Regulamin wynagradzania w związku ze zmianą rozporządzenia płacowego

Po zmianie rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych może okazać się, że powinny zostać zmienione regulaminy wynagradzania jednostek. Nie trzeba ich modyfikować tylko wtedy, gdy wewnętrzne akty pracodawcy, obowiązujące przed zmianą, nie są niezgodne z nowymi przepisami. W artykule sprawdzimy, czy modyfikacje są konieczne i w jakim trybie ich się dokonuje.

Od 19 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie Rady Ministrów z 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (dalej: rozporządzenie płacowe), które zastąpiło rozporządzenie Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. o takim samym tytule. Konieczność wydania nowego aktu płacowego związane było z nowelizacją z 15 września 2017 r. ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej: ustawa o pracownikach samorządowych). Nowela ta w art. 3 przewidziała, że dotychczasowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 37 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych zachowują moc do dnia wejścia w życie nowych przepisów, nie dłużej niż przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji, czyli do 19 maja 2018 r.

Zastąpienie dotychczasowego rozporządzenia płacowego nowym aktem może powodować konieczność wydania m.in. w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, centrach integracji społecznej oraz jednostkach organizacyjnych wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej nowych lub znowelizowanych regulaminów wynagradzania.

Zakres koniecznych zmian

Regulaminy wynagradzania były wprowadzane zarządzeniem kierownika danej jednostki. Jeżeli w stosownym zarządzeniu jedyną podstawą prawną jest art. 39 ustawy o pracownikach samorządowych, to zmiana regulaminu wynagradzania w związku z wejściem w życie nowego rozporządzenia płacowego nie będzie wymagana. Zasadna będzie jedynie nowelizacja regulaminu i ujęcie w nim nowych limitów minimalnych wynagrodzeń dla niektórych stanowisk. Niewątpliwie jednak część zarządzeń w swojej podstawie prawnej powoływać mogła się na rozporządzenie Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. W takiej sytuacji konieczne jest wydanie nowego zarządzenia, wobec utraty mocy obowiązującej dotychczasowego rozporządzenia Rady Ministrów.

Należy wziąć pod uwagę, że obowiązkowym postanowieniem regulaminu wynagradzania w jednostce pomocy społecznej (jednostce systemu pieczy zastępczej) powinien być zapis dotyczący wymagań kwalifikacyjnych zatrudnionych pracowników. Podstawę do określenia wymagań kwalifikacyjnych dla poszczególnych stanowisk stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia płacowego (tabela III - Jednostki organizacyjne pomocy społecznej, centra integracji społecznej oraz jednostki organizacyjne wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej).

Poziom minimalnego wynagrodzenia

Załącznik nr 3 zawiera uregulowania dotyczące pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w urzędach gmin, miast (miast na prawach powiatu), starostwach powiatowych, urzędach marszałkowskich, biurach związków jednostek samorządu terytorialnego oraz w samorządowych jednostkach organizacyjnych, tj.:

• tabelę kwot minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego ustalonego w kategoriach zaszeregowania,
• tabele zawierające wykaz stanowisk, w tym stanowisk kierowniczych urzędniczych, urzędniczych oraz pomocniczych i obsługi, minimalne poziomy wynagrodzenia zasadniczego ustalone w kategoriach zaszeregowania, minimalne wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach.

W tabeli dotyczącej jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, centrów integracji społecznej oraz jednostek organizacyjnych wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej dla niektórych stanowisk zmieniono (najczęściej ustalono wyższą) minimalną kategorię zaszeregowania

Zmiana dolnych limitów wynagrodzenia

Nowe rozporządzenie płacowe dla stanowisk:

• starszy specjalista pracy socjalnej - koordynator, starszy specjalista pracy socjalnej, specjalista pracy socjalnej - ustalono wyższą od dotychczasowej minimalną kategorię zaszeregowania wynagrodzenia zasadniczego, odpowiednio: XVI (2000 zł), poprzednio XV (1980 zł), XV (1980 zł), poprzednio XIV (1960 zł), oraz XIV (1960 zł), poprzednio XIII (1940 zł),

• starszy pracownik socjalny i pracownik socjalny - ustalono wyższą od dotychczasowej minimalną kategorię zaszeregowania wynagrodzenia zasadniczego, odpowiednio: XIV (1960 zł), poprzednio XIII (1940 zł), oraz XIII (1940 zł), poprzednio XI (1900 zł), z tym że podwyższenie kategorii dotyczy tylko tych pracowników, którzy posiadają wyższe wykształcenie,

• starsza pielęgniarka (starsza położna, starszy dietetyk) i pielęgniarka (położna, dietetyk) - ustalono wyższą od dotychczasowej minimalną kategorię zaszeregowania wynagrodzenia zasadniczego, odpowiednio: XIII (1940 zł), poprzednio XII (1920 zł), oraz XII (1920 zł), poprzednio XI (1900 zł), z tym że podwyższenie kategorii zaszeregowania dotyczy tylko tych pracowników, którzy posiadają wyższe wykształcenie,

• starszy opiekun medyczny i opiekun medyczny - ustalono niższą od dotychczasowej minimalnej kategorii zaszeregowania wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników nieposiadających wykształcenia wyższego. Dotychczasowe kategorie zaszeregowania (bez różnicowania ze względu na poziom wykształcenia) to odpowiednio: XI (1900 zł) oraz X (1880 zł), a kategorie zaszeregowania dla pracowników nieposiadających wyższego wykształcenia to odpowiednio: X (1880 zł) i IX (1860 zł).

Regulamin wynagradzania

Górne limity wynagrodzenia zasadniczego dla umownego pracownika samorządowego muszą być określone w regulaminie wynagradzania. Wynika to z art. 39 ust. 1 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych. Ponadto musi on określać wymagania kwalifikacyjne wobec pracowników oraz szczegółowe warunki wynagradzania, w tym wspomniany maksymalny poziom pensji zasadniczej. Obligatoryjne i fakultatywne elementy regulaminu wynagradzania ilustruje tabela.

Tabela. Treść regulaminu wynagradzania

Określając wymagania kwalifikacyjne, pracodawca musi brać pod uwagę minimalne wymogi określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia płacowego. W regulaminie wynagradzania warunki nie mogą być niższe od tych ustalonych w rozporządzeniu płacowym.

W praktyce, na podstawie art. 39 ustawy o pracownikach samorządowych, regulaminy wynagradzania pracowników jednostek organizacyjnych pomocy społecznej mogą zawierać wiele różnych kwestii dotyczących warunków obliczania wynagrodzeń oraz przyznawania rozmaitych świadczeń pieniężnych związanych z pracą. W związku z tym, że przyznanie dodatkowych świadczeń dla pracowników zależy od woli danego dyrektora jednostki, w praktyce treść regulaminów wynagradzania poszczególnych jednostek mogą się od siebie różnić.

Elementy regulaminu wynagradzania

W treści regulaminu wynagradzania mogą się znaleźć przykładowo następujące elementy:

• wymagania kwalifikacyjne,

• wynagrodzenie zasadnicze,

• dodatek za wieloletnią pracę,

• dodatek funkcyjny,

• premia,

• nagrody,

• dodatek za pracę w porze nocnej,

• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,

• wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy,

• dodatkowe wynagrodzenie za czas dyżuru,

• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby,

• należności z tytułu podróży służbowej,

• odprawa emerytalna lub rentowa,

• nagroda jubileuszowa,

• zasady wypłaty wynagrodzenia.

Ustalając w regulaminie wynagradzania treść poszczególnych przysługujących świadczeń, należy wziąć pod uwagę, że w nowym rozporządzeniu płacowym doprecyzowano dotychczasowe przepisy. W stosunku do uchylonej regulacji najważniejsze zmiany w rozporządzeniu płacowym to:

• doprecyzowanie, że przy ustalaniu prawa do dodatku za wieloletnią pracę przysługującego pracownikowi, który był zatrudniony równocześnie w ramach więcej niż jednego zakończonego stosunku pracy, do okresu uprawniającego do dodatku za wieloletnią pracę wlicza się jeden z tych okresów zatrudnienia;
• dodanie przepisu, zgodnie z którym pracownik nie nabywa ponownie prawa do nagrody jubileuszowej tego samego stopnia, w sytuacji, w której nagrodę tę wypłacono mu ze względu na ustanie stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, mimo że do nabycia prawa do nagrody brakowało mniej niż 12 miesięcy. Ponadto zrezygnowano z przepisu informującego, że warunkiem ustalenia prawa do nagrody jubileuszowej jest udokumentowanie przez pracownika prawa do tej nagrody;
• zrezygnowanie z dotychczasowego przepisu informującego, iż pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia przysługują w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę. Regulację w tym zakresie zawiera art. 29² § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.).

Wymagana procedura

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych nie regulują procedury ustalenia regulaminu wynagradzania. W tym zakresie na mocy art. 43 ustawy o pracownikach samorządowych należy stosować odpowiednio art. 77² k.p., z tym zastrzeżeniem, że pracodawca samorządowy musi wydać regulamin wynagradzania bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

ZAPAMIĘTAJ!

Dyrektor jednostki musi wydać regulamin wynagradzania, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Zgodnie z art. 77² § 4 k.p., regulamin wynagradzania ustala pracodawca, a w przypadku jednostek pomocy społecznej (jednostek systemu pieczy zastępczej) jest nim dyrektor. Jeżeli zaś w danej jednostce działa zakładowa organizacja związkowa, to musi on z nią uzgodnić treść regulaminu. W przypadku gdy negocjacje te nie doprowadzą do pozytywnego skutku, regulamin wynagradzania w wersji proponowanej przez dyrektora nie może wejść w życie.

Natomiast gdy w danej jednostce działa więcej niż jedna organizacja związkowa, wówczas wydanie regulaminu musi być uzgodnione ze wszystkimi organizacjami związkowymi.

Tryb postępowania w takim przypadku określa art. 30 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (dalej: ustawa o związkach zawodowych). Zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy o związkach zawodowych, w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe.

W przypadku gdy organizacje związkowe uzgodnią w trakcie negocjacji z pracodawcą wspólne stanowisko w sprawie treści projektu regulaminu wynagradzania, w takiej wersji musi on wejść w życie. Jeżeli zaś organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia negocjacji, decyzję co do wprowadzenia w życie regulaminu podejmuje samodzielnie dyrektor jednostki, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Wskazany tryb ustalenia postanowień regulaminu dotyczy także jego zmiany.

ZAPAMIĘTAJ!

Dyrektor jednostki może samodzielnie wprowadzić w życie regulamin wynagradzania tylko w sytuacji, gdy w jednostce nie działają organizacje związkowe bądź też nie przedstawią one dyrektorowi wspólnego stanowiska w ciągu 30 dni.

Określając postanowienia regulamin wynagradzania, trzeba pamiętać, że powinien on być ustalony na tyle szczegółowo, aby na podstawie jego przepisów można było ustalić warunki umów o pracę poszczególnych pracowników.

Z orzecznictwa

Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych należy taktować jako źródło prawa pracy.

Wyrok Sądu Okręgowego w Kaliszu z 15 grudnia 2016 r.,

sygn. akt V Pa 45/16

Pracodawca nie musi porozumiewać się z zakładowymi organizacjami w sprawie zmiany regulaminu, jeśli w ciągu 30 dni nie przedstawią one (lub tylko związki reprezentatywne) wspólnego stanowiska w tej sprawie. Określenie "wspólne" oznacza w tym przypadku co najmniej dwie organizacje, więc pracodawcy nie wiąże negatywne stanowisko jedynego związku reprezentatywnego.

Wyrok Sądu Najwyższego z 8 września 2015 r.,

sygn. akt I PK 234/14

Warunkiem wejścia w życie regulaminu jest jego podanie do wiadomości pracowników. Może to zostać dokonane np. przez wywieszenie go w gablocie z ogłoszeniami. Dla pewności, że pracownicy się z nim zapoznali, dobrze jest zebrać od pracowników podpisy pod specjalnym oświadczeniem, potwierdzającym znajomość zapisów regulaminu. Po upływie dwóch tygodni od prawidłowego podania do wiadomości zapisów regulaminu wchodzi on w życie.

Po jego wejściu w życie dyrektor musi powiadomić o tym pracowników. Ponadto jeżeli w jednostce funkcjonują organizacje związkowe, dyrektor jest zobowiązany do dostarczenia im niezbędnej liczby egzemplarzy regulaminu, umożliwiającej zapoznanie się z jego treścią. Na żądanie pracownika dyrektor musi udostępnić mu wgląd w tekst regulaminu oraz w razie potrzeby wyjaśnić jego niejasne fragmenty.

Z chwilą wejścia w życie regulaminu wynagradzania jego postanowienia, które są korzystniejsze od dotychczasowych przepisów prawa pracy ustalających warunki wynagradzania, zastępują stare przepisy z mocy prawa. Jeżeli nowe przepisy wprowadzone regulaminem wynagradzania okażą się mniej korzystne niż przepisy stare, należy w stosunku do nich zastosować wypowiedzenie zmieniające w trybie art. 42 k.p.

ZAPAMIĘTAJ!

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

PODSTAWY PRAWNE

• art. 39, art. 43 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1260)

• art. 29² § 1, art. 42, art. 77² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1076)

• art. 30 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881)

• załącznik nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 938)

©℗

LESZEK JAWORSKI

prawnik, specjalista ds. prawa pracy, doktorant na WPiA Uniwersytetu Warszawskiego