Czy po zmianach przepisów będzie można przetwarzać za zgodą kandydata do pracy więcej jego danych, niż wynika z Kodeksu pracy

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

W zakresie pozyskiwanych od kandydatów do pracy i pracowników danych osobowych planowane są znaczne zmiany. Trwają bowiem prace nad nowelizacją Kodeksu pracy. Są one związane z obowiązkiem stosowania w Polsce od 25 maja 2018 r. unijnego rozporządzenia w zakresie ochrony danych osobowych - RODO. Według projektowanej nowej treści art. 22¹ Kodeksu pracy pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) datę urodzenia,

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

4) wykształcenie,

5) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W stosunku do obecnych regulacji pojawia się jako nowość możliwość podawania przez kandydata do pracy danych kontaktowych, jakie uzna on za stosowne, czyli np. adres poczty elektronicznej albo numer telefonu. Usunięto zaś z katalogu danych imiona rodziców oraz miejsce zamieszkania.

Ponadto pracodawca będzie mógł żądać od kandydata do pracy innych danych osobowych niż wyżej wymienione, jeżeli będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Oprócz tego przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych będzie dopuszczalne za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jednak tylko wtedy, gdy będzie to dla niej korzystne. Dotyczyć to będzie zarówno danych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, jak i danych udostępnianych na wniosek pracodawcy. Zatem po wejściu w życie projektowanych przepisów nie tylko nie powstanie większe niż obecnie ograniczenie w przetwarzaniu danych na podstawie zgody kandydata do pracy, ale Kodeks pracy ma wprost wskazywać na możliwość pozyskiwania danych na podstawie takiej zgody.

Brak zgody na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych lub jej wycofanie nie będzie mogło być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie będzie mogło powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie będzie mogło stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

UWAGA!

Zmienione przepisy Kodeksu pracy mają wprost przyznawać pracodawcy prawo do przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy za ich zgodą, innych niż wymagane przez przepisy prawa pracy.

Należy też zwrócić uwagę, że możliwość przetwarzania tzw. danych wrażliwych kandydatów do pracy takich jak np. dotyczących pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przynależności do związków zawodowych, danych genetycznych, danych biometrycznych lub danych dotyczących zdrowia, będzie dopuszczalne tylko wówczas, gdy obowiązek ich podania jest niezbędny do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Tak będzie przykładowo z danymi przetwarzanymi przez pracodawcę w zakresie badań profilaktycznych lub w związku z wypadkami przy pracy czy chorobami zawodowymi.

Dotychczas w odniesieniu do przetwarzania innych danych za zgodą kandydata (lub później pracownika) wyrażane były różne opinie. Często taka możliwość była kwestionowana na podstawie nierównowagi podmiotów, tj. pracodawcy i pracownika, oraz tym samym niepełnej dobrowolności w zakresie wyrażenia zgody. Takie stanowisko zostało zaprezentowane w wyroku NSA z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09), w którym wskazano, że brak równowagi w relacji pracodawca-pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażenia zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych).

Z kolei GIODO wskazywał (decyzja z 23 stycznia 2015 r., DOLiS/DEC 41/15/5125), że:

(…) jeśli osoba ubiegająca się o zatrudnienie podaje w dokumentach rekrutacyjnych więcej informacji, niż wynika to z art. 22¹ Kodeksu pracy, wówczas podstawą prawną do ich przetwarzania przez potencjalnego pracodawcę jest zgoda tej osoby".

Natomiast zgodnie z RODO, które jest stosowane w Polsce od 25 maja 2018 r., przetwarzanie danych jest zgodne z prawem m.in. w przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych w tej zgodzie celów (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Zgodnie z definicją zawartą w RODO "zgoda" osoby, której dane dotyczą, oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych (art. 4 pkt 11 RODO). Tylko zgoda złożona przez kandydata lub pracownika na takich warunkach będzie pozwalała pracodawcy na przetwarzanie innych danych niż te, których będzie żądać wprost na podstawie przepisów.

W motywie 43 preambuły do RODO wskazuje się, że zgoda nie powinna stanowić ważnej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w szczególnej sytuacji, w której istnieje wyraźny brak równowagi między osobą, której dane dotyczą, a administratorem. Zapis ten nie może być jednak odczytywany jako wyłączający zgodność z prawem przetwarzania innych niż "obowiązkowe" danych w stosunkach pracy na podstawie zgody kandydata lub pracownika. W motywie 155 preambuły RODO wskazano bowiem również, że w prawie państwa członkowskiego lub w porozumieniach zbiorowych, w tym zakładowych porozumieniach z przedstawicielami pracowników, mogą być przewidziane przepisy szczegółowe o przetwarzaniu danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem. W szczególności mogą to być warunki, na podstawie których dane osobowe w związku z zatrudnieniem można przetwarzać za zgodą pracownika do celów procedury rekrutacyjnej, wykonywania umowy o pracę, w tym wykonywania obowiązków określonych w przepisach lub w porozumieniach zbiorowych, zarządzania, planowania i organizacji pracy, równości i różnorodności w miejscu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz do celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem, a także do celów zakończenia stosunku pracy.

Zatem nie ma przeszkód, żeby wprowadzić możliwość pozyskiwania dodatkowych danych osobowych za zgodą kandydata do pracy lub pracownika w przepisach prawa pracy lub przepisach wewnątrzzakładowych.

Zgoda kandydata dotyczy co do zasady przetwarzania danych na potrzeby procesu rekrutacji. Jej zakończenie (pomyślne lub nie dla danej osoby) skutkuje zamknięciem tego celu danych, a co za tym idzie - pracodawca nie będzie mógł ich nadal przetwarzać. Niezbędne byłoby uzyskanie na to kolejnej zgody lub wskazanie przez kandydata od początku, że zgadza się na dalsze przetwarzanie określonych danych np. po ewentualnym zatrudnieniu.

Podstawa prawna:

art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917

motyw 43, motyw 155, art. 4, art. 6-7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1

art. 4 projektu ustawy z 28 marca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 - projekt ustawy jest rozpatrywany obecnie przez Komitet do Spraw Europejskich

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji