Nie, takie postępowanie stanowi naruszenie zasady terminowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, określonej w art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) oraz jest sprzeczne z zasadami prowadzenia konta 221, określonymi w pkt 30 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).

Zapisy w księgach rachunkowych muszą być dokonywane terminowo - co oznacza ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych tego okresu sprawozdawczego, w którym były wykonane operacje gospodarcze (art. 20 ust. 1 uor).

Dla jednostek budżetowych okresem sprawozdawczym jest miesiąc (§ 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont), a operacją, która podlega ewidencji w księgach rachunkowych na koncie 221, jest ustalenie należności przypadającej do zapłaty w danym okresie sprawozdawczym. Z opisu zasad funkcjonowania konta 221, zawartego w poz. 30 załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wynika, że konto 221 służy do ewidencji należności jednostek budżetowych z tytułu dochodów budżetowych (zarówno niepodatkowych, jak i podatkowych). W przypadku dochodów podatkowych rozporządzenie zezwala na dokonywanie zapisów na temat należności z tego tytułu na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty). Dokonywanie odpowiednich księgowań wyłącznie na koniec każdego kwartału, zamiast na koniec każdego miesiąca, stanowi nie tylko naruszenie tych przepisów - ale powoduje również kolejny błąd w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, polegający na tym, że salda zaległości i nadpłat w tych podatkach na koniec miesięcy, na które nie przypada koniec kwartału - będą rozbieżne z saldami zaległości i nadpłat wynikającymi z ewidencji pomocniczej (analitycznej i szczegółowej). Rozbieżność taka jest naruszeniem przepisu art. 16 ust. 1 uor, który wymaga, aby zapisy na kontach ksiąg pomocniczych były zgodne z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

IZABELA MOTOWILCZUK

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji

PODSTAWY PRAWNE

● art. 16 ust. 1, art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. z Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1893)

● § 18 ust. 2, poz. 30 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1954)

PRZECZYTAJ TEŻ:

Czy na koncie 221 można zastosować techniczny zapis ujemny?