Należność z tytułu diety należy pomniejszyć o 15% pełnej diety obowiązującej w danym kraju. Szczegóły w uzasadnieniu.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków. Jest to świadczenie ustalone dla danego kraju, a jego wysokość określa załącznik do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Należność z tytułu diet za podróże zagraniczne oblicza się w następujący sposób:

● za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

● za niepełną dobę podróży zagranicznej:

- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zatem obliczając należność z tytułu diet można wyliczyć iloczyn diety ustalonej dla danego państwa i przelicznika uzależnionego od czasu trwania podróży służbowej.

PRZYKŁAD

Trzej pracownicy spółki z o.o. byli w sierpniu 2015 r. przez 2 dni w podróży służbowej w Austrii. Pracodawca ustalił dla każdego z nich przelicznik należności z tytułu diet w następujący sposób:

● 2 - dla pracownika A (jego podróż trwała powyżej 36 godzin, nie więcej niż 48 godzin),

● 1,5 dla pracownika B (jego podróż trwała powyżej 32 godzin, nie więcej niż 36 godzin),

● 1,3 dla pracownika C (jego podróż trwała powyżej 24 godzin, nie więcej niż 32 godziny).

Postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Należności z tytułu diet należy pomniejszyć przed wypłatą o wartość zapewnionych posiłków, w tym także o zagwarantowane w cenie noclegu. Kwotę diety pomniejsza się, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

● śniadanie - 15% diety,

● obiad - 30% diety,

● kolacja - 30% diety

(§ 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. wysłała jednego ze swoich pracowników w delegację do Niemiec. Pracownik rozpoczął podróż 10 sierpnia o godz. 11.00, a wrócił 11 sierpnia o godz. 21.00. Pracownik spożył śniadanie w drugiej dobie pobytu. Pracodawca, rozliczając należności z tytułu diet, powinien pomniejszyć dietę o zapewnione śniadanie, czyli o 7,35 euro (49 euro x
x 15%), niezależnie od czasu trwania podróży. Jeżeli zatem należność z tytułu diet wynosiła 73,50 euro (1,5 doby x 49 euro), a zapewnione zostało jedno śniadanie, należność trzeba pomniejszyć o 7,35 euro. Pracownik powinien otrzymać 66,15 euro (73,50 euro - 7,35 euro).

Odrębnym problemem jest to, jak postąpić w przypadku, gdy zapewnione śniadanie miało wyższą wartość niż 15% należnej diety, np. 10 euro. Organy podatkowe zobowiązywały do opodatkowania nadwyżki (np. pismo Ministerstwa Finansów z 6 listopada 2012 r., DD3/033/10/OBQ/12/PK-240). Jednak stanowisko MF zakwestionował WSA w Warszawie w wyroku z 3 października 2013 r. (III SA/Wa 937/13). Sąd uznał, że nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety nie stanowi przychodu dla pracownika. Zatem pracodawca nie ma obowiązku pobrania podatku z tego tytułu. Ustawodawca nakazał bowiem przyjmować ryczałtową wartość posiłków, niezależnie od ich wartości faktycznej.

PODSTAWA PRAWNA:

● § 13-14 i załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167

Paweł Ziółkowski

specjalista z zakresu podatków i prawa pracy, prawnik, publicysta, wykładowca