Procedura likwidacji zapasów i środków trwałych
1. Likwidacja zapasów i środków trwałych krok po kroku
Krok 1. Zidentyfikuj bezużyteczne aktywa
| Lp. | Identyfikacja aktywów do likwidacji |
| 1. | Dobrym momentem na identyfikację bezużytecznych aktywów (np. zapasów czy środków trwałych) jest koniec roku, kiedy to przeprowadzana jest inwentaryzacja. |
| 2. | Decyzję o likwidacji podejmuje kierownik jednostki. |
Krok 2. Dokonaj wyceny
| Lp. | Dokonanie wyceny |
| 1. | Wycena następuje zazwyczaj według wartości wynikającej z ksiąg rachunkowych. Będzie to cena zakupu lub nabycia. |
| 2. | Jeżeli do wyceny przyjmie się kwotę niższą od ceny zakupu lub nabycia, np. z powodu uszkodzenia lub wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach w protokole uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia). |
Krok 3. Przygotuj protokół i przeprowadź likwidację fizyczną
| Lp. | Protokół likwidacyjny |
| 1. | Protokół likwidacyjny tworzony jest w dniu dokonania likwidacji. |
| 2. | Podstawą sporządzenia protokołu jest wniosek komisji likwidacyjnej zatwierdzony przez kierownika jednostki. |
| 3. | W przypadku utylizacji dokonywanej przez firmę zewnętrzną dodatkowym dokumentem potwierdzającym likwidację może być dokument wystawiony przez firmę utylizującą. |
| 4. | W swojej treści protokół powinien zawierać m.in. dane identyfikujące zniszczone zapasy czy środki trwałe (w tym: rodzaj, ilość, cenę jednostkową, wartość zapasów) oraz przyczyny utraty wartości użytkowej (lub handlowej). |
| 5. | Protokół podpisują osoby, które go sporządziły, oraz osoby odpowiedzialne materialnie za stan magazynowy zapasów. Wskazane jest, aby był on także zatwierdzony przez kierownika jednostki. |
Krok 4. Dokonaj zapisów w księgach rachunkowych
| Lp. | Zapisy w księgach rachunkowych |
| 1 | 2 |
| 1. | Konsekwencją fizycznej likwidacji zapasów czy też środków trwałych jest ich wyksięgowanie z ewidencji bilansowej. |
| 2. | Wartość zlikwidowanych zapasów należy odnieść w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Dotyczy to również niezamortyzowanej części likwidowanych środków trwałych. Szczegółową ewidencję przedstawiają tabele w pkt II oraz III. |
| 3. | Wycofany z użytkowania i ewidencji bilansowej obiekt można objąć ewidencją pozabilansową - do momentu jego fizycznej likwidacji. |
Krok 5. Przeanalizuj koszty likwidacji pod względem podatkowym
| Lp. | Likwidacja w kosztach podatkowych |
| 1. | Strata w środkach obrotowych może stanowić koszt uzyskania przychodów, gdy: a) powstała: - poza wolą podatnika, - w sposób od niego niezależny, - mimo zachowania należytej staranności w prowadzeniu przedsiębiorstwa; b) okoliczności powstania tej straty zostały w sposób prawidłowy udokumentowane. |
| 2. | Podstawą ujęcia wartości zlikwidowanych zapasów w kosztach podatkowych może być protokół likwidacji, potwierdzający ich komisyjne zniszczenie. |
| 3. | W sytuacji gdy zapasy zostały zlikwidowane przez firmę zewnętrzną, dokumentem potwierdzającym ich zniszczenie może być np. wystawiona przez tę firmę faktura albo dowód przyjęcia tych składników do utylizacji. |
| 4. | Straty powstałe w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli środki te nie utraciły przydatności gospodarczej na skutek zmiany rodzaju działalności. Warunkiem zaliczenia niezamortyzowanej wartości początkowej środka trwałego, wycofanego z używania, do kosztów uzyskania przychodów jest dokonanie jego fizycznej likwidacji. |
2. Ewidencja księgowa likwidowanych zapasów
Krok 1. Wyksięguj zapasy z ewidencji bilansowej
| Lp. | Ewidencja księgowa |
| 1 | 2 |
| 1. | Likwidacja zapasów ewidencjonowanych w cenach zakupu (nabycia) Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Ma konto 31 "Materiały" lub 33 "Towary" |
| 2. | Wyksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych, przypadających na likwidowane towary (w jednostce prowadzącej ewidencję zapasów w cenach ewidencyjnych) Wn/Ma konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Wn/Ma konto 34 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów" |
| 3. | Likwidacja zapasów w jednostce odpisującej ich wartość bezpośrednio w ciężar kosztów w momencie zakupu (tj. stosującej art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości) Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów" lub konto 70-1 "Koszt wytworzenia sprzedanych produktów", lub konto 74-1 "Wartość sprzedanych materiałów" |
| 4. | Likwidacja zapasów objętych odpisem aktualizującym ● do wysokości odpisu aktualizującego Wn konto 36 "Odpisy aktualizujące wartość materiałów i towarów", Ma konto 31 "Materiały" lub 33 "Towary"; ● nadwyżka ponad wartość dokonanego odpisu aktualizującego Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Ma konto 31 "Materiały" lub 33 "Towary |
Krok 2. Zaksięguj likwidowane zapasy w ewidencji pozabilansowej (opcjonalnie)
| Lp. | Ewidencja pozabilansowa |
| 1. | Ujęcie przeznaczonych do likwidacji zapasów w ewidencji pozabilansowej (do czasu fizycznej likwidacji) Wn konto 09-1 "Materiały/Towary w likwidacji" |
Krok 3. Zaksięguj koszty utylizacji/likwidacji zapasów
| Lp. | Ewidencja księgowa |
| 1 | 2 |
| 1. | FV - koszty utylizacji/likwidacji przeprowadzonej przez firmę zewnętrzną Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", Ma konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie" |
| 2. | Koszty utylizacji/likwidacji przeprowadzone we własnym zakresie a) w jednostce sporządzającej kalkulacyjny rachunek zysków i strat oraz prowadzącej ewidencję kosztów zespołu 5 ● Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy likwidacji materiałów/towarów - LP: Wn konto 53 "Koszty działalności pomocniczej", Ma konto 23-1 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" ● Składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę Wn konto 53 "Koszty działalności pomocniczej", Ma konto 22-5 "Rozrachunki z ZUS z tytułu ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń" ● Rozliczenie kosztów działalności pomocniczej Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych", Ma konto 53 "Koszty działalności pomocniczej" oraz równocześnie: Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne b) w jednostce sporządzającej porównawczy rachunek zysków i strat oraz prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 ● Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy likwidacji materiałów/towarów - LP Wn konto 40-5 "Wynagrodzenia", Ma konto 23-1 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" oraz równocześnie: Wn konto 53 "Koszty działalności pomocniczej", Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów rodzajowych" ● Składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę Wn konto 40-6 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", Ma konto 22-5 "Rozrachunki z ZUS z tytułu ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń" oraz równocześnie: Wn konto 53 "Koszty działalności pomocniczej", Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów rodzajowych" ● Rozliczenie kosztów działalności pomocniczej Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych", Ma konto 53 "Koszty działalności pomocniczej" oraz równocześnie: Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne" c) w jednostce sporządzającej porównawczy rachunek zysków i strat oraz prowadzącej ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4 ● Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy likwidacji materiałów/towarów - LP Wn konto 40-5 "Wynagrodzenia", Ma konto 23-1 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" Składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę Wn konto 40-6 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", Ma konto 22-5 "Rozrachunki z ZUS z tytułu ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń" |
3. Ewidencja księgowa likwidowanych środków trwałych
| Lp. | Opis zdarzenia | Ewidencja księgowa |
| 1. | Wyksięguj zamortyzowany środek trwały z ewidencji bilansowej | LT - wyksięgowanie z ewidencji bilansowej środka trwałego Wn konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych", Ma konto 01 "Środki trwałe" |
| 2. | Wyksięguj częściowo zamortyzowany środek trwały z ewidencji bilansowej | a) wyksięgowanie dotychczasowej amortyzacji środka trwałego Wn konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych", Ma konto 01 "Środki trwałe" b) wyksięgowanie wartości netto środka trwałego Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Ma konto 01 "Środki trwałe" |
| 3. | Wyksięguj środek trwały objęty odpisem aktualizującym | a) do wysokości odpisu aktualizującego Wn konto 05-1 "Odpisy z tytułu trwałej utraty wartości środków trwałych", Ma konto 01 "Środki trwałe" b) nadwyżka ponad wartość dokonanego odpisu aktualizującego Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Ma konto 01 "Środki trwałe" |
| 4. | Zaksięguj likwidowane środki trwałe w ewidencji pozabilansowej (opcjonalnie) | Ujęcie przeznaczonego do likwidacji środka trwałego w ewidencji pozabilansowej (do czasu fizycznej likwidacji) Wn konto 09-2 "Środki trwałe w likwidacji" |
| 5. | Zaksięguj koszty likwidacji środka trwałego | 1. FV - koszty likwidacji przeprowadzonej przez firmę zewnętrzną - zob. pkt 2 ppkt 2.3 poz. 1 Instrukcji 2. PK - koszty utylizacji/likwidacji środka trwałego przeprowadzone we własnym zakresie - zob. pkt 2 ppkt 2.3 poz. 2 Instrukcji |
Podstawa prawna
Podstawa prawna: art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598
