7/2016, data dodania: 29.06.2016 Jak to zrobić? - instruktaż krok po kroku, jak rozwiązać praktyczne problemy w prowadzeniu rachunkowości
W jednostce budżetowej za poprzedniej głównej księgowej wypłaty z kasy były obsługiwane w ten sposób, że np. faktury gotówkowe i delegacje pracowników były składane w kasie przez jakiś okres aż zebrało się ich więcej, a następnie kwota potrzebna do ich pokrycia była pobierana czekiem jednego dnia i wszystkie płatności były tego samego dnia regulowane. W polityce rachunkowości jest zapis o dozwolonym pogotowiu kasowym, ale tylko ogólny, bez określenia jego kwoty i przeznaczenia. Czy w takim razie jako główna księgowa mogę w kasie złożyć jakąś kwotę jako pogotowie kasowe? Poza tym część pracowników na delegacjach lub fakturach dotyczących poniesionych wydatków w imieniu jednostki zamieszcza adnotację, aby wynikające z nich kwoty przekazać na ich rachunki bankowe. Czy można dokonać takich przelewów, jeśli w polityce rachunkowości nic na ten temat nie zapisano?
Uporządkowanie spraw związanych z gospodarką pieniężną
Główna księgowa nie może podejmować sama decyzji w opisanym zakresie, ponieważ stanowi on element polityki rachunkowości jednostki, do ustalania której wyłączną kompetencję ma kierownik jednostki (art. 10 ust. 1 i 2 uor). Jednak jako osoba, której kierownik jednostki powierzył prowadzenie rachunkowości, powinna brać udział w uporządkowaniu spraw związanych z prowadzeniem gospodarki pieniężnej przez jednostkę (a w tym wypadku także je zainicjować).
Krok 1 - określenie faktycznych potrzeb jednostki w zakresie prowadzenia rozliczeń gotówkowych i bezgotówkowych
Aby rzetelnie określić faktyczne potrzeby jednostki w zakresie prowadzenia rozliczeń gotówkowych i bezgotówkowych, warto wykorzystać opracowane formularze, których treść można poszerzyć w zależności od potrzeb konkretnych jednostek. Testy powinien przeprowadzić główny księgowy przy współpracy z kierownikami komórek merytorycznych.
Formularz 1 - służący do oceny, czy w jednostce można całkowicie zrezygnować z prowadzenia operacji kasowych (rozliczeń gotówkowych)
| Lp. | Określenie potrzeb | Tak | Nie | Nie dotyczy | Uwagi/Wnioski |
| 1. | Czy wszyscy pracownicy mają osobiste rachunki bankowe? |
|
|
|
|
| 2. | Czy wszyscy pracownicy deklarują, że w określonym terminie (podać datę) założą osobiste rachunki bankowe? |
|
|
|
|
| 3. | Czy jednostka realizuje w ramach zadań statutowych wypłaty na rzecz osób fizycznych (petentów), które nie mają rachunków bankowych? |
|
|
|
|
| 4. | Czy jednostka przyjmuje w ramach zadań statutowych wpłaty od osób fizycznych (petentów), które nie mają rachunków bankowych? |
|
|
|
|
| 5. | Czy w działalności jednostki występują przypadki, w których nie da się z uzasadnionych przyczyn zastąpić rozliczeń gotówkowych - bezgotówkowymi (np. nie można rozliczać się z kontrahentami za pomocą kart płatniczych wydanych pracownikom lub poleceń przelewu)? |
|
|
|
|
| 6. | Czy przeprowadzane rozliczenia gotówkowe są wyłącznie tego rodzaju, że można z nich zrezygnować na rzecz zaliczek udzielonych określonym pracownikom jednostki, rozliczanych za pośrednictwem osobistych rachunków bankowych tych pracowników? |
|
|
|
|
Formularz 2 - służący do oceny przypadków pokrywania przez pracowników ze środków własnych wydatków jednostki
| Lp. | Analiza dotychczasowego postępowania | Uwagi/Wnioski |
| 1. | Dlaczego pracownicy jednostki pokrywają wydatki jednostki z własnych środków (na podstawie wydatków ostatniego zamkniętego roku obrotowego należy ustalić, jakiego rzędu były to kwoty, na co były wydatkowane i dlaczego były poniesione w tej formie)? |
|
| 2. | Czy wszystkie wydatki sfinansowane przez pracowników ze środków własnych zostały skontrolowane pod względem merytorycznym i były prawidłowe (jeśli nie - podać dokładnie numery dowodów księgowych i kwoty wydatków nieskontrolowanych/nieprawidłowych)? |
|
| 3. | Dlaczego wydatki sfinansowane przez pracowników ze środków własnych nie zostały skontrolowane pod względem merytorycznym (na pytanie należy odpowiedzieć w odniesieniu do każdego z ww. w poz. 2 dowodów księgowych)? |
|
| 4. | W jakim terminie (podać przedział czasowy - najkrócej - najdłużej) następowało rozliczenie jednostki z pracownikami z tytułu wydatków sfinansowanych przez nich ze środków własnych? |
|
Formularz 3 - służący do oceny potrzeb jednostki w zakresie przeprowadzania rozliczeń gotówkowych; na podstawie udzielonych odpowiedzi należy oszacować, jaka kwota pogotowia kasowego (z podziałem według tytułów i rachunków bankowych) jest rzeczywiście niezbędna w bieżącej działalności jednostki
| Lp. | Oszacowanie potrzeb | Wnioski |
| 1. | W jakim przedziale kwotowym mieszczą się faktyczne nieprzewidziane wypłaty gotówkowe z kasy (ustalić na podstawie średniej z ostatniego zamkniętego roku)? |
|
| 2. | Do jakich paragrafów klasyfikacji budżetowej należą wydatki najczęściej pokrywane gotówką z kasy (ustalić na próbie jw.)? |
|
| 3. | Czy ww. wydatków nie można ograniczyć na korzyść rozliczeń bezgotówkowych (jeśli tak, należy oszacować, z jakich tytułów i o ile zmniejszą się rozliczenia gotówkowe)? |
|
| 4. | Czy utworzenie pogotowia kasowego w jednostce będzie wiązało się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów związanych z zabezpieczeniem wartości pieniężnych w czasie transportu z banku i w czasie przechowywania w jednostce (jeśli tak, należy podać ich wstępne oszacowanie)? |
|
| 5. | Czy ustalenie pogotowia kasowego nie będzie wiązało się z zablokowaniem zbyt dużej wielkości środków na wydatki jednostki? |
|
Uwaga! Formularz należy sporządzić oddzielnie dla każdego rachunku bankowego jednostki (np. bieżącego, ZFŚS, depozytowego, dochodów w jednostkach oświatowych).
Krok 2 - przygotowanie projektu zmian w polityce rachunkowości
Główny księgowy na podstawie danych zawartych w formularzach: 1, 2 i 3 powinien przygotować wstępne projekty zmian w polityce rachunkowości jednostki i przedstawić je kierownikowi jednostki.
Zarówno w przypadku rezygnacji z prowadzenia kasy, jak i podjęcia decyzji o jej pozostawieniu w jednostce do wniosków powinno być dołączone oszacowanie kosztów wdrożenia nowych rozwiązań i/lub związanych z nimi oszczędności (w tym w podziale na wynagrodzenia pracownicze, koszty materiałowe, inne koszty).
Krok 3 - wydanie odpowiednich zarządzeń w sprawie polityki rachunkowości
Kierownik jednostki powinien w drodze zarządzeń wewnętrznych znowelizować zapisy właściwych części polityki rachunkowości (zakładowego planu kont, instrukcji kasowej, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych), a następnie nakazać zapoznanie się z nimi przez pracowników jednostki, których mogą one dotyczyć. W przypadku całkowitej rezygnacji z rozliczeń kasowych - zmiany najlepiej jest wprowadzić od 1 stycznia kolejnego roku obrotowego, ponieważ wiąże się to ze zmianami w zakładowym planie kont oraz w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. W przypadku pozostawienia w jednostce kasy, przy uregulowaniu zakresu operacji kasowych, zasad udzielania i rozliczania zaliczek oraz określeniu wysokości pogotowia kasowego, zmiany można wprowadzić od dowolnego dnia.
Oprac. Izabela Motowilczuk
