Wyjaśnienie RIO we Wrocławiu z 9 sierpnia 2011 r. /Biblioteka, inwentaryzacja/, sygn. GP-WR-0730-017/11

Skontrum, o którym mowa w rozporządzeniu w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych jest - w swej istocie - inwentaryzacją księgozbioru. Biblioteki pedagogiczne (również szkoły posiadające biblioteki szkolne) nie są zobowiązane do stosowania przepisów wykonawczych do ustawy o bibliotekach. Inwentaryzacja księgozbiorów powinna być przeprowadzana zgodnie z przyjętymi przez kierownika jednostki zasadami jej przeprowadzania, w określonym w tych zasadach okresie inwentaryzacyjnym.

STAN FAKTYCZNY

Jednostka oświatowa (biblioteka pedagogiczna) samorządu terytorialnego prowadzi ewidencję i kontrolę księgozbioru w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Księgozbiór w jednostce przekracza 150 tysięcy woluminów, a czytelnicy nie mają do niego wolnego dostępu. Kontrolę księgozbioru prowadzi się w sposób ciągły. Dwa razy w roku weryfikowana jest wartość księgozbioru wykazana w księgach inwentarzowych, z wartością wykazaną na koncie 014. Skontrum księgozbioru przeprowadzone zostało w 2007 roku.

Czy inwentaryzację księgozbioru (skontrum) należy przeprowadzić zgodnie z ustawą o rachunkowości, tj. w ciągu czterech lat, czy zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, czyli w sposób ciągły.

STANOWISKO WNIOSKUJĄCEGO

Publiczna biblioteka pedagogiczna spełniająca warunki wynikające z przepisów dotyczących zasad działania bibliotek, przy opisanym systemie udostępniania księgozbioru i wskazanej ilości księgozbioru prawidłowo stosuje się ona do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, w części dotyczącej inwentaryzacji księgozbioru, gdyż jak wynika to z §3 rozporządzenia kontrola księgozbioru odbywa się w sposób ciągły.

Przeprowadzenie inwentaryzacji księgozbioru zgodnie z ustawą o rachunkowości, która nie określa zasad kontroli księgozbioru w dużych bibliotekach powodowałaby konieczność zamykania bibliotek dla jej użytkowników co cztery lata na okres 3-4 miesięcy.

WYJAŚNIENIA RIO

Publiczna biblioteka pedagogiczna, działająca w formie samorządowej jednostki budżetowej, stanowi część systemu oświaty. Podstawę prawną do jej utworzenia i prowadzenia stanowi art. 5 pkt 6 i 6a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz.U. z 2004 r., Nr 256 poz. 2572 ze zm.). Tego typu biblioteka nie jest biblioteką utworzoną i działająca na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. Nr 85 poz. 539 ze zm.), co wynika wprost z brzmienia art. 18 ust. 2 oraz art. 22 tej ustawy. Nie jest więc zobowiązana do stosowania przepisów rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 205 poz. 1283), wydanego na podstawie art. 27 ust. 6 ustawy o bibliotekach.

Jednostka budżetowa, w tym biblioteka pedagogiczna, zobowiązana jest do prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 ze zm.), z uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.) oraz przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128 poz. 861) oraz wytycznymi zarządu jednostki samorządu terytorialnego.

Ustawa o rachunkowości nakazuje pełną inwentaryzację aktywów i pasywów jednostki. Nie zawiera ona w tym zakresie żadnych wyłączeń i delegacji, dotyczy to więc także księgozbioru. Księgozbiory, objęte ewidencją księgową, mają cechy środków trwałych, a ponieważ znajdują się one na terenie strzeżonym, powinny być inwentaryzowane, zgodnie z ogólnymi zasadami, raz na 4 lata. Przyjęcie przez kierownika jednostki dłuższego niż 4 lata okresu inwentaryzacyjnego dla księgozbioru (odpowiednio 5 lub 10 lat, jak w przypadku "skontrum") oznacza przyjęcie okresu innego niż określony w ustawie o rachunkowości i wymaga - w ocenie Izby - uzgodnienia z organem prowadzącym, co zapewni jednolite zasady postępowanie w jednostkach podległych danej jednostce samorządu terytorialnego.

Ustawa o rachunkowości nie określa sposobów przeprowadzania spisu z natury. Dlatego nie ma przeszkód co do stosowania przyjętych przez jednostkę - i opisanych w wewnętrznych przepisach - zasad określonych przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w rozporządzeniu w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych. Kierownik jednostki może zezwolić na prowadzenie inwentaryzacji (skontrum) zbiorów w sposób ciągły. Należy jednak odróżnić dokonywaną w ciągu roku kontrolę stanów księgowych wykazanych na koncie 014 z wartością księgozbioru wykazaną w księgach inwentarzowych, która jest jedynie uzgodnieniem zapisów ewidencji analitycznej (ksiąg inwentarzowych) z zapisami konta księgi głównej (konto 014), od spisu z natury (inwentaryzacji czy też skontrum) dokonywanego w sposób ciągły.

Inwentaryzacja (skontrum) przeprowadzana w sposób ciągły polega na dokonywaniu spisów z natury poszczególnych składników księgozbioru, który na czas kontroli jest wyłączony z udostępniania. Przy tym sposobie inwentaryzacji spis powinien być dokonywany systematycznie w ciągu całego okresu inwentaryzacyjnego, w różnych - planowo określonych - terminach, w taki sposób, aby wszystkie składniki księgozbioru w ciągu tego okresu zostały objęte inwentaryzacją z wyznaczoną częstotliwością.

Reasumując, "skontrum", o którym mowa w rozporządzeniu w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych jest - w swej istocie - inwentaryzacją księgozbioru. Biblioteki pedagogiczne (również szkoły posiadające biblioteki szkolne) w ocenie Izby nie są zobowiązane do stosowania przepisów wykonawczych do ustawy o bibliotekach. Inwentaryzacja księgozbiorów powinna być przeprowadzana zgodnie z przyjętymi przez kierownika jednostki zasadami jej przeprowadzania, w określonym w tych zasadach okresie inwentaryzacyjnym.