Instruktaż: Rejestr Należności Publicznoprawnych - zasady funkcjonowania

Z dniem 1 czerwca 2018 r. do jednostek samorządu terytorialnego wkracza Rejestr Należności Publicznoprawnych. Jak prawidłowo postąpić w przedmiocie Rejestru? Jakie należności można ujawnić w Rejestrze, kiedy można wprowadzić dane do Rejestru, a kiedy możne je zmienić lub wykreślić?

Rejestr Należności Publicznoprawnych został wprowadzony z dniem 1 stycznia 2018 r. ustawą z 7 kwietnia 2017 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ułatwienia dochodzenia wierzytelności (Dz.U. z 2017 r. poz. 933). Jednak przepisy w zakresie Rejestru w odniesieniu do wierzyciela będącego jednostką samorządu terytorialnego stosuje się od 1 czerwca 2018 r.

Przepisy regulujące to zagadnienie znajdziemy w art. 18a-18u ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1201 z późn.zm.). W Rejestrze Należności Publicznoprawnych gromadzi się i ujawnia informacje o należnościach pieniężnych podlegających egzekucji administracyjnej w myśl ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Jednocześnie przepis reguluje, że chodzi o należności pieniężne Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, dla których wierzycielem jest naczelnik urzędu skarbowego albo jednostka samorządu terytorialnego.

Organ prowadzący rejestr ujawnia w rejestrze dane, gdy łączna kwota należności pieniężnych wraz odsetkami z tytułu niezapłacenia ich w terminie wynosi nie mniej niż 5000 zł. Rejestr Należności Publicznoprawnych prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej albo inny organ wyznaczony w rozporządzeniu przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Krok 1 Podjęcie uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wprowadzenie należności pieniężnych JST do Rejestru Należności Publicznoprawnych

Jednostka samorządu terytorialnego, reprezentowana przez organ wykonawczy, może wprowadzać dane do rejestru, jeżeli ma na to zgodę wyrażoną w uchwale odpowiednio rady gminy, rady powiatu albo sejmiku województwa.

Zgodnie z art. 26 ustawy o samorządzie gminnym organem wykonawczym w gminie jest wójt (burmistrz, prezydent miasta). W powiatach, na mocy art. 26 ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym, organem wykonawczym powiatu jest zarząd powiatu. Podobnie organem wykonawczym województwa, na mocy art. 31 ust. 1 ustawy o samorządzie województwa, jest zarząd województwa. Dlatego w imieniu JST dane do Rejestru Należności Publicznoprawnych dłużników gminy wprowadza wójt (burmistrz, prezydent miasta), dane dłużników powiatu wprowadza zarząd powiatu, a dane dłużników należności publicznoprawnych województwa - zarząd województwa.

W uchwale należy określić rodzaj należności pieniężnych jednostki samorządu terytorialnego, które będą ujawniane w Rejestrze, czyli określone rodzaje podatków, opłat lokalnych itd.

Wzór. Uchwała w sprawie wyrażenia zgody na wprowadzenie należności pieniężnych gminy do Rejestru Należności Publicznoprawnych

Krok 2 Wystąpienie do Szefa KAS o dostęp do systemu

Ze względu na to, że Rejestr Należności Publicznoprawnych jest prowadzony w systemie teleinformatycznym, wierzyciel mający uchwałę wyrażającą zgodę na wprowadzanie danych do Rejestru, powinien wystąpić do Szefa KAS o dostęp do tego systemu pozwalający na wprowadzanie danych do Rejestru.

Krok 3 Doręczenie zobowiązanemu zawiadomienia o zagrożeniu ujawnieniem w Rejestrze

Przed wprowadzeniem danych do Rejestru Należności Publicznoprawnych wierzyciel powinien doręczyć zobowiązanemu zawiadomienie o zagrożeniu ujawnieniem w Rejestrze. Z zawiadomienia tego powinno wynikać, ile dłużnik i z tytułu jakich zobowiązań zalega.

Zawiadomienie to, jako samodzielny dokument, może być doręczone wraz z upomnieniem, które wierzyciel kieruje do dłużnika przed wszczęciem egzekucji. Możliwość doręczania zawiadomienia wraz z upomnieniem pozwoli na zminimalizowanie kosztów korespondencji, a tym samym obsługi Rejestru. Zawiadomienia nie wysyłamy, jeśli wysokość należności pieniężnej wraz z odsetkami jest niższa niż 46,40 zł (czterokrotna wysokość kosztów upomnienia). Tym samym taką zaległość od razu wprowadza się do Rejestru.

Wzór. Zawiadomienie o zagrożeniu ujawnieniem zaległości w Rejestrze Należności Publicznoprawnych

Krok 4 Wprowadzenie danych do Rejestru

Dopiero po upływie 30 dni od dnia doręczenia dłużnikowi zawiadomienia o zagrożeniu ujawnieniem długu w Rejestrze Należności Publicznoprawnych wierzyciel może wprowadzić dane do Rejestru. W odniesieniu do należności pieniężnej jednostki samorządu terytorialnego, która stała się wymagalna przed dniem podjęcia uchwały rady gminy wyrażającej zgodę na ujawnianie zaległości w Rejestrze, wójt (burmistrz, prezydent miasta) dokonuje, w terminie 2 lat od dnia podjęcia tej uchwały, wprowadzenia danych do Rejestru.

Krok 5 Wniesienie sprzeciwu

Dłużnikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu w sprawie zagrożenia ujawnieniem w Rejestrze Należności Publicznoprawnych lub wprowadzenia danych do Rejestru. Sprzeciw wnosi się do wierzyciela. Prawo wniesienia sprzeciwu przysługuje od dnia doręczenia zawiadomienia o zagrożeniu ujawnieniem w Rejestrze albo od dnia wprowadzenia do Rejestru danych i trwa do dnia, do którego te dane znajdują się w Rejestrze.

Krok 6 Dokonanie zmiany lub wykreślenia zaległości w Rejestrze

Zmiany lub wykreślenia zaległości w Rejestrze Należności Publicznoprawnych wierzyciel dokonuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia powzięcia przez niego wiadomości o okoliczności uzasadniającej zmianę lub wykreślenie tych danych.

Pięć przesłanek wykreślenia danych z Rejestru Należności Publicznoprawnych

1. Wygasł obowiązek zapłaty należności.

2. Wierzyciel nie jest podmiotem uprawnionym lub nie zostały spełnione warunki określone w ustawie.

3. Utracił wykonalność wyrok, postanowienie albo mandat, z którego wynika należność ujawniona w Rejestrze.

4. Został ujawniony następca prawny zobowiązanego, który zmarł lub ustał jego byt prawny.

5. W całości został uwzględniony wniesiony przez dłużnika sprzeciw.

Krok 7 Udostępnianie danych

Dane zawarte w Rejestrze Należności Publicznoprawnych mogą być udostępniane:

• zobowiązanemu,
• wierzycielowi zobowiązanego,
• sądowemu lub administracyjnemu organowi egzekucyjnemu, sądowi, prokuraturze, Szefowi Centralnego Biura Antykorupcyjnego,
• instytucji utworzonej na podstawie art. 105 ust. 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1876 z późn.zm.),
• biuru informacji gospodarczej,
• każdemu zainteresowanemu podmiotowi.

Dane zawarte w Rejestrze będą udostępniane wyłącznie systemem teleinformatycznym. Dane udostępnia się zobowiązanemu lub podmiotowi zainteresowanemu po jego uwierzytelnieniu. Uwierzytelnienie na portalu podatkowym wymaga użycia danych weryfikowanych za pomocą podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem albo profilu zaufanego ePUAP. Podmiot zainteresowany składa (na portalu podatkowym lub ePUAP-em) oświadczenie, że ma ważne (60 dni od dnia jego udzielenia) pisemne upoważnienie wydane przez zobowiązanego do ujawnienia jego danych.

Udostępnianie danych z Rejestru jest bezpłatne.

Dane ujawnione z Rejestru mogą być wykorzystane przez okres 90 dni od dnia ich uzyskania. Podmiot, który uzyskał dane z Rejestru, nie może ich ujawnić innym podmiotom. Inne podmioty nie mają prawa wykorzystać danych udostępnionych komuś innemu niż one same.

Oprac. Hanna Kmieciak

specjalista w zakresie dochodów JST