W jaki sposób pracodawca ma przeprowadzić rekrutację pracownika, gdy nie ma jego zgody na przetwarzanie danych osobowych - GIODO wyjaśnia

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Co do zasady podstawą prawną, która uprawnia pracodawców do przetwarzania danych osobowych osób starających się o zatrudnienie, jest art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) imiona rodziców,

3) datę urodzenia,

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

5) wykształcenie,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą (art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy). Pracodawca ma zaś prawo żądać udokumentowania danych osobowych, do pozyskania których uprawnia go Kodeks pracy.

Bardziej szczegółowo zakres danych, które można zebrać podczas rekrutacji, określa § 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Na jego podstawie pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

1) wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

2) świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

3) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

4) świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

5) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

6) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (§ 1 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Do przetwarzania wskazanych danych kandydata do pracy nie jest potrzebna jego zgoda. Jest ona zbędna, ponieważ przetwarzanie danych przez pracodawcę w opisanym zakresie odbywa się na podstawie szczególnego przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych). Także oświadczenie udostępniające pracodawcy dane osobowe, składane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, nie może być utożsamiane z oświadczeniem o wyrażeniu przez nią zgody na przetwarzanie jej danych osobowych.

Jeśli jednak pracodawca rozszerzy zakres informacji, które chce pozyskać (np. o numer telefonu), wówczas co do zasady kandydat do pracy ma prawo odmówić ich podania. Jedynie szczególne przepisy prawa mogą zezwalać, by na potrzeby naboru na konkretne stanowisko zbierane były dane inne niż wskazane powyżej. Jeśli takich przepisów nie ma, to pracodawca powinien uzyskać zgodę kandydata na przetwarzanie jakichkolwiek jego dodatkowych danych osobowych. Zgoda może być ustna, ale do celów dowodowych lepiej, by pracodawca dysponował zgodą na piśmie lub w wersji elektronicznej.

Zasadniczo, jeśli kandydat udostępnia pracodawcy jedynie taki zakres dotyczących go danych, który został wskazany w przepisach prawa, to w przesyłanych dokumentach nie musi, a wręcz nawet nie powinien, zamieszczać zgody na przetwarzanie jego danych.

Jeżeli jednak kandydat do pracy z własnej woli chce przekazać inne informacje, które mają działać na jego korzyść, wyróżnić go spośród wielu innych kandydatów, wykazywać dodatkowe umiejętności, wykształcenie, ukończone kursy, nawet te niezwiązane ze stanowiskiem, na które aplikuje, to ma do tego prawo. Żeby jednak pracodawca mógł je wykorzystywać, osoba starająca się o zatrudnienie musi wyrazić na to swoją zgodę.

Co istotne, by zgoda ta mogła być uznana za prawidłową podstawę prawną, powinna posiadać cechy wskazane w art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, m.in. musi być dobrowolna. Wymuszone oświadczenie woli nie może być traktowane jak zgoda w rozumieniu ustawy ani jak warunek legalizujący przetwarzanie danych osobowych.

Podstawa prawna:

• art. 22¹ § 1, § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeksu pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 108, ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 138

• art. 7, art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 922

• § 1 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 894

Edyta Bielak-Jomaa,

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych