Czy błędnie zaksięgowane programy komputerowe na koncie 013 można przeksięgować na konto 020 przed rozpoczęciem inwentaryzacji?

Podczas prac przygotowawczych do inwentaryzacji okazało się, że kilka programów komputerowych o wartości początkowej poniżej 3500 zł znajduje się w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych (konto 013). Czy w takim przypadku pozycje te można przeksięgować na konto 020 przed przeprowadzeniem inwentaryzacji i na podstawie jakiego dokumentu, skoro nie będzie jeszcze protokołu z rozliczenia inwentaryzacji?

Tak, w przypadku wykrycia błędnych księgowań do ksiąg rachunkowych należy niezwłocznie wprowadzić zapisy je korygujące, nie czekając na przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Dokument właściwy do wprowadzenia korekty księgowej powinien być wskazany w przepisach wewnętrznych jednostki - najczęściej w takim przypadku stosowany jest dowód PK - "Polecenie księgowania", z dodatkowym oznaczeniem "korekta błędnych zapisów".

Czy obce środki trwałe można zinwentaryzować metodą weryfikacji sald?

Czy obce środki trwałe można zinwentaryzować w drodze weryfikacji zapisów na koncie pozabilansowym z dokumentacją (umowami, protokołami przekazania)?

Nie, takie postępowanie naruszałoby art. 26 ust. 2 uor, który wymaga, aby obce składniki aktywów (w tym środki trwałe) były inwentaryzowane w drodze spisu z natury, o wynikach którego należy powiadomić ich właściciela.

Czy konto 240 może na koniec roku wykazywać wyłącznie saldo po stronie Wn?

Czy konto 240 "Pozostałe rozrachunki" w jednostce budżetowej może na koniec roku zamykać się wyłącznie saldem po stronie Wn?

Tak, jeśli na koncie 240 na koniec roku pozostają jedynie nieuregulowane należności i roszczenia jednostki. Jeśli jednak na koniec roku na koncie tym jednostka ma zaewidencjonowane zarówno należności i roszczenia, jak i zobowiązania, to konto powinno zamykać się dwoma saldami - po stronie Wn - obrazującym stan należności i roszczeń oraz po stronie Ma - stan zobowiązań. Redukowanie tych sald do jednego tzw. per salda jest niedopuszczalne (art. 7 ust. 3 uor zakazuje kompensowania ze sobą różnych co do rodzaju aktywów i pasywów).

Czy w skład zespołu spisowego można powołać osobę odpowiedzialną
za część spisywanych składników?

Dyrektor szkoły powołał trzyosobową komisję inwentaryzacyjną, która jest jednocześnie zespołem spisowym. W trakcie spisu okazało się, że jeden z członków ma przypisaną odpowiedzialność za gabinet logopedyczny. Czy w takiej sytuacji należy powołać inny zespół spisowy?

Odpowiedź zależy od postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki.

Rozwiązanie 1 - Jeśli postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej przewidują, że ważnych czynności spisowych w polu spisowym może dokonywać zespół spisowy w dwuosobowym składzie, to do przeprowadzenia spisu w gabinecie logopedycznym wystarczy wyłączyć ze składu zespołu spisowego osobę odpowiedzialną za ten gabinet (odnotowując ten fakt w sprawozdaniu opisowym z przebiegu spisu z natury).

Rozwiązanie 2 - Jeśli według postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej spis musi przeprowadzać zespół spisowy w składzie trzech osób, dyrektor szkoły powinien wydać niezwłocznie zarządzenie w sprawie zmiany zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji metodą spisu z natury, uzupełniając skład komisji inwentaryzacyjnej o jedną - kilka osób (w zależności od potrzeb), tak aby było możliwe wyłonienie ze składu komisji inwentaryzacyjnej co najmniej dwóch różnych zespołów spisowych.

Czy w pozycji "wycenił" arkusza spisowego generowanego bezpośrednio z systemu komputerowego powinien podpisać się informatyk?

Kto powinien podpisać się w pozycji "wycenił" arkusza spisowego, który jest automatycznie wyceniany przez system komputerowy? Czy powinien to być pracownik, który odpowiada za program (informatyk)?

Nie, w pozycji "wycenił" arkusza spisowego nie powinien podpisać się informatyk, lecz pracownik komórki księgowości, do którego zakresu obowiązków należy dokonanie wyceny wyników spisu z natury. Podpis w tej pozycji oznacza, że wycena została dokonana pod jego nadzorem przez program komputerowy zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie właściwych baz danych.

Czy rachunek zysków i strat za 2015 r. należy sporządzić na nowym wzorze?

Według jakiego wzoru należy sporządzić rachunek zysków i strat jednostki budżetowej (wariant porównawczy) za 2015 r. - sprzed nowelizacji rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont z listopada 2015 r. czy po tej nowelizacji?

Rachunek zysków i strat za 2015 r. należy sporządzić według wzoru sprzed nowelizacji rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Nowelizacja rozporządzenia z 2 listopada 2015 r., wchodząca w życie z dniem 1 stycznia 2016 r., jest pochodną zmiany uor. Zmienione przepisy - odnoszące się m.in. do kategorii strat i zysków nadzwyczajnych - mają obowiązkowo zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań sporządzanych przez jednostki zobowiązane do stosowania uor za rok obrotowy rozpoczynający się od 1 stycznia 2016 r., natomiast fakultatywnie mogą być stosowane przez te jednostki do sprawozdań finansowych za 2015 r. Pierwotnie również projekt rozporządzenia przewidywał, że dokonane zmiany mają mieć zastosowanie do sprawozdań sporządzanych przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe za 2016 r. obowiązkowo, a za 2015 r. - fakultatywnie. Ze względu jednak na konieczność ujednolicenia zakresu informacji uzyskiwanych na podstawie tych sprawozdań w obrębie całego sektora finansów publicznych zrezygnowano z tego rozwiązania, ustalając jednolity dla wszystkich jednostek dzień wejścia w życie zmienionych przepisów na 1 stycznia 2016 r.

Czy pracownikom zatrudnionym sezonowo przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne?

W szkole gminnej w 2015 r. sezonowo byli zatrudnieni dwaj palacze c.o., tzn. jeden z nich na czas określony od stycznia do kwietnia, a drugi - od października do grudnia. Czy tym pracownikom przysługuje trzynastka?

Tak, pracownikom tym przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne na podstawie art. 2 ust. 3 pkt 2 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym, ponieważ byli zatrudnieni w szkole do pracy sezonowej na podstawie umowy o pracę trwającej nie krócej niż 3 miesiące (w przypadku pierwszego pracownika były to 4 miesiące, w przypadku drugiego - równo 3 miesiące). Przy ustalaniu wysokości tego wynagrodzenia należy pamiętać o art. 4 ust. 2 ww. ustawy, który nakazuje ustalenie wysokości wynagrodzenia rocznego proporcjonalnie do okresu przepracowanego u pracodawcy.

Oprac. Izabela Motowilczuk