z funduszu socjalno-bytowego pracodawcy mogą finansować wszelkie świadczenia, które co do zasady nie mogłyby być finansowane ze środków zfśs, np.:

  • koszty prowadzenia tzw. przyzakładowego żywienia zbiorowego (stołówek, restauracji, barów itp.),
  • opiekę zdrowotną dla pracowników i współpracowników,
  • koszty dojazdów do pracy,
  • wydatki związane bezpośrednio z obchodami jubileuszy zakładowych, świąt branżowych, kościelnych itp.

Rodzaje przyznawanych świadczeń, zasady i warunki przyznawania pomocy rzeczowej czy pieniężnej w ramach funduszu socjalno-bytowego powinny wynikać z zapisów regulaminu funduszu.
Pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi może dowolnie określić świadczenia przyznawane z funduszu socjalno-bytowego. Świadczenia mogą być zwrotne, częściowo zwrotne lub bezzwrotne. Niezależnie od rodzaju świadczeń, zasady ich przyznawania i ewentualnego zwrotu powinny być dokładnie określone w regulaminie funduszu socjalno-bytowego. W regulaminie funduszu pracodawcy mogą również przewidzieć przyznawanie tych samych świadczeń, które nazwą odpowiadają świadczeniom, jakie można sfinansować z zfśs. Nie oznacza to jednak, że takie świadczenie jest świadczeniem z zfśs.

!

Przyznawanie z funduszu socjalno-bytowego tych samych świadczeń, które nazwą odpowiadają świadczeniom, jakie można sfinansować z zfśs, nie oznacza, że takie świadczenie pochodzi z zfśs.

Podobnie jest z katalogiem osób uprawnionych do świadczeń z funduszu. W tym przypadku pracodawca również nie musi podporządkowywać się żadnym przepisom. Powinien jednak pamiętać, aby kryteria doboru osób uprawnionych do świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu nie były dyskryminujące dla pozostałych zatrudnionych u niego osób.

Przeważnie osobami uprawnionymi do korzystania ze świadczeń z funduszu socjalno-bytowego są pracownicy opłacający składki na ten fundusz. W regulaminie funduszu należy zatem wskazać, kto jest uprawniony do świadczeń.

Przykładowe postanowienia regulaminu funduszu socjalno-bytowego

(...)

§ 3

1. Fundusz socjalno-bytowy tworzy się na rzecz pracowników, opłacających systematycznie składki członkowskie przez okres 2 lat, oraz bliskich im osób.

2. Przez osoby bliskie dla członka funduszu należy rozumieć:

1) współmałżonka,

2) dzieci własne, przysposobione, pasierbów,

3) inną osobę wskazaną przez członka funduszu.

§ 4

Z funduszu socjalno-bytowego mogą być przyznawane zapomogi z tytułu:

1) indywidualnych zdarzeń losowych,

2) długotrwałej choroby,

3) śmierci.

§ 5

1. Z tytułu zdarzeń losowych może zostać przyznana zapomoga do 1000 zł.

2. W przypadku:

1) nagłego, ostrego zachorowania, choroby nowotworowej - może zostać przyznana raz w roku zapomoga do 1000 zł,

2) choroby przewlekłej - może zostać przyznana raz na 2 lata zapomoga do 500 zł,

3) zaostrzenia choroby przewlekłej - może zostać przyznana raz w roku zapomoga do 500 zł, pod warunkiem dostarczenia aktualnego zaświadczenia o stanie zdrowia chorego pracownika lub członka jego rodziny.

3. W przypadku zgonu członka funduszu przysługuje jednorazowa zapomoga do 1000 zł, do której mają prawo:

  1. małżonek,
  2. dzieci własne, przysposobione, pasierbowie,
  3. osoba wskazana przez zmarłego w polisie ubezpieczeniowej, a jeżeli zmarły jej nie posiadał - prawo do zapomogi przysługuje małżonkowi.

Zapomogę może otrzymać tylko jedna osoba.

(...)

Źródłem finansowania funduszu socjalno-bytowego są przeważnie składki pracowników i środki obrotowe pracodawcy.

4.4. Obciążenia podatkowo-składkowe związane z funduszem

Organizując pomoc socjalną w formie funduszu socjalno-bytowego, pracodawca może przyznawać świadczenia, które są zwolnione ze składek ZUS. Podstawowym warunkiem jest utworzenie funduszu socjalno-bytowego w ramach układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Przyznane na tej podstawie świadczenia z funduszu są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do wysokości odpisu podstawowego wynikającego z ustawy o zfśs.

Świadczenia przyznane z tego funduszu co do zasady podlegają natomiast opodatkowaniu w pełnej wysokości. Wyjątek dotyczy dopłat do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie (w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych), oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do lat 18 (art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a updof).

Korzystanie z funduszu musi odbywać się na zasadach uznanych za działalność socjalną na rzecz pracowników, a zatem pracodawca powinien np. różnicować wysokość i rodzaj świadczeń przyznawanych uprawnionym osobom. W przeciwnym razie ZUS może słusznie zakwestionować zwolnienie ze składek świadczeń finansowanych z funduszu socjalno-bytowego. Wówczas od przekazanych świadczeń pracodawca ma obowiązek naliczyć składki i odprowadzić je do ZUS wraz z należnymi odsetkami.

Podstawa prawna:

art. 9, art. 771-772, art. 238-24130 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeksu pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962),
§ 2 pkt 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949),

art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost. zm. Dz.U. z 2017 r., poz. 1530),
art. 23 ustawy z 13
października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778).

Wykorzystane materiały pochodzą z zasobów INFOR PL S.A.

5. Przydatne przepisy

USTAWA

z dnia 4 marca 1994 r.
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
(j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255)

Rozdział 1
Przepisy ogólne

Art. 1. [Zakres regulacji]

1. Ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej "Funduszem", i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

2. Minister właściwy do spraw wewnętrznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw pracy oraz ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, w stosunku do pracowników zatrudnionych w podległych mu jednostkach sfery budżetowej, niebędących funkcjonariuszami lub żołnierzami zawodowymi, a Minister Sprawiedliwości w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw pracy oraz ministrem właściwym do spraw finansów publicznych w stosunku do pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej więziennictwa, niebędących funkcjonariuszami Służby Więziennej, określą, w drodze rozporządzenia:

1) sposób tworzenia i gromadzenia środków Funduszu;
2) wysokość odpisu na Fundusz, jednak nie wyższą od określonej w ustawie.

3. Minister Obrony Narodowej w porozumieniu z Ministrami Pracy i Polityki Socjalnej oraz Finansów może określić, w drodze rozporządzenia, sposób tworzenia i gromadzeniaśrodków Funduszu oraz wysokość odpisu na Fundusz - jednak nie wyższą od określonej w ustawie - w stosunku do pracowników cywilnych wojska.

Art. 2. [Definicje]

Użyte w ustawie określenia oznaczają:

1) działalność socjalna - usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową;
2) coroczny odpis podstawowy - równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy Funduszu w wysokości określonej w art. 5, na zasadach określonych w art. 6 ust. 2;
3) (uchylony)
4) zakładowe obiekty socjalne - ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej;
5) osoby uprawnione do korzystania z Funduszu - pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów - byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu;
6) przedsiębiorca - osobę fizyczną, osobę prawną, a także jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, jeżeli przedmiot jej działania obejmuje prowadzenie działalności gospodarczej.

Rozdział 2
Tworzenie Funduszu

Art. 3. [Pracodawcy tworzący Fundusz]

1. Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

1a. (uchylony)

1b. (uchylony)

1c. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

2. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

3. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4-6.

3a. Pracodawcy, o których mowa w ust. 3, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

3b. U pracodawców, o których mowa w ust. 3, zatrudniających co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania; art. 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

4. Wysokość świadczenia urlopowego, o którym mowa w ust. 3, nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 - odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

5. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

5a. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, o którym mowa w ust. 5.

6. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników.

7. (uchylony)

Art. 4. [Postanowienia układów zbiorowych pracy]

1. U pracodawców, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 1c, układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz; może również postanawiać, że Fundusz nie będzie tworzony.

2. U pracodawców określonych w art. 3 ust. 1 i 1c, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawach, o których mowa w ust. 1, może zawierać regulamin wynagradzania.

3. Jeżeli u pracodawcy, o którym mowa w ust. 2, nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Funduszlub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem, o którym mowa w art. 8 ust. 2.

Art. 5. [Wysokość odpisu podstawowego]

1. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

2. Wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

2a. Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

3. Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.

3a. (uchylony)

3b. (uchylony)

4. Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

5. Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

5a. Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu mogą zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

6. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych, w celu naliczania odpisu na Fundusz, biorąc pod uwagę w szczególności liczbę osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym.

7. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne, o którym mowa w ust. 2, ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku.

8. Przepisów ust. 1-7 nie stosuje się do:

1) uczelni publicznych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym;
2) szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela.

8a. Odpisy i zwiększenia, o których mowa w art. 5, 13 i 14, u pracodawcy tworzą jeden Fundusz.

Art. 5a. [Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2012 r.]

W 2012 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7.

Art. 5b. [Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2013 r.]

W 2013 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7.

Art. 5c. [Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2014 r.]

W 2014 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7.

Art. 5d. [Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2015 r.]

W 2015 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7.

Art. 5e. [Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2016 r.]

W 2016 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7.

Art. 5f. [Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2017 r.]

W 2017 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7.

Art. 6. [Przekazanie odpisów na rachunek bankowy Funduszu]

1. Odpisy i zwiększenia, o których mowa w art. 3-5 i 6a, oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3, obciążają koszty działalności pracodawcy.

2. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3.

2a. Przepisów ust. 2 oraz art. 12 ust. 1 nie stosuje się do pracodawców, o których mowa w art. 3 ust. 3.

3. (uchylony)

Art. 6a. [Pracodawca rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym]

1. Pracodawca, rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, zobowiązany do utworzenia Funduszu, dokonuje, z zastrzeżeniem ust. 1a, odpisu na Fundusz od następnego roku kalendarzowego.
1a. Jeżeli rozpoczęcie działalności następuje w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawca, o którym mowa w art. 3 ust. 1c i 2, tworzą Fundusz.

2. (uchylony)

Art. 7. [Zwiększanie środków Funduszu]

1. Środki Funduszu zwiększa się o:

1) wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych - korzystających z działalności socjalnej, o której mowa w art. 2 pkt 1;
2) darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych;
3) (uchylony)
4) odsetki od środków Funduszu;
5) wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe;
6) wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego;
7) przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych;
8) przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych;
9) inne środki określone w odrębnych przepisach.

1a. Za przychód ze sprzedaży lub likwidacji, o którym mowa w ust. 1 pkt 7 i 8, uważa się przychód ze sprzedaży lub likwidacji pomniejszony o koszty tej sprzedaży lub likwidacji.

2. Zwiększenia, o których mowa w ust. 1 pkt 7 i 8, nie dotyczą pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji, z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych likwidowanych w celu prywatyzacji.

3. W razie przejścia zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia Funduszu, Fundusz pracodawcy przejmującego przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania Funduszu pracodawcy przekazującego.

3a. W razie przejścia zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy na pracodawcę, który nie jest zobowiązany do tworzenia Funduszu, pracodawca przejmujący przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania Funduszu pracodawcy przekazującego. Nadwyżka przejętych środków pieniężnych wraz z odsetkami oraz przejętych należności wraz z odsetkami nad przejętymi zobowiązaniami wraz z odsetkami nie stanowi przychodu pracodawcy przejmującego, jest gromadzona na odrębnym rachunku bankowym lub wydzielonym subkoncie i podlega wydatkowaniu na zasadach określonych ustawą dla dokonywania wydatków z Funduszu. Art. 8 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

3b. W razie przejścia części zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia Funduszu, Fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, o równowartość środków pieniężnych Funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania Funduszu - według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście.

3c. Zasady podziału środków pieniężnych stanowiących równowartość odpisu podstawowego, obciążającego koszty pracodawcy przekazującego, dotyczącego roku, w którym następuje przejście części zakładu pracy, określa porozumienie między pracodawcami.

3d. Przekazanie środków, o których mowa w ust. 3b i 3c, następuje w terminie 30 dni od daty przejścia części zakładu pracy, chyba że porozumienie, o którym mowa w ust. 3c, stanowi inaczej.

4. Przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki Funduszu z zysku netto do podziału, a spółdzielnie - z nadwyżki bilansowej.

Art. 8. [Przyznawanie usług i świadczeń]

1. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

2. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

2a. (uchylony)

3. Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz.

Art. 9. [Wspólna działalność socjalna pracodawców]

1. Pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Przepisy art. 8 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

2. (uchylony)

3. Umowa, o której mowa w ust. 1, określa w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu.

Art. 10. [Administracja środkami Funduszu]

Środkami Funduszu administruje pracodawca.

Art. 11. [Przejście środków Funduszu na rok następny]

Środki Funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Art. 12. [Gromadzenie, egzekucja środków Funduszu]

1. Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.

2. Środki Funduszu nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami Funduszu.

Art. 12a. [Kara grzywny]

1. Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny.

2. W sprawach, o których mowa w ust. 1, orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Rozdział 3
Zmiany w przepisach obowiązujących oraz przepisy przejściowe i końcow
e

Art. 13-19. (pominięte)

Art. 20. [Pojęcie zakładowego funduszu socjalnego, zakładowego funduszu mieszkaniowego]

Ilekroć w innych ustawach jest mowa o zakładowym funduszu socjalnym i zakładowym funduszu mieszkaniowym, oznacza to zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony na zasadach określonych w ustawie.

Art. 21. [Przejście środków na Fundusz]

Niewykorzystane środki zakładowego funduszu socjalnego i zakładowego funduszu mieszkaniowego przechodzą na Fundusz.

Art. 21a. [Spółdzielnie]

W rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną przepisy ustawy mogą być również stosowane do członków tych spółdzielni. Decyzje w tym zakresie podejmuje walne zgromadzenie spółdzielni.

Art. 22. [Przepisy uchylone]

Traci moc ustawa z dnia 24 października 1986 r. o zakładowych funduszach socjalnym i mieszkaniowym w jednostkach gospodarki uspołecznionej (Dz. U. z 1990 r. poz. 343, z 1991 r. poz. 350 oraz z 1992 r. poz. 85).

Art. 23. [Wejście w życie]

Ustawa wchodzi w życie z dniem ogłoszenia z mocą od dnia 1 stycznia 1994 r.

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK