Niewykonanie niezbędnych czynności sprawdzających przed zamknięciem ksiąg rachunkowych może skutkować licznymi błędami w ewidencji księgowej, co w konsekwencji może doprowadzić do ustalenia niewłaściwych sald kont wchodzących do bilansu zamknięcia, a tym samym do bilansu otwarcia roku następnego. Wszystkie czynności związane z przygotowaniem do zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy przeprowadzane w okresie od ostatniego kwartału do końca pierwszego kwartału roku następnego mają na celu doprowadzenie do tego, aby dane na temat poszczególnych rodzajów aktywów i pasywów zawarte w ewidencji księgowej jednostki i sporządzanych na jej podstawie sprawozdaniach finansowych i budżetowych były rzetelne, bezbłędne i sprawdzalne.

Aby mieć pewność co do kompletności i poprawności zapisów w księgach rachunkowych, należy:

● skontrolować kompletność zapisów w księgach rachunkowych,

● dokonać ponownej kontroli prawidłowości zaksięgowanych dowodów (w tym: poprawności ich dekretacji),

● sprawdzić poprawność zapisów dokonanych na poszczególnych kontach księgi głównej oraz w odpowiadającej im ewidencji analitycznej.

Zapewnienie kompletności i poprawności wiąże się m.in. z koniecznością wprowadzenia do ksiąg rachunkowych wszystkich operacji dotyczących danego roku. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 uor). Ponadto jednostki są zobowiązane ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 uor). W tym zakresie mieści się np. ewidencja w grudniu roku obrotowego:

● dodatkowego wynagrodzenia rocznego wraz z pochodnymi od wynagrodzeń,

● wartości nabytych usług obcych, które zostały wykonane w grudniu tego roku, ale np. faktura VAT je dokumentująca została wystawiona w styczniu roku następnego.

Trudno w okresie zamknięcia ksiąg rachunkowych ponownie kontrolować prawidłowość zaksięgowanych wszystkich dowodów księgowych. Każdy dokument księgowy w trakcie roku obrotowego powinien zostać skontrolowany pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zanim zostanie wprowadzony do ksiąg rachunkowych danej jednostki. Jest to element kontroli wewnętrznej wykonywanej na bieżąco i mającej na celu niezwłoczną eliminację błędów i nieprawidłowości. Natomiast ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych wskazanych w tych dokumentach następuje po ich zatwierdzeniu do wypłaty, tj. do realizacji. Niemniej jednak na koniec roku obrachunkowego warto wrócić do newralgicznych punktów wybranych dokumentów księgowych lub do tych dokumentów, które w minionych okresach sprawozdawczych danego roku obrotowego sprawiły najwięcej problemów na etapie przygotowywania ich do wprowadzenia operacji gospodarczych z nich wynikających do ksiąg rachunkowych jednostki. Szczególnie należy zwrócić uwagę na kwestie podane w ramce.

Sprawdzenie kompletności i poprawności zapisów w księgach rachunkowych

● Czy wszystkie dokumenty księgowe potwierdzające wystąpienie operacji gospodarczych w jednostce w danym roku obrotowym zostały dostarczone do komórki finansowej.

● Czy wszystkie dokumenty księgowe potwierdzające wystąpienie operacji gospodarczych w jednostce w danym roku obrotowym dostarczone do komórki finansowej zawierają niezbędne załączniki.

● Czy do komórki finansowej zostały dostarczone wszystkie dokumenty potwierdzające wystąpienie operacji gospodarczych w jednostce w danym roku obrotowym, które z kolei powinny być wprowadzone do ewidencji księgowej jednostki z wykorzystaniem polecenia księgowania (PK), np. decyzje, zarządzenia, uchwały, akty notarialne, postanowienia sądu.

● Czy opisy operacji gospodarczych zamieszczane na dowodach księgowych są właściwe i wyczerpujące.

● Czy zamieszczono opis zdarzenia gospodarczego na odwrocie weryfikowanych dokumentów księgowych lub czy dołączono go do tych dowodów w formie odrębnego dokumentu stanowiącego załącznik do tych dokumentów księgowych.

● Czy dokumenty są wolne od błędów rachunkowych oraz czy zawierają wszystkie elementy umożliwiające uznanie każdego z nich za dowód księgowy.

● Czy dowody księgowe posiadają pełną i prawidłową dekretację (sposób ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych łącznie z miejscem powstawania kosztów, zgodnym ze wskazaniem dokonanym przez osobę do tego upoważnioną).

● Czy dowody księgowe zostały zatwierdzone do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby do tego upoważnione.

Sprawdzenie poprawności prowadzonej ewidencji może się wiązać z koniecznością usunięcia ewentualnych błędnych zapisów w księgach (patrz artykuł pt.: "Ujęcie zdarzeń po dniu bilansowym i korygowanie błędów").

Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy należy również upewnić się, czy zarówno ewidencja syntetyczna, jak i analityczna są prowadzone w sposób kompletny i na bieżąco. Zgodność kont analitycznych z syntetycznymi powinna być spełniona w odniesieniu do wszystkich kont syntetycznych, do których jednostka prowadzi konta analityczne (patrz artykuł pt.: "Uzgodnienie sald kont oraz obrotów kont syntetycznych i analitycznych").

MARIA JASIŃSKA

magister ekonomii, skarbnik jednostki samorządu terytorialnego z wieloletnim doświadczeniem w zakresie finansów publicznych i rachunkowości budżetowej, szkoleniowiec z rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych. Ma także doświadczenie w pełnieniu funkcji przewodniczącego i członka rad nadzorczych spółek jednostek samorządu terytorialnego

GRZEGORZ KURZĄTKOWSKI

magister ekonomii, pracownik komórki finansowej urzędu jednostki samorządu terytorialnego z doświadczeniem w ewidencji i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków UE

PODSTAWY PRAWNE

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1844)