Czy przyszły pracodawca może domagać się referencji od kandydata do pracy - GIODO wyjaśnia

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Pracodawcy bardzo często chcą wiedzieć o kandydatach do pracy jak najwięcej. Zakres danych, jakie mogą przetwarzać, jest jednak ograniczony. Przepisy Kodeksu pracy ściśle określają, jakich danych osobowych pracodawca może żądać od kandydata do pracy i od pracownika. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania takich danych, jak:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• data urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy).

Pracodawca może żądać podania jeszcze innych danych osobowych dopiero od osoby, którą zatrudni. Są to: imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy). Pracodawca może też domagać się od pracownika podania numeru PESEL.

Ponadto może niekiedy żądać podania innych danych osobowych, ale jedynie wówczas, gdy obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów (art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy).

Określając zakres danych, których można domagać się od kandydatów do pracy, należy pamiętać o przepisach rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z nim pracodawca może żądać od kandydata do pracy takich danych jak:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectwo pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Często zdarza się, że w procesie rekrutacji pozyskiwanych jest więcej informacji o kandydacie do pracy niż te, na które zezwala Kodeks pracy. Przy czym za podstawę legalizacji takich praktyk służy przesłanka zgody kandydata do pracy (art. 23 ust. 1 pkt 1 dotychczasowej ustawy o ochronie danych osobowych). Po 25 maja 2018 r., gdy zaczną być stosowane przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), taka przesłanka będzie wynikała z art. 6 ust. 1 pkt a RODO. Wskazać jednak trzeba, że aby zgoda osoby mogła być uznana za podstawę prawną, musi być wyrażona w sposób dobrowolny. Oznacza to, że pracodawca nie może żądać podania szerszego zestawu informacji niż wskazany wyżej. To kandydat do pracy musi chcieć z własnej inicjatywy udostępnić inne dotyczące go dane.

Jeśli chodzi o referencje, to należy zwrócić uwagę, że obowiązkiem pracodawcy jest wydanie pracownikowi, z którym została rozwiązana umowa o pracę, jedynie świadectwa pracy. Przepisy rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy określają zaś, jakie informacje mają się w nim znaleźć.

Zatem wydanie referencji zależy jedynie od dobrej woli pracodawcy. Celem przygotowania takiego dokumentu jest umożliwienie swojemu dotychczasowemu pracownikowi bardziej wyczerpujacego i poświadczonego przez dotychczasowego pracodawcę przedstawienia się u kolejnego, potencjalnego pracodawcy.

Żądanie przez pracodawcę podania innych danych osobowych kandydata do pracy niż wymienione w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy (np. przedstawienia referencji) może prowadzić do naruszenia prawa, w tym przepisów o ochronie danych osobowych. Niemniej dopuszczalna jest sytuacja, gdy kandydat do pracy z własnej woli przekaże pracodawcy więcej informacji, w tym np. referencje, które mogą działać na jego korzyść. Jednak aby pracodawca mógł te dane wykorzystać, musi uzyskać na to zgodę kandydata. Zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. A pracodawca, który tę zgodę uzyska, musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.

Podstawa prawna:

art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917

art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 922; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 723

§ 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 894; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357

§ 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2292; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1044

art. 4 pkt 11, art. 6 ust. 1 lit. a, art. 7, art. 9 ust. 2 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1

Edyta Bielak-Jomaa,

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych