Wstęp

W jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych w praktyce stosuje się znaczne ilości różnego rodzaju druków. Jednak tylko niektóre z nich zalicza się do druków ścisłego zarachowania. Charakter uniwersalny ma część z tych druków, które mogą występować w każdej jednostce (np. arkusze spisu z natury używane do inwentaryzacji). Specyfika zadań danej jednostki oraz różnorodność jednostek i przypisane im niejednolite uprawnienia mają decydujący wpływ na rodzaje druków ścisłego zarachowania, które jednostki wykorzystują w swojej bieżącej działalności.

Pojęcie "druki ścisłego zarachowania" nie zostało zdefiniowane w obowiązujących przepisach prawnych, jakkolwiek dość często, zwłaszcza na gruncie zadań realizowanych w zakresie rachunkowości, występuje. Są to więc formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja i kontrola, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. Praktycznie druki ścisłego zarachowania to różnego rodzaju formularze pojedyncze bądź w postaci bloków, takie jak: czeki gotówkowe, kwitariusze przychodowe (Kp) K-103 i K-104, kontokwitariusze służące do inkasa podatków i opłat w gminie, arkusze spisu z natury, karty drogowe oraz druki kasowe, np.: KP - "Kasa przyjmie", KW - "Kasa wypłaci".

W zakresie gospodarki tymi drukami (przychodu, rozchodu) obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z różnych możliwości praktycznego wykorzystania czy zastosowania tych druków. W celu zapewnienia kontroli druków ścisłego zarachowania używanych w jednostce podlegają one specjalnemu oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji i zabezpieczeniu. Ewidencję druków prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze druków ścisłego zarachowania, opisanej w należny sposób, trwale przesznurowanej, z ponumerowanymi stronami, opieczętowanej pieczęcią jednostki oraz podpisanej przez kierownika jednostki i głównego księgowego.

Istotne znaczenie dla właściwej gospodarki drukami ma nadanie formularzom cech identyfikacyjnych, wykluczających możliwość ich zamiany, tj. odpowiedniego ponumerowania oraz oznaczenia. Zapewnia to właściwą kontrolę używanych w jednostce druków ścisłego zarachowania. Niektóre z nich, takie jak: czeki, kwitariusze, karty drogowe, mają nadane przez drukarnię serie i numery, natomiast pozostałe powinny być oznaczone odręcznie tak, aby każdy egzemplarz druku został nacechowany kolejnym numerem ewidencyjnym wraz z pieczątką "Druk ścisłego zarachowania".

Gospodarkę drukami, w tym przechowywanie druków, kierownik jednostki powinien powierzyć pracownikowi niezwiązanemu bezpośrednio z ich użytkowaniem. Pozwoli to wyeliminować możliwość ich nielegalnego wykorzystania. Druki te powinny być przechowywane w przeznaczonej do tego celu zamykanej szafie, najlepiej metalowej. W szafie tej powinny znajdować się wyłącznie druki będące w obiegu (przeznaczone do użytkowania) i zaewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania. Ważne jest, aby miejsce przechowywania zostało zabezpieczone przed kradzieżą i zniszczeniem w należyty sposób, co w praktyce często, niestety, się nie zdarza.

W Poradniku prezentujemy przykładowy wzór zarządzenia kierownika jednostki ustalającego instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

1. Podstawy prawne dotyczące opracowania instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania

Przy opracowywaniu zarządzenia kierownika jednostki ustalającego instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania należy korzystać z obowiązujących przepisów prawnych, a w szczególności z:

● ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości,

● ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

● komunikatu nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

2. Zarządzenie ustalające instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania z załącznikami

Wydanie zarządzenia w sprawie ustalenia, w tym również aktualizacji, instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania należy do obowiązków kierownika jednostki.

Prezentujemy przykładowy wzór zarządzenia kierownika jednostki ustalającego instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania wraz z załącznikami. Instrukcja reguluje w sposób całościowy przebieg postępowania od momentu nabycia druków, przyjęcia, poprzez wpisanie ich do specjalnej ewidencji, aż do wydania upoważnionemu przez kierownika jednostki pracownikowi, dysponującemu tymi drukami, służącymi do wykonywania bieżącej działalności jednostki.

Po uwzględnieniu specyfiki każdej jednostki oraz przyjęciu indywidualnych rozwiązań wzór może być pomocny przy opracowywaniu nowej instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania lub aktualizacji dotychczas obowiązującej w przypadku wystąpienia m.in. zmian w zasadach prowadzenia gospodarki finansowej czy też zmian wynikających z potrzeb zarządzania.

Wzór. Zarządzenie ustalające instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania

Treść zarządzenie w formie PDF do pobrania tutaj

Maria Jasińska

magister ekonomii, skarbnik jednostki samorządu terytorialnego z wieloletnim doświadczeniem w zakresie finansów publicznych i rachunkowości budżetowej, szkoleniowiec z rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych. Ma także doświadczenie w pełnieniu funkcji przewodniczącego i członka rad nadzorczych spółek jednostek samorządu terytorialnego

Grzegorz Kurzątkowski

magister ekonomii, pracownik komórki finansowej urzędu jednostki samorządu terytorialnego z doświadczeniem w ewidencji i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków UE

Podstawy prawne

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 768)

● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 911)