Polityka rachunkowości - jak ją najlepiej zbudować

Problem: Wakacje to taki okres, który niektórzy księgowi wykorzystują do uporządkowania pewnych obszarów, na co zwykle w ciągu roku brakuje czasu. Jednym z nich jest przygotowanie sobie zmian do polityki rachunkowości. Jak zatem najwygodniej ułożyć ten dokument?

Rada: Politykę rachunkowości, opracowaną w formie dokumentacji, zatwierdzoną przez kierownika jednostki, powinna mieć każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe.

Zmian do niej nie powinno się wprowadzać w ciągu roku budżetowego. Przyjmuje się regułę, że te same zasady powinny funkcjonować w księgowości jednostki przez cały rok budżetowy. Zdarza się jednak, że zmiany w polityce rachunkowości wymuszane są w ciągu roku przez zmianę obowiązujących przepisów, jednak to wyjątkowa sytuacja.

Polityka rachunkowości to jeden z najważniejszych dokumentów jednostki. Określa jej sposób funkcjonowania pod kątem finansowym, księgowym, majątkowym. Pokazuje ścieżkę obraną przez jednostkę w zakresie, jaki dopuszczają uor czy inne przepisy. Dlatego właśnie każda jednostka musi mieć swój własny dokument w tym zakresie i dlatego warto poświęcić trochę czasu, aby był to dokument użyteczny jednostce - nie tylko "szufladowiec", który światło dzienne widzi wyłącznie w czasie kontroli.

Dzisiaj podpowiem, jak można sobie politykę rachunkowości poukładać. Jestem zwolennikiem opcji, która zakłada, że dokument ten powinien w postaci załączników zawierać wszystkie niezbędne w funkcjonowaniu finansowym, księgowym, majątkowym ustalenia. Szczerze mówiąc, w ogóle jestem zwolennikiem zasady załączników, bo jest to najbardziej praktyczne rozwiązanie. W razie konieczności dokonania zmiany nie trzeba modyfikować całej polityki, wystarczy tylko wprowadzić zarządzeniem kierownika jednostki (bo tak wprowadzamy politykę rachunkowości i wszystkie do niej zmiany) aktualizację załącznika.

Jest to również praktyczne z tego względu, że niektóre z załączników są typowo księgowe i dotyczą wtedy tylko pracowników księgowości, ale mogą być też takie, które dotyczą wszystkich pracowników i wtedy łatwo i szybko można je znaleźć, np. instrukcję obiegu i kontroli dokumentów czy instrukcję inwentaryzacyjną.

Proponowany układ załączników:

1. Akty prawne wykorzystywane w dokumencie wraz z ustalonymi skrótami

Przy ustalaniu zasad powołujemy się na konkretne przepisy prawa. Ulegają one jednak częstym zmianom. Trudno wtedy szukać w treści, gdzie występuje dany akt prawny, i dokonywać stosownej modyfikacji. Dodatkowo czytanie zasad jest uciążliwe, jeśli stale pojawia się cała nazwa danego aktu prawnego, jeszcze z publikacjami. Dlatego warto w pierwszym załączniku wypisać wszystkie akty prawne, którymi kierowaliśmy się w trakcie tworzenia polityki rachunkowości, wraz ze skrótami, które będą używane przy powoływaniu się na nie. Na tej zasadzie funkcjonują często artykuły w prasie.

Przykładowo:

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047, zmieniony przez Dz.U. z 2016 r. poz. 2255, Dz.U. z 2017 r. poz. 61, poz. 245, poz. 791, poz. 1089) - uor.

2. Zasady ogólne

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki - szczególnie ważne, jeśli prowadzi je centrum usług wspólnych, określenie roku obrotowego, okresów sprawozdawczych itp.

3. Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego

Zgodnie z rozdziałem 4 uor (w tym m.in. rozliczenia międzyokresowe, odpisy aktualizujące należności itp.).

4. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Pokazanie, jakie mamy księgi, jakie są terminy i podstawowe zasady ich prowadzenia.

5. Zakładowy plan kont

Plan kont ustalony dla jednostki zgodnie z załącznikiem 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2017 poz. 760), przy czym musimy pamiętać o następujących zasadach:

• konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce,
• konta wskazane w planach kont ujętych w załącznikach do rozporządzenia mogą być dzielone na dwa lub więcej kont syntetycznych,
• zakładowy plan kont powinien uwzględniać ustalenia dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności,
• zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach,
• w jednostkach obowiązanych do prowadzenia budżetu w ujęciu zadaniowym zakładowy plan kont powinien zapewnić ewidencję wykonania budżetu w układzie zadaniowym. Operacje dotyczące wykonania budżetu w układzie zadaniowym mogą być ewidencjonowane na kontach, na których są ujmowane operacje według podziałek klasyfikacji budżetowej.

6. Budżet zadaniowy

Zasady opracowania, realizacji, zmian sprawozdawczości, odpowiedzialności w zakresie budżetu w ujęciu zadaniowym.

7. Realizacja należności wraz z zasadami windykacji

Jakie należności, na jakich zasadach są realizowane, ścieżki i reguły windykacji.

8. Księgowość organu podatkowego

W jednostkach, w których występuje organ podatkowy - pokazanie zasad jego funkcjonowania zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375)

9. Rozliczenia VAT

Pokazanie sposobu rozliczania VAT zgodnie z ustaleniami JST bądź jednostki nadrzędnej.

10. Zasady gospodarowania majątkiem trwałym

Od zdefiniowania środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wyposażenia ewidencjonowanego tylko ilościowo, wartości niematerialnych i prawnych poprzez ewidencję, rozwinięcia analityczne, ustalanie wartości początkowej, prowadzenie ksiąg inwentarzowych, amortyzację, system oznakowania i odpowiedzialności za majątek, aż do jego likwidacji.

Pamiętamy przy tym o nowej Klasyfikacji Środków Trwałych, nowym Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 nt. środków trwałych oraz nowym rozporządzeniu Rady Ministrów z 4 kwietnia 2017 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania niektórymi składnikami majątku Skarbu Państwa (Dz.U. z 2017 r. poz. 729).

11. Procedura inwestycji prowadzonych przez jednostkę

Ustalenie sposobu prowadzenia inwestycji - od pomysłu, poprzez ustalenia sposobu finansowania, zasad realizacji, odpowiedzialności aż do jej rozliczenia i wprowadzenia do księgi środków trwałych.

12. Instrukcja inwentaryzacyjna

Zasady inwentaryzacji w postaci spisu z natury, weryfikacji oraz potwierdzania sald przez jednostkę zgodnie z rozdziałem 3 uor.

13. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów

Obieg dokumentów czyli kto-komu-kiedy-gdzie-jaki dokument ma przekazać (najlepiej razem z jego wzorem). Zasady kontroli wstępnej, czyli przed zaciągnięciem zobowiązania finansowego w jednostce (zaangażowanie) oraz kontroli przedwydatkowej.

14. Instrukcja kasowa

Zasady obiegu gotówkowego w jednostce, funkcjonowania kasy, zapewnienia bezpieczeństwa gotówki w kasie i w trakcie pobierania gotówki oraz jej odprowadzania do banku, pogotowie kasowe.

15. Opis systemu przetwarzania danych

Opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Najtrafniejszym rozwiązaniem wydaje się potraktowanie instrukcji obsługi programu jako źródła zawierającego wymagane informacje i dołączenie jej w formie załącznika do polityki rachunkowości. Oczywiście musi ona zawierać ww. informacje wymagane przez uor. Niezbędne jest również upoważnienie głównego księgowego lub innej osoby do bieżącego uzupełniania dokumentacji w tym zakresie o kolejne aktualizacje programowe, tak aby numer wersji programu na wydrukach był zgodny z dokumentacją programową.

16. Zasady ochrony danych

System służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów stosowany w jednostce.

Dla jasności uor wymaga, aby jednostka posiadała dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego;

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Przedstawiłam tu rozwinięcie załącznikowe tych zasad, które i tak niezbędnie musimy ustalić, a które zdecydowanie wygodniej funkcjonują w tej formie. Jednak wybór załączników zależy od jednostki i jej zadań - nie wszystkie będą potrzebne we wszystkich jednostkach. Warto jednak pomyśleć, jak ułatwić sobie i innym pracownikom szybki dostęp do podstawowych zasad funkcjonowania jednostki. A w kolejnym numerze ciąg dalszy wskazówek dotyczących polityki rachunkowości.

Zapraszam wszystkie księgowe do dzielenia się swoim doświadczeniem, autorskimi rozwiązaniami wprowadzonymi w jednostce i sprawdzonymi w praktyce. Z pewnością w swoich jednostkach macie wiele dobrych recept na problemy w księgowości - podzielcie się zatem z innymi.

Napiszcie: malgorzata.majewska@infor.pl - będziemy je publikować na łamach naszego miesięcznika. Czekają nagrody!

Agnieszka Drożdżal

wieloletni skarbnik gminy