21/2014, data dodania: 27.10.2014 Czy materiały biurowe podlegają inwentaryzacji
Jednostka zakupiła duże ilości materiałów biurowych. Czy materiały te (np. papier do ksero) należy inwentaryzować - jeżeli tak, to jaką metodę stosować?
Tak, materiały biurowe należy inwentaryzować zgodnie z zasadami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), w zależności od przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych.
W myśl art. 17 ust. 2 pkt 4 uor, kierownik jednostki może podjąć decyzję o stosowaniu metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, polegającej na odpisywaniu w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączonej z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. Zapis ten pozwala jednostce nie prowadzić w ciągu roku ewidencji ilościowych i wartościowych posiadanych aktywów obrotowych, czyli materiałów lub towarów. Jednakże możliwość ta objęta jest warunkiem ustalenia na dzień bilansowy rzeczywistego stanu tych składników majątku, czyli przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury.
Użyte przez ustawodawcę określenie "raz w ciągu 2 lat" oznacza, że inwentaryzację zapasów:
● materiałów,
● towarów,
● produktów gotowych,
● półproduktów
można przeprowadzić w dowolnym terminie, mieszczącym się w okresie 2 lat. Musi przy tym zostać spełniony jeden warunek: okres między ostatnią inwentaryzacją i następną nie może przekroczyć 2 lat. W latach, w których jednostka nie przeprowadza inwentaryzacji zapasów materiałów objętych ewidencją ilościowo-wartościową (magazyny) w drodze spisu z natury, musi przeprowadzić inwentaryzację metodą weryfikacji danych, tj. w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
Jeżeli jednostka prowadzi ewidencję materiałów ilościowo-wartościową (magazyn) i jeśli materiały te znajdują się na terenie strzeżonym, wówczas może ona przeprowadzać inwentaryzację w drodze spisu z natury raz w ciągu dwóch lat zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 2 uor.
BARTOSZ SPYCHALSKI
główny księgowy w państwowej jednostce budżetowej, posiada licencję Ministra Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
PODSTAWA PRAWNA
● art. 17 ust. 2 pkt 4, art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100)
