Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym również inwentaryzacji, ponosi kierownik jednostki budżetowej. Jego zadaniem jest organizacyjne przygotowanie inwentaryzacji rocznej w taki sposób, aby wszystkie jej czynności przeprowadzone zostały zgodnie z wytycznymi art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor):

● terminowo,

● rzetelnie,

● kompletnie,

● aby były właściwie udokumentowane.

Z ORZECZNICTWA...

(...) Kierownik odpowiada za majątek jednostki, a inwentaryzacja tego majątku ma podstawowe znaczenie w tym zakresie. Inwentaryzacja bowiem pozwala na sporządzenie realnego, obiektywnego i wiarygodnego rocznego sprawozdania finansowego, które w sposób rzetelny wyraża sytuację majątkową i finansową jednostek.

Orzeczenie GKO z 6 marca 2006 r., sygn. akt DF/GKO/Odw.- 84/111/2005/733

W celu realizacji swoich ustawowych zadań kierownik jednostki:

● sporządza instrukcję inwentaryzacyjną,

● wydaje zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji,

● powołuje komisję spisową i zespoły spisowe,

● wyznacza przewodniczącego komisji.

Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami uor stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art. 18 pkt 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).

Z ORZECZNICTWA...

W orzecznictwie Głównej Komisji Orzekającej i Naczelnego Sądu Administracyjnego, jak też doktrynie zgodnie stwierdza się, iż wszelkie odstępstwa od warunków inwentaryzowania wynikających z ustawy o rachunkowości, a więc zarówno niepodjęcie inwentaryzacji, jak i niepełne jej przeprowadzenie, czy też przeprowadzenie jej w taki sposób, że nie zostanie odzwierciedlony stan rzeczywisty wszystkich składników majątkowych danej jednostki, musi skutkować odpowiedzialnością sprawcy za czyn określony w art. 138 ust. 1 pkt 13 ustawy o finansach publicznych.

Orzeczenie GKO z 6 października 2003 r., sygn. akt DF/GKO/Odw.-29/45-46/2003

Rzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji jest podstawowym mechanizmem kontrolnym, który przez porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z dokumentami będącymi w posiadaniu kontrahentów ma na celu wykazanie nieprawidłowości.

Orzeczenie GKO z 6 marca 2006 r., sygn. akt DF/GKO/Odw.- 84/111/2005/733)

Zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji polega więc na niewydaniu przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych zarządzenia o jej przeprowadzeniu, pomimo ustawowego obowiązku. Oceniając zaniechanie kierownika w tym zakresie, Główna Komisja Orzekająca uznała, że słusznie Komisja Orzekająca I instancji przypisała obwinionemu winę za niewydanie zarządzenia o inwentaryzacji. Ustawa o rachunkowości nakłada taki obowiązek na kierownika jednostki. Zapewnienie Skarbnika Gminy, że stan kasy wynosił zero, nie zwalnia go od tego obowiązku. Istotą inwentaryzacji jest bowiem potwierdzenie stanu faktycznego (orzeczenie GKO z 26 maja 2003 r., sygn. akt DF/GKO/Odw.-178/228/2002).

Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga:

● inwentaryzowania nie rzadziej, niż jest to określone w przepisach uor,

● prawidłowego sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji,

● poprawnej dokumentacji i rozliczenia spisu.

ZAPAMIĘTAJ!

Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji oraz uzyskane dzięki niej wyniki winny być odpowiednio udokumentowane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych jednostki.

W zakresie poprawności dokumentacji związanej z przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji zastosowanie mają przepisy odnoszące się do dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych. Ponadto ustawodawca łączy inwentaryzację z przepisami o odpowiedzialności karnej - art. 77 uor, z których wynika, że kto dopuszcza się:

● nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

● niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych

- podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

ZAPAMIĘTAJ!

Ustawa o rachunkowości określa, jakie składniki, kiedy i jaką metodą należy inwentaryzować, jednak brak jest regulacji dotyczących organizacji i metod przygotowania oraz przeprowadzenia inwentaryzacji. Prawidłowy sposób postępowania formułują wypracowane i wypróbowane procedury przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie ze specyfiką danej jednostki, jak to wynika z doświadczenia i praktyki.

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja umożliwia realizację zadań przewidywanych w tym zakresie, co oznacza:

● ustalenie faktycznego stanu składników aktywów i pasywów jednostki wykazywanych w bilansie, znajdujących się zarówno w jednostce, jak i poza nią, stanowiących jej własność lub kontrolowanych przez nią na podstawie takich tytułów, jak: najem, dzierżawa, leasing,

● ustalenie faktycznego stanu składników aktywów i pasywów jednostki niewykazywanych w bilansie, lecz ujętych w ewidencji pozabilansowej, na przykład: obowiązania i należności warunkowe, obce środki trwałe, zapasy, środki trwałe w likwidacji,

● ustalenie faktycznego stanu składników majątkowych niestanowiących własności jednostki i niekontrolowanych przez nią, lecz powierzonych jednostce do sprzedaży, przechowania lub używania,

● weryfikację dokumentacji źródłowej posiadanych składników majątkowych,

● ocenę przydatności składników aktywów pod kątem możliwych do wygenerowania korzyści ekonomicznych z tytułu dalszego ich wykorzystywania,

● ocenę warunków przechowywania oraz zasad prowadzonej gospodarki w odniesieniu do aktywów rzeczowych jednostki,

● ocenę jakości pracy osób odpowiedzialnych za powierzone im składniki aktywów jednostki,

● rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone składniki aktywów jednostki,

● ocenę stosowanej w jednostce dokumentacji księgowej,

● sporządzenie dokumentacji źródłowej do przygotowania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy,

● ustalenie ostatecznych i wiarygodnych wartości księgowych poszczególnych kont syntetycznych w zestawieniu obrotów i sald jako podstawy do sporządzenia sprawozdania finansowego,

● określenie rzeczywistego poziomu windykacji należności i realizacji zobowiązań,

● przygotowanie informacji dla kierownika jednostki w odniesieniu do działań decyzyjnych w ramach systemu zarządzania obowiązującego w jednostce,

● sprawdzenie i ujęcie w księgach rachunkowych aktualnej wartości poszczególnych składników aktywów i pasywów.

Rzetelność, skuteczność i wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji uzależnione są od wielu czynników. Dlatego też wyjątkowe znaczenie ma staranne przygotowanie bazy do przeprowadzenia odpowiednich czynności spisowych i weryfikacyjnych. W praktyce jednak proces przeprowadzenia inwentaryzacji często przeprowadzany jest w sposób nieskoordynowany, nieprzemyślany lub niekompletny.

RENATA NIEMIEC

finansista, posiada długoletni staż pracy w jednostce samorządu terytorialnego oraz doświadczenie w zakresie finansów i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej

PODSTAWY PRAWNE

● art. 4 ust. 5, art. 77 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1333)

● art. 18 pkt 1, art. 138 ust. 1 pkt 13 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 168)