Rozliczenie nadpłat

Problem: Jak prawidłowo postępować z nadpłatami w dochodach budżetowych?

Rada: Nadpłaty to kwoty dochodów nienależnie wpłaconych (pobranych) lub orzeczonych do zwrotu, czyli np. kwota należności jednostki zapłacona dwukrotnie czy też zaokrąglona w górę z różnych przyczyn (dłużnik miał zapłacić 197 zł, a wpłacił 200 zł i mamy 3 zł nadpłaty). Jak wtedy najlepiej postąpić?

W jednostkach budżetu państwa to procedura stosunkowo łatwa. Rozporządzenie Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych przyjmuje, że jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, państwowa jednostka budżetowa zalicza nadpłaty na inne wymagalne należności przypadające od tego samego dłużnika, a w razie braku takich należności - zwraca je uprawnionej osobie. Zwroty nadpłat w dochodach budżetowych, powstałych zarówno w bieżącym roku budżetowym, jak i w ubiegłych latach budżetowych, ujmuje się w tej podziałce klasyfikacji dochodów, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju. Podstawą dokonania zwrotu nadpłaty jest pisemne polecenie zwrotu, podpisane przez kierownika i głównego księgowego państwowej jednostki budżetowej, które zawiera uzasadnienie zwrotu i wskazanie daty wpłaty zwracanej kwoty. Oprocentowanie nadpłat należności budżetowych pomniejsza dochody budżetowe z tytułu odsetek za zwłokę. Jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, opłaty przekazów pocztowych i opłaty bankowe związane ze zwrotem nadpłat obciążają wydatki budżetowe jednostki dokonującej zwrotu nadpłaty.

Reasumując, sprawdzamy, czy dłużnik ma inne wymagalne należności wobec jednostki, jeśli tak, nadpłatę zaliczamy na nie, jeśli nie - zwracamy dłużnikowi na konto bankowe lub wysyłamy przekazem pocztowym na adres na podstawie pisemnego polecenia zwrotu.

Warto jednak przyjąć zasadę kontaktu np. telefonicznego z dłużnikiem przed zwrotem (szczególnie, jeśli należność ma charakter kontynuowany, tak jak np. czynsz za wynajem itp.). Czasem zdarza się, że chce on, aby nadpłaconą kwotę zaksięgować na poczet jego przyszłych zobowiązań wobec jednostki. Wymagane jest jednak wtedy pisemne wyrażenie takiej woli przez dłużnika. Na bazie takiego wniosku dłużnika można dokonać stosownych przeksięgowań.

W jednostkach podległych jednostkom samorządu terytorialnego nie ma przepisu ogólnego, który reguluje sposób postępowania przy nadpłatach. Dobrze zatem, jeśli to jednostka samorządu ustali dla swoich jednostek sposób postępowania w tym zakresie, aby ujednolicić te zasady dla wszystkich. Często jednostki samorządu przyjmują identyczne zasady, jak te wynikające z ww. rozporządzenia. Zdarza się, że procedura jest inna i musi być jasna dla jednostek podległych (zarządzenie wójta, burmistrza itp.). Jeśli jednostka samorządu terytorialnego nie przyjęła jednej wspólnej zasady w tym zakresie, warto opisać procedurę dla jednostki w tym zakresie w polityce rachunkowości.

Pamiętajmy, że dłużnicy to ludzie ze wszystkimi swoimi pomysłami, upodobaniami itp. Sama pamiętam starszego pana, który każdą ratę podatku od nieruchomości wpłacał na rachunek bankowy o 2 zł większą, a potem przychodził i odbierał ją sobie w kasie. Dlaczego? Cóż, nie wiadomo… Miał do tego prawo i z niego korzystał.

I jeszcze jedna ważna myśl - nadpłaty księgujemy zawsze na stronę Ma konta 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych", w korespondencji ze stroną Wn konta 130, a paragraf klasyfikacji dochodów ten, na który zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju. Podkreślam to, gdyż zdarzyło mi się spotkać w jednostkach zlokalizowanie nadpłat na koncie 245 "Wpływy do wyjaśnienia", z racji ich charakteru "do wyjaśnienia z dłużnikiem, co robimy w tej kwestii" - ale to nieprawidłowe postępowanie. Wiemy bowiem, że dana wpłacona kwota dotyczy konkretnej należności, znamy paragraf klasyfikacji budżetowej i dlatego księgujemy ją na stronie Ma 221.

Agnieszka Drożdżal

wieloletni skarbnik gminy