Pola spisowe w przypadku zapowiadanych wcześniej inwentaryzacji okresowych powinny być odpowiednio przygotowane do przeprowadzenia spisu z natury. Za ich przygotowanie odpowiadają:

● pracownicy materialnie odpowiedzialni - w przypadku środków pieniężnych i rzeczowych środków obrotowych,

● kierownicy komórek organizacyjnych, w których środki są użytkowane (lub wyznaczeni przez nich pracownicy) - w przypadku środków trwałych.

1. Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych

Przy przygotowywaniu pól spisowych do spisu z natury w przypadku inwentaryzacji środków trwałych należy:

● sprawdzić, czy poszczególne składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji są oznaczone w sposób umożliwiający ich identyfikację, a jeśli nie - oznakować je w uzgodnieniu z komórką organizacyjną odpowiedzialną za ewidencję szczegółową środków trwałych,

● ustalić, czy poszczególne komórki organizacyjne przekazały do księgowości wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe inwentaryzowanych składników majątkowych,

● nie planować żadnych zakupów i dostaw nowych środków trwałych w trakcie trwania całej inwentaryzacji,

● sprawdzić, czy nie zostały rozkompletowane środki trwałe stanowiące zespoły (np. zespoły komputerowe) i przywrócić prawidłowy stan lub w przypadkach trwałych zmian - nanieść je w ewidencji szczegółowej środków trwałych,

● ustalić, czy środki trwałe nie zostały przemieszczone pomiędzy różnymi pomieszczeniami tej samej lub różnych komórek organizacyjnych i albo przywrócić stan pierwotny, albo dokonać odpowiednich zmian w ewidencji szczegółowej środków trwałych,

● ustalić, czy w poszczególnych pomieszczeniach znajdują się aktualne wywieszki ze spisem inwentarza,

● ustalić terminy przywiezienia do jednostki do okazania środków trwałych używanych na co dzień przez pracowników poza siedzibą jednostki (laptopów, telefonów komórkowych, tabletów, sprzętu mierniczego, specjalistycznych narzędzi, pojazdów itp.),

● zapewnić dostęp do środków trwałych przechowywanych w zamykanych szafach, sejfach (poprzez przygotowanie zapasowych kluczy, szyfrów),

● dokonać likwidacji środków trwałych niezdatnych do użytkowania.

2. Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu z natury środków pieniężnych

Przy przygotowaniu pól spisowych do spisu z natury w przypadku inwentaryzacji środków pieniężnych należy:

● odpowiednio wcześnie wywiesić informację dla petentów o zamknięciu kasy w określonym dniu w podanych godzinach, w celu przeprowadzenia inwentaryzacji, albo uzgodnić z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej, że spis będzie się odbywał poza godzinami pracy kasy (przed otwarciem lub po zamknięciu),

● uporządkować pomieszczenie kasowe i zadbać, aby na określony czas spisu w kasie znajdował się jak najniższy stan gotówki (poza jednostkami budżetowymi, które na ostatni dzień roku obrotowego muszą całość gotówki odprowadzić na odpowiednie rachunki bankowe),

● zamknąć kolejno wszystkie prowadzone w jednostce raporty kasowe, natomiast w przypadku przeprowadzania niezapowiedzianej inwentaryzacji, gdy nie wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe zostały wpisane do raportu kasowego (a może się tak zdarzyć w sytuacji, gdy raporty są prowadzone ręcznie) - należy ustalić stan gotówki wynikający z raportów oraz zestawić dodatkowo dokumenty nieujęte w raportach, podając ich rodzaje, numery i wynikające z nich kwoty przychodów i rozchodów, ustalając na koniec łączną kwotę gotówki wynikającą z ewidencji i dokumentów źródłowych,

● uporządkować gotówkę według nominałów, z podziałem na walutę polską i waluty zagraniczne,

● przygotować do wglądu dokumentację kasową (instrukcję kasową, aktualne wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów kasowych, raporty kasowe, ewidencje: depozytów, druków ścisłego zarachowania) oraz oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone walory przechowywane w kasie,

● zapewnić dostęp (klucze zapasowe, szyfry) do walorów przechowywanych w zamykanych szafach, sejfach.

3. Przygotowanie pól spisowych do przeprowadzenia spisu rzeczowych środków obrotowych

Przy przygotowaniu pól spisowych, na których przechowywane są rzeczowe środki obrotowe (np. zapasy materiałów), należy:

● zadbać, aby w czasie planowanego spisu w jednostce były jak najmniejsze stany zapasów (np. zapasy materiałów wyłącznie w ilościach koniecznych do zapewnienia niezakłóconego działania jednostki), czyli tak zorganizować wydawanie i przyjmowanie zapasów w okresie poprzedzającym spis, aby w dniach zaplanowanej inwentaryzacji nie wystąpiła konieczność wydawania lub przyjmowania składników majątkowych do/z magazynu, np. pobranie przez poszczególne komórki organizacyjne przed spisem materiałów koniecznych do ich funkcjonowania w czasie kilkudniowego zamknięcia magazynu albo przeprowadzanie inwentaryzacji w dni wolne od pracy lub po godzinach pracy,

● jeśli nie ma możliwości całkowitego wstrzymania ruchu zapasów w czasie inwentaryzacji - wprowadzić na czas spisu specjalne zasady wydawania materiałów, np. tylko za zgodą przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, przy wprowadzeniu specjalnego oznaczenia dokumentów rozchodowych i zamieszczania adnotacji "wydano przed spisem" i "wydano po spisie", aby móc przy rozliczaniu wyników uwzględnić dokonane operacje,

● uporządkować tereny i pomieszczenia oraz prawidłowo ułożyć określone rodzaje materiałów (zgodnie z przypisanym im indeksem materiałowym), w miarę możliwości zgrupować materiały tego samego rodzaju w jednym miejscu w przypadku materiałów przechowywanych w różnych pomieszczeniach magazynowych i magazynku podręcznym,

● uporządkować materiały inwentaryzowane w drodze obliczeń technicznych i szacowania poprzez usypanie łatwych do obmierzenia pryzm, w postaci brył geometrycznych,

● przy drobnych materiałach przechowywanych luzem (gwoździe, podkładki, śruby, zawiasy, uchwyty meblarskie itp.) oznaczyć, w jakich jednostkach są ewidencjonowane (w sztukach czy na wagę),

● wyraźnie oddzielić zapasy obce od własnych (poprzez złożenie w odrębnych pomieszczeniach czy ich wydzielonych częściach i oznaczenie napisem "Zapasy obce", z podziałem według właścicieli),

● dokonać likwidacji rzeczowych środków obrotowych niezdatnych do użytku (np. z powodu zniszczenia, uszkodzenia, przeterminowania itp.),

● zapewnić dostęp (klucze zapasowe, szyfry) do rzeczy przechowywanych w zamykanych szafach, sejfach,

● sprawdzić, czy do księgowości zostały przekazane wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe inwentaryzowanych składników majątkowych,

● uzgodnić ewidencję magazynową z ewidencją analityczną prowadzoną w komórce księgowości,

● przygotować do wglądu dokumentację magazynową (instrukcję magazynową, aktualne wzory podpisów osób upoważnionych do wydawania dyspozycji wydania materiałów z magazynu, kartoteki materiałowe) oraz oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie lub umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Podstawy prawne

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100)