Czy w bilansie samorządowego zakładu budżetowego przeterminowane należności z tytułu dostaw i usług należy pomniejszyć o odpisy aktualizujące?

Tak, należności samorządowych zakładów budżetowych (a także jednostek budżetowych) aktualizuje się zgodnie z przepisami o rachunkowości (szczegółowe zasady określa art. 35b i 35c uor), dokonując odpisów aktualizujących nie później niż na dzień bilansowy. Kwoty tych odpisów, ujmowane na koncie 290 "Odpisy aktualizujące należności", pomniejszają kwoty należności wykazywane w bilansie. Podaje się je w informacjach uzupełniających istotnych dla oceny rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej zakładu.

Czy do bilansu samorządowego zakładu budżetowego należy wpisać przeterminowane należności z tytułu dostaw wraz z odsetkami za zwłokę?

Tak, ponieważ rachunkowość samorządowych zakładów budżetowych jest prowadzona zgodnie z przepisami o rachunkowości. W związku z tym ich należności na koniec roku obrotowego wycenia się w kwocie przypadającej do zapłaty. W przypadku należności, których termin upłynął przed końcem 2015 r., powinny one być wykazane i w księgach rachunkowych zakładu, i jego bilansie jako suma kwoty głównej należności oraz naliczonych od niej odsetek za zwłokę przypadających do zapłaty na dzień 31 grudnia 2015 r. Te same zasady dotyczą także innych jednostek sektora finansów publicznych zarówno nieposiadających osobowości prawnej (jednostki budżetowe), jak i posiadających taką osobowość (instytucje kultury, wojewódzkie ośrodki ruchu drogowego, instytucje gospodarki budżetowej itp.).

Czy jeśli szkoły gminne i przedszkole mają wspólnie prowadzoną księgowość przez gminny zespół ekonomiczno-administracyjny, to można dla tych wszystkich jednostek sporządzić jeden bilans i jeden rachunek zysków i strat?

Nie, takie postępowanie będzie nieprawidłowe. Wspólna obsługa wykonywana w zakresie rachunkowości nie oznacza połączenia jednostek obsługiwanych w jedną jednostkę organizacyjną z jednostką obsługującą. Obsługiwane jednostki są nadal odrębnymi jednostkami organizacyjnymi (każda szkoła, każde przedszkole), a także sam zespół obsługi, stąd każda z tych jednostek powinna mieć oddzielne księgi rachunkowe i dla każdej z tych jednostek, na podstawie jej ksiąg, należy sporządzić odrębny bilans i rachunek zysków i strat. W jednostkach samorządu terytorialnego łączenie sprawozdań następuje dopiero na etapie sporządzania sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego, za co odpowiada zarząd tej jednostki oraz skarbnik.

Czy środki trwałe i wyposażenie w świetlicach gminnych muszą być inwentaryzowane na koniec każdego roku obrotowego?

Tak, jeśli świetlice te nie spełniają kryteriów określonych przez kierownika jednostki w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości dla terenu strzeżonego. Podstawowy termin przeprowadzania inwentaryzacji dla środków trwałych został określony w art. 26 ust. 1 pkt 1 uor - jako na koniec każdego roku obrotowego, z tym, że termin ten i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeśli inwentaryzacja została rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia roku następnego, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego w drodze spisu z natury przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Termin ten obowiązuje we wszystkich tych przypadkach, gdy środki trwałe jednostki są użytkowane na terenie niestrzeżonym. Natomiast w przypadku użytkowania ich na terenie uznanym za strzeżony, ich inwentaryzację można przeprowadzać raz w ciągu 4 lat.

Czy pracownik prowadzący księgę inwentarzową środków trwałych może brać udział jako członek zespołu spisowego w spisie z natury?

Tak, pod warunkiem że nie będzie brał udziału w spisie z natury środków trwałych, których ewidencję pomocniczą prowadzi. Osoby prowadzące ewidencję aktywów rzeczowych podlegających inwentaryzacji metodą spisu z natury nie powinny brać udziału w spisie, ponieważ są odpowiedzialne za dokonywanie wyceny jego wyników. Jednak wyłączenie to jest o tyle warunkowe, że mogą na przykład brać udział w inwentaryzacji tych składników aktywów, których nie ewidencjonują, czyli np. pracownik odpowiedzialny za prowadzenie księgi inwentarzowej środków trwałych może brać udział jako członek zespołu spisowego w spisie z natury środków obrotowych składowanych w magazynach jednostki albo środków pieniężnych przechowywanych w kasie jednostki.

Oprac. Izabela Motowilczuk