9/2015, data dodania: 27.04.2015 W jaki sposób ująć w ewidencji księgowej koszty wezwania do zapłaty
W umowie zawartej z dostawcą znalazł się zapis o możliwości naliczenia kar umownych. Na mocy tego zapisu wystawiliśmy notę księgową. Następnie wysłaliśmy upomnienie, naliczając odsetki do dnia jego wystawienia oraz koszty upomnienia w wysokości 11,60 zł. Naliczone odsetki nie zostały przypisane w momencie wysłania upomnienia. Na koniec roku ponownie naliczyliśmy odsetki. Sprawa została skierowana do sądu. Czy na koniec roku powinniśmy przypisać odsetki i koszty upomnienia? Czy koszty upomnienia przypisać dopiero w momencie zapłaty? Czy na tę należność wraz z odsetkami i kosztami upomnienia należy tworzyć odpis aktualizacyjny?
Tak, na koniec roku w księgach rachunkowych jednostki należy dokonać przypisu odsetek naliczonych od nieterminowej płatności, natomiast koszty wezwania należy ująć w dacie ich zapłaty (memoriałowo).
Koszty upomnienia związane z postępowaniem egzekucyjnym, zgodnie z zapisem art. 15 § 2 ustawy z 17 czerwca 1996 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (dalej: ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji), pobierane są na rzecz wierzyciela, a obowiązek ich uiszczenia przez zobowiązanego powstaje z chwilą doręczenia upomnienia. Koszty te podlegają ściągnięciu w trybie określonym dla kosztów egzekucyjnych. Wykaz obowiązków podlegających egzekucji administracyjnej zawarto w art. 2 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Jednostka budżetowa, która poniosła koszty związane z wysłaniem wezwania do zapłaty zobowiązania niezawierającego się w katalogu obowiązków podlegających egzekucji administracyjnej może dochodzić od dłużnika zwrotu tych kosztów wraz z należnością główną na drodze postępowania sądowego na podstawie przepisów ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (dalej: k.c.). Podstawą dochodzenia tych należności będą zapisy zawarte w umowie między podmiotami.
Koszty upomnienia dochodzone w drodze postępowania cywilnego przypisuje się memoriałowo - w dacie ich zapłaty.
Koszty wezwania wysłanego dłużnikowi, który nie dotrzymał warunków umowy, stanowią szkodę, którą wierzyciel poniósł na skutek tej zwłoki. Wierzyciel może domagać się wyrównania szkody na podstawie art. 471 k.c. w zw. z art. 477 §1 k.c., pod warunkiem że będzie w stanie wykazać, iż ściągnięte, zgodnie z umową, odsetki za opóźnienie nie pokrywają pełnej wysokości szkody, którą wierzyciel poniósł na skutek opóźnienia w otrzymaniu płatności. Aby uzyskać odszkodowanie, jednostka powinna poinformować dłużnika o zaistnieniu szkody w wysokości 11,60 zł i wezwać go do zapłaty. Jeśli dłużnik nie spełni ciążącego na nim zobowiązania, wierzyciel może dochodzić należnych mu kwot na drodze postępowania cywilnego.
Kwestię naliczania odsetek regulują przepisy art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych: Plany kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej powinny uwzględniać, że: Odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału. Ponadto rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w § 8 ust. 5 stanowi, że: Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.
Należy utworzyć odpis aktualizujący dla:
● należności głównej,
● odsetek powstałych w wyniku zwłoki w zapłacie należności.
Każdy podmiot prowadzący księgi rachunkowe aktualizuje wartość należności, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty, poprzez dokonanie odpisów aktualizujących, zgodnie z zapisem art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.
SŁOWNICZEK
Odpisy aktualizujące należności - rezerwy utworzone w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych - w zależności od rodzaju należności, w związku z ryzykiem ich nieuregulowania przez kontrahenta.
Co do odpisów aktualizujących, wartość należności wątpliwych z tytułu odsetek powstałych w wyniku zwłoki w zapłacie ująć należy w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
RENATA NIEMIEC
finansista, posiada długoletni staż pracy w jednostce samorządu terytorialnego oraz doświadczenie w zakresie finansów i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej
PODSTAWY PRAWNE
● art. 15 § 2 ustawy z 17 czerwca 1996 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1619; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 87)
● art. 471, art. 477 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4)
● art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1877)
● art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4)
● § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)
