Wstęp

Spis z natury to najbardziej skomplikowana, praco- i czasochłonna metoda inwentaryzacji, wymagająca specjalnej wiedzy i umiejętności praktycznych, które są warunkiem jego prawidłowego przeprowadzenia i rozliczenia.

Poradnik bazuje na wynikach kontroli kompleksowych, prowadzonych na przestrzeni wielu lat w różnych jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego, i skupia się przede wszystkim na praktycznych aspektach przeprowadzania spisu z natury, które sprawiają najwięcej trudności w jednostkach sektora publicznego, ze względu na specyficzną strukturę ich majątku trwałego i obrotowego. Zawiera wiele informacji, które podpowiadają, jak rozwiązać najczęstsze problemy z organizacją spisu, jego dokumentowaniem i rozliczaniem. W tej części Poradnika opisano m.in.:

● jak przygotować do inwentaryzacji pola spisowe, na których jest użytkowany lub przechowywany majątek trwały i obrotowy, a także środki pieniężne,

● jaką rolę w czasie spisu z natury pełni kierownik jednostki, główny księgowy i inni pracownicy księgowości, komisja inwentaryzacyjna, zespoły spisowe, kontrolerzy spisowi i osoby materialnie odpowiedzialne oraz bezpośredni użytkownicy majątku,

● w jaki sposób prawidłowo przebiegają prace spisowe na polach spisowych,

● jak wypełniać dokumenty inwentaryzacyjne,

● w jaki sposób prawidłowo rozliczać różnice inwentaryzacyjne i na czym polega ostateczne rozliczenie wyników spisu z natury w księgach rachunkowych jednostki.

W Poradniku znajdują się wypełnione wzory druków inwentaryzacyjnych (w różnych spotykanych w praktyce wersjach), z których można wybrać rozwiązanie najbardziej odpowiadające potrzebom danej jednostki.

Treści zawarte w Poradniku stanowią bazę do przeprowadzania szkoleń przedinwentaryzacyjnych dla członków komisji inwentaryzacyjnej (zespołów spisowych), kontrolerów spisowych, osób materialnie odpowiedzialnych oraz pracowników księgowości.

Dopełnienie całości stanowią specjalne ćwiczenia zawarte w dodatku do Poradnika. Ćwiczenia te pozwolą na sprawdzenie, w jakim stopniu wiedza na temat sposobu przeprowadzania i rozliczania spisu z natury została przyswojona przez osoby odpowiedzialne za jego wykonanie.

W drugiej części Poradnika (PRB 12/2014) zostaną przedstawione zasady przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji metodami: potwierdzenia sald i weryfikacji sald.

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych