Konta syntetyczne, zwane także głównymi (konta księgi głównej), to wszystkie konta bilansowe i wynikowe zaprezentowane w wykazie znajdującym się w zakładowym planie kont danej jednostki. Służą one do ewidencji księgowej operacji gospodarczych sumami zbiorczymi, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu (tzn. odpowiednią, identyczną kwotę księguje się na przeciwstawnych stronach co najmniej dwóch kont). Natomiast konta analityczne (konta ksiąg pomocniczych) służą do uszczegółowienia i uzupełnienia (stąd ich inna nazwa - konta szczegółowe) zapisów dokonanych na kontach księgi głównej. Ewidencję na kontach analitycznych prowadzi się w ujęciu (porządku) systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach syntetycznych (kontach księgi głównej). Najczęściej księgi pomocnicze (konta analityczne) stosuje się do następujących kont syntetycznych:

● środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych w nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych,

● rozrachunków z dostawcami i odbiorcami,

● rozrachunków z pracownikami,

● kosztów,

● sprzedaży,

● innych elementów majątku lub zobowiązań istotnych dla danej jednostki.

Po ujęciu wszystkich operacji gospodarczych jednostka powinna sprawdzić, czy przez cały rok obrotowy operacje gospodarcze były ujmowane w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Szczególnie na etapie "prac bilansowych" jednostki powinny dokonać uzgodnienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych (sporządzenia zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych). W tym celu uzgadnia się salda kont analitycznych z kontami syntetycznymi za pomocą roboczego zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych oraz zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Takie zestawienie obrotów i sald powinno zawierać:

● symbole lub nazwy kont,

● salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,

● obroty za okres sprawozdawczy,

● obroty narastająco od początku roku obrotowego,

● salda na koniec okresu sprawozdawczego,

● sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,

● sumę obrotów za okres sprawozdawczy,

● sumę obrotów narastająco od początku roku obrotowego,

● sumę sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników cząstkowych. Natomiast uzgodnienie sald kont księgi głównej z odpowiadającymi im saldami kont ksiąg pomocniczych polega na porównaniu sald poszczególnych rodzajów składników aktywów i pasywów ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej, wskazaniu różnic oraz ustaleniu przyczyn powstania różnic, a także skorygowaniu błędnych zapisów (pod datą 31 grudnia roku obrotowego) przed zamknięciem ksiąg rachunkowych. Zgodność "analityki" z "syntetyką" powinna być spełniona w odniesieniu do wszystkich tych kont syntetycznych, do których prowadzone są konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna). Obecnie wiele systemów komputerowych (programów finansowo-księgowych) w tym zakresie ułatwia pracę księgowym. Wynika to z faktu, że programy są tak skonstruowane, że obroty kont syntetycznych są tworzone automatycznie na podstawie księgowań na kontach analitycznych.

Po dokonaniu wymienionych czynności jednostka może przystąpić do przeksięgowań "rocznych kwot" pochodzących z kont wynikowych (np. według ustaleń zawartych w zakładowym planie kont jednostki). Po zamknięciu kont wynikowych i ustaleniu wyniku finansowego (wyniku budżetu) za dany rok obrotowy jednostka budżetowa/samorządowy zakład budżetowy (jednostka samorządu terytorialnego) sporządza zestawienie obrotów i sald, które jest dokumentem wyjściowym i podstawą sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

MARIA JASIŃSKA

magister ekonomii, skarbnik jednostki samorządu terytorialnego z wieloletnim doświadczeniem w zakresie finansów publicznych i rachunkowości budżetowej, szkoleniowiec z rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych. Ma także doświadczenie w pełnieniu funkcji przewodniczącego i członka rad nadzorczych spółek jednostek samorządu terytorialnego

GRZEGORZ KURZĄTKOWSKI

magister ekonomii, pracownik komórki finansowej urzędu jednostki samorządu terytorialnego z doświadczeniem w ewidencji i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków UE

PODSTAWY PRAWNE

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1844)