1/2014, data dodania: 24.12.2013 Jak prawidłowo udokumentować inwentaryzację roczną druków ścisłego zarachowania
W jednostce inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania na dzień 31 grudnia roku obrotowego była dotąd dokumentowana na drukach arkuszy spisu z natury, jednak obecnie po wprowadzeniu ewidencji komputerowej środków trwałych program daje możliwość wydrukowania jedynie formularzy do spisu z natury środków trwałych i wyposażenia. Czy w związku z tym na dowód przeprowadzenia spisu druków ścisłego zarachowania można sporządzić protokół podpisany przez głównego księgowego?
Tak, pod warunkiem że odpowiednie postanowienia zostaną wprowadzone do dokumentacji opisującej politykę rachunkowości jednostki. Ogólnie obowiązujące przepisy nie regulują kwestii związanych z dokumentowaniem faktu przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji. Przepisy nakazują jedynie, aby było to "odpowiednio udokumentowane" (art. 27 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; dalej: uor).
Szczegółowy sposób faktu przeprowadzania i dokumentowania wyników inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania, zarówno przechowywanych w kasie, jak i w innych pomieszczeniach jednostki, powinien być określony przez kierownika jednostki w dokumentacji opisującej przyjęte w niej zasady (politykę) rachunkowości, ustalanej na podstawie art. 10 uor. Zwyczajowo rozstrzygnięć w tym zakresie należy szukać w instrukcjach:
● inwentaryzacyjnej,
● kasowej,
● druków ścisłego zarachowania.
W protokole z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania powinny znaleźć się informacje na temat:
● nazwy jednostki,
● nazwy dokumentu (protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania),
● rodzaju inwentaryzacji (doraźna, roczna, zdawczo-odbiorcza),
● daty przeprowadzenia spisu z natury,
● składu komisji inwentaryzacyjnej/zespołu spisowego (imiona, nazwiska, funkcje) przeprowadzającego inwentaryzację doraźną lub okresową, bądź wskazania osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie spisu w przypadku inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej (imię, nazwisko, funkcja),
● imienia, nazwiska i stanowiska osoby materialnie odpowiedzialnej,
● imion i nazwisk innych osób obecnych w czasie spisu,
● nazw, symboli i ilości poszczególnych druków ścisłego zarachowania objętych spisem,
● zgodności ilości druków spisanych ze stanem ewidencyjnym,
● stanu zabezpieczeń miejsc przechowywania druków,
● innych uwag i wyjaśnień wniesionych przez członków komisji inwentaryzacyjnej/zespołu spisowego oraz osobę materialnie odpowiedzialną.
Protokół inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania sporządza się w dwóch egzemplarzach, które podpisują poszczególni członkowie komisji inwentaryzacyjnej/zespołu spisowego (ewentualnie osobę wyznaczoną do przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej), osoba materialnie odpowiedzialna oraz inne osoby obecne w czasie spisu.
Przedstawiono wzór wypełnionego protokołu inwentaryzacji rocznej druków ścisłego zarachowania w urzędzie gminy, gdzie poza kasą - u pracownika referatu podatkowego były przechowywane druki ścisłego zarachowania: kwitariusze przychodowe wydawane sołtysom do poboru łącznego zobowiązania pieniężnego oraz dowody opłaty targowej, wydawane inkasentom tej opłaty. Inwentaryzację w przykładowej jednostce przeprowadził zespół spisowy wyznaczony przez wójta w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę i prowadzenie ewidencji ww. druków.
Wzór. Protokół inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania przechowywanych poza pomieszczeniem kasowym
IZABELA MOTOWILCZUK
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji
Podstawa prawna
● art. 10, art. 27 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613)
