Lp.

Opis czynności

Wykonano

1.

Zweryfikować treść instrukcji inwentaryzacyjnej np. w związku z uzyskaniem aktywów, których w jednostce do tej pory nie było, ze zwróceniem uwagi na jej zgodność z obowiązującymi przepisami - zmiana treści instrukcji może również wynikać z tego, że wdrożono w jednostce oprogramowanie służące do ewidencji wyposażenia, które umożliwia posługiwanie się kodami kreskowymi i czytnikami.

2.

Opracować plan inwentaryzacji (co w poszczególnych miesiącach jest do zrobienia, szczególnie w przypadku posiadania składowisk strzeżonych i terenu strzeżonego), w którym należy określić planowane miejsce, termin, rodzaj i zakres inwentaryzacji (określić aktywa lub pasywa podlegające inwentaryzacji), tak aby móc skoordynować te działania z innymi działaniami jednostki w ramach kontroli zarządczej.

3.

Opracować harmonogram inwentaryzacji - ustalić, kto i co ma zrobić, w jakim terminie, wskazując osoby odpowiedzialne za poszczególne czynności inwentaryzacyjne, jeśli nie wynikają one bezpośrednio z instrukcji inwentaryzacyjnej (harmonogram powinien obejmować wykaz poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych, jakie kolejno mają być podejmowane, przypadające na etap przygotowawczy, jak też spisowy oraz rozliczeniowy).

4.

Wydać zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji z powołaniem komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz weryfikujących, do którego zostanie załączony harmonogram.

5.

Przeprowadzić instruktaż członków ww. zespołów z uwzględnieniem zasad wynikających z instrukcji inwentaryzacyjnej i obowiązujących przepisów w tym zakresie.

6.

Przygotować pola spisowe, co wiąże się np. z odniesieniem środków na swoje pierwotne miejsce.

7.

Ustalić, jaki charakter mają należności jednostki (publicznoprawny czy cywilnoprawny).

8.

Uzyskać informację o tym, czy wszystkie osoby odpowiedzialne materialnie będą uczestniczyć przy spisie, czy może upoważniają do tego kogoś innego.

9.

Pobrać określone dokumenty i urządzenia służące do przeprowadzenia inwentaryzacji (arkusze spisowe, czytniki itd.).

10.

Zabezpieczyć wszelkie urządzenia ewidencyjne na czas spisu (kartoteki, rejestry, księgi) przed możliwością wglądu do nich członkom zespołów spisowych.

11.

Przed przystąpieniem do spisu z natury, potwierdzenia należności oraz porównania danych z określonymi dokumentami (weryfikacją) przygotować zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Lp.

Opis czynności

Wykonano

1.

Zebrać oświadczenia wstępne od osób odpowiedzialnych materialnie, które będą uczestniczyły przy spisie z natury, o przekazaniu wszystkich dowodów przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątkowych.

2.

Przeprowadzić spis z natury:

● środków pieniężnych (w tym również znaczków pocztowych) przechowywanych w kasie,

● rzeczowych składników majątku obrotowego (dotyczy materiałów i wyrobów),

● papierów wartościowych w postaci materialnej,

● łatwo dostępnych środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji,

● maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

3.

Kontrolować przebieg inwentaryzacji.

4.

Wysłać potwierdzenia sald należności cywilnoprawnych do kontrahentów prowadzących pełną księgowość.

Wysłać potwierdzenia sald środków przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Na potrzeby bilansu z wykonania budżetu wysłać potwierdzenia sald udzielonych pożyczek.

5.

Porównać i zweryfikować stan ewidencyjny z dokumentacją w odniesieniu do aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem sald:

● środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

● gruntów,

● praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych,

● należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,

● innych aktywów i pasywów, które nie mogły zostać spisane lub uzgodnione z kontrahentami.

6.

Pobrać od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia końcowe o braku zastrzeżeń do pracy zespołu spisowego.

7.

Przekazać dokumentację inwentaryzacyjną do komisji inwentaryzacyjnej.

8.

Przekazać powyższe dokumenty do księgowości.

9.

Złożyć sprawozdania zespołów spisowych.

Lp.

Opis czynności

Wykonano

1.

Dokonać wyceny arkuszy spisowych.

2.

Podjąć decyzję o sposobie postępowania z różnicami inwentaryzacyjnymi.

3.

Wyjaśnić okoliczności i przyczyny powstania różnic.

4.

Dokonać weryfikacji różnic i przyczyn ich powstania.

5.

Przeszacować wartości składników niepełnowartościowych lub tych, które utraciły swoją wartość użytkową (uzasadnić dokonanie odpisów z tytułu trwałej utraty wartości).

6.

Przygotować sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej.

7.

Zaopiniować wnioski komisji inwentaryzacyjnej.

8.

Podjąć decyzję o rozliczeniu różnic.

9.

Zaksięgować różnice.

10.

Zarchiwizować dokumentację inwentaryzacyjną (należy przechowywać przez 5 lat).

11.

Powiadomić właściciela tzw. obcych aktywów o ich stanie.