Do podstawowych zadań głównego księgowego należy:

● prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, bezbłędny oraz sprawdzalny,

● kontrola dokumentów: merytoryczna, formalna i rachunkowa.

Wykonanie kontroli powinno być stwierdzone i uwidocznione na dokumentach księgowych w postaci podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli. Podpis głównego księgowego jest potwierdzeniem i akceptacją zaistniałej operacji gospodarczej, co przedstawiono w ramce.

Znaczenie podpisu głównego księgowego

Podpis głównego księgowego oznacza, że:

● zobowiązania wynikające z operacji gospodarczej zostały ujęte w planie finansowym jednostki, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie,

● księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika oceny merytorycznej operacji gospodarczej i poświadcza jej zgodność z prawem,

● księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności, formalno-rachunkowej rzetelności oraz prawidłowości dokumentów księgowych.

Rzetelność i uczciwość księgowego jest równoznaczna z przestrzeganiem przez niego zawodowych norm etycznych. Zgodnie z Kodeksem Zawodowej Etyki w Rachunkowości, zawód księgowego wymaga:

● zdolności analitycznego wykorzystywania metod, narzędzi, standardów rachunkowości oraz dobrych praktyk,

● umiejętności prezentowania rzetelnego obrazu sytuacji majątkowo-finansowej jednostki gospodarczej.

Katalog Zasad Etyki Zawodowej w Rachunkowości zawiera zasady postępowania, które są wskazówkami dla kierownictwa, jakiej postawy winni oczekiwać od głównego księgowego. Najważniejsze z tych zasad przedstawia ramka.

Najważniejsze zasady etyki zawodowej w rachunkowości

Zasady etyki w rachunkowości:

● zasada kompetencji i wysokiej jakości pracy,

● zasada odpowiedzialności za przygotowane i prezentowane informacje,

● zasada zachowania tajemnicy zawodowej.

Należy podkreślić, że stosowanie się do zasad Kodeksu Etyki Zawodowej w Rachunkowości jest dobrowolne. Księgowy może, ale nie musi, złożyć oświadczenie o przyjęciu i stosowaniu tych zasad. Jeżeli jednak zdecyduje się na podpisanie takiego oświadczenia, wówczas jednostka gospodarcza umieszczając oświadczenie głównego księgowego na swojej stronie internetowej, daje świadectwo rzetelności i wysokiej jakości informacji generowanej przez jednostkę.

Kiedy główny księgowy może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, a kiedy może jej uniknąć

Odpowiedzialność głównego księgowego wynika z regulacji art. 77 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Identyfikacja nieprawidłowości czy uchybień w księgach rachunkowych, sprawozdaniu finansowym czy też w samych dowodach księgowych daje teoretyczną podstawę do obarczenia odpowiedzialnością głównego księgowego jednostki.

Odmiennie przedstawia się kwesta odpowiedzialności na gruncie ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy. O tym, czy główny księgowy podlegać będzie sankcjom w trybie tej ustawy, decyduje charakter jego działania. Sankcja wynikająca z tej regulacji zostanie nałożona na głównego księgowego, któremu zostanie udowodnione, że jego działania były celowe i świadome.

Niesporządzenie sprawozdania finansowego, uwzględnienie w sprawozdaniu nierzetelnych danych czy sporządzenie niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, brak kontroli mogą skutkować:

● karą grzywny,

● karą pozbawienia wolności do lat dwóch,

● obiema karami łącznie.

Przyczyną błędów w rachunkowości w większości przypadków jest:

● brak cech osobowości głównego księgowego, sprzyjających prawidłowemu prowadzeniu ksiąg rachunkowych: analityczny umysł, szczegółowość, terminowość, dokładność, dociekliwość,

● pośpiech i brak możliwości śledzenia zmian w przepisach, wynikający z nałożonych na głównego księgowego zbytniego obciążenia pracą lub w wyniku braku należytej obsady w dziale księgowości,

● brak doświadczenia pracy w rachunkowości, w tym na stanowisku kierowniczym,

● brak ciągłego doskonalenia umiejętności, udziału w szkoleniach, kursach czy warsztatach, brak możliwości zdobywania aktualnej wiedzy.

Dylematy etyczne w pracy głównego księgowego

W praktyce gospodarczej często z powodu oszczędności następuje łączenie poszczególnych etatów czy stanowisk pracy. Czy powinno się głównemu księgowemu zlecać dodatkowo prowadzenie działu kadr lub zadania nakładane w praktyce na specjalistę ds. kadr? Nie ma przepisu, który by tego zakazywał, jednakże z etycznego punktu widzenia jedna osoba wykonywałaby wówczas dwie funkcje: sporządzała dokumenty księgowe i dokonywała ich kontroli, np. listy płac. Kontrolowałaby sama siebie w zakresie zgodności operacji z planem finansowym oraz rzetelności dokumentów dotyczących poszczególnych operacji gospodarczych.

Wybrane przykłady łamania Kodeksu Etyki Zawodowej w Rachunkowości, występujące w praktyce gospodarczej, zaprezentowano w ramce.

Wybrane przykłady łamania Kodeksu Etyki Zawodowej w Rachunkowości:

● manipulowanie informacjami w czasie rzeczywistym, czyli świadome przesuwanie dowodów księgowych na inne okresy obrachunkowe, np. na następny miesiąc, pewnych danych,

● manipulowanie poziomem kosztów lub wadliwa prezentacja kosztów,

● przyspieszone fakturowanie,

● manipulowanie terminami płatności,

● zaniechanie ujęcia w księgach wszystkich zobowiązań,

● niewłaściwe stosowanie zasad kompensat rozrachunków,

● nierzetelne prowadzenie przetargów oraz wybór wykonawcy.

BEATA SADOWSKA

doktor nauk ekonomicznych, pracownik naukowo-dydaktyczny Uniwersytetu Szczecińskiego, praktyk z wieloletnim stażem pracy w sektorze finansów publicznych oraz sektorze przedsiębiorstw

PODSTAWY PRAWNE

● art. 77 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1333)

● ustawa z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 186; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1269)