Mirjami Sipponen-Damonte

posiada ponaddziesięcioletnie doświadczenie facylitacyjne w międzynarodowych firmach w różnych częściach Europy, głównie we Włoszech i Finlandii. Założycielka Xpedio - firmy facylitacyjnej specjalizującej się we wspieraniu w rozwoju organizacji i profesjonalistów poprzez facylitację. W International Association of Facilitators jest członkiem zespołu odpowiedzialnego za Europę, Bliski Wschód i Afrykę Północną. Posiada certyfikat CPF (Certified Professional Facilitator). Jej klienci to przede wszystkich międzynarodowe firmy z dziedziny technologii, FMCG, chemii, sprzedaży detalicznej, usług i logistyki. Wolontariuszka przy projektach sektora NGO. Była jednym z ekspertów prowadzących warsztaty podczas Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji, współorganizowanego przez Wszechnicę Uniwersytetu Jagiellońskiego w październiku 2015 r. w Krakowie.

Podczas Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji, który jesienią odbywał się w Polsce, mogła Pani doświadczyć naszego pojmowania facylitacji. Jak zatem ocenia Pani znajomość tej metody w Polsce w porównaniu z innymi krajami?

Myślę, że jest całkiem dobrze. Oczywiście są kraje, w których ta wiedza jest znacznie większa, zwłaszcza tam, gdzie myśli się o facylitacji i wprowadza ją do organizacji. To, czego faktycznie ciągle wszędzie brakuje, to postrzegania facylitacji jako pewnej drogi czy procesu. Nadal traktujemy ją jako narzędzie do rozwiązania konkretnego problemu i to powinno się zmienić. Trzeba też pamiętać, że facylitator zawsze działa zgodnie z określonymi wartościami i etyką. W facylitowaniu zagadnienia etyczne powinny być cały czas starannie rozważane, dlatego cieszę się, że powstał polski oddział International Association of Facilitators (IAF).

Dostrzegam także, że organizacje mają różną percepcję tego, czym jest facylitacja i co można dzięki niej osiągnąć. Niektóre wykorzystują podejście facylitacyjne od dawna i jest ono częścią ich kultury organizacyjnej. Jednak stanowią one mniejszość. Wiele firm nie szuka aktywnie facylitacji jako narzędzia pomocnego w rozwiązywaniu swoich problemów, jednak kiedy o niej słyszą, okazuje się, że właśnie jest im potrzebna. Facylitacja jest bardziej rozpoznawalna jako metoda czy narzędzie do prowadzenia spotkań. Mniej - jako narzędzie do wspierania zmian organizacyjnych. W tym obszarze potencjał, jaki daje facylitacja, jest jeszcze mało uświadomiony. Oczywiście jest to też związane z faktem, że bardzo różne usługi są nazywane facylitacją i organizacje na podstawie takich doświadczeń oceniają jej użyteczność.

W logo stowarzyszenia facylitatorów, widnieje hasło "Promoting the power of facilitation". Czy facylitacja rzeczywiście ma moc? Na czym ta moc polega?

Wierzę, że facylitacja ma prawdziwą moc. Tę moc generują ludzie tworzący grupę i pracujący wspólnie nad rozwiązywaniem problemów. Tym samym przyczyniają się do rozwoju swoich firm i organizacji. Facylitacja sprawia, że grupy skupiające ludzi pełniących różne funkcje, mających różne doświadczenie i styl pracy, są w stanie, pracując razem, znajdować dobre rozwiązania i podejmować skuteczne decyzje. Najważniejsze jest to, że ludzie sami angażują się w wypracowanie wspólnych idei, co ułatwia wdrożenie ich w praktyce.

Które z Pani doświadczeń jako facylitatora może być przykładem na tę "potęgę facylitacji?"

Dobrym przykładem jest jedna z firm, w której po wprowadzeniu działań restrukturyzacyjnych zaobserwowano niepokojące zachowania wśród pracowników. Byli oni wycofani i przestali się angażować, czego bezpośrednim powodem były przeprowadzone w firmie redukcje zatrudnienia. Zdaniem pracowników, którzy pozostali w firmie, niejasne były powody i motywy, dla których kierownictwo zdecydowało się na takie posunięcia. Tak duża zmiana została źle przeprowadzona, zawiodła też komunikacja. Zarządzający firmą wiedzieli, że bez zmiany nastawienia pracowników nie będą w stanie rozwiązać problemów biznesowych. Byli świadomi, że nastawienie jest skutkiem wcześniejszych działań, nie potrafili jednak go zmienić. Zaplanowaliśmy zatem proces zmian, którego podstawą była facylitacja. Celem stało się umożliwienie ludziom otwartej rozmowy na temat newralgicznych wydarzeń, by naprawić to, co było przyczyną zburzenia zaufania w firmie. Ponadto należało przede wszystkim skupić się na wypracowaniu lepszej przyszłości.

Warsztaty były realizowane w grupach obejmujących zarówno pracowników w poszczególnych działach firmy, jak i grupy zarządu i menedżerów średniego i wyższego szczebla oraz grupy łączące menedżerów różnych szczebli. Każdy warsztat miał konkretne cele. Podczas całego procesu zidentyfikowano obszary wymagające rozwoju i doskonalenia, ustalono nowe sposoby podejmowania działań (np. dotyczące wspierania komunikacji w organizacji). Po sześciu miesiącach pracownicy odzyskali wiarę w organizację i przyszłość, po dziewięciu można było to wyraźnie dostrzec w wynikach biznesowych. Bardzo ważne było również, że po zakończeniu procesu pracownicy mieli poczucie, że gdyby kolejny raz stanęli przed podobnymi problemami biznesowymi, byliby w stanie rozwiązać je bardziej konstruktywnie i w duchu współpracy.

Prowadzi Pani facylitację w dużych międzynarodowych firmach. W jakich sytuacjach z zakresu zarządzania sprawdza się korzystanie z usług profesjonalnego facylitatora?

Gdy problem do rozwiązania jest złożony i ma wielu interesariuszy. Również wtedy, kiedy przynajmniej potencjalnie możemy się spodziewać wystąpienia konfliktu interesów. Z usług facylitatora korzystają też organizacje, które chcą mieć pewność, że zainwestowany w spotkania czas przyniesie konkretne rezultaty. Na facylitatora decydują się także liderzy, którzy czują, że bardziej korzystne będzie ich włączenie się w spotkanie bez potrzeby koncentracji na jego prowadzeniu.

Skoro rozmawiamy o liderach. Facylitacja może być cenną umiejętnością w ich pracy. Czy faktycznie można być jednocześnie facylitatorem własnego zespołu?

Liderzy zespołów mogą odnieść spore korzyści z wykorzystania i wdrożenia elementów facylitacyjnego przywództwa. Z drugiej strony, niezwykle istotne jest dostrzeganie ograniczeń w łączeniu ról lidera i facylitatora. Nie zapominajmy, że lider jest ważnym interesariuszem rezultatów pracy grupy. Im więcej lider ma doświadczeń jako facylitator, tym łatwiej mu łączyć te dwie role. Czasami jednak korzystne jest zatrudnienie zewnętrznego facylitatora, tak by lider mógł zaangażować się w pełni w pracę nad treścią, a nie skupiać na procesie.

Co jest najistotniejsze w projektowaniu procesu facylitacji w odpowiedzi na potrzeby organizacji?

Facylitator powinien wykazać się starannością w zbieraniu informacji o potrzebach klienta. Proces facylitacyjny powinien być dostosowany do kultury organizacji i poziomu jej dojrzałości. Klient - jako sponsor procesu facylitacyjnego - powinien go wspierać i być za niego odpowiedzialnym. Musi także być przygotowany do zarządzania konsekwencjami tego procesu. Na przykład w ramach procesu zarząd może otrzymać takie informacje lub zmierzyć się z oczekiwaniami, które wymagają wprowadzenia zmian w organizacji. Dobrze jest przed rozpoczęciem procesu facylitacyjnego ustalić to z klientem.

Część osób prowadzących spotkania, na których wypracowywane są różnego rodzaju rozwiązania, uważa, że dokonuje facylitacji. Jakie są podstawowe założenia procesu facylitacji w grupie?

Na poziomie ogólnym - to wspólne stworzenie rezultatu przez grupę. Rezultatem może być plan komunikacji, strategia, plan akcji, zdefiniowanie ról, plan optymalizacji czy rozwoju procesów. Proces facylitacji może składać się z serii wydarzeń, w której każde spotkanie ma swój odrębny cel - np. zdefiniowanie warunków umożliwiających zespołowi przejście przez zmianę, a następnie zaplanowanie sposobów, jakimi będą zapewnione.

Jedną z charakterystycznych cech pracy facylitatora jest koncentracja na procesie pracy grupy, a nie na treści. Na czym to polega?

Na starannym zaplanowaniu czasu przeznaczonego na spotkanie lub serie spotkań, żeby jak najlepiej posłużył ustalonym celom i zamierzonym rezultatom. Również na zaprojektowaniu i przygotowaniu zajęć grupowych w taki sposób, by umożliwić osiągnięcie satysfakcjonujących wyników. Na przygotowaniu miejsca spotkania, które jak najlepiej przyczyni się do efektywnej pracy grupy. Na ciągłej gotowości na zmianę koncepcji, jeśli coś niespodziewanego wydarzy się w grupie, czyli gotowości do radzenia sobie z dynamiką grupową. Na ciągłym wzmacnianiu konstruktywnego udziału uczestników. Ponadto bardzo ważne jest uświadomienie uczestnikom, że facylitator jest neutralny oraz ma odwagę ze spokojem mówić o obszarach konfliktowych.

Kultura otwartości w dzieleniu się informacjami - wiele organizacji do tego dąży, udaje się to wciąż niewielu. Jak stworzyć i utrzymać w grupie atmosferę sprzyjającą wymianie poglądów?

Atmosfera zaufania jest kluczowa. Budujemy ją stopniowo od początku wydarzenia czy serii wydarzeń. Wiele czynników odgrywa tu istotną rolę. Ważne jest, by facylitator był swobodny i otwarty oraz potrafił zbudować klimat bezpieczeństwa. Istotne jest uzyskanie zaangażowania uczestników o różnych stylach uczenia się i działania. Niektórzy angażują się bowiem na poziomie relacji z facylitatorem, inni będą poszukiwać przede wszystkim poczucia logiki procesu i jasnego rozumienia celów. Jeszcze inni będą dla swojego komfortu potrzebować więcej szczegółowych informacji. Osoby ceniące wizualizowanie w procesie myślenia docenią aktywności opierające się na kreatywnych i wizualnych metodach.

Dla mnie bardzo ważne jest, by stworzyć uczestnikom możliwość wypowiedzenia się możliwie jak najwcześniej oraz zbudować poczucie współudziału i zaangażowania. Jednym ze sposobów jest tutaj stosowanie wzmocnienia przez wykorzystanie przestrzeni. Jeśli uczestnicy mają dzielić się swoimi pomysłami i wymieniać spostrzeżenia, łatwiej będzie im to robić, siedząc w kręgu niż w ustawieniu klasowym. Lubię wprowadzać na początku ćwiczenia przełamujące opory, tak by ludzie mogli nawzajem dowiedzieć się czegoś o sobie, co ułatwia budowanie zaufania i otwartości między członkami grupy.

W jaki sposób zachęcić do dyskusji oraz efektywnej pracy w grupie, której członkowie zajmują różne miejsca w hierarchii organizacji? W jaki sposób facylitator zapobiega konfliktom w takiej grupie?

To zależy od typu organizacji oraz rodzaju tematu, nad którym pracuje grupa. Czasami korzystnym rozwiązaniem jest zorganizowanie osobnych spotkań dla ludzi pracujących na różnych poziomach organizacji. Zazwyczaj jednak grupy mieszane pracują dobrze. Dla uczestników musi być jasne, że aktywny udział wszystkich jest potrzebny i wspierany. Jeśli to nie jest w naturalnym stylu menedżerów wyższych szczebli, by w taki sposób prowadzić spotkania, można z nimi zawczasu ustalić odpowiednie zasady, tak by podjęli wysiłek wspierania udziału wszystkich uczestników bez włączania dyrektywnego stylu. Jeśli mamy do czynienia z bardzo zhierarchizowaną organizacją, zajmie to trochę czasu oraz wiele wysiłku ze strony zarządzających, by zmienić kulturę współpracy i dać ludziom odczuć, że dzielenie się pomysłami jest równie ważne i akceptowane, co otwarta i konstruktywna krytyka.

Czego absolutnie nie powinien robić profesjonalny facylitator podczas pracy z grupą?

Być stronniczym. Mieć ukryte, dodatkowe cele, niejawne dla grupy. Włączać się do pracy grupy nad treściami. Oczywiście facylitator może i powinien stawiać grupie wyzwania odnoszące się do przepracowywanych treści, pomagać dostrzec i uwzględnić nowe perspektywy oraz pomagać grupie analizować treści, dostarczając określonych metod ich przepracowywania. Nie może jednak włączać się ze swoimi spostrzeżeniami, podpowiedziami i rozwiązaniami.

Co jest najtrudniejsze w pracy facylitatora?

Facylitowanie kosztuje dużo energii, szczególnie jeśli spotkania są pełne emocji. Czasami masz uczucie, że rzeczy nie idą we właściwym kierunku, i dopiero po czasie rozumiesz, co i dlaczego powinnaś zrobić inaczej. Bycie dobrym facylitatorem to uczenie się przez całe życie. Lecz mimo że czasem jest to bardzo wymagające, nie zdarzyło mi się pomyśleć "już nigdy więcej...!" Zamiast tego ważne jest, by rozmyślnie wyłączyć telefon i na przykład pójść pobiegać, aby nabrać z powrotem energii po wyczerpującej sesji. Czasami także dostrzegasz, że pewne momenty frustracji były potrzebne grupie, by zebrała się do dalszej pracy. To ważne, by nauczyć się zdystansowanego podejścia i krytycznego myślenia także o własnych emocjach podczas facylitowania.

Jakie metody najczęściej wykorzystuje Pani w swojej pracy?

Starannie planuję każdy proces facylitacyjny, by mieć pewność, że odpowiada potrzebom organizacji i stanowi najlepszą drogę do osiągnięcia pożądanych rezultatów w ustalonym czasie, przestrzeni i grupie. Lubię tworzyć wariacje na temat znanych metodologii. Zbieram i wymyślam nowe. Chętnie używam też różnych narzędzi wizualnych, które pomagają skupić uwagę na temacie dyskusji i wspierają wzajemne zrozumienie. To może być na przykład tworzenie linii czasu na ścianie, wykorzystanie klocków Lego do wspierania wspólnego myślenia systemowego, wykorzystanie kart z obrazkami pomocnych w przywołaniu takich myśli i idei, które są istotne, lecz mniej sprecyzowane. Lubię też wykorzystywać przestrzeń do uruchomienia kreatywności. Często też używam takich metod, jak World Cafe Method, Appreciate Inquiry i Focus Conversations Method (zobacz ramkę).

Metody facylitacji

World Cafe Method to tzw. metoda gwaru kawiarnianego. Jej istotą jest przeprowadzenie sekwencji rozmów w małych zespołach na logicznie powiązaną serię tematów, w otoczeniu zaaranżowanym tak, by oddać nieformalną, kawiarnianą atmosferę. Zmiana składu zespołów przy kolejnych tematach zwiększa możliwości wymiany doświadczeń, opinii i pomysłów, a sceneria i sposób prowadzenia wspiera autentyczność i zaangażowanie. World Cafe stworzona została przez grupę twórców, m.in. Juanitę Brown, Davida Isaacsa, Nancy Margulies, Gary’ego Warhaftiga.

Appreciate Inquiry - model i metoda wykorzystywane w kreowaniu strategicznych zmian organizacji. Opiera się na założeniu, że organizacje (lub jakiekolwiek systemy społeczne, takie jak społeczności lokalne) funkcjonują lepiej, jeśli poświęcą energię na poszukiwanie pozytywnych aspektów swojej działalności. Zmiany są tworzone w oparciu o poszukiwanie najlepszych stron obecnego funkcjonowania, na podstawie których wypracowywana jest wizja pożądanego funkcjonowania w przyszłości i planowane działania niezbędne do jej osiągnięcia. Metoda ta jest uważana za przeciwwagę do podejścia skoncentrowanego na rozwiązywaniu problemów i kompensowaniu niedociągnięć (systematyczne opracowywanie metody rozpoczęli D. Cooperrider i S. Srivastva w 1987 r.).

Focus Conversation Method - metoda opracowana przez Institute of Cultural Affairs, jako jedna z zestawu metod wchodzących w skład Technology of Participation®. Polega na przeprowadzeniu grupy przez cztery kroki rozmowy o zagadnieniu - od zebrania obiektywnych informacji, poprzez pierwsze osobiste reakcje i refleksję, interpretację, do końcowego etapu wniosków i podejmowania decyzji.

Czym powinna kierować się organizacja przy wyborze facylitatora?

Aktualizowany certyfikat facylitacyjny potwierdza określony poziom kompetencji, doświadczeń i postaw etycznych. W przypadku IAF certyfikat jest aktualizowany i odświeżany co kilka lat. Nie dostaje się go raz na zawsze. Certyfikat może być dobrym punktem wyjścia przy wyborze facylitatora. Poza nim, doświadczenie w facylitowaniu podobnych procesów lub podobnych grup w innych organizacjach może być dobrym wskaźnikiem do oceny tego, na ile będzie to odpowiednia osoba, by przeprowadzić proces w danej organizacji.

Certyfikat przede wszystkim jest potwierdzeniem standardów pracy. Nie gwarantuje, że dany facylitator będzie najlepszym dla specyfiki Twojej organizacji, jednak klienci zwracają uwagę na certyfikat jako ważne kryterium doboru potencjalnych partnerów. Dla mnie osobiście zaangażowanie w wartości i kodeks etyczny IAF jest bardzo ważne.

Facylitator powinien wykazywać się interdyscyplinarną wiedzą i znajomością różnorodnych technik pracy z grupą. Czy są takie cechy osobiste, które w naturalny sposób predestynuje do tego zawodu?

Myślę, że różne osoby mogą wykorzystywać na różne sposoby cechy swojej osobowości jako potencjał w facylitowaniu. Musisz kochać to, co robisz, i dobrze się czuć, facylitując. Musisz być uważnym słuchaczem i widzieć grupę, a nie siebie, w centralnym miejscu. Sądzę, że przy odpowiedniej motywacji można się nauczyć właściwego podejścia.

Dziękuję za rozmowę.

Monika Dawid-Sawicka