Regulamin wynagradzania, podobnie jak regulamin pracy, należy do zakładowych źródeł prawa pracy. Jego postanowienia nie mogą być zatem mniej korzystne dla pracowników niż przepisy aktów szczególnych dotyczących danej grupy zawodowej czy ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), jak również postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych (art. 9 k.p.). Oznacza to zatem, że wszelkie postanowienia zawarte w regulaminie wynagradzania, będące mniej korzystne dla pracowników, niż przewidują to pozostałe źródła prawa pracy wyższej rangi, są z mocy prawa nieważne.

Regulamin wynagradzania, podobnie jak pozostałe zakładowe źródła prawa pracy, kształtuje prawa i obowiązki stron stosunku pracy u pracodawcy, u którego obowiązuje. W praktyce oznacza to przyjęcie przez pracodawcę określonych obowiązków związanych z wypłatą przysługującego pracownikom wynagrodzenia za pracę oraz innych dodatkowych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Obowiązek ten wiąże pracodawcę w zakresie postanowień obowiązującego u niego regulaminu wynagradzania. Natomiast po stronie pracownika regulacje zawarte w obowiązującym regulaminie wynagradzania dają mu możliwość skutecznego domagania się przysługujących na tej podstawie świadczeń. W tym bowiem zakresie regulamin wynagradzania jest uzupełnieniem postanowień zawartych w umowie o pracę. W praktyce oznacza to, że pracownikowi przysługuje zarówno wynagrodzenie za pracę określone w zawartej z nim umowie o pracę, jak i świadczenia wynikające z postanowień obowiązującego regulaminu wynagradzania.

Z ORZECZNICTWA

Przepisy regulaminu premiowania (wynagradzania) nie mają zastosowania, jeżeli prawo do premii i jej wysokość zostały dla pracownika określone korzystniej w umowie o pracę.

Wyrok SN z 22 września 1999 r.,sygn. akt I PKN 262/99

Zakres regulacji i obowiązywania regulaminu wynagradzania

Ogólny obowiązek utworzenia regulaminu wynagradzania spoczywa bezpośrednio na pracodawcy zatrudniającym co najmniej 20 pracowników, pod warunkiem że nie są oni objęci zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy (art. 77² k.p.). Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki dotyczące w szczególności pracowników sfery budżetowej:

● dla pracowników jednostek sfery budżetowej regulamin wynagradzania tworzony jest niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników (np. regulamin dla pracowników samorządowych tworzony jest na podstawie art. 39 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych; dalej: ustawa o pracownikach samorządowych),

● regulaminy wynagradzania w jednostkach sfery budżetowej tworzone są tylko dla grupy pracowników (np. w przypadku pracowników samorządowych będą to pracownicy zatrudnieni na podstawie umów o pracę - art. 39 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych).

Ograniczenia w tworzeniu regulaminu wynagradzania wynikają bezpośrednio z samych przepisów k.p. Określają one grupy zawodowe, których nie obejmuje się postanowieniami układów zbiorowych oraz nie tworzy się dla nich regulaminów wynagradzania. Należą do nich:

1) członkowie korpusu służby cywilnej;

2) pracownicy urzędów państwowych zatrudnieni na podstawie mianowania i powołania;

3) pracownicy samorządowi zatrudnienia na podstawie wyboru i powołania w:

● urzędach marszałkowskich,

● starostwach powiatowych,

● urzędach gminy,

● biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego,

● biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego;

4) sędziowie i prokuratorzy (a od 1 stycznia 2016 r. również asesorzy sądowi)

- art. 239 § 3 k.p. w zw. z art. 77² § 5 k.p.

Ponadto regulamin wynagradzania nie może ustalać warunków wynagradzania również w stosunku do osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (art. 241²⁶ k.p. w zw. z art. 77² § 5 k.p.).

ZAPAMIĘTAJ!

Regulaminu wynagradzania nie wprowadza się dla pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej, dla których zasady wynagradzania określone są na podstawie odrębnych przepisów (art. 77³ k.p.).

Właściwie wprowadzony regulamin wynagradzania będzie obowiązywał w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym zakładzie pracowników, z wyjątkiem grup pracowników, o których była mowa wcześniej. W przypadku pozostałych pracowników nie jest możliwe wyłączenie określonej ich grupy w treści regulaminu (tak jak może mieć to miejsce w przypadku układu zbiorowego), w stosunku do której nie będzie miał on zastosowania. Nie oznacza to tym samym, że każdy pracownik ma prawo do wszystkich świadczeń określonych w regulaminie. W regulaminie wynagradzania można określić świadczenia pieniężne przysługujące tylko określonym pracownikom, np. ze względu na przynależność do określonej grupy zawodowej (np. z taką właśnie sytuacją będziemy mieli do czynienia w szkołach prowadzonych przez organy samorządu terytorialnego; w szkole będą obowiązywać dwa regulaminy wynagradzania - jeden dla pracowników niepedagogicznych szkoły, którzy są jednocześnie pracownikami samorządowymi, a drugi - dla nauczycieli).

ZAPAMIĘTAJ!

W jednostkach samorządu terytorialnego postanowienia regulaminów wynagradzania obejmą tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę.

Kolejna zasada, o jakiej należy wspomnieć, dotyczy pracowników zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy, czyli pracowników zatrudnionych np. na podstawie umów cywilnych. Pracowników tych postanowienia regulaminu wynagradzania nie obowiązują. Regulamin wynagradzania nie może być stosowany wobec takich osób. To odróżnia go od układów zbiorowych pracy, które swoimi postanowieniami mogą obejmować również współpracowników.

Procedura wprowadzania regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania (art. 77² § 4 k.p.). Uzgodnienia treści regulaminu z organizacją związkową powinny polegać na uzyskaniu akceptacji lub braku zastrzeżeń ze strony związku zawodowego, co do wszystkich postanowień proponowanego przez pracodawcę regulaminu. W razie braku zgody związku zawodowego na treść regulaminu nie może on być wprowadzony przez pracodawcę samodzielnie.

Pracodawca, który samodzielnie decyduje o wprowadzeniu regulaminu, nie ma obowiązku konsultowania jego treści czy też samego zatwierdzenia regulaminu z pracownikami.

Jeżeli u danego pracodawcy działa kilka organizacji związkowych, obowiązek uzgodnienia treści regulaminu istnieje nadal. Przy prowadzeniu negocjacji ze związkami zawodowymi zastosowanie będą miały przepisy ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (dalej: ustawa o związkach zawodowych). W sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi, czyli np. w przypadku uzgadniania treści regulaminu wynagradzania, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni od dnia otrzymania projektu regulaminu.

ZAPAMIĘTAJ!

Przedstawienie przez organizacje związkowe negatywnego stanowiska w sprawie treści regulaminu wynagradzania spowoduje, że regulamin ten nie będzie mógł wejść w życie.

Brak wspólnego stanowiska organizacji związkowych w terminie 30 dni daje pracodawcy prawo ustalenia treści regulaminu samodzielnie - po uprzednim rozpatrzeniu odrębnych stanowisk poszczególnych organizacji związkowych (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych). W przypadku braku porozumienia pomiędzy organizacjami związkowymi w kwestii treści regulaminu wynagradzania stanowiska poszczególnych organizacji związkowych mają jedynie charakter opiniodawczy.

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 6 k.p.). Do najczęściej stosowanych i dopuszczalnych sposobów podawania regulaminu do wiadomości pracowników zaliczyć należy:

● wywieszenie regulaminu w miejscu przyjętym u danego pracodawcy dla ogłoszeń,

● doręczenie egzemplarza regulaminu każdemu pracownikowi,

● wyłożenie regulaminu w dziale personalnym,

● rozesłanie regulaminu do kierowników oddziałów z poleceniem zapoznania z nim pracowników.

Niezależnie od przyjętej w danym zakładzie pracy formy informowania pracowników istotne jest, aby pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią regulaminu.

Na pracodawcy ciąży obowiązek poinformowania pracowników o wejściu w życie regulaminu wynagradzania, jak również o każdej zmianie jego treści. Zasada ta dotyczy również utraty mocy obowiązującej przez regulamin.

Treść regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania musi określać warunki i zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę (art. 77² § 1 k.p.). Ponadto w regulaminie wynagradzania mogą być określone także inne świadczenia związane z pracą oraz zasady ich przyznawania (art. 77² § 2 k.p.). Mówiąc o wynagrodzeniu za pracę, należy rozumieć zarówno wynagrodzenie zasadnicze pracownika, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia.

Biorąc pod uwagę fakt różnorodności składników wynagrodzenia przyznawanych pracownikom, można dokonać następującego podziału elementów wynagrodzenia pracownika:

● wynagrodzenie zasadnicze,

● dodatkowe składniki wynagrodzenia,

● dodatkowe świadczenia wynikające ze stosunku pracy.

Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych

Przy tworzeniu regulaminu wynagradzania zasadnicze znaczenie będzie miał rodzaj jednostki. Przykładowo pracownicy samorządowi podlegają przepisom ustawy o pracownikach samorządowych. Kierownik jednostki samorządowej w regulaminie wynagradzania w ramach posiadanych własnych środków finansowych powinien ustalić szczegółowy sposób i warunki wynagradzania, w tym przyznawania nagród i premii, oraz ewentualnie wprowadzić szczegółowe wymagania kwalifikacyjne dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie stosownie do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych (art. 36 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych). Ustawa o pracownikach samorządowych wyróżnia obligatoryjne i fakultatywne składniki wynagrodzenia.

Do obligatoryjnych składników wynagradzania ustawa zalicza:

● wynagrodzenie zasadnicze,

● dodatek za wieloletnią pracę,

● nagrodę jubileuszową oraz jednorazową odprawę w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,

● dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Fakultatywnymi składnikami wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę są natomiast:

● dodatek specjalny,

● dodatek funkcyjny.

Ponadto pracownikowi samorządowemu za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej może być również przyznana nagroda. Pracodawca w regulaminie wynagradzania może określić warunki i sposób przyznawania innych dodatków.

Przykładowy regulamin wynagradzania pracowników samorządowych przedstawia wzór 1.

Wzór 1. Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych

Przykład

Czy pracodawca ma uprawnienia do podwyższania lub obniżania wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych w regulaminie wynagradzania, czy powinien ściśle stosować się do przepisów rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych określającego minimalne wymagania dotyczące poziomu wykształcenia, umiejętności i stażu pracy danego pracownika?

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych określają tzw. podstawowe wymagania, jakie musi spełnić pracownik samorządowy. Pracodawca nie może zatem zrezygnować ze stosowania takich kryteriów. Może natomiast poszerzyć katalog wymagań kwalifikacyjnych w taki sposób, aby odpowiadał stanowisku i charakterowi pracy na nim wykonywanej.

Regulaminy nagradzania pracowników

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych przewidują, że pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej można przyznać nagrodę (art. 36 ust. 6 ustawy o pracownikach samorządowych). W związku z tym, że brak jest szczegółowych wytycznych dotyczących kryteriów i zasad przyznawania pracownikom takich nagród, mogą one zostać określone przez pracodawcę w regulaminie nagradzania.

ZAPAMIĘTAJ!

Regulaminy dotyczące zasad przyznawania nagród mogą stanowić integralną część regulaminów wynagradzania pracowników lub mogą być odrębnym aktem wewnętrznym.

Niezależnie od tego, w jaki sposób regulacje związane z przyznawaniem pracownikom nagród zostaną określone, nie ma to wpływu na ich zakres regulacji i moc prawną. W przypadku gdy pracodawca ustali zasady nagradzania swoich pracowników w odrębnym regulaminie nagradzania, będzie on i tak częścią szeroko pojętego regulaminu wynagradzania. Taki regulamin stanowi bowiem akt wspomagający prawidłowe wynagradzanie pracowników.

Przykładowy regulamin przyznawania nagród pracownikom samorządowym przedstawia wzór 2.

Wzór 2. Regulamin przyznawania nagród dla pracowników samorządowych

MAGDALENA KASPRZAK

doktor nauk prawnych, wykładowca, były pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalista w zakresie prawa pracy i wynagrodzeń

PODSTAWY PRAWNE

● art. 9, art. 77², art. 77³, art. 239, art. 241¹³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1240)

● art. 30, art. 34 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 167; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1240)

● art. 6, art. 36, art. 38, art. 39 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1202; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1220)

● rozporządzenie Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1786)

W jednym z kolejnych dodatków "Kadry i płace w sferze budżetowej" - artykuł: Polecenie wyjazdu służbowego i rozliczenie delegacji.