Brak kontroli merytorycznej list płac

Nieprawidłowość: Listy płac dla pracowników jednostki budżetowej, drukowane z oprogramowania komputerowego służącego do naliczania płac, nie były sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. W instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w ogóle nie był przewidziany obowiązek wykonywania takiej kontroli dla tych dowodów księgowych.

Prawidłowy sposób postępowania: Listy płac jako zbiorczy dowód księgowy, stanowiący podstawę do dokonania przelewów z rachunków bankowych i/lub wypłat gotówki z kasy jednostki, muszą być przed wypłatą sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Automatyczne generowanie ich przez oprogramowanie komputerowe na podstawie danych zawartych w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń pracowników nie zwalnia z tego obowiązku, ponieważ nie stanowi gwarancji bezbłędności (błędy mogą pojawić się na etapie wprowadzania danych wejściowych, parametrów zmiennych lub na każdym etapie w wyniku awarii oprogramowania). Dlatego w polityce rachunkowości powinien być przewidziany obowiązek kontrolowania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym także takich list płac.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli