21/2016, data dodania: 20.10.2016 Inwentaryzacja elektroniczna
W wielu przypadkach inwentaryzacja kojarzy się ze żmudnym, długotrwałym procesem, w który zaangażowanych jest co najmniej kilka osób (pracowników jednostki) tworzących zespoły spisowe (komisje inwentaryzacyjne). Czy rzeczywiście proces inwentaryzacji musi być taki żmudny? Czy jednostka może ten proces usprawnić, zmodernizować?
Tak, jednostka może zmodernizować, a tym samym usprawnić przeprowadzenie inwentaryzacji. W tym celu konieczne jest wprowadzenie narzędzi informatycznych i przeprowadzanie inwentaryzacji elektronicznej.
Przeprowadzenie inwentaryzacji może przebiegać na dwa sposoby:
● ręcznie (manualnie),
● za pomocą narzędzi informatycznych wspomaganych przez sprzęt elektroniczny.
Jednostki, dla których inwentaryzacja stanowi spore wyzwanie, może zdecydowanie zapoznać się i wprowadzić nowoczesne rozwiązania, ułatwiające przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób szybki i efektywny.
Przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce wynika z zapisu art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor).
ZAPAMIĘTAJ!
Zespoły spisowe powołane do przeprowadzenia inwentaryzacji zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych z wyjątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie wyceny właściwy pracownik wydziału budżetu i finansów jednostki.
Zespoły spisowe w związku z przeprowadzoną inwentaryzacją (spis z natury) dokonują opracowania sprawozdania z przebiegu spisu oraz poczynionych w związku z tym ustaleń i stwierdzeń. Do sprawozdania tego zespoły spisowe dołączają komplet dokumentacji związanej ze spisem. Sprawozdanie to wraz z załącznikami przekazywane jest przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
Inwentaryzacja - to ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:
● zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów, przeterminowanie zapasów),
● błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.
Tak więc głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów w jednostce. W szczególności inwentaryzacja sprowadza się do:
● uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
● rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony majątek,
● dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
● przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku jednostki.
Tabela. Rodzaje inwentaryzacji
| Inwentaryzacja | |
| Rodzaj | Cechy szczególne |
| Spis z natury | Dokonywany przez członków zespołu spisowego (komisji inwentaryzacyjnej) na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w jednostce. Spis z natury obejmuje możliwe do obejrzenia środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe. Zgodnie z zapisem art. 26 uor, inwentaryzacją w drodze spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. |
| Uzgadnianie sald z kontrahentami | Obejmuje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności i zobowiązania. |
| Weryfikacja stanu ewidencyjnego | Dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Weryfikacja stanu ewidencyjnego dotyczy w szczególności gruntów rolnych, należności i zobowiązań publicznoprawnych i innych składników niemożliwych do obejrzenia. |
Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia w jednostce przeprowadza się co najmniej raz w każdym roku obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.
ZAPAMIĘTAJ!
Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.
Jak już wcześniej wspomniano, inwentaryzacja w jednostce może być przeprowadzona ręcznie (manualnie) lub za pomocą narzędzi informatycznych wspomaganych przez sprzęt elektroniczny.
Dla przeprowadzenia inwentaryzacji majątku jednostki, w tym szczególnie środków trwałych i wyposażenia, racjonalnym rozwiązaniem jest wprowadzenie elektronicznej inwentaryzacji w jednostce.
Narzędzia wspomagające elektroniczną inwentaryzację, jakimi jednostka winna dysponować, to:
● oprogramowanie do zarządzania majątkiem,
● drukarka etykiet,
● czytniki kodów kreskowych,
● kolektory danych,
● kody kreskowe.
Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą elektroniczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą:
● kodów kreskowych,
● znaczników,
- a dane zidentyfikowane przez czytnik i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych, w tym z programami finansowo-księgowymi.
ZAPAMIĘTAJ!
Przy wdrożeniu elektronicznej inwentaryzacji w jednostce należy dokonać stosownych zapisów w polityce rachunkowości.
Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia jest procesem, który sprawdza, czy gospodarowanie majątkiem przebiega w sposób prawidłowy, a zastosowanie kodów kreskowych pozwala bezbłędnie i szybko identyfikować majątek. Pozwala to na inwentaryzację majątku o różnej specyfice, w tym:
● budynków,
● gruntów,
● licencji,
● sprzętu komputerowego,
● mebli,
● pościeli,
● środków transportu.
Korzyści z wdrożenia elektronicznej inwentaryzacji to:
● wielokrotne skrócenie czasu na przeprowadzenie spisu w jednostce,
● skuteczna weryfikacja i identyfikacja środków trwałych i wyposażenia jednostki,
● wykluczenie błędów,
● estetyczne i trwałe oznaczenie środków trwałych i wyposażenia jednostki,
● przyśpieszenie obiegu dokumentów dotyczących obrotu środkami trwałymi i wyposażeniem jednostki,
● możliwość przeprowadzenia kontroli stanu wyposażenia jednostki w dowolnej chwili.
RENATA NIEMIEC
finansista, wieloletni pracownik wydziałów finansowych w jednostkach samorządu terytorialnego, autor licznych publikacji z zakresu rachunkowości i finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej
PODSTAWA PRAWNA
● art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)
POLECAMY TAKŻE:
Audiokomentarz: ● Inwentaryzacja gruntów w samorządach.
