10/2017 [dodatek: Zestaw testów kontrolnych. Błędy w polityce rachunkowości], data dodania: 28.09.2017 ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH - Błędy w polityce rachunkowości
Za pomocą testów można samodzielnie skontrolować prawidłowość ustalenia polityki rachunkowości jednostki oraz wyeliminować stwierdzone błędy.
Testy są skonstruowane w taki sposób, że mogą być wykorzystane przez szeregowych pracowników jednostek - w celu samokontroli powierzonego im zakresu zadań, kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych - w celu monitorowania prawidłowości pracy podległych im pracowników oraz pracowników komórek kontroli wewnętrznej przy kontrolach przeprowadzanych na polecenie kierownika jednostki.
Formularze należy wypełniać w każdej pozycji, odpowiadając na każde z pytań "Tak - Nie - Nie dotyczy" lub podając szczegółową odpowiedź na zadane pytanie. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w formularzu w pozycji "Uwagi" należy podać zwięzły opis nieprawidłowości wraz z przyczynami jej powstania, a w kolejnych kolumnach:
- sposób jej usunięcia,
- osobę odpowiedzialną za wykonanie odpowiednich czynności zgodnie z rozwiązaniami organizacyjnymi przyjętymi w danej jednostce,
- termin, do którego określone zadania mają być wykonane.
Po upływie ustalonych terminów wykonania zadań testy należy przeprowadzić ponownie, aby sprawdzić, czy wszystkie zalecenia zostały prawidłowo wykonane.
W przypadku wykorzystania formularzy przez szeregowych pracowników jednostek, w ramach samokontroli, stwierdzone błędy nie powinny być usuwane samodzielnie. Wyniki testów powinny być najpierw omówione z bezpośrednim przełożonym w celu podjęcia decyzji co do właściwego w danym przypadku sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
Przy korzystaniu z testów należy posiłkować się omówieniem poszczególnych zagadnień w Poradniku, w razie potrzeby sięgając do podanych przepisów źródłowych, a także szczegółowych opracowań fachowych.
1. Formularz kontrolny - ustalenie polityki rachunkowości jednostki (zasady ogólne)
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | Tak/Nie/Nie dotyczy | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | |||||
| I. We wszystkich typach jednostek organizacyjnych | |||||
| 1. | Czy w jednostce zostało wydane przez jej kierownika zarządzenie w sprawie ustalenia polityki rachunkowości? |
|
|
|
|
| 2. | Czy część lub całość dokumentacji opisującej politykę rachunkowości została wydana przez niewłaściwe osoby (organy) - inne niż kierownik danej jednostki? |
|
|
|
|
| 3. | Czy polityka rachunkowości odpowiada formie organizacyjno-prawnej jednostki? |
|
|
|
|
| 4. | Czy jednostka ma wszystkie części obowiązkowe polityki rachunkowości wymienione w art. 10 ust. 1 uor, w tym: | x | x | x | x |
| a) | określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, |
|
|
|
|
| b) | opis metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, |
|
|
|
|
| c) | opis zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, |
|
|
|
|
| d) | wykaz ksiąg rachunkowych, |
|
|
|
|
| e) | przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, |
|
|
|
|
| f) | opis systemu przetwarzania danych, |
|
|
|
|
| g) | określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, |
|
|
|
|
| h) | opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów? |
|
|
|
|
| 5. | Czy jednostka ma wszystkie instrukcje konieczne do prawidłowego wykonywania, nadzorowania i dokumentowania wykonywanych w niej operacji gospodarczych i finansowych (stanowiące tzw. nieobowiązkową część polityki rachunkowości)? |
|
|
|
|
| 6. | Czy głównemu księgowemu (i/lub innemu pracownikowi komórki księgowości) powierzono w formie zapisów w regulaminie organizacyjnym jednostki lub w odrębnym upoważnieniu obowiązki obejmujące:
|
|
|
|
|
| II. W samorządowych centrach usług wspólnych (CUW) | |||||
| 1. | Czy jednostka obsługująca i każda jednostka obsługiwana ma swoją odrębną politykę rachunkowości (część obowiązkową i części fakultatywne)? |
|
|
|
|
| 2. | Czy polityka rachunkowości poszczególnych jednostek obsługiwanych została ustalona przez właściwą osobę?1) |
|
|
|
|
1) Należy ustalić osobno dla każdej jednostki obsługiwanej w odniesieniu do zakresu obowiązków przekazanych w ramach wspólnej obsługi.
2. Formularz kontrolny - wprowadzanie zmian do polityki rachunkowości
| Lp. | Nazwa aktu prawnego1) | Zakres wprowadzonych zmian2) | Data graniczna, do jakiej należy dostosować politykę rachunkowości do zmienionych uregulowań3) | Faktyczna data wprowadzenia zmian do polityki rachunkowości4) | Wskazanie osoby odpowiedzialnej za powstanie opóźnienia i jego przyczynę5) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1) Aktem prawnym na potrzeby przeprowadzenia testów może być ustawa (np. o zmianie uor, uofp), rozporządzenie, a także zmiana wprowadzona do statutu lub regulaminu organizacyjnego jednostki.
2) Zakres wprowadzonych zmian należy wskazać tylko w obszarze, w jakim zmiany te wymagają nowelizacji polityki rachunkowości jednostki.
3) Data powinna być ustalona na podstawie daty wejścia w życie zmian lub jako data wskazana w akcie prawnym jako data dostosowania polityki rachunkowości do zmienionych uregulowań.
4) Należy podać datę wydania zarządzenia kierownika jednostki i datę jego wejścia w życie.
5) Ustalenia w tym zakresie powinny być podstawą do wprowadzenia zmian w zakresie kontroli zarządczej i/lub zdyscyplinowania pracowników odpowiedzialnych.
3. Formularz kontrolny - spójność postanowień poszczególnych części polityki rachunkowości
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Instrukcja obiegu dowodów księgowych (zapisy odnoszące się do zasad sporządzania, sprawdzania i zatwierdzania do realizacji dowodów księgowych) | Instrukcja kasowa (magazynowa, inwentaryzacyjna, gospodarowania majątkiem trwałym, gospodarowania drukami ścisłego zarachowania) | Zapisy powtórzone (takie same) | Zapisy sprzeczne | Proponowany sposób likwidacji niezgodności |
|
|
|
|
|
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Polityka rachunkowości (w zakresie zasad prowadzenia ewidencji pomocniczej) | Instrukcja kasowa (magazynowa, inwentaryzacyjna, gospodarowania majątkiem trwałym) | Zapisy powtórzone (takie same) | Zapisy sprzeczne | Proponowany sposób likwidacji niezgodności |
|
|
|
|
|
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Instrukcja inwentaryzacyjna (zapisy odnoszące się do terminów, częstotliwości i metod przeprowadzania inwentaryzacji, zapisy dotyczące osób zobowiązanych do przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji oraz dowodów właściwych do ujmowania wyników inwentaryzacji) | Instrukcja obiegu dowodów księgowych (kasowa, magazynowa, gospodarowania majątkiem trwałym, druków ścisłego zarachowania) | Zapisy powtórzone (takie same) | Zapisy sprzeczne | Proponowany sposób likwidacji niezgodności |
|
|
|
|
|
|
Uwaga! W formularzu uwzględniono podstawowy obszar porównania zakresu regulacji, w którym zapisy albo niepotrzebnie się powielają, albo są uregulowane odmiennie. Na podstawie tego formularza należy sporządzić osobne formularze dla każdego ze wskazanych w poszczególnych wersjach obszaru porównań, na takiej zasadzie, że dla każdej instrukcji porównywanej (kolumna 2 tabeli), wymienionej w nawiasie, należy sporządzić osobną tabelę porównań (kolumny 1, 3, 4 i 5 pozostają bez zmian). W kolumnach "Zapisy powtórzone" i "Zapisy sprzeczne" należy podać te zapisy, a w kolumnie "Proponowany sposób likwidacji niezgodności" - wskazać zapisy, które mają być usunięte z danej instrukcji i/lub zmodyfikowane (z podaniem propozycji nowych zapisów).
4. Formularz kontrolny - ustalenie zakładowego planu kont jednostki (zpk)
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | Tak/Nie/Nie dotyczy | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | |||||
| 1. | Czy w zpk jednostki wymieniono symbole, nazwy i podano sposoby grupowania operacji, obowiązujące na poszczególnych kontach ewidencji bilansowej i pozabilansowej? |
|
|
|
|
| 2. | Czy w zpk pominięto wyłącznie konta służące do ewidencjonowania operacji niewystępujących w jednostce? |
|
|
|
|
| 3. | Czy w razie uzupełnienia zpk o dodatkowe konta lub zwiększenia liczby kont poprzez ich podział ich treść ekonomiczna jest zgodna z kontem macierzystym? |
|
|
|
|
| 4. | Czy postanowienia zpk uwzględniają zasady grupowania operacji ustalone odpowiednio przez dysponenta części budżetowej (w przypadku państwowych jednostek budżetowych) lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego (w przypadku samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych)? |
|
|
|
|
| 5. | Czy w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego połączono w jeden zpk plan kont organu i jednostki budżetowej? |
|
|
|
|
| 6. | Czy w zpk urzędów obsługujących organy podatkowe jednostek samorządu terytorialnego uwzględniono zasady prowadzenia kont syntetycznych wynikające z rozporządzenia w sprawie planów kont samorządowych organów podatkowych? |
|
|
|
|
| 7. | Czy opisy zasad funkcjonowania poszczególnych kont uwzględniają wymagania odnośnie do sporządzania obowiązujących jednostkę sprawozdań: a) finansowego, b) budżetowych, c) z zakresu operacji finansowych? |
|
|
|
|
| 8. | Czy dla każdego konta księgi głównej określono zasady prowadzenia ewidencji pomocniczej (w zakresie wymaganym odpowiednimi przepisami)? |
|
|
|
|
| 9. | Czy dla każdego konta księgi głównej określono zasady prowadzenia ewidencji pomocniczej zgodnie z wymogami zawartymi w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (dotyczy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych)? |
|
|
|
|
| 10. | Czy dla każdego konta głównego i kont prowadzonych do niego urządzeń ewidencji pomocniczej określono sposób powiązania ewidencji syntetycznej i pomocniczej? |
|
|
|
|
| 11. | Czy sposób powiązania konta syntetycznego księgi głównej i prowadzonych do niego kont ewidencji pomocniczej wskazany w polityce rachunkowości jednostki jest zgodny ze stanem rzeczywistym? |
|
|
|
|
| 12. | Czy zasady grupowania operacji na poszczególnych kontach syntetycznych odpowiadają formie organizacyjno-prawnej jednostki? |
|
|
|
|
| 13. | Czy zasady grupowania operacji na poszczególnych kontach syntetycznych są zgodne z wymogami zawartymi w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (dotyczy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych)? |
|
|
|
|
5. Zestaw formularzy kontrolnych - wykaz ksiąg rachunkowych
Załączony zestaw formularzy służy do wykrywania najpowszechniej spotykanych błędów w wykazie ksiąg rachunkowych. W formularzach porównywany jest stan faktyczny ze stanem wynikającym z polityki rachunkowości. Jeśli formularze wykażą różnice między faktycznie prowadzonymi urządzeniami a zapisami wykazu ksiąg rachunkowych, politykę rachunkowości należy zaktualizować poprzez ujęcie w niej opisu odpowiadającego stanowi faktycznemu (z zachowaniem minimów wymaganych przepisami ustawowymi).
Formularz A - dzienniki częściowe
Formularz dotyczy tylko jednostek prowadzących faktycznie dzienniki częściowe. W formularzu należy podać nazwy poszczególnych dzienników, rodzaj grupowanych w nich operacji i symbole używane do oznaczenia tych dzienników i ewidencjonowanych w nich dowodów księgowych.
| Faktycznie prowadzone w jednostce dzienniki częściowe | Dzienniki opisane w polityce rachunkowości |
|
|
|
|
|
|
| Faktycznie sporządzane zestawienia obrotów dzienników częściowych | Zestawienia opisane w polityce rachunkowości |
|
|
|
|
|
|
Formularz B - ewidencja pomocnicza
| Faktycznie prowadzone urządzenia ewidencji pomocniczej | Urządzenia ewidencji pomocniczej wymienione w wykazie ksiąg rachunkowych | ||||
| symbol cyfrowy konta księgi głównej | nazwa prowadzonej ewidencji pomocniczej | technika prowadzenia ewidencji pomocniczej | symbol cyfrowy konta księgi głównej | nazwa prowadzonej ewidencji pomocniczej | technika prowadzenia ewidencji pomocniczej |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Formularz C - zasady prowadzenia ewidencji pomocniczej środków obrotowych
| Faktyczne zasady prowadzenia ewidencji pomocniczej rzeczowych środków obrotowych | Zasady prowadzenia ewidencji pomocniczej rzeczowych środków obrotowych według polityki rachunkowości | ||||
| rodzaj ewidencji | składniki majątku rzeczowego | sposób prowadzenia ewidencji/osoba odpowiedzialna za jej prowadzenie | rodzaj ewidencji | składniki majątku rzeczowego | sposób prowadzenia ewidencji/osoba odpowiedzialna za jej prowadzenie |
| ilościowa |
|
| ilościowa |
|
|
| wartościowa |
|
| wartościowa |
|
|
| ilościowo-wartościowa |
|
| ilościowo-wartościowa |
|
|
| spisywanie w koszty w dniu zakupu bez obowiązku prowadzenia ewidencji |
|
| spisywanie w koszty w dniu zakupu bez obowiązku prowadzenia ewidencji |
|
|
Uwaga! Formularz jest uniwersalny, wymienia wszystkie rodzaje ewidencji dopuszczone przez uor - jeśli jednostka nie prowadzi danego rodzaju ewidencji, należy to odnotować w odpowiednich miejscach formularza.
6. Formularz kontrolny - opis systemu przetwarzania danych księgowych
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | Tak/Nie/Nie dotyczy | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | |||||
| 1. | Czy w polityce rachunkowości opisano system przetwarzania danych księgowych, zwierający co najmniej opisy etapów: | x | x | x | x |
| a) | identyfikacja operacji gospodarczych, |
|
|
|
|
| b) | rejestracja operacji gospodarczych, |
|
|
|
|
| c) | uzgadnianie i weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych, |
|
|
|
|
| d) | weryfikacja stanu aktywów i pasywów wykazanego w księgach rachunkowych, |
|
|
|
|
| e) | agregacja danych, |
|
|
|
|
| f) | sprawozdawczość finansowa i inna? |
|
|
|
|
| 2. | Czy opis zawarty w polityce rachunkowości dla poszczególnych etapów jest zgodny ze stanem faktycznym: | x | x | x | x |
| a) | identyfikacja operacji gospodarczych, |
|
|
|
|
| b) | rejestracja operacji gospodarczych, |
|
|
|
|
| c) | uzgadnianie i weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych, |
|
|
|
|
| d) | weryfikacja stanu aktywów i pasywów wykazanego w księgach rachunkowych, |
|
|
|
|
| e) | agregacja danych, |
|
|
|
|
| f) | sprawozdawczość finansowa i inna? |
|
|
|
|
| 3. | Czy programy komputerowe podane w polityce rachunkowości w opisie systemu przetwarzania danych księgowych, na poszczególnych etapach przetwarzania danych, są zgodne ze stanem faktycznym (nazwa, wersja, data rozpoczęcia użytkowania): | x | x | x | x |
| a) | identyfikacja operacji gospodarczych, |
|
|
|
|
| b) | rejestracja operacji gospodarczych, |
|
|
|
|
| c) | uzgadnianie i weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych, |
|
|
|
|
| d) | weryfikacja stanu aktywów i pasywów wykazanego w księgach rachunkowych, |
|
|
|
|
| e) | agregacja danych, |
|
|
|
|
| f) | sprawozdawczość finansowa i inna? |
|
|
|
|
7. Formularz kontrolny - opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | Tak/Nie/Nie dotyczy | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | |||||
| 1. | Czy w polityce rachunkowości opisano system ochrony: | x | x | x | x |
| a) | dowodów księgowych na nośniku papierowym, |
|
|
|
|
| b) | dowodów księgowych na informatycznych nośnikach danych, |
|
|
|
|
| c) | ksiąg rachunkowych na nośniku papierowym, |
|
|
|
|
| d) | ksiąg rachunkowych na informatycznych nośnikach danych: | x | x | x | x |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
| 2. | Czy ustalono zasady ochrony dowodów (ksiąg rachunkowych) przed nieupoważnionym dostępem: | x | x | x | x |
| a) | dla środków ochrony fizycznej, |
|
|
|
|
| b) | dla środków ochrony informatycznej? |
|
|
|
|
| 3. | Czy ustalono zasady ochrony dowodów (ksiąg rachunkowych) przed zniszczeniem/uszkodzeniem, zdekompletowaniem: | x | x | x | x |
| a) | dla środków ochrony fizycznej, |
|
|
|
|
| b) | dla środków ochrony informatycznej? |
|
|
|
|
| 4. | Czy ustalono odpowiednie środki ochrony dokumentów (ksiąg archiwalnych) przed zniszczeniem/uszkodzeniem, zdekompletowaniem: | x | x | x | x |
| a) | dla środków ochrony fizycznej, |
|
|
|
|
| b) | dla środków ochrony informatycznej? |
|
|
|
|
Testy kontrolne opracowała:
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
