Czy możliwy jest przyspieszony termin inwentaryzacji papierów wartościowych

PROBLEM: Gmina zamierza przeprowadzić inwentaryzację m.in. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem rachunków bankowych) i środków trwałych wg spisu z natury. Inwentaryzacja ma zostać przeprowadzona szybciej niż zwykle, bo według stanu na 31 października albo 30 listopada. Dodatkowo wszystkie papiery wartościowe zostaną zinwentaryzowane według spisu z natury. Czy takie czynności będą prawidłowe (pod względem szybkości i celowości)?

ODPOWIEDŹ: Nie, przedstawione propozycje w zakresie inwentaryzacji, jako niezgodne z ustawą o rachunkowości, nie mogą być stosowane przez gminę.

UZASADNIENIE: W celu merytorycznego ustosunkowania się do przedmiotowej problematyki należy odnieść się do stosownych regulacji ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). W tym kontekście zwrócić należy uwagę przede wszystkim na art. 26 ust. 1 pkt 1 uor, który stanowi, że jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Zatem z powyższego jednoznacznie wynika, że inwentaryzacja powinna być przeprowadzona, co do zasady, na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Oznacza to, że gmina nie może przeprowadzić inwentaryzacji według stanu na październik, czy listopad bieżącego roku. Warto dodać, że takie działanie można rozpatrywać nawet w kontekście naruszenia art. 18 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. Stanowisko takie znajduje potwierdzenie w orzeczeniu Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych z 23 stycznia 2014 r.

Z orzecznictwa…

Brak przeprowadzenia inwentaryzacji w terminach i w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 121, poz. 591 ze zm.), nawet w odniesieniu do wycinkowych składników aktywów i pasywów jednostki sektora finansów publicznych, wyczerpuje znamiona czynu naruszającego dyscyplinę finansów publicznych.

Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej

 w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych

z 23 stycznia 2014 r.

znak: BDF1/4900/84/89/13/RWPD

Inwentaryzacja papierów wartościowych

Jeśli zaś chodzi o sposób przeprowadzenia inwentaryzacji papierów wartościowych, należy zauważyć, że ustawodawca w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 dokonał rozróżnienia dwóch ich typów. Mianowicie występujących w formie:

• materialnej (pkt 1),
• zdematerializowanej (pkt 2).

Co istotne, dla każdego z tych typów papierów wartościowych wprowadzono odmienne sposoby inwentaryzacji. W przypadku tych pierwszych - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. W przypadku drugich - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Zatem przyjęcie do obu rodzajów papierów wartościowych sposobu inwentaryzacji w postaci spisu z natury oznaczałoby naruszenie wskazanych przepisów ustawy o rachunkowości. To z kolei również mogłoby skutkować odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Wskazać tutaj należy także, że względy celowości czy szybkości, które przywołuje autor pytania, nie mogą uzasadniać praktyk niezgodnych z ustawą o rachunkowości. Warto bowiem przypomnieć, że kontrole procesów inwentaryzacyjnych w jednostkach samorządu terytorialnego przeprowadzają organy kontroli, czyli regionalne izby obrachunkowe. Właśnie w toku czynionych ustaleń mogą one podważyć czynności gminy dotyczące inwentaryzacji. W konsekwencji powyższego przyjąć należy, że wspomniane argumenty przywołane w zapytaniu nie mogą być podstawą do odstępstw od ustawowych zasad.

Podstawy prawne

• art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1089)

• art. 18 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1311)

MARCIN NAGÓREK

radca prawny, były pracownik banku państwowego, obecnie pracownik jednostki budżetowej