Rozliczanie składkowo-podatkowe wypoczynku finansowanego z ZFŚS

Okres wakacyjny to jednocześnie okres urlopowy, a jak urlopowy, to w wielu instytucjach związany ze wzmożonymi wypłatami świadczeń socjalnych związanych z wypoczynkiem pracowników i członków ich rodzin. Wiąże się to z koniecznością odniesienia do tych świadczeń zwolnień podatkowych i ubezpieczeniowych.

Zwolnienia składkowe

Świadczenia otrzymywane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), co do zasady, są w pełni wolne od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, bez względu na ich wysokość, na co wskazuje § 2 ust. 2 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W praktyce ZUS kwestionuje często (i znajduje to w większości przypadków późniejsze potwierdzenie w orzecznictwie sądowym) zwolnienie składkowe wówczas, gdy przy przyznawaniu świadczeń nie zostały zastosowane kryteria socjalne. Można przy tym mieć istotne wątpliwości co do kompetencji po stronie ZUS dla podważania prawidłowości wydatkowania środków na podstawie ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS).

Przez zachowanie kryterium socjalnego rozumiemy zróżnicowanie dopłat w zależności od sytuacji życiowej osoby uprawnionej. Świadczenia te, zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, muszą być przydzielane z zachowaniem kryterium socjalnego. O tym, czy określona dopłata lub dofinansowanie przysługuje pracownikowi, decyduje zatem jego sytuacja życiowa, rodzinna i materialna. Co więcej, sytuacja materialna pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS powinna być dokładnie zbadana. Mało prawdopodobne jest bowiem, aby np. dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 579/00).

Zwolnienia podatkowe

W zakresie wypoczynku zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych obejmować mogą:

• ogólne zwolnienie świadczeń otrzymywanych z ZFŚS oraz
• dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży.

Tabela. Zwolnienia podatkowe świadczeń z ZFŚS związanych z wypoczynkiem pracowników i ich dzieci

Świadczenia rzeczowe i pieniężne

Limit w wysokości 1000 zł zwolnionej z podatku dochodowego kwoty rocznie dotyczy łącznie finansowania działalności socjalnej świadczeń rzeczowych i świadczeń pieniężnych. Przekroczenie limitu w ciągu roku powoduje, że nadwyżka będzie przychodem ze stosunku pracy pracownika i będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Przykład 1

W związku z Dniem Dziecka pracownik otrzymał w czerwcu 2018 r. paczkę dla dziecka o wartości 150 zł (świadczenie rzeczowe). W lipcu 2018 r. ze środków ZFŚS pracownikowi wypłacono również dofinansowanie na samodzielnie zorganizowany wypoczynek, w wysokości 950 zł. Świadczenia otrzymane z ZFŚS w ciągu roku należy zsumować. A zatem pracownik otrzymał z ZFŚS łącznie 1100 zł (150 zł + 950 zł). Kwota wolna od podatku to 1000 zł rocznie, a zatem od nadwyżki (100 zł) powinna zostać naliczona zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W przypadku gdy pracownicy organizują wypoczynek we własnym zakresie (np. wczasy pod gruszą), pracownik może skorzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych), tzn. dofinansowanie będzie wolne od podatku w kwocie 1000 zł (od 2018 r.). Dofinansowanie powyżej 1000 zł będzie trzeba zatem doliczyć do dochodu pracownika i opodatkować. W tym przypadku nie ma znaczenia wiek dzieci.

Przykład 2

Pracownik otrzymał w lipcu 2018 r. dofinansowanie w wysokości 1500 zł do wypoczynku w formie wczasów zorganizowanych. Z własnych środków zapłacił różnicę w cenie za wczasy, tj. 2000 zł [3500 zł (cena wczasów) - 1500 zł (dofinansowanie z ZFŚS)]. Z wczasów korzysta pracownik, jego współmałżonek i jedno dziecko (w wieku 15 lat). Na każdego członka rodziny przypada 500 zł dofinansowania.

W tej sytuacji dofinansowanie do wypoczynku dzieci będzie wolne od podatku, gdyż jako dofinansowanie z ZFŚS do zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 jest wolne od podatku. Z kolei dofinansowanie do wypoczynku pracownika i jego współmałżonka będzie korzystało ze zwolnienia w zakresie finansowania działalności socjalnej w formie świadczeń rzeczowych i pieniężnych do wysokości 1000 zł.

Zakładając, że pracownik w 2018 r. nie otrzymał żadnych świadczeń z ZFŚS, dofinansowanie nie będzie w żadnej części opodatkowane podatkiem dochodowym. Kwota 1500 zł pomniejszona o 500 zł (wartości zwolnienia od podatku dochodowego świadczenia dla dziecka) daje bowiem 1000 zł (limitu zwolnienia dla świadczeń rzeczowych i pieniężnych).

Dofinansowanie wypoczynku dzieci pracowników

Aby można było mówić o odrębnej podstawie zwolnienia podatkowego dla wypoczynku dzieci i młodzieży, wypoczynek ten musi być zorganizowany przez podmioty prowadzące taką działalność.

Wymienione przez ustawodawcę w przepisie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych formy wypoczynku w postaci wczasów, kolonii, obozów czy zimowisk mają na celu uwypuklenie warunku uczestniczenia w formach wypoczynku zorganizowanego przez uprawnione podmioty. Intencją ustawodawcy jest bowiem wyłączenie z zakresu przedmiotowego zwolnienia dopłat do niezorganizowanych form wypoczynku, takich na przykład jak wczasy potocznie nazywane pod gruszą (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 3 czerwca 2014 r., ITPB2/415-234/14/MN).

Przykład 3

Pracodawca dofinansowuje ze środków ZFŚS półkolonie letnie dzieci pracowników. Powstaje pytanie, czy taka forma dopłat korzysta ze zwolnienia z opodatkowania. Przepisy podatkowe nie ograniczają zwolnienia dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży od tego, by był to wypoczynek "wyjazdowy". Na zwolnienie podatkowe w przypadku dofinansowania uczestnictwa w półkoloniach wskazują również organy skarbowe.

Wprost, w zakresie półkolonii w kontekście omawianego zagadnienia zwolnienia podatkowego, wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 6 listopada 2012 r., ILPB1/415-778/12-4/AMN:

(…) W regulaminie ZFŚS Wnioskodawcy uwzględniono "półkolonię" jako jedną z form wypoczynku dla dzieci i młodzieży objętą zwolnieniem z podatku od osób fizycznych, pod warunkiem że zostaną przedstawione stosowne dokumenty, takie jak: faktura, rachunek, dowód wpłaty, z którego będzie wynikało co najmniej: nazwa i adres podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, na rzecz którego wpłata została dokonana, forma wypoczynku, imię i nazwisko dziecka korzystającego z zorganizowanej formy wypoczynku, imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty, kwotę i datę dokonania zapłaty. (…)

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu:

(…) W sytuacji gdy Wnioskodawca dopłaca ze środków ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży w wieku do lat 18, zorganizowanego w formie półkolonii na zasadach określonych w rozporządzeniu w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania, dopłaty te będą korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego niezależnie od ich wysokości na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy. (…)

Stanowisko US

Wobec braku szczególnych przepisów, które określałyby, jakie dokumenty powinien otrzymać płatnik, aby dofinansowanie do wypoczynku dzieci mogło być zwolnione od podatku, należałoby przyjąć, iż ma tu zastosowanie ogólna reguła, według której dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W takiej sytuacji stosuje się dokumenty zwyczajowo przyjęte, jakimi są dowody wpłaty. Pojęcie "dowód wpłaty" jest pojęciem szerokim i obejmuje swym zakresem zarówno rachunek lub fakturę VAT wystawioną przez organizatora wypoczynku, przelew bankowy, przekaz pocztowy, jak l dokument wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność w tym zakresie. Z dowodu wpłaty powinno jednoznacznie wynikać: kto jest organizatorem wypoczynku, kto korzystał, tj. imię i nazwisko, z jakiej formy wypoczynku korzystało dziecko i w jakim okresie, kwotę poniesionego wydatku oraz podpis osoby, która wystawiała ten dokument.

Stanowisko Urzędu Skarbowego w Pabianicach, pismo z 2 marca 2006 r., znak usia/415/12/2006

©℗

Podstawy prawne

• art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2191; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2371)

• art. 21 ust. 1 pkt 67 i 78 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 200; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1076)

• § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)

MAREK ROTKIEWICZ

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych publikacji prasowych oraz książkowych z tego zakresu, wykładowca, trener