Z doświadczenia księgowej - praktyczne rady: Weryfikacja stanów aktywów i pasywów

Problem: Inwentaryzacja to nie tylko spis z natury - o czym jednostki często zapominają. Na koniec każdego roku należy przeprowadzić także weryfikację sald. Jak i co należy zweryfikować?

Rada: Weryfikacja stanów aktywów i pasywów to porównanie ujętych w księgach rachunkowych danych dotyczących poszczególnych składników aktywów i pasywów z odpowiednimi dokumentami stanowiącymi podstawę ich zapisu w ewidencji oraz ocena realnej wartości tych składników. Weryfikacja obejmuje okres ostatniego roku. Weryfikację przeprowadzają najczęściej pracownicy księgowości.

Weryfikację wstępną (inwentaryzacyjną) przeprowadzamy od 1 do 15 stycznia roku następującego po roku weryfikowanym. Ostatecznej (przedsprawozdawczej) weryfikacji dokonujemy przed sprawozdaniami finansowymi. Trzeba przy tym pamiętać, że zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się za rok obrotowy - nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym. A zatem do tego czasu musimy mieć w księgach zweryfikowane stany.

Aby prawidłowo przeprowadzić weryfikację, należy:

• zgromadzić dokumenty,
• ustalić, czy weryfikowane składniki istnieją,
• upewnić się, że wszystkie składniki zostały ujęte kompletnie,
• stwierdzić, czy wszystkie składniki zostały wycenione zgodnie z zasadami wyceny wynikającymi z uor.

Niezbędne do weryfikacji poszczególnych składników aktywów i pasywów dokumenty powinny być wskazane w instrukcji inwentaryzacyjnej. Potem w protokołach weryfikacji nie trzeba już za każdym razem dokładnie ich opisywać (np. w przypadku wartości niematerialnych i prawnych dokumentami źródłowymi są: dokumenty nabycia - faktury, umowy cywilnoprawne, protokoły likwidacji).

Co trzeba zweryfikować:

• grunty, drogi,

• prawa wieczystego użytkowania gruntów, spółdzielcze prawa do lokali mieszkalnych i użytkowych,

• środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony (np. sieci, instalacje itp.),

• środki trwałe w budowie,

• środki trwałe w remoncie,

• wartości niematerialne i prawne,

• rozliczenia międzyokresowe,

• należności publicznoprawne, od pracowników, sporne i wątpliwe, od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

• zobowiązania,

• fundusze,

• rezerwy,

• aktywa, które nie zostały zinwentaryzowane w drodze potwierdzenia sald (z uwagi na brak potwierdzenia ze strony kontrahenta),

• pozostałe aktywa i pasywa (również te aktywa, które w danym roku obrotowym nie podlegają wymogom inwentaryzacji w drodze spisu z natury, bo wymóg ten przypada co kilka lat).

Pamiętajmy też, że zgodnie z uor ustalenie stanu poszczególnych aktywów musi nastąpić poprzez dopisanie (lub odpisanie) do stanu stwierdzonego w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, najczęściej 31 grudnia. A przygotowuje się to właśnie poprzez weryfikację.

Proces weryfikacji powinien być potwierdzony protokołem weryfikacji (patrz: wzór). W protokole należy zapisać, jakie saldo sprawdzono i czy było one zgodne/niezgodne ze stanem wynikającym z dokumentów. Jeśli było niezgodne, to trzeba podać, o jaką kwotę. Protokół podpisuje zespół weryfikacyjny, główny księgowy i kierownik jednostki.

Dla lepszego sprawdzenia dokumentacyjnego w procesie weryfikacji mogą uczestniczyć powołani przez kierownika jednostki pracownicy komórek merytorycznych. Mamy wtedy do czynienia z zespołem weryfikacyjnym. Warto to zastosować szczególnie w większych jednostkach. Pozwoli to na rozszerzenie procesu weryfikacji o dokumenty i wiedzę pracowników merytorycznych (np. przy środkach trwałych w budowie pomocny może być pracownik z komórki inwestycji, przy wartościach niematerialnych i prawnych - informatyk, przy rozrachunkach z pracownikami - pracownik z komórki kadr, a w zakresie roszczeń spornych czy wątpliwych - zalecam pomoc radcy prawnego). Często się okazuje, że jakiś protokół likwidacji, np. programu komputerowego, nie dotarł do nas od informatyka albo pod koniec roku dokonano sprzedaży działki i nie przekazano nam jeszcze aktu notarialnego itp.

Wzór. Przykładowy protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji metodą weryfikacji