Jak wprowadzić do regulacji wewnątrzzakładowych tzw. siatkę płac

Pracodawcy prywatni mogą opracować w regulacjach płacowych tzw. siatki wynagrodzeń, zwane też taryfikatorami. Taką jawność wynagrodzeń pracowników należy uznać za zachowanie przez pracodawcę zasady równego traktowania w zakresie warunków płacowych. Siatki wynagrodzeń są też ułatwieniem przy ustalaniu indywidualnych warunków wynagradzania pracowników.

Zasady wynagradzania pracowników oraz ewentualnie pozostałe świadczenia związane z pracą określa m.in. regulamin wynagradzania. Zgodnie z obowiązującą od 1 stycznia 2017 r. zasadą pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani układem ponadzakładowym ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Natomiast prawo, a nie obowiązek, ustalania warunków wynagradzania w takim regulaminie mają pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy lub układem ponadzakładowym.

Wyjątkiem jest pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, na podstawie którego można ustalić indywidualne warunki płacowe, który ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o ustalenie tego regulaminu (art. 772 § 1-3 Kodeksu pracy).

Siatka płac w regulaminie wynagradzania

Do istotnych unormowań regulaminu wynagradzania należy zaliczyć wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za określoną pracę lub na konkretnym stanowisku oraz dodatkowe składniki wynagrodzenia - w przypadku ich wprowadzenia z tytułu wykonywania danej pracy.

Mimo że przepisy tego bezpośrednio nie regulują, powszechnie stosowaną praktyką określania stawek wynagrodzenia w przepisach wewnątrzzakładowych jest opracowywanie siatek wynagrodzeń, zwanych też taryfikatorami wynagrodzeń (zaszeregowania lub płac). W tym miejscu pytanie powstaje - czy wprowadzenie do regulacji wewnętrznych siatki płac jest obowiązkiem pracodawcy, który w ten sposób realizuje zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, czy wyłącznie uprawnieniem pomocnym w realizowaniu tej zasady? Wątpliwość ta wynika z ogólnego i bliżej nieokreślonego obowiązku ustalania warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.

Odnosząc się do tej wątpliwości, należy wskazać, że regulamin wynagradzania powinien przede wszystkim określać wysokość i zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. W praktyce trudno zapewnić realizację powyższego wymogu bez opracowania taryfikatora płac. Brak przejrzystych zasad wynagradzania, w tym nieopracowanie siatki płac, może być w praktyce zakwestionowane przez organy kontrolujące przestrzeganie prawa pracy. Dotyczy to szczególnie pracodawców o rozbudowanej strukturze, w ramach której funkcjonuje duża liczba stanowisk pracy, gdzie brak taryfikatora płac może uniemożliwiać właściwe przestrzeganie zasady równego traktowania w zakresie wynagradzania.

Zobacz wzór "Regulaminu wynagradzania pracowników" w zakładce Formularze i wzory na www.mp.infor.pl.

Pracownicy mają prawo oczekiwać jasnych zasad, na podstawie których są ustalane ich warunki wynagradzania za pracę. Za kluczowy element regulaminu wynagradzania, zapewniający transparentność zasad wynagradzania, należy zatem uznać siatkę płac. Mimo że przepisy prawa pracy nie wskazują bezpośrednio na obowiązek jej opracowania, można uznać, że wynika on z norm prawa pracy odwołujących się zarówno do zakładowych przepisów płacowych, jak i do zasad równego traktowania w zakresie wynagradzania.

Należy podkreślić, że nie ma wątpliwości w zakresie funkcjonowania tabel zaszeregowania u pracodawców szeroko rozumianej sfery budżetowej, gdzie ich źródłem są właściwe pragmatyki służbowe.

Od siatki płac należy odróżnić tzw. wartościowanie stanowisk pracy, które jest procesem wspomagającym i poprzedzającym tworzenie siatki płac. Warto bowiem mieć na względzie, że kształtowanie siatki płac powinno być poprzedzone określeniem obiektywnych kryteriów różnicowania wynagrodzeń ze względu na rodzaj wykonywanej pracy. Jest to wartościowanie pracy, na podstawie którego następuje później jej wycena.

Wartościowanie stanowisk pracy nie jest obowiązkiem pracodawcy. Jednak pozwala ono na uzyskanie informacji niezbędnych dla opracowania obiektywnej siatki płac. Proces wartościowania powinien być dostosowany do specyfiki danego pracodawcy i uwzględniać obiektywne kryteria.

Konstrukcja siatki płac

W typowych przypadkach siatki płac zawierają wykazy stanowisk przyporządkowane do konkretnych kategorii, gdzie wynagrodzenie zasadnicze mieści się w określonych granicach (tzw. widełkach). Taryfikator nie powinien określać wyłącznie kwot minimalnych ("od"), co może sprzyjać nadmiernej dowolności i praktykom nierównego traktowania w zakresie wynagradzania.

PRZYKŁAD

Pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi opracował siatkę płac, w ramach której uwzględniono m.in. następujące stanowiska pracy, ze wskazaniem widełek płacowych (płacy zasadniczej):

• I kategoria zaszeregowania: dyrektor - od 10 000 zł,

• II kategoria zaszeregowania: kierownik produkcji - od 7000 zł,

• III kategoria zaszeregowania: mistrz - od 4000 zł do 5000 zł,

• IV kategoria zaszeregowania: pracownik produkcyjny - od 2100 zł do 3000 zł.

Tak sporządzony taryfikator jest nieprawidłowy. Za niepoprawne należy uznać wskazanie dla wybranych stanowisk pracy wyłącznie dolnych granic wynagrodzenia za pracę. W praktyce sprzyja to bowiem dowolnemu kształtowaniu wysokości wynagrodzeń pracowników.

Zamiast taryfikatorów istnieje możliwość sztywnego przypisania wysokości wynagrodzenia (konkretnej kwoty) do danej grupy pracowników. Jest to jednak zdecydowanie mniej elastyczne rozwiązanie, które w praktyce może utrudniać realizację zasady równego traktowania w zakresie prawa do wynagrodzenia z uwzględnieniem czynników dodatkowych usprawiedliwiających różnicowanie płac, takich jak staż pracy, doświadczenie czy kwalifikacje zawodowe.

W praktyce może powstać wątpliwość, czy dolną granicą dla poszczególnych stanowisk pracy, przyjętą w ramach siatki płac, może być odniesienie do minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy, który w wyroku z 9 stycznia 2007 r. (II PK 180/06, OSNP 2008/3-4/36) podkreślił, że takie ukształtowanie wysokości stawek zaszeregowania z punktu widzenia prawa pracy nie jest regulacją stawki wynagrodzenia. Wskazanie najniższego wynagrodzenia ustalonego przez państwo jako dolnej granicy stawek we wszystkich kategoriach zaszeregowania jest bowiem pozbawione samodzielnego znaczenia i zbędne, skoro granica ta jest wyznaczona w przepisach określających wynagrodzenie minimalne.

PRZYKŁAD

Pracodawca, wprowadzając siatkę płac, postanowił wskazać jako dolną granicę wynagrodzenia dla wszystkich grup pracowników minimalne wynagrodzenie za pracę. Uznał, że w ten sposób zabezpieczy interesy pracowników, uniemożliwiając określenie ich wynagrodzeń poniżej płacy minimalnej. Taki sposób określenia dolnych widełek w ramach taryfikatora należy uznać za nieprawidłowy. Trudno bowiem przyjąć, że poprawne jest ustalenie dolnej granicy dopuszczalnego w zakładzie wynagrodzenia za pracę na poziomie minimalnym niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy.

Siatka płac a zasada równego traktowania w zakresie wynagradzania

Określenie rodzaju, wysokości i zasad wypłacania poszczególnych składników wynagrodzenia, w tym opracowanie siatki płac, stanowi uporządkowanie systemu wynagradzania funkcjonującego u danego pracodawcy. Zapewnia dostosowanie procesów administrowania i zarządzania wynagrodzeniami do postanowień zawartych w regulaminie wynagradzania.

Prawidłowo opracowana siatka płac pozwala na realizację zasady równego traktowania pracowników w zakresie wynagrodzeń. Pomocniczą funkcją siatki płac jest zatem zapobieganie dyskryminacji płacowej. Poprzez sporządzenie taryfikatora i przestrzeganie jego zapisów pracodawca może nie tylko uchronić się przed zarzutami o nierówne traktowanie, ale i wykazać, że tworząc siatkę płac, podjął starania zapobiegające arbitralnemu ustalaniu poziomu wynagrodzeń, który może wskazywać na dyskryminację.

Tworząc taryfikator wynagrodzeń, należy ustalać ich granicę tak, aby wynagrodzenie odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy.

Zmiany w siatce płac

Taryfikator wynagradzania jako część regulaminu wynagradzania, podobnie jak cały regulamin, może podlegać modyfikacjom. Mogą one wynikać z różnych względów - nie można bowiem wykluczyć przypadku, gdy rozwój pracodawcy wymusi powstanie nowych stanowisk pracy, które powinny zostać uwzględnione w siatce płac, jak również przypadków modyfikacji przyjętych wcześniej widełek płacowych. Będąca częścią regulaminu wynagradzania siatka płac podlega w zakresie ewentualnych modyfikacji takiej samej procedurze jak inne zmiany do regulaminu wynagradzania.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzący duży zakład zajmujący się dystrybucją towarów postanowił zająć się również działalnością produkcyjną. Wymusiło to utworzenie dodatkowych stanowisk pracy związanych z projektowaniem oraz produkcją. W takim przypadku pracodawca nie powinien pozostawić siatki płac w niezmienionej formie i przydzielić wynagrodzenia nowym pracownikom z pominięciem zasad wynagradzania obowiązujących w firmie, których źródłem są przepisy prawa pracy. Tworzenie nowych stanowisk pracy i ich obsadzanie powinno być związane z uzupełnieniem funkcjonującej w zakładzie siatki płac, na podstawie której nowo zatrudniani pracownicy będą mieli przyznawane wynagrodzenia za pracę.

Funkcjonująca u danego pracodawcy siatka płac powinna korespondować z aktualnymi stanowiskami pracy, na jakich są zatrudniani pracownicy.

W przypadku gdy modyfikacje siatki płac są dla pracowników korzystne, np. dochodzi do podwyższenia sztywnie określonych wysokości płac pracowników na poszczególnych stanowiskach, pracodawca nie ma obowiązku dokonywania modyfikacji warunków płacy wynikających z indywidualnych umów o pracę. Wynika to z tego, że korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania - w tym będącego jego częścią taryfikatora płac - zastępują z mocy prawa obowiązujące w tym zakresie warunki umów o pracę.

Inaczej będzie wtedy, gdy przyjęta modyfikacja siatki płac spowoduje niekorzystne ukształtowanie warunków wynagradzania pracowników. Wówczas niezbędne staje się w pierwszej kolejności zawarcie z pracownikami porozumień zmieniających, jeżeli będą chcieli dobrowolnie przyjąć gorsze warunki płacy. W przeciwnym razie niezbędne jest wypowiedzenie dotychczasowych warunków płacy. Warto w tym miejscu przywołać wyrok SN z 13 września 2016 r. (I PK 190/15), zgodnie z którym:

SN

(...) uzgodnienie przez pracodawcę ze związkami zawodowymi wprowadzenia nowego zakładowego regulaminu płacowego, który "odbiera" lub ogranicza sporne istotne składniki dotychczasowego wynagradzania za pracę, nie oznacza uzyskania dorozumianej zgody pracowników na uszczuplenie lub ograniczenie istotnych warunków płacowych tylko dlatego, że wiedzieli oni lub mogli zapoznać się z nowym regulaminem wynagradzania.

Uwzględniając fakt, że zakładowa siatka płac stanowi element regulaminu wynagradzania, należy uznać, że pracodawca nie powinien decydować się na zupełną likwidację, wycofanie się z przyjętego wcześniej sposobu określania stawek wynagradzania w ramach poszczególnych stanowisk pracy. W zależności od potrzeb siatka może ulegać wspomnianym wcześniej modyfikacjom, jednak jej usunięcie z regulaminu nie ma racjonalnego uzasadnienia z punktu widzenia obowiązku zapewnienia przejrzystości zakładowych regulacji płacowych.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 13, art.183a, art. 183c, art. 772, art. 773 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U z 2018 r. poz. 108; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy

Czytaj także: "Na czym polega równe traktowanie w zakresie wynagradzania" - na www.mp.infor.pl lub www.inforfk.pl.