Jak poświadczać dokumenty składane w aktach osobowych

Przyszli pracownicy ubiegający się o zatrudnienie i pracownicy w trakcie trwania zatrudnienia dostarczają nam w oryginale dokumenty dotyczące ich wykształcenia, ukończonych szkoleń, kursów, świadectwa pracy. Jak powinniśmy sporządzić odpis albo kopię tych dokumentów? Czy należy je obowiązkowo poświadczać za zgodność z oryginałem?

Nie muszą Państwo poświadczać dokumentów składanych w aktach osobowych za zgodność z oryginałem. Wystarczy zrobić ich kserokopię lub skan albo, co jest rzadko praktykowane, odpis, czyli odręcznie przepisać treść przedłożonego dokumentu.

Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie w aktach osobowych pracownika odpisów lub kopii składanych dokumentów. Pracodawca może zażądać od pracownika oryginalnych dokumentów, ale tylko do wglądu lub by sporządzić kopię bądź odpis takich dokumentów (§ 1 ust. 3 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Przykład

W trakcie zatrudnienia pracownik dostarczył pracodawcy kopię świadectwa pracy w związku z ustaniem równoległego zatrudnienia w innej firmie oraz kopię dyplomu studiów ukończonych w trakcie zatrudnienia. W takiej sytuacji pracodawca może również zażądać od pracownika przedłożenia oryginalnych dokumentów, ale tylko do wglądu.

Przepisy prawa nie nakładają na pracodawców obowiązku poświadczenia złożonego dokumentu za zgodność z oryginałem. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca to zrobił. Może także upoważnić do sporządzania poświadczeń pracownika, np. działu kadr, co często ma miejsce w praktyce. Jednak takie poświadczanie dokumentów za zgodność z oryginałem może być dokonywane wyłącznie na wewnętrzne potrzeby firmy. Co do zasady poświadczanie za zgodność z oryginałem kopii każdego dokumentu jest uprawnieniem notariuszy lub profesjonalnych pełnomocników (tj. adwokata, radcy prawnego czy rzecznika patentowego). Dodatkowo organy administracji państwowej i samorządowej mają obowiązek poświadczania odpisów oraz wyciągów dokumentów urzędowych.

Przykład

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie złożyła pracodawcy oryginalne dokumenty poświadczające poprzednie okresy zatrudnienia oraz dyplom ukończenia studiów wyższych. Po przyjęciu tej osoby do pracy pracodawca powinien w części A akt osobowych umieścić odpisy lub kopie tych dokumentów bez potwierdzania ich za zgodność z oryginałem. Takie postępowanie będzie prawidłowe.

Sporządzenie kopii dokumentu jest odzwierciedleniem, fotograficznym odbiciem oryginału, czyli może to być np. kserokopia lub skan. Takie kopie składane przez pracownika nie zawsze są identyczne z oryginałem, dlatego pracodawca może żądać od pracownika oryginału takiego dokumentu do wglądu lub może sam sporządzać odpis lub kopie, które włącza do akt osobowych pracownika. Odpis, czyli odpisany tekst, to odzwierciedlenie treści dokumentu, przepisana treść dokumentu, jego kopia, ale sporządzona przez przepisanie treści. Istotą odpisu dokumentu jest odzwierciedlenie jego treści, a nie układu graficznego.

Należy pamiętać, że w procesie rekrutacji pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

- wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

- świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenia o niekaralności.

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (§ 1 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Takie dokumenty może złożyć również pracownik, który w trakcie zatrudnienia

u danego pracodawcy ukończył kursy, szkolenia, studia i w tym celu przedkłada pracodawcy dokumenty z tym związane.

Podstawa prawna:

• § 1 ust. 1-2, ust. 3, § 6 ust. 2 pkt 1, pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 2005

• art. 129 § 2 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1822; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 187

Przemysław Jeżek - trener z zakresu prawa pracy i rozliczania wynagrodzeń, doradca współpracujący z firmami szkoleniowymi, zdobywca tytułu "Kadrowy roku"