Z doświadczenia księgowej - praktyczne rady: Polityka rachunkowości - uproszczenia, instrukcje, dostępność

Problem: Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe musi mieć dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Kształt tego dokumentu w poszczególnych jednostkach może być bardzo zróżnicowany. Jakie uproszczenia można zapisać w tym dokumencie? Jak ją ułożyć, aby była praktyczna w codziennym stosowaniu?

Rada: Dzisiaj pragnę zwrócić uwagę na kilka praktycznych elementów, które warto ustalić w swojej polityce rachunkowości, aby ułatwić sobie życie.

1. Uproszczenia - zasada istotności

Niedawno w PORADNIKU pisałam o m.in. rozliczeniach międzyokresowych i możliwościach zastosowania uproszczeń w tym zakresie. Przypomnijmy…

Z § 4 ust. 4 uor wynika, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ust. 1 (wynik finansowy).

A ustęp 4a przyjmuje, że stosując przepisy ustawy, jednostka kieruje się zasadą istotności. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym oraz skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpłynąć na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeśli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.

Ustawa o rachunkowości nie wskazuje, kiedy stosowane uproszczenia mają istotny wpływ na rzetelność ksiąg i sporządzane sprawozdania finansowe.

Każda jednostka powinna zatem ustalić w swojej polityce rachunkowości samodzielnie próg istotności przez nią stosowany. W praktyce najczęściej stosuje się poziomy istotności ustalane procentowo, np. 1% sumy bilansowej. Można zatem zapisać uproszczenie: Jeżeli wartość kosztów (przychodów) rozliczanych w czasie nie przekroczy poziomu istotności, jednostka może pominąć rozliczenia międzyokresowe kosztów (przychodów) czynne.

Jednak odpowiedzialność w tym zakresie zawsze spoczywa na kierowniku jednostki i głównym księgowym.

2. Instrukcje: obiegu i kontroli dokumentów, kasowa

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów - jest to bardzo ważna instrukcja dla wszystkich pracowników jednostki ustalająca KTO-KOMU-KIEDY-GDZIE-JAKI DOKUMENT MA PRZEKAZAĆ (wraz ze wzorami dokumentów występującymi w jednostce). Mocno to podkreślam, gdyż w praktyce często obserwuję, że w instrukcji obiegu jest wiele opisów żywcem przepisanych z uor, dotyczących cech dokumentu stanowiącego dowód księgowy, itp. Nie ma natomiast tego, co najważniejsze, czyli rzeczywistego obiegu, ustalającego tym samym odpowiedzialność poszczególnych pracowników w tym zakresie wraz z terminami pozwalającymi na prawidłowe finansowe funkcjonowanie jednostki. Zwracam też tu uwagę na określenie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej w jednostce - co się na nie składa, kto je sprawuje, gdzie powinna znajdować się karta wzorów podpisów itp.

Kontrola merytoryczna potwierdza faktyczne zaistnienie udokumentowanej operacji w terminie i na warunkach przewidzianych umową, decyzją itp., jej zasadność i celowość dla funkcjonowania jednostki. Złożenie podpisu w ramach kontroli merytorycznej oznacza wzięcie odpowiedzialności za treść dokumentu oraz potwierdzenie zasadności wydatkowanych środków.

Kontrolę merytoryczną sprawują zatem najczęściej kierownicy (dyrektorzy) komórek merytorycznych lub pracownicy przez nich wyznaczeni, czasem osoby na samodzielnych stanowiskach, gdyż tylko oni mogą potwierdzić, że zafakturowane zadanie zostało wykonane zgodnie z zawartą wcześniej umową. Muszą też wskazać odstępstwa od zgodności z umową, np. przez wskazanie do naliczenia kary umownej dla wykonawcy.

Kontrola formalno-rachunkowa dotyczy poprawności obliczeń na sprawdzanym dokumencie oraz zgodności dokumentu z wymogami prawnymi, np. uor. Sprawują ją najczęściej księgowi.

W instrukcji tej należy również opisać kontrolę wstępną - pisałam o niej przy okazji porady dotyczącej zaangażowania (patrz PRB 4/2017, str. 11). Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w art. 18b wskazuje, że naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niedokonanie lub nienależyte dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym lub kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących takiej operacji, jeżeli miało ono wpływ na:

1. dokonanie wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych,
2. zaciągnięcie zobowiązania niemieszczącego się w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

Prawidłowe ustalenie procedury wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym pozwala zatem na dwustronne zapewnienie bezpieczeństwa finansowego jednostki. Z jednej strony pozwala kierownikowi jednostki bądź osobie upoważnionej w zakresie zaciągania zobowiązań mieć pewność, że kolejne zobowiązanie mieści się w planie finansowym. Z drugiej strony - pozwala księgowemu zaewidencjonować to kolejne zobowiązanie na zaangażowaniu, tak aby mieć na bieżąco właściwą informację finansową w zakresie wykonania planu. I tę procedurę, charakterystyczną dla każdej jednostki, należy tu opisać.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powinna zawierać również opis kontroli dokumentów przed dokonaniem wydatku - do kogo w jednostce musi trafić faktura i w jakiej kolejności, zanim zostanie zatwierdzona do zapłaty i zapłacona.

Można w tej instrukcji zawrzeć również np. procedurę realizacji inwestycji w jednostce - od pierwszej myśli o niej, przez koncepcję, dokumentację, pozyskiwanie środków, ustalenie stosownych kwot w budżecie i WPF, przez realizację zamówienia publicznego, czy później właściwą realizację techniczną i dokumentacyjną, aż po rozliczenie i przyjęcie na stan majątku trwałego jednostki. Tu szczególnie istotne jest określenie zadań dla poszczególnych komórek w kolejnych etapach realizacji zadania i odpowiedzialności w tym zakresie.

Instrukcja kasowa - pamiętajmy, że nie tylko powinny znajdować się tu zasady funkcjonowania gotówkowego w jednostce wraz ze stosowanymi terminami, dokumentami, ale również, a może przede wszystkim, zasady bezpieczeństwa związane z przewożeniem i przechowywaniem gotówki.

3. Dostępność polityki rachunkowości

Przy ustalaniu zasad w polityce rachunkowości i umieszczaniu ich w odpowiednich załącznikach zastanawiajmy się zawsze, kto z nich będzie korzystał i gdzie najlepiej je umieścić, aby odnalezienie ich nie stanowiło problemu. Na przykład w poprzedniej części (PRB 9/2017, str. 20) sugerowałam, aby zasady gospodarowania majątkiem trwałym w jednostce miały swój odrębny załącznik. Dlaczego? Bardzo często spotykam się z umieszczeniem tych zasad w metodach wyceny aktywów i pasywów czy przy odpowiednich kontach planu kont. Oczywiście nie jest to błędne, ale… dla przeciętnego pracownika jednostki, który chciałby do nich zajrzeć, eliminujące na wejściu. Dla większości osób spoza księgowości hasło "metody wyceny aktywów i pasywów" to jak chiński napis, nie mają pojęcia, co to, i na pewno nie znajdą tam, nawet nie będą szukać, odpowiednich ustaleń w tym zakresie. Podobnie, jeśli umieścimy to w planie kont. Dlatego właśnie warto tego typu ustalenia zrobić w osobnych załącznikach.

Pamiętajmy, że polityka rachunkowości ma różne części składowe - te klasyczne, nasze księgowe, np. plan kont właśnie czy metody wyceny aktywów i pasywów, i te dotyczące innych pracowników jednostki, np. instrukcje - obiegu i kontroli dokumentów, inwentaryzacyjna, kasowa, zasady gospodarowania majątkiem trwałym czy realizacji inwestycji itp. Jeśli wprowadzamy jakieś nowe zasady, niech wszyscy pracownicy jednostki potwierdzą pisemnie, że się z nimi zapoznali. Ma to aspekt psychologiczny, trudno się przyznać, że się nie zna terminów czy innych ustaleń, gdy potwierdziliśmy pisemnie, że zapoznaliśmy się z treścią nowych dokumentów. Ułatwi to współpracę wszystkich komórek jednostki - każdy wie, za co jest odpowiedzialny, zna terminy i zasady realizacji zadań w tym zakresie. Moja praktyka doradcza wskazuje, że właśnie z tym jednostki mają najczęściej problem. Albo nie mają zasad - to wtedy rzeczywiście trudno czegokolwiek wymagać, jeśli nie wiadomo, jak ma wszystko zafunkcjonować. Albo w jednostce są opracowane zasady, ale zalegają w szufladzie głównego księgowego, który się dziwi, że pracownik nie wie, że np. ma rozliczyć delegację w ciągu 14 dni. A skąd ma to wiedzieć, jeśli nie miał szans na zapoznanie się z zasadami w tym zakresie?

Opracowanie polityki rachunkowości to niełatwe zadanie, ale warto nad nim popracować, aby potem stanowiła dla nas i dla wszystkich pracowników cenny podręcznik zasad finansowego funkcjonowania jednostki.

Powodzenia!

Agnieszka Drożdżal

wieloletni skarbnik gminy