Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane raz w roku, jednakże terminy oraz sposób uzależnione są od szczegółowych przepisów wewnętrznych.

Druki ścisłego zarachowania to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. Używane w jednostce, podlegają:

● ponumerowaniu,

● ewidencji,

● kontroli,

● zabezpieczeniu.

Żaden przepis prawa nie wskazuje na to, które dokumenty są drukami ścisłego zarachowania, nie podaje również sposobu postępowania z nimi czy też zasad ich inwentaryzacji.

Jednostka używająca druków ścisłego zarachowania jest zobowiązana w swoich przepisach wewnętrznych ustalić zasady gospodarowania takimi drukami, mając na względzie uregulowania zawarte w art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp). Przepisy te wymagają, aby kierownik jednostki zapewnił w jednostce funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

Najczęściej spotykanym dokumentem, regulującym te kwestie, jest Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. Dokument ten przede wszystkim określa, które dokumenty uznajemy za druki ścisłego zarachowania, a ponadto zawiera m.in. informacje w sprawie:

● sposobu ewidencji,

● zasad oznakowania,

● instrukcji inwentaryzacyjnych.

Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku, ale nie wynika to z żadnego przepisu prawa, tylko z praktyki gospodarczej, aby zachować kontrolę nad gospodarką drukami ścisłego zarachowania. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków i w arkuszach spisowych podać rodzaje, serie i numery druków oraz ich liczbę.

W związku z tym, że kierownik jednostki decyduje o terminach inwentaryzacji, a nie jest zobowiązany żadnym przepisem prawa, inwentaryzację może przeprowadzić w dowolnym terminie, przy czym terminy mogą być zbieżne z inwentaryzacją wynikającą z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, ale nie muszą.

BARTOSZ SPYCHALSKI

główny księgowy w państwowej jednostce budżetowej, posiada licencję Ministra Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

Podstawy prawne

● art. 68, art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1146)

● art. 26, art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100)