Ewidencja operacji potrącenia pracownikowi z bieżącego wynagrodzenia nadpłaty dokonanej w roku ubiegłym

W 2017 r. samorządowa jednostka budżetowa nadpłaciła pracownikowi wynagrodzenie, które w bieżącym roku musi potrącić z pensji tego pracownika i odprowadzić na rachunek jednostki nadrzędnej, tj. powiatu. Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa w bieżącym roku budżetowym dotycząca operacji zwrotu wydatków z roku ubiegłego?

Przepisy zawarte w art. 85 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.) stanowią, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Z kolei obowiązek pracodawcy dotyczący wypłacania wynagrodzenia w miejscu, terminie i czasie określonym w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy wynika z art. 86 § 1 k.p.

Zasady zatrudniania pracowników samorządowych oraz ich obowiązki i uprawnienia określa ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.

W akcie wykonawczym do tej ustawy, tj. rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, zawarto szczegółowo m.in. warunki i sposób wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, powołania bądź na podstawie umowy o pracę, w tym maksymalny i minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego na poszczególnych stanowiskach, a także warunki przyznawania i wypłacania innych składników wynagrodzenia należnych tej grupie pracowników.

Z pracownikiem zatrudnianym w samorządowej jednostce budżetowej zawierana jest umowa o pracę, w której określa się warunki i wysokość wynagrodzenia na podstawie wytycznych zawartych w tych przepisach prawa.

W sytuacji określonej w pytaniu, gdzie samorządowa jednostka budżetowa wypłaciła w ubiegłym roku swojemu pracownikowi ze środków publicznych wynagrodzenie w kwocie wyższej niż należna, zobowiązana jest odzyskać nienależnie wypłacone środki pieniężne. Obowiązek zwrotu tych środków może nastąpić w dwóch formach:

• wpłata dokonana przez pracownika na rachunek bankowy jednostki budżetowej,
• potrącenie z bieżącego wynagrodzenia.

Jednakże, aby móc potrącić w bieżącym roku z wynagrodzenia tego pracownika nadmiernie nadpłaconą kwotę, jednostka budżetowa powinna wcześniej uzyskać od tego pracownika oświadczenie o wyrażeniu na to zgody. Zgoda taka powinna być wyrażona przez pracownika na piśmie (art. 91 § 1 k.p.).

Z przedstawionego pytania wynika, że zwrot wydatków z tytułu nadpłaconego pracownikowi w ubiegłym roku wynagrodzenia nastąpi poprzez potrącenie należności z jego wynagrodzenia bieżącego. Zwrot wydatków nie zostanie zatem dokonany poprzez operacje przeprowadzone w wyciągu bankowym.

W przypadku potrącenia pracownikom nadpłaconej kwoty wynagrodzenia środki pieniężne z tytułu bieżącego wynagrodzenia zostaną przekazane na rachunek bankowy pracownika jednostki w wysokości niższej o pomniejszoną równowartość nadpłaty z roku ubiegłego. Potrącona kwota nadpłaty z roku ubiegłego zostanie natomiast odprowadzona, jako dochody, na rachunek budżetu powiatowej jednostki samorządu terytorialnego.

W samorządowych jednostkach budżetowych ewidencja zachodzących operacji gospodarczych ujmowana jest na kontach wyszczególnionych w załączniku nr 3 "Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych" do rozporządzenia Ministra Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Ewidencję operacji potrącenia z bieżącej pensji nadpłaconej kwoty wynagrodzenia w roku ubiegłym i przekazania tej kwoty na dochody budżetu jednostki samorządu terytorialnego przedstawia poniższy schemat.

Schemat. Ewidencja zwrotu wydatków z tytułu nadpłaconego pracownikowi wynagrodzenia w roku ubiegłym, którego równowartość została potrącona z jego bieżącej pensji i została przekazana na rachunek dochodów jednostki nadrzędnej

Podstawy prawne

• ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 902; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1930)

• art. 85 § 1, art. 86 § 1, art. 91 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60)

• załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1911)

• rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1786; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1621)

Radosław Tyburczy

ekonomista, biegły sądowy z dziedziny rachunkowości budżetowej i finansów publicznych, kierownik oddziału kontroli finansowej w Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy, współpracuje z jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie kontroli, autor licznych publikacji