18/2014, data dodania: 18.09.2014 Czy instrukcja w sprawie druków ścisłego zarachowania jest obowiązkowa
W jednostce w księgowości stosujemy różnego rodzaju druki. Czy zatem obowiązkowo w dokumentacji wewnętrznej naszej jednostki powinniśmy mieć instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania?
Tak, jeśli jednostka używa w swojej działalności druków, które ze względu na ich specyfikę powinny być poddane szczególnemu nadzorowi, to jest zobowiązana w swoich przepisach wewnętrznych ustalić zasady gospodarowania takimi drukami oraz ich ewidencjonowania, mając na względzie uregulowania zawarte w art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp). Przepisy te wymagają, aby kierownik jednostki zapewnił w jednostce funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.
Tabela. Uregulowania wewnętrzne dotyczące gospodarowania drukami ścisłego zarachowania
| Sposób 1 Wydanie przez kierownika jednostki odrębnej instrukcji gospodarki i ewidencji druków ścisłego zarachowania | Sposób 2 Zawarcie postanowień dotyczących poszczególnych rodzajów druków ścisłego zarachowania używanych w jednostce w różnych przepisach wewnętrznych, w zależności od ich rodzaju |
| W instrukcji gospodarowania i ewidencji druków ścisłego zarachowania powinny znaleźć się uregulowania odnośnie do: l wskazania rodzajów druków zaliczanych w danej jednostce do druków ścisłego zarachowania, l ustalenia zasad ich oznaczania i ewidencji, a także wymagań, jakie powinny być zachowane przy ich przechowywaniu, l opisu procedur stosowanych przy zamawianiu i odbieraniu druków u dostawców, a także przy przekazywaniu druków pracownikom jednostki odpowiedzialnym za ich ewidencjonowanie i rozliczanie zużycia oraz bezpośrednim użytkownikom, l częstotliwości oraz sposobu inwentaryzowania druków ścisłego zarachowania, l postępowania wdrażanego w razie wykrycia nieprawidłowości w gospodarowaniu drukami oraz stwierdzenia ich zagarnięcia, l wskazania osób odpowiedzialnych za gospodarowanie drukami i prowadzenie ich ewidencji, a także za nadzór nad ich pracą. | Odpowiednie postanowienia powinny być zamieszczane w przepisach wewnętrznych regulujących przyjęte zasady prowadzenia gospodarki finansowej dla danego rodzaju działalności, np. w jednostce budżetowej, w której do druków ścisłego zarachowania zalicza się: druki KP - "Kasa przyjmie", KW - "Kasa wypłaci", czeki gotówkowe służące wyłącznie do pobierania przez kasjera środków z rachunku bankowego jednostki do kasy oraz arkusze spisu z natury, postanowienia odnośnie do gospodarki drukami ścisłego zarachowania mogą znaleźć się w instrukcjach: l kasowej - w zakresie zasad oznaczania, przyjmowania, ewidencjonowania, przechowywania, wydawania, kontroli zużycia oraz inwentaryzowania druków KP, KW i czeków gotówkowych, l inwentaryzacyjnej - w zakresie zasad oznaczania, przyjmowania, ewidencjonowania, przechowywania, wydawania, kontroli zużycia oraz inwentaryzowania arkuszy spisu z natury. |
W większości jednostek sektora finansów publicznych do druków ścisłego zarachowania używanych w księgowości zalicza się np. dowody:
● poświadczające fakt pobrania przez pracowników jednostki (lub inkasentów niebędących pracownikami jednostki) wpłat dokonanych przez podatników/ /petentów na poczet należności budżetowych, do których zalicza się m.in. dowody wpłaty dochodów budżetowych do kasy jednostki bądź na ręce inkasentów wyznaczonych przez jednostkę do poboru podatków i opłat (np. KP - "Kasa przyjmie", kwitariusze przychodowe K-103, dowody uiszczenia opłaty targowej),
● na podstawie których można obciążyć rachunki bankowe jednostki (czeki gotówkowe i rozrachunkowe),
● na podstawie których można dokonać wypłaty ze środków jednostki przechowywanych w kasie (KW - "Kasa wypłaci"),
● służące do ustalania i rozliczania faktycznego stanu składników majątkowych jednostki (np. arkusze spisu z natury).
O tym, które druki w jednostce będą zaliczane do druków ścisłego zarachowania, decyduje kierownik jednostki. Odpowiednie postanowienia powinny być zamieszczone w przepisach wewnętrznych jednostki.
Prowadzenie ewidencji, przyjmowanie, przechowywanie i wydawanie druków powinno być powierzone pracownikom jednostki, którzy nie są ich bezpośrednimi użytkownikami. Do obowiązków pracowników odpowiedzialnych za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należy m.in.:
● przyjmowanie na stan nowo nabytych druków (w tym kontrola liczby druków zamówionych i faktycznie dostarczonych jednostce),
● nadawanie cech druku ścisłego zarachowania formularzom druków niemających numeracji,
● bieżące odnotowywanie w ewidencji liczby i numerów przyjętych druków (w podziale na ich poszczególne rodzaje),
● przechowywanie druków w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób nieupoważnionych,
● wydawanie druków osobom upoważnionym za pokwitowaniem i rozliczanie ich z druków wykorzystanych,
● niezwłoczne odnotowywanie w ewidencji faktu pobrania druków.
Druki te muszą podlegać obowiązkowo kontroli ich wydawania i zużycia ze względu na to, że jej brak, a także dostęp do tych druków osób nieupoważnionych może doprowadzić do poważnych nieprawidłowości - m.in. do defraudacji środków publicznych.
Dyspozycja art. 68 i 69 uofp może być zrealizowana na dwa sposoby podane w tabeli.
IZABELA MOTOWILCZUK
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji
PODSTAWA PRAWNA
● art. 68, art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 911)
