Obszar objęty spisem z natury nazywany jest polem spisowym lub rejonem spisowym. Pole spisowe jest to wyznaczone miejsce na terenie jednostki, w którym są użytkowane (środki trwałe, pozostałe środki trwałe) lub przechowywane (materiały, towary, produkty) składniki majątkowe podlegające spisowi z natury.

Podział terenów i budynków użytkowanych przez jednostkę na pola spisowe pozwala na jednoczesne wykonywanie spisu z natury przez kilka zespołów spisowych, co zapewnia:

● szybkie i sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji,

● zminimalizowanie zakłóceń normalnej działalności jednostki,

a także zapobiega pominięciu w czasie spisu składników majątkowych lub wielokrotnemu ich spisaniu.

Zasady wyznaczania pól spisowych, ich oznakowania i przydzielania zespołom spisowym obowiązujące w danej jednostce organizacyjnej powinny być określone przez jej kierownika w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości (w tzw. części nieobowiązkowej dotyczącej przeprowadzania inwentaryzacji) na podstawie art. 10 uor. Przy podejmowaniu decyzji w tej sprawie należy wziąć pod uwagę:

● ilość składników majątkowych należących do danej grupy aktywów objętych spisem,

● liczbę zespołów spisowych,

● czas zarezerwowany na przeprowadzenie inwentaryzacji.

Poza tym pola spisowe należy wyznaczać w taki sposób, aby w ramach jednego pola nie znalazły się składniki majątkowe powierzone różnym osobom materialnie odpowiedzialnym (zasada ta nie dotyczy jedynie przypadków tzw. wspólnego powierzenia odpowiedzialności materialnej na podstawie umowy zawartej z pracodawcą).

Rodzaje pól spisowych

1. Całe budynki (np. hala magazynowa).

2. Wydzielone tereny (np. plac składowy).

3. Części budynków (w tym poszczególne kondygnacje, grupy pomieszczeń lub pojedyncze pomieszczenia).

4. Wydzielone części pomieszczeń czy składowisk (np. sektory wyznaczone za pomocą taśmy ostrzegawczej naklejonej na podłodze lub na ścianach pomieszczeń, słupków odgradzających z taśmą lub sznurem - ustawianych w pomieszczeniach, linii zaznaczonych kredą lub farbą zmywalną na nawierzchni placów).

5. Pojedyncze regały lub ich grupy.

Poszczególne pola spisowe należy oznaczyć nazwą i/lub numerem pozwalającymi na ich łatwą i pewną identyfikację (np. gabinet nr 17, hala magazynowa nr 1, sektor 1, regał 1A).

Pola spisowe przydziela zespołom kierownik jednostki lub przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej - zależnie od postanowień przepisów wewnętrznych jednostki. Należy zadbać o to, aby pola spisowe zostały przydzielone poszczególnym zespołom spisowym w taki sposób, żeby członkami zespołu spisowego nie były osoby odpowiedzialne za składniki majątkowe znajdujące się w polach przydzielonych temu zespołowi. W trakcie inwentaryzacji - w miarę potrzeb i zmieniającej się sytuacji - przydział pól spisowych poszczególnym zespołom może być zmieniany w drodze decyzji kierownika jednostki lub przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Zmiany takie powinny być przeprowadzane oficjalnie i dokumentowane, w celu zapewnienia formalnej rzetelności spisu. Nieformalne zmiany składu zespołów spisowych (pojedynczych członków zespołu) lub zamiany pól spisowych pomiędzy zespołami mogą wskazywać na możliwość manipulowania wynikami spisu w celu ukrycia nadużyć.

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Podstawy prawny

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100)