Działania pracodawcy

Postawa prawna

Wygaśnięcie stosunku pracy

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Wygaśnięcie stosunku pracy polega na automatycznym zakończeniu zatrudnienia w związku ze zdarzeniem, któremu przepisy prawa pracy przypisują taki skutek. Oznacza to, że dla zaistnienia wygaśnięcia umowy o pracę nie jest konieczne żadne działanie ze strony pracodawcy. Pracodawca nie może również swoim działaniem powstrzymać wygaśnięcia zatrudnienia ani też zmienić jego momentu.

Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku informowania członków rodziny zmarłego pracownika o ich prawach, ani też do przekazywania informacji o wygaśnięciu stosunku pracy, jednak wielu pracodawców praktykuje przekazywanie takiej informacji najbliższej znanej rodzinie zmarłego. W pierwszej kolejności będzie to małżonek, w razie jego braku inna osoba najbliższa spośród osób uprawnionych do świadczeń po zmarłym pracowniku. W razie gdy takie osoby nie są pracodawcy znane, informację tę dołącza się do części C akt osobowych pracownika.

Dniem śmierci pracownika jest dzień zgonu określony w akcie zgonu. W praktyce odpis aktu zgonu pracownika przedstawiany jest najczęściej pracodawcy przez rodzinę pracownika informującą o zgonie. Dostarczenie tego dokumentu pracodawcy leży bowiem w interesie tych osób, ze względu na przysługującą im z tego tytułu odprawę pośmiertną oraz ewentualne przejście praw majątkowych ze stosunku pracy.

Pracodawca, który nie otrzymał odpisu aktu zgonu pracownika (np. pracownik nie miał osób bliskich, które przekazałyby ten dokument), może wystąpić do urzędu stanu cywilnego o wydanie odpisu aktu zgonu, wskazując swój interes prawny, który jest związany z obowiązkiem prawidłowego i pełnego prowadzenia akt osobowych pracownika.

Przykład

Nasz pracownik zginął w wypadku samochodowym w pierwszym dniu miesiąca. Był to dzień wolny. Czy stosunek pracy tej osoby wygasł z chwilą śmierci (były to bardzo wczesne godziny poranne), czy z upływem tego dnia?

Określenie "z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa" oznacza, że w kwestii zakresu uprawnień pracowniczych uważa się, że stosunek pracy wygasł z upływem tego dnia, w którym pracownik zmarł, niezależnie od tego, o jakiej porze dnia nastąpił zgon oraz czy był to dzień pracy wynikający z rozkładu czasu pracy, czy dzień wolny. Jest to dosyć istotne, gdyż wpływa np. na wysokość świadczeń ze stosunku pracy - w odniesieniu do pytania konieczne będzie np. rozliczenie wynagrodzenia pracownika czy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy za kolejny miesiąc, gdyż ustanie zatrudnienia nastąpiło już w jego trakcie.

• art. 63¹ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p. (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962),
• art. 45 ustawy z 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2064)

Wystawienie świadectwa pracy

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do części C akt osobowych zmarłego pracownika. Pracodawca powinien sporządzić świadectwo pracy niezwłocznie po uzyskaniu informacji o śmierci pracownika, przy czym nie powinien czekać na sam dokument potwierdzający zgon (odpis aktu zgonu pracownika). Obowiązek sporządzenia świadectwa pracy jest bowiem wynikiem zaistnienia zdarzenia (w tym przypadku śmierć pracownika), a nie udokumentowania tego zdarzenia.

Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób - innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Przykład

Czy rodzina zmarłego pracownika może domagać się od jego byłego pracodawcy poprawienia świadectwa pracy?

W przepisach nie została bezpośrednio uregulowana możliwość dochodzenia sprostowania świadectwa pracy przez rodzinę lub spadkobierców zmarłego pracownika. Taka regulacja skierowana jest jedynie do samego pracownika, któremu wydano świadectwo. Zgodnie z art. 97 § 21 k.p., może on w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku przysługuje mu prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Ma na to 7 dni od zawiadomienia go o odmowie sprostowania świadectwa pracy.

Należy uznać, że uprawnienia te przysługują również rodzinie i spadkobiercom zmarłego pracownika. Skoro osoby te uprawnione są do otrzymania po śmierci pracownika świadectwa pracy, to muszą być wyposażone także w środki prawne do weryfikacji treści wydanego świadectwa.

• § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 2292; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1044)

Wypłata odprawy pośmiertnej

W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.

Odprawa przysługuje następującym członkom rodziny zmarłego pracownika:

• małżonkowi,
• innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej według przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Małżonek zmarłego pracownika uprawniony jest do odprawy nawet wówczas, gdy nie spełnia wymogów niezbędnych do nabycia po zmarłym renty rodzinnej. W przypadku pozostałych członków rodziny należy sięgnąć do postanowień ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie przepisów o rencie rodzinnej.

W razie braku osób uprawnionych pracodawca nie wypłaca odprawy pośmiertnej, gdyż przysługuje ona tylko osobom wskazanym w k.p. i nie wchodzi do spadku po zmarłym pracowniku.

Odprawa pośmiertna nie przysługuje, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż przysługująca odprawa pośmiertna. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.

Kwota odprawy pośmiertnej jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy (czyli od tzw. zakładowego stażu pracy) i wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Wysokość odprawy pośmiertnej ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Odprawę pośmiertną dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny, jeżeli zaś po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do otrzymania tego świadczenia, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy wyliczonej kwoty odprawy.

Przykład

Pracownik zmarł na skutek spowodowanego przez siebie wypadku drogowego. Prowadząc samochód, był pod znacznym wpływem alkoholu. Czy ma to jakiś wpływ na prawo do odprawy pośmiertnej?

Odprawa przysługuje w związku z samym faktem śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy. Przepisy nie ograniczają prawa do tego świadczenia przez wprowadzenie innych przesłanek jego nabycia lub wskazanie okoliczności, w których ono nie przysługuje. Nie mają więc tutaj znaczenia jakiekolwiek okoliczności śmierci.

• art. 93 k.p.,
• § 2 pkt 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927)

Rozliczenie nieodebranych świadczeń

Po śmierci pracownika prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.

Małżonek pracownika uprawniony jest do świadczeń na podstawie art. 63¹ § 2 k.p. bez względu na to, czy spełnia warunki do uzyskania po zmarłym renty rodzinnej (czyli m.in. nie musi pozostawać z nim we wspólności małżeńskiej). Istotne jest tylko to, aby w chwili śmierci pracownika nadal istniał pomiędzy tymi osobami ważnie zawarty związek małżeński.

Prawa majątkowe ze stosunku pracy to m. in. prawo do niewypłaconego wynagrodzenia, nabytych a jeszcze nienaliczonych dodatkowych składników wynagrodzenia (np. dodatek za przepracowany czas w porze nocnej, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, premia), ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, niewypłacone świadczenia z tytułu podróży służbowej, odszkodowanie za przedmioty zniszczone lub uszkodzone w następstwie wypadku przy pracy, ryczałty za użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Prawem majątkowym ze stosunku pracy w rozumieniu przepisu art. 63¹ § 2 k.p. jest prawo majątkowe ściśle z tym stosunkiem pracy związane, to jest bezpośrednio z niego wynikające. Tym samym inne prawa majątkowe pośrednio tylko związane ze stosunkiem pracy, a więc świadczenia ze stosunku pracy w szerokim znaczeniu, nie podlegają mechanizmom dziedziczenia ustalonym w komentowanym przepisie. Z drugiej strony, wskazuje się, że art. 63¹ § 2 k.p. nie ma zastosowania do tych kategorii świadczeń majątkowych, które mają charakter ściśle osobisty (np. talon na usługi medyczne). Zalicza się do nich tylko te, których pracownik za swego życia domagał się na drodze sądowej, jednak zmarł przed wydaniem orzeczenia (np. zasądzone alternatywnie odszkodowanie z art. 45 § 2 k.p.), lub jego wyegzekwowanie (wyrok SA w Szczecinie z 6 czerwca 2013 r., sygn. akt III APa 5/13).

Jak podkreślił Sąd Apelacyjny w Katowicach (postanowienie z 11 grudnia 1996 r., sygn. akt III APz 18/96), przepis art. 63¹ § 2 k.p. dotyczy wejścia w konkretne prawa po zmarłym pracowniku, a regulacja ta określa istotne uproszczone, bo z pominięciem prawa spadkowego, zasady realizacji świadczeń wynikających ze stosunku pracy, w którym pozostawał zmarły pracownik, na rzecz jego najbliższej rodziny. Realizacja tych świadczeń będzie mogła następować na rzecz małżonka i innych członków rodziny, do których zmarły pracownik przyczyniał się za życia, bez wymogu uprzedniego formalnego oczekiwania przez sąd spadkowy o stwierdzeniu praw do spadku i podziale tego spadku.

• art. 63¹ § 2 k.p.

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń

Pracodawca obowiązany jest dokonać wyrejestrowania zmarłego pracownika z ubezpieczeń w terminie 7 dni od dnia ustania tytułu do ubezpieczeń (od dnia wygaśnięcia stosunku pracy).

Przykład

Pracownik zmarł 20 października 2017 r. Pracodawca na formularzu ZUS ZWUA "Wyrejestrowanie z ubezpieczeń"w bloku IV w polu 02 wpisuje datę wyrejestrowania 21 października 2017 r., a w polu 03 wpisuje 500 jako kod przyczyny wyrejestrowania (zgon osoby ubezpieczonej).

W przypadku zmarłych członków służby zagranicznej zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek jest zobowiązany złożyć w terminie 30 dni od dnia ustania stosunku pracy.

• art. 36 ust. 11 i 12 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778)