Instruktaż - Dokumentowanie i rozliczanie inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald z dokumentacją

Kontrola zarzuciła jednostce, że nieprawidłowo przeprowadziła i nie rozliczyła wyników inwentaryzacji należności i zobowiązań oraz nakładów na środki trwałe w budowie, weryfikowanych w drodze porównania z dokumentacją źródłową. Między innymi wskazano, że:

• w protokołach weryfikacji poza stwierdzeniem "saldo zgodne" nie podano, na podstawie jakich dokumentów dokonano weryfikacji, ani nie podano innych informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia wyników inwentaryzacji, takich jak np. dane na temat: przedawnienia należności i zobowiązań, likwidacji dłużników jednostki, zaistnienia przesłanek umorzenia należności z urzędu itp.,
• w protokołach weryfikacji odniesiono się wyłącznie do prawidłowości salda kont syntetycznych, nie zwracając uwagi na to, że były one niezgodne z sumami sald prowadzonych do nich kont ksiąg pomocniczych,
• przy weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie (konto 080) nie ustalono, czego dotyczyły nakłady ujęte na kontach szczegółowych: 080/124/Pozost. w kwocie 967,90 zł i 080/34/1/2/Dz.Grunt.Bud./1995/2000 w kwocie 1 987 076 zł, oraz nie rozliczono ich, mimo że konta te nie wykazywały obrotów od ponad 7 lat.

Jak należy postąpić, aby takie zarzuty nie powtórzyły się w przyszłości?

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, na porównaniu danych zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W przypadku należności oraz zobowiązań jednostki, a także nakładów na środki trwałe w budowie, przeprowadza się ją i rozlicza w następujących krokach.

Krok 1 Przygotowanie do weryfikacji

Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji szczegółowej kont zespołu 2 oraz do konta 080 powinni:

• wydrukować konta analityczne podlegające weryfikacji,
• do każdego konta przygotować dokumentację źródłową, konieczną do przeprowadzenia weryfikacji, przy udziale pracowników komórek merytorycznych odpowiedzialnych za prowadzenie operacji ewidencjonowanych na poszczególnych kontach.

Dokumenty wykorzystywane przy tej inwentaryzacji przedstawia tabela.

Krok 2 Przeprowadzenie weryfikacji

Weryfikację przeprowadza komisja weryfikacyjna, przy udziale pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie poszczególnych kont.

Przy weryfikacji należności i zobowiązań trzeba odpowiedzieć na pytania:

• czy faktycznie powstały (zgadza się osoba dłużnika/wierzyciela, tytuł prawny, kwota),
• czy są wymagalne (z podaniem terminu wymagalności: dzień/miesiąc/rok),
• czy prawidłowo naliczono i ujęto kwoty uboczne (np. odsetki za zwłokę, oprocentowanie, koszty egzekucyjne, koszty sądowe),
• czy nie uległy przedawnieniu (z podaniem terminu przedawnienia: dzień/miesiąc/rok),
• czy nie zostały umorzone,
• czy nie zachodzą przesłanki umorzenia z urzędu,
• czy nie dotyczą podmiotu nieistniejącego (np. osoby prawnej wykreślonej z określonego rejestru),
• w przypadku należności znacznie przeterminowanych - czy jednostka zabezpieczyła ich zapłatę na przyszłość w sposób określony odpowiednimi przepisami prawa (np. zabezpieczenie hipoteczne na nieruchomości)?

Przy weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie trzeba odpowiedzieć na pytania:

• czy nakłady są przypisane do właściwych zadań inwestycyjnych,
• czy nakłady mogą być zaliczone do nakładów na środki trwałe w budowie,
• czy nakłady są ustalone we właściwej wysokości, potwierdzonej dokumentami,
• czy nakłady dotyczą nadal trwających procesów inwestycyjnych (eliminacja kosztów inwestycji zaniechanych oraz kosztów środków trwałych oddanych do używania przed ostatnim dniem roku obrotowego, za który jest przeprowadzana inwentaryzacja),
• czy nakłady nie zostały przekazane innym jednostkom?

Krok 3 Udokumentowanie wyników weryfikacji

Wyniki weryfikacji dokumentuje się na bieżąco w protokole weryfikacji. W tym celu dla każdego konta szczegółowego podaje się:

• wykaz dokumentów wykorzystanych przy weryfikacji,
• stwierdzenie o zgodności lub niezgodności salda.

Przy stwierdzeniu niezgodności należy ustalić przyczynę jej powstania i pobrać wyjaśnienia od odpowiedzialnych pracowników (pracowników księgowości, komórek merytorycznych).

Protokół weryfikacji podpisuje komisja weryfikacyjna oraz pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji księgowej na danym koncie.

Cząstkowe protokoły weryfikacji są podstawą do sporządzenia protokołów zbiorczych, w których wyniki inwentaryzacji podaje się zbiorczo dla poszczególnych kont syntetycznych.

Krok 4 Kontrola i zatwierdzenie protokołów weryfikacji

Kontrola merytoryczna oraz formalna i rachunkowa protokołów weryfikacji należy zazwyczaj do głównego księgowego jednostki. Do głównego księgowego należy także wskazanie propozycji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. W przypadku weryfikacji aktualnej wartości należności i zobowiązań wnioski dotyczące np. ich umorzenia lub odpisania na skutek nieściągalności lub przedawnienia powinny być zaopiniowane przez radcę prawnego.

Protokół weryfikacji podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. Po zatwierdzeniu protokołu na jego podstawie sporządza się odpowiednie dowody w celu ujęcia wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych jednostki:

• PK - "Polecenia księgowania" dotyczące korekt błędnych zapisów księgowych i zdjęcia z ewidencji nakładów na inwestycje trwale zaniechane,
• OT - "Przyjęcie środka trwałego" dla ujawnionych środków trwałych,
• PI - "Przekazanie inwestycji" dla nakładów inwestycyjnych przekazanych innym jednostkom,
• dowody właściwe do umorzenia z urzędu oraz odpisania należności (zobowiązań) nieściągalnych i przedawnionych.

Krok 5 Postępowanie poinwentaryzacyjne

Postępowanie poinwentaryzacyjne obejmuje przedstawienie kierownikowi jednostki przez komisję weryfikacyjną i głównego księgowego, a także, w miarę potrzeb, przez kierowników komórek merytorycznych, wniosków w sprawie usprawnienia procedur kontroli zarządczej. Wnioski te powinny być nakierowane na zapobieżenie powstawaniu w przyszłości błędów w ewidencji księgowej wynikających z nieprawidłowego obiegu dowodów księgowych lub nieprawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej. Mogą one także dotyczyć innych aspektów, np. takich jak usprawnienie egzekucji należności, zabezpieczenie należności w celu niedopuszczenia do ich przedawnienia, zaniechanie prowadzenia inwestycji, które straciły znaczenie dla jednostki.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli