Czy w sprawozdaniu Rb-N należności jednostki powinny być pomniejszone o nadpłaty kontrahentów?

W jednostce budżetowej na koniec poszczególnych kwartałów na koncie 221 figurowały dotąd tylko ewentualne zaległości od kontrahentów z tytułu czynszu najmu pomieszczeń. Na koniec tego okresu sprawozdawczego jeden z kontrahentów zapłacił większą kwotę niż jego należność czynszowa. Czy, sporządzając sprawozdanie Rb-N, jednostka powinna o tę kwotę nadpłaty kontrahenta pomniejszyć należności od innych kontrahentów?

Nie, zaproponowane postępowanie jest nieprawidłowe. Wartość różnych co do rodzaju aktywów (należności) nie może być kompensowana przez jednostkę z wartością pasywów (zobowiązań) ani w księgach rachunkowych, ani w sporządzanych na ich podstawie sprawozdaniach finansowych i innych sprawozdaniach, do których zalicza się sprawozdania sporządzane przez jednostki budżetowe na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (art. 7 ust. 3 uor). W zaistniałej sytuacji jednostka powinna sporządzić dwa sprawozdania o symbolach:

1) Rb-N - kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, w którym powinny zostać wykazane kwoty wymagalnych należności jednostki z tytułu czynszu najmu pomieszczeń kontrahentom jednostki na koniec danego okresu sprawozdawczego,

2) Rb-Z - kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, w którym powinny być wykazane wymagalne zobowiązania jednostki z tytułu nadpłaty czynszu najmu kontrahenta.

Jak powinien być ustalony termin płatności za wynajem pomieszczeń?

Szkoła od czasu do czasu wynajmuje na weekend salę gimnastyczną na organizację wesel czy zabaw andrzejkowych, sylwestrowych itp. Zawsze najemcy sali płacili opłatę za wynajem w całości z góry (czyli przed zabawą). Ostatnio organizator takiej zabawy stwierdził, że należność za wynajem nie powinna być płatna z góry, wtedy należy się co najwyżej zaliczka, a całość należności powinna być płacona z dołu, np. w ciągu 14 dni od odbycia się imprezy. Czy takie wymogi rzeczywiście wynikają z jakiegoś przepisu?

Nie, ogólnie obowiązujące przepisy k.c. nie regulują tych kwestii, pozostawiając je w gestii stron zawieranej umowy. Termin płatności należności za wynajem może być negocjowany przez strony i może być to zarówno płatność z góry, jak i z dołu. W opisanej sytuacji dla jednostki sektora finansów publicznych korzystniejsze będzie ustalenie, że cała należność za wynajem sali jest płatna z góry. Chroni to jednostkę przed ewentualnymi problemami z wyegzekwowaniem należności od niesolidnego kontrahenta, który po zorganizowaniu imprezy może nie wpłacić należności. Prowadzenie egzekucji należności cywilnoprawnych wiąże się z dodatkowymi kosztami, których można uniknąć, wprowadzając do postanowień umownych obowiązek uiszczania należności z góry, zwłaszcza wobec kontrahentów nieznanych jednostce czy mających siedzibę (miejsce zamieszkania) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba jednostki.

Jak wykazywać skutki odroczenia terminu płatności podatku w sprawozdaniach: Rb-27S i Rb-PDP?

Podatnik (osoba fizyczna) otrzymał w lutym 2015 r. odroczenie terminu płatności pierwszej i drugiej raty podatku od nieruchomości do końca sierpnia 2015 r. (2 raty po 10 000 zł), z tego w podanym terminie wpłacił tylko 18 000 zł, natomiast 2000 zł pozostało zaległością podatkową na koniec 2015 r. W jaki sposób skutki tej decyzji powinny być wykazane w sprawozdaniach: Rb-27S i Rb-PDP za 2015 r.? Czy ta decyzja powinna być ujęta w sprawozdaniach rocznych: Rb-27S i Rb-PDP, czy tylko w sprawozdaniach półrocznych?

Skutki finansowe odroczenia terminu płatności podatku należy wykazywać w sprawozdaniach: Rb-27S i Rb-PDP sporządzanych za te okresy, których dotyczy odroczenie, czyli powinny być wykazane jako skutki w tym okresie sprawozdawczym, w którym podatek powinien wpłynąć do budżetu gminy zgodnie z ustawowymi terminami płatności, a nie wpłynął. W przypadku podanym w pytaniu, czyli dwóch rat podatku od nieruchomości od osób fizycznych, których ustawowe terminy płatności przypadały na 16 marca i 15 maja 2015 r. odroczonych do 15 sierpnia 2015 r., skutki tej decyzji powinny być wykazane:

● w sprawozdaniu kwartalnym Rb-27S za I kwartał 2015 r. - w kwocie 10 000 zł (czyli w wysokości odpowiadającej I racie podatku od nieruchomości płatnej do 16 marca 2015 r., której płatność została przełożona na 15 sierpnia 2015 r., 10 000 zł z tytułu II raty podatku nie podlega wykazaniu w tym sprawozdaniu, ponieważ dotyczy ono wyłącznie pierwszego kwartału 2015 r.),

● w sprawozdaniu kwartalnym Rb-27S za II kwartał 2015 r. - w kwocie 20 000 zł (czyli w wysokości odpowiadającej I i II racie podatku od nieruchomości, płatnym do 16 marca i 15 maja 2015 r., których płatność została przełożona na 15 sierpnia 2015 r., ponieważ sprawozdanie Rb-27S sporządza się narastająco za kolejne okresy sprawozdawcze, a więc powinny być w nim wykazane dochody, które powinny wpłynąć do budżetu JST w I półroczu 2015 r., a nie wpłynęły).

Skutki tej decyzji nie powinny być wykazane natomiast w sprawozdaniach rocznych: Rb-27S ani Rb-PDP w kolumnach "Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy (w tym rozłożenie na raty, odroczenie...)", ponieważ decyzja ta wygasła w trakcie roku podatkowego na skutek:

● zapłaty w wyznaczonym terminie, czyli do 15 sierpnia 2015 r., odroczonej I raty podatku w całości i II raty podatku w części (czyli kwota 18 000 zł będzie wykazana w sprawozdaniu Rb-27S rocznym w kolumnie "Dochody wykonane"),

● niedokonania w wyznaczonym na 15 sierpnia 2015 r. terminie wpłaty w kwocie 2000 zł na poczet II raty podatku (w związku z czym kwota ta będzie wykazana w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie "Saldo końcowe: należności pozostałe do zapłaty, w tym zaległości").

Czy w księgach rachunkowych należy ujmować wartość wypożyczonego środka trwałego?

Jednostka na czas kapitalnego remontu samochodu służbowego wypożyczyła samochód z wypożyczalni samochodów. Czy taki samochód trzeba ująć w księgach rachunkowych jednostki?

Tak, wynajęty czasowo środek trwały należy ująć w księgach rachunkowych, z tym że na koncie pozabilansowym, służącym zgodnie z zakładowym planem kont jednostki do ewidencji obcych środków trwałych. Ponieważ taki pojazd nie spełnia warunku z art. 3 ust. 1 pkt 12 i 15 oraz ust. 4 uor, tzn. nie jest aktywem kontrolowanym przez jednostkę, nie może być ujęty w ewidencji bilansowej środków trwałych tej jednostki.

Na jakim koncie ewidencjonować składki na rzecz stowarzyszeń gminnych?

Gmina przystąpiła do stowarzyszenia gmin, na rzecz którego ma uiszczać kwartalne składki. Na jakim koncie należy ująć rozrachunki z tytułu tych składek - na koncie dotyczącym rozrachunków z budżetami, czy dotyczącym pozostałych rozrachunków publicznoprawnych?

Żadne konto zasugerowane w pytaniu nie jest właściwe do ewidencji rozrachunków z tytułu składek wynikających z przystąpienia gminy do stowarzyszenia. Składki takie nie są daninami publicznymi, czyli obowiązkowymi świadczeniami pieniężnymi ponoszonymi przez gminę na podstawie ustaw w celu zgromadzenia środków publicznych na finansowanie zadań publicznych, dlatego nie mogą być ewidencjonowane ani na koncie 225 "Rozrachunki z budżetami", ani na koncie 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne". Jako dobrowolne świadczenia na rzecz stowarzyszenia gmin powinny być ewidencjonowane na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki", ponieważ konto to, zgodnie z pkt. 42 załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, służy do ewidencjonowania rozrachunków nieobjętych ewidencją na kontach 201-234.

Oprac. Izabela Motowilczuk