Czy na firmowej stronie internetowej można zamieścić bez zgody pracowników zajmujących stanowiska kierownicze ich dane oraz zdjęcia

PROBLEM:

RADA:

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących m.in. imię (imiona) i nazwisko (art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy). Przepisy nie przewidują natomiast obowiązku udostępnienia przez pracownika fotografii. Jednak dla celów sporządzenia legitymacji służbowej czy przepustki lub innego dokumentu upoważniającego pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem będzie to wyjątkowo dopuszczalne (§ 4 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Zdaniem GIODO (pismo nr DOLiS-035-219/07/461/08) pracodawca może domagać się od pracownika zdjęcia, jeżeli jest mu ono potrzebne np. do legitymacji czy identyfikatora, ale pod warunkiem że z przepisów wewnątrzzakładowych wynika, iż pracownicy mają obowiązek nosić identyfikatory czy legitymacje służbowe ze zdjęciem. Jeśli w przepisach wewnątrzzakładowych nie ma takiego wymogu, to aby zamieścić na identyfikatorze zdjęcie pracownika, pracodawca musi mieć na to jego zgodę.

UWAGA!

Pracodawca nie może żądać od pracownika udostępnienia fotografii.

W zakresie nieuregulowanym w Kodeksie pracy do danych osobowych pracowników stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie danych jej dotyczących,
• jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
• jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
• jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
• jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą

(art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

W przypadku osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych należy przyjąć, że ujawnienie na stronie internetowej imienia i nazwiska jest niezbędne do realizacji umowy zawieranej przez pracownika oraz konieczne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych. Przetwarzanie tych danych nie narusza praw ani wolności osoby, której dotyczą. Pracodawca nie ma więc obowiązku uzyskania zgody pracownika na zamieszczenie imienia i nazwiska na firmowej stronie internetowej. Takie informacje o pracowniku, jak jego imię i nazwisko, służbowy adres e-mail czy służbowy numer telefonu, są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Dodatkowo przemawia za tym kierowniczy charakter stanowiska i związana z tym odpowiedzialność. Pogląd ten podzielił w swoim orzecznictwie Sąd Najwyższy (wyrok z 19 listopada 2003 r., I PK 590/02, OSNP 2004/20/351), stwierdzając, że:

SN

(...) najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (przedsiębiorstwa) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi - z kontrahentami, klientami (...). Dlatego pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy, bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika. (...) Imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach, co oznacza, że zgodnie z powszechną praktyką są one zasadniczo jawne.

Inaczej jest w przypadku zamieszczania na stronie internetowej zdjęć pracownika. Do katalogu dóbr osobistych należy bowiem wizerunek (art. 23 Kodeksu cywilnego).

Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). W razie braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:

• osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych,
• osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

Dlatego pracodawca powinien jednak uzyskać zgodę pracowników na zamieszczenie ich zdjęć na stronie internetowej. Pracownik powinien mieć też swobodę zadecydowania, jakie jego zdjęcie zostanie opublikowane.

Przykład

Pracodawca zorganizował imprezę firmową z udziałem pracowników. Następnie dla celów promocji firmy i reklamy zamieścił zdjęcia z imprezy na stronie internetowej. Aby działanie pracodawcy było legalne, konieczne jest przynajmniej uprzedzenie pracowników biorących udział w imprezie, że ich fotografie będą wykorzystane do wskazanych celów i że to stanowi warunek udziału w imprezie.

Zgoda nie byłaby konieczna w przypadku publikowania zdjęć w wewnętrznej sieci intranet, gdyż wtedy wykorzystywanie fotografii miałoby na celu lepszą i szybszą komunikację wśród pracowników, a zdjęcia nie byłyby publikowane na zewnątrz. Według GIODO przy wykorzystywaniu zdjęcia w sieci wewnętrznej informacje o osobie, zawarte w jej wizerunku, nie wymagają tak silnej ochrony jak wtedy, gdy użycie fotografii następuje w sieci publicznej.

Podstawa prawna:

art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

art. 81 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 880; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1089

art. 23 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 922

art. 23-24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 459; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1132

§ 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 894

Małgorzata Mędrala-Natkaniec,

radca prawny, doktor nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy