W jednostkach oświatowych, do najczęściej występujących tytułów rozrachunków z pracownikami należą:

● rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,

● rozrachunki z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych,

● ekwiwalenty, np. za używanie własnej odzieży lub za pranie odzieży roboczej,

● rozrachunki z tytułu udzielonych pracownikom pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS),

● rozrachunki z tytułu udzielonych pracownikom zaliczek na wydatki związane z bieżącą działalnością jednostki, w tym zwrot wydatków dokonanych ze środków własnych pracownika na potrzeby działalności jednostki,

● rozrachunki z tytułu udzielonych pracownikom zaliczek na wydatki w związku z odbywaną przez nich podróżą służbową,

● należności z tytułu niedoborów i szkód, np. za niedobory ujawnione podczas inwentaryzacji, obciążające pracownika.

Rozrachunki to należności lub zobowiązania ujęte w księgach rachunkowych jednostki na podstawie właściwych, sprawdzonych pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym dokumentów. Dlatego również w przypadku ewidencji rozrachunków z pracownikami konieczne jest dokonywanie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz zatwierdzanie dokumentów do wypłaty. Dotyczy to zarówno list płac wynagrodzeń oraz innych świadczeń należnych pracownikom, jak i rachunków (np. wystawianych do umów zlecenia) oraz faktur, na podstawie których dokonywany jest pracownikom zwrot poniesionych wydatków.

Cechą charakterystyczną rozrachunku jest to, iż zarówno wierzyciel, jak i dłużnik uznają tytuł oraz kwotę rozrachunku.

W przypadku kwestionowania przez jedną ze stron tytułu lub kwoty mówimy o roszczeniach, które w momencie wystąpienia na drogę sądową stają się roszczeniami spornymi. Niestety, roszczenia występują również często w rozrachunkach z pracownikami, dlatego należy dokładać wszelkich starań, aby nie dopuszczać do ich przedawnienia, gdyż przedawnionego roszczenia ze stosunku pracy nie można dochodzić, chyba że ten, przeciwko komu roszczenie przysługuje, zrzeka się korzystania z przedawnienia.

ZAPAMIĘTAJ!

W jednostkach sektora finansów publicznych dopuszczenie do przedawnienia roszczeń stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Tabela 1. Terminy przedawnienia poszczególnych rodzajów roszczeń ze stosunku pracy zawarte w art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.)

Lp.	Rodzaj roszczenia	Termin przedawnienia
1.	Roszczenia ze stosunku pracy	3 lata od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne
2.	Roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody, wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych	10 lat od dnia uprawomocnienia się orzeczenia lub zawarcia ugody
3.	Roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem organu powołanego do rozstrzygania sporów, jak również roszczenie stwierdzone ugodą zawartą w trybie określonym w kodeksie przed takim organem	1 rok od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia

Rozrachunki wykazywane są w księgach rachunkowych jednostki od dnia ich powstania do dnia wygaśnięcia, w kwotach nominalnych, w walucie polskiej.

Wygaśnięcie rozrachunku ma miejsce w momencie:

● spłaty,

● umorzenia,

● oddalenia w prowadzonym postępowaniu sądowym lub egzekucyjnym,

● odpisania należności uznanych za nieistotne lub przedawnionych.

Wierzyciel, w tym przypadku pracodawca, może również odroczyć płatność lub rozłożyć spłatę należności na raty. W przypadku samorządowych jednostek budżetowych, w stosunku do należności mających charakter cywilnoprawny, rozłożenie spłaty na raty, odroczenie, jak również umorzenie może nastąpić w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem dłużnika lub interesem publicznym. Szczegółowe zasady stosowania ulg w spłatach należności musi określać uchwała organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego.

Należności i zobowiązania wyrażone w walutach obcych przelicza się i ujmuje w księgach rachunkowych w złotych polskich.

W jednostce oświatowej należności lub zobowiązania w walucie obcej występują najczęściej w przypadku odbywania przez pracownika zagranicznej podróży służbowej, np. podróży odbywanej w ramach realizowanego projektu współfinansowanego ze środków unijnych.

ZAPAMIĘTAJ!

W jednostce budżetowej należności i zobowiązania wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. Szczegóły wyceniania należności i zobowiązań zawarte zostały w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Na koniec roku obrotowego każda jednostka zobowiązana jest przeprowadzać inwentaryzację poszczególnych składników majątku, w tym również rozrachunków. W przypadku należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, czyli pracowników, inwentaryzację przeprowadza się w drodze porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Dokumentami źródłowymi stanowiącymi podstawę przeprowadzenia weryfikacji z saldami znajdującymi się w księgach rachunkowych mogą być:

● listy płac,

● deklaracje ZUS DRA,

● rachunki umów zlecenia.

Celem tak przeprowadzonej inwentaryzacji jest potwierdzenie zasadności i realności widniejącego salda. W przypadku ujawnienia błędu w wysokości salda należy dokonać odpowiedniego księgowania korygującego, tak aby doprowadzić do zgodności salda z dokumentami.

Z przeprowadzonej inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald należy sporządzić protokół weryfikacji.

Do ewidencji rozrachunków służą następujące konta zespołu 2 "Rozrachunki i rozliczenia":

● konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

● konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

- zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).

Zastosowanie właściwego konta do wykazania należności lub zobowiązania wobec pracownika zależne jest od tytułu rozrachunku.

Rozrachunki z pracownikami zaliczane są do należności lub zobowiązań krótkoterminowych (bez względu na termin ich zapłaty) i tak też wykazywane są w bilansie jednostki. Dotyczy to również należności z tytułu udzielonych pracownikom pożyczek z ZFŚS, nawet jeżeli termin ich spłaty przypada za dwa lub trzy lata.

Ewidencja rozrachunków z tytułu wynagrodzeń

Do najczęściej występujących rodzajów wynagrodzeń w jednostce oświatowej należą:

● wynagrodzenia za pracę wykonywaną w ramach stosunku pracy, w tym wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zastępstw nauczycieli, godziny nadliczbowe pracowników administracji, premie, nagrody, odprawy itp.,

● wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia (umowy o dzieło),

● dodatkowe wynagrodzenie roczne.

Ewidencję rozrachunków z tytułu wynagrodzeń można prowadzić na jednym koncie 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" lub wprowadzić konta analityczne dla poszczególnych rodzajów wypłat (np. z podziałem jak wyżej).

Na koncie 231 w ramach rozrachunków z tytułu wynagrodzeń księgowane są przede wszystkim:

● wynagrodzenia brutto,

● wszystkie dokonywane z wynagrodzeń potrącenia,

● zasiłki wypłacane ze środków ZUS,

● wypłaty wynagrodzeń pracownikom dokonywane przelewem i gotówką.

Ewidencję szczegółową do konta 231 stanowią imienne kartoteki wynagrodzeń prowadzone przez osobę naliczającą płace w jednostce. Kartoteki imienne powinny zawierać informacje o wysokości poszczególnych składników wynagrodzenia wypłaconych w poszczególnych miesiącach oraz o wysokości podstawy naliczenia składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.

ZAPAMIĘTAJ!

W przypadku powstania na koncie salda wynikającego np. z niepobranego wynagrodzenia lub z wynagrodzenia nadpłaconego, analitykę do konta 231 należy rozszerzyć w taki sposób, aby możliwe było imienne ustalenie poszczególnych należności lub zobowiązań.

Tabela 2. Przykłady księgowań na koncie 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

Lp.	Treść operacji	Wn	Ma
1.	Naliczone w kwocie brutto, w listach płac wynagrodzenia	404	231
2.	Naliczone w listach płac zasiłki wypłacane ze środków ZUS	229	231
3.	Dokonywane w listach płac potrącenia:
	● składki ZUS,	231	229
	● zaliczki na podatek dochodowy,	231	225
	● składki na dobrowolne ubezpieczenia grupowe pracowników,	231	240
	● składki PKZP,	231	240
	● spłaty rat pożyczek udzielonych z PKZP,	231	234
	● spłaty rat pożyczek udzielonych z ZFŚS,	231	234
	● potrącenia z tytułu alimentów, zajęcia komorniczego i innych zobowiązań wynikających z przepisów prawa,	231	240
	● nierozliczone zaliczki na wydatki udzielone pracownikom i inne należności od pracowników	231	234
4.	Wypłata wynagrodzenia:
	● w gotówce,	231	101 (102 - w przypadku np. umów zlecenia)
	● przelewem na rachunki bankowe pracowników	231	130 (132 - w przypadku np. umów zlecenia)
5.	Odpisanie przedawnionych zobowiązań	231	760
6.	Odpisanie przedawnionych lub umorzonych należności	761	231

Ewidencja rozrachunków z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych

Z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych pracownik jednostki oświatowej może otrzymywać ryczałt na podstawie podpisanej z pracodawcą umowy.

Wysokość ryczałtu ustala pracodawca na podstawie stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu oraz miesięcznych limitów kilometrów na jazdy lokalne. Dane te zawarte są w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

● dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

- do 900 cm³ - 0,5214 zł,

- powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

● dla motocykla - 0,2302 zł,

● dla motoroweru - 0,1382 zł.

Natomiast limit kilometrów ustalany jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:

● 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

● 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

● 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Kwotę ryczałtu stanowi iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

ZAPAMIĘTAJ!

Kwotę ryczałtu należną za dany miesiąc należy pomniejszyć o 1/22 (bez względu na liczbę dni roboczych w miesiącu) za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Dokumentem stanowiącym podstawę wypłaty ryczałtu jest pisemne oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Tabela 3. Przykłady księgowań rozrachunków z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych

Lp.	Treść operacji	Wn	Ma
1.	Naliczona kwota ryczałtu	409	234
2.	Naliczenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych	234	225
3.	Wypłata ryczałtu: ● w gotówce,	234	101
	● przelewem na rachunki bankowe pracowników	234	130

Ewidencja ekwiwalentów, np. za używanie własnej odzieży lub za pranie odzieży roboczej

Zgodnie z k.p., pracodawca obowiązany jest dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy lub odzież i obuwie robocze, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo jest konieczna ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne czy bezpieczeństwa i higieny pracy.

Środki ochrony indywidualnej oraz odzież ochronna powinny być czyszczone, prane, konserwowane, naprawiane itp., co należy do obowiązków pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika. Wówczas pracodawca zobowiązany jest do wypłacania ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest świadczeniem przysługującym pracownikowi na podstawie k.p., w związku z tym może stanowić podstawę sporu ze stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie wypłaca takiego ekwiwalentu.

ZAPAMIĘTAJ!

Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze dostarczane pracownikom przez pracodawcę stanowią własność pracodawcy.

Odzież i obuwie robocze (środki ochrony indywidualnej) stanową mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. W związku z powyższym, w razie powstania szkody w tym mieniu pracownik będzie odpowiadał za nią w pełnej wysokości.

W jednostkach oświatowych stanowiska, na których odzież robocza jest niezbędna, to między innymi: pracownicy kuchni (kucharka, pomoc kuchenna), sprzątaczki (woźne), dozorcy.

Rodzaje środków ochrony indywidualnej (odzieży i obuwia roboczego), stanowiska, na których odzież ta jest niezbędna, oraz okresy użytkowania ustala pracodawca w regulaminie pracy, po wcześniejszych konsultacjach z pracownikami lub ich przedstawicielami.

ZAPAMIĘTAJ!

Pracownik nieposiadający przewidzianej do stosowania na danym stanowisku odzieży roboczej lub środków ochrony indywidualnej nie może być dopuszczony do pracy.

Brak odpowiednich środków ochronnych może być przyczyną wystąpienia wypadku przy pracy, a w przypadku sporu z pracownikiem niedostarczenie odpowiednich środków ochrony może być traktowane przez sąd jako niedołożenie przez pracodawcę należytej staranności w zapewnieniu pracownikowi ochrony zdrowia i życia.

Pracodawca może również ustalić stanowiska, na których dopuszczone będzie używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Jednak nie może to dotyczyć stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Dokumentem stanowiącym podstawę wypłaty zarówno ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, jak i za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, jest lista wypłat.

Dodatkowo pracodawca zobowiązany jest prowadzić imienne kartoteki zawierające informacje o kwocie ekwiwalentu i dacie jego wypłaty. Takie imienne kartoteki stanowią ewidencję analityczną do ewidencji prowadzonej w księgach rachunkowych jednostki oświatowej.

Tabela 4. Przykłady księgowań rozliczeń ekwiwalentu za odzież roboczą

Lp.	Treść operacji	Wn	Ma
1.	Naliczona kwota ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej lub za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego	405	231
2.	Wypłata ekwiwalentu: ● w gotówce, ● przelewem na rachunki bankowe pracowników	231 231	101 130

Ewidencja rozrachunków z tytułu udzielania pracownikom pożyczek z ZFŚS

W ramach prowadzonej działalności socjalnej pracodawca może udzielać pracownikom pożyczek z ZFŚS.

Pożyczki udzielane są najczęściej w celu:

● pokrycia kosztów remontu lub modernizacji mieszkania lub domu,

● budowy domu jednorodzinnego,

● uzupełnienia wkładu budowlanego do spółdzielni mieszkaniowej,

● zakupu mieszkania lub domu,

● pokrycia kosztów wykupu lokalu na własność,

● uzupełnienia zaliczki na wkład budowlany w związku z przekształceniem spółdzielczego lokatorskiego prawa do zajmowanego lokalu na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.

Wszelkie szczegóły dotyczące zasad przyznawania pożyczek, takie jak:

● wysokość pożyczki,

● oprocentowanie pożyczki,

● maksymalny okres spłaty,

● wykaz niezbędnych dokumentów, które pracownik powinien złożyć w przypadku ubiegania się o pożyczkę,

● zasady umarzania lub przedłużenia okresu spłaty pożyczki

- powinny znaleźć się w regulaminie ZFŚS wprowadzonym w życie zarządzeniem dyrektora jednostki oświatowej.

Tabela 5. Przykłady księgowań rozrachunków z tytułu udzielania pracownikom pożyczek z ZFŚS

Lp.	Treść operacji	Wn	Ma
1.	Wypłata przyznanej pożyczki: ● w gotówce, ● przelewem na rachunki bankowe pracowników	234 234	101 135
2.	Naliczenie odsetek od udzielonej pożyczki	234	851
3.	Potrącenie raty pożyczki z wynagrodzenia	231	234
4.	Przekazanie raty pożyczki na rachunek ZFŚS	240	130
5.	Wpływ raty pożyczki na rachunek ZFŚS	135	240
6.	Umorzenie pożyczki	851	234
7.	Naliczenie zaliczki na podatek dochodowy od umorzonej pożyczki	234	225
8.	Wpłata, przez pracownika, zaliczki na podatek odprowadzonej przez pracodawcę	135 (101)	234

Pożyczka udzielana jest po zaopiniowaniu wniosku przez komisję socjalną, jednak ostateczną decyzję o jej przyznaniu podejmuje dyrektor jednostki oświatowej.

Dokumentem stanowiącym podstawę wypłaty pożyczki jest umowa podpisana przez pracodawcę oraz pracownika.

Ewidencja rozrachunków z tytułu udzielonych pracownikom zaliczek na wydatki związane z bieżącą działalnością jednostki, w tym zwrot wydatków dokonanych ze środków własnych pracownika na potrzeby działalności jednostki

Zaliczki na wydatki są udzielane upoważnionym przez dyrektora pracownikom jednostek oświatowych w związku z bieżącą działalnością jednostki.

ZAPAMIĘTAJ!

Generalną zasadą jest to, iż zaliczki mogą być udzielane pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę.

W przypadku umów zlecenia dyrektor jednostki oświatowej może udzielić zaliczki, jeżeli rodzaj wykonywanej pracy wymaga dokonania wydatków i osoba przyjmująca zlecenie zwróci się z żądaniem wypłacenia zaliczki. Możliwość taką daje art. 743 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.

Zaliczki muszą być rozliczane w terminie wskazanym we wniosku o zaliczkę. W przypadku nierozliczenia zaliczki w terminie pracodawca może pozostałą jej kwotę potrącić z należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Na takie potrącenie nie jest wymagana zgoda pracownika.

Przepisy prawne nie regulują kwestii udzielania zaliczek pracownikom samorządowych jednostek budżetowych. W związku z tym zasady udzielania zaliczek, a między innymi to, komu będą udzielane zaliczki, rodzaje zaliczek i terminy ich rozliczania, powinny być uregulowane w polityce rachunkowości jednostki oświatowej.

W przypadku zaliczek na bieżące wydatki jednostki oświatowej wyróżniamy następujące rodzaje:

● zaliczki stałe,

● zaliczki jednorazowe.

Zaliczka jednorazowa udzielana jest na dokonanie zakupu konkretnych towarów lub usług. Zazwyczaj jest to zaliczka rozliczana w krótkim okresie.

Zaliczka stała jest wygodną formą w przypadku dokonywania stale powtarzających się zakupów, takich jak: środki czystości, artykuły biurowe, niektóre powtarzające się usługi itp. Udzielana jest na dłuższy czas, np. na cały rok kalendarzowy.

Zaliczka stała nie może być udzielona na okres roku szkolnego, gdyż przekroczy to rok budżetowy. W jednostkach sektora finansów publicznych budżet musi zamknąć się w obrębie roku kalendarzowego.

Podstawą wypłaty zaliczki na wydatki jest wniosek o udzielenie zaliczki. Jest to dokument imienny wystawiany na nazwisko pracownika, który będzie dokonywał wydatków. Poza tym wniosek o zaliczkę powinien zawierać:

● kwotę i rodzaj zaliczki,

● rodzaj dokonywanego wydatku,

● datę udzielenia i rozliczenia zaliczki.

Wniosek o zaliczkę podpisywany jest przez głównego księgowego i dyrektora jednostki oświatowej. Jest to dokument kasowy, dołączany do raportu kasowego, gdyż zawiera także potwierdzenie odbioru zaliczki i podpis kasjera.

Pracownik, dokonując rozliczenia otrzymanej zaliczki, powinien wypełnić odpowiedni dokument, podając w nim:

● datę pobrania zaliczki i jej kwotę,

● kwotę dokonanych wydatków,

● kwotę wynikającą z rozliczenia - do wypłaty lub do zwrotu, wyrażoną cyframi i słownie.

W dokumencie należy również wymienić wszystkie faktury i rachunki, podając ich numery i kwoty. Rozliczenie zaliczki podpisuje osoba rozliczająca zaliczkę, osoby upoważnione do sprawdzenia dokumentu i załączonych faktur pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz dyrektor jednostki oświatowej.

Występują również sytuacje, gdy pracownik dokonuje wydatków na rzecz jednostki bez pobrania zaliczki. Oczywiście sytuacja taka może mieć miejsce tylko w szczególnych przypadkach i tylko wówczas, gdy dyrektor jednostki wyrazi na to zgodę.

Zwrot wydatków poniesionych przez pracownika następuje na podstawie dowodów zakupu sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez dyrektora jednostki oświatowej. Najczęściej ma formę wypłaty gotówkowej.

Tabela 6. Przykłady księgowań pobrania i rozliczenia zaliczki

Lp.	Treść operacji	Wn	Ma
1.	Wypłata zaliczki pracownikowi	234	101
2.	Kwota wydatków ujęta w rozliczeniu zaliczki	401-410	234
3.	Wpłata pozostałej kwoty wynikającej z rozliczenia zaliczki	101	234
4.	Wypłata pracownikowi kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy poniesionymi wydatkami a pobraną zaliczką	234	101

Tabela 7. Przykłady księgowań zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika z własnych środków

Lp.	Treść operacji	Wn	Ma
1.	Kwota wydatków poniesiona przez pracownika	401-410	234
2.	Zwrot pracownikowi poniesionych wydatków	234	101

Ewidencja rozrachunków z tytułu udzielonych pracownikom zaliczek na wydatki w związku z odbywaną przez nich podróżą służbową

W przypadku podróży służbowej krajowej zaliczka na wydatki związane z tą podróżą wypłacana jest na wniosek pracownika. Natomiast w przypadku podróży zagranicznej pracownik musi otrzymać zaliczkę w walucie obcej lub w złotych polskich, po przeliczeniu przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej na złotówki według średniego kursu określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

ZAPAMIĘTAJ!

Zaliczki udzielone na pokrycie kosztów podróży służbowych powinny być rozliczone przez pracownika w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Dotyczy to zarówno podróży krajowych, jak i zagranicznych.

Przed rozpoczęciem podróży służbowej pracownik powinien otrzymać polecenie wyjazdu służbowego podpisane przez dyrektora jednostki oświatowej, zawierające między innymi termin i miejsce wyjazdu oraz środek lokomocji.

Tabela 8. Przykłady księgowań rozrachunków z tytułu udzielonych pracownikom zaliczek w związku z podróżą służbową

Lp.	Treść operacji	Wn	Ma
1.	Wypłata zaliczki pracownikowi	234	101
2.	Koszty podróży ujęte w rozliczeniu zaliczki	409	234
3.	Wpłata przez pracownika pozostałej kwoty wynikającej z rozliczenia zaliczki	101	234
4.	Wypłata pracownikowi kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy poniesionymi kosztami podróży a pobraną zaliczką	234	101

Po zakończeniu podróży w dokumencie tym następuje rozliczenie kosztów podróży. Pracownik podaje koszty przejazdu, dojazdów, noclegów oraz wysokość obliczonych diet. Do takiego rachunku kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, z wyjątkiem wydatków obliczonych w formie ryczałtu. Rachunek powinien zawierać także kwotę wydatków ogółem, kwotę pobranej zaliczki, kwotę do wypłaty lub do zwrotu oraz podpis pracownika składającego rachunek. Dokument sprawdzany jest pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez upoważnione osoby oraz zatwierdzany przez dyrektora jednostki oświatowej.

Ewidencja należności z tytułu niedoborów i szkód, np. niedobory ujawnione podczas inwentaryzacji obciążające pracownika

Inwentaryzację składników majątku jednostka jest zobowiązana przeprowadzać każdego roku, według stanu na dzień 31 grudnia.

Niezależnie od tego terminu inwentaryzacja może być również przeprowadzona w innych terminach, np. na dzień:

● zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej,

● w którym wystąpiły wypadki losowe (kradzież, pożar),

● zmiany dyrektora jednostki.

Inwentaryzacja może również pełnić rolę kontrolną w zakresie prawidłowości wykorzystania składników majątku czy prawidłowości zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub kradzieżą. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w gospodarowaniu powierzonym majątkiem (wyposażeniem jednostki, materiałami znajdującymi się w magazynie, gotówką w kasie) dyrektor może podjąć decyzję o rozliczeniu osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie i obciążyć pracowników powstałym niedoborem lub szkodą. Nie zawsze jednak obciążenie zostaje uznane przez pracownika. W przypadku kwestionowania przez pracownika obciążenia za powstały niedobór lub szkodę powstaje roszczenie, które kierowane jest przez dyrektora jednostki na drogę postępowania sądowego.

Rzeczywistą szkodą dla jednostki jest wartość rynkowa utraconego składnika majątku, gdyż w takiej wartości możliwe będzie jego odtworzenie. W związku z tym zawsze obciążenie pracownika niedoborem lub szkodą albo dochodzenie roszczenia na drodze sądowej dotyczyć będzie wartości rynkowej, a nie księgowej.

Tabela 9. Przykłady księgowań należności z tytułu niedoborów i szkód

Lp.	Treść operacji	Wn	Ma
1.	Ujawnienie niedoboru lub szkody:
	● gotówki w kasie	240	101
	● środków trwałych umarzanych w czasie:
	- wartości netto,	240	011
	- dotychczasowego umorzenia;	071	011
	● środków trwałych umarzanych jednorazowo:
	- wartości brutto,	240	013
	- umorzenia;	072	760
	● materiałów w magazynie	240	310
2.	Obciążenie osób odpowiedzialnych za niedobory lub szkody, za ich zgodą	234	240
3.	Skierowanie roszczenia na drogę sądową (przeksięgowanie na konto analityczne konta 240 - roszczenia sporne)	240	240
4.	Różnica między wartością księgową a rynkową niedoboru	234 (240)	760
5.	Zasądzenie przez sąd należności od pracownika z tytułu niedoboru	234	240
6.	Spłata niedoboru lub szkody przez pracownika	101 (130)	234

ANNA ŻYŁA

 specjalista w zakresie finansów i rachunkowości samorządowych jednostek oświatowych

PODSTAWY PRAWNE

● art. 87 § 1, art. 124, art. 237⁶-237¹⁰, art. 237^11a, art. 291, art. 292 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1268)

● art. 59 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1890)

● art. 26, art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1844)

● art. 743 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1844)

● art. 5 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 168)

● § 8 ust. 6, załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)

● rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308)

● rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)

W kolejnym dodatku "Rachunkowość w oświacie" odpowiemy m.in. na pytanie: Kiedy można odwołać się od decyzji komisji konkursowej na dyrektora szkoły?