Opisaną sytuację związaną ze zmianami kadrowymi oraz koniecznością podpisania sprawozdania finansowego, które zostało sporządzone na podstawie ksiąg prowadzonych przez inną osobę, przewidziano w przepisach ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor).

Jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości jest zasada rzetelnego i wiarygodnego obrazu prowadzenia ksiąg rachunkowych, która w myśl art. 4 ust. 1 uor oznacza odzwierciedlenie w sposób rzetelny i jasny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.

W jednostkach sektora finansów publicznych osobami odpowiedzialnymi za sporządzenie (podpisanie) rocznego sprawozdania finansowego są w myśl art. 52 ust. 1 uor:

● kierownik jednostki,

● osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Za całość gospodarki finansowej jednostki odpowiedzialny jest kierownik jednostki - art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp).

Jednocześnie może on powierzyć, poprzez pisemne imienne upoważnienie, obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, co nie zwalania kierownika z odpowiedzialności w tym obszarze. Należy zaznaczyć, że prawidłowe powierzenie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej w jednostce budżetowej powinno zostać potwierdzone odrębnym imiennym upoważnieniem. Nieskuteczne jest określenie tego typu obowiązków np. wyłącznie w umowie o pracę czy zakresie czynności, co jest dopuszczalne w przypadku podmiotów spoza sektora finansów publicznych.

Jeżeli powierzenie obowiązków w jednostce zostało przeprowadzone w sposób skuteczny, osoba przyjmująca obowiązki w zakresie gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, którą najczęściej jest główny księgowy, ponosi odpowiedzialność w obszarze gospodarki finansowej jednostki określonym upoważnieniem. Składając podpis pod sprawozdaniem finansowym, odpowiedzialna jest za dane zawarte w sprawozdaniu.

Odmowa podpisania sprawozdania finansowego

W opisanym przypadku zasadne jest postępowanie zgodnie z art. 52 ust. 2 uor, dopuszczającym odmowę podpisania sprawozdania finansowego przy jednoczesnym pisemnym uzasadnieniu odmowy. Podpisane uzasadnienie staje się integralną częścią sprawozdania i stanowi zabezpieczenie przed odpowiedzialnością wynikającą z przejętych obowiązków służbowych.

Treść uzasadnienia powinna wyczerpywać opis okoliczności, w których dochodzi do złożenia przedmiotowego oświadczenia. W szczególności należy przytoczyć:

● okres, w którym za rzetelność danych odpowiedzialność w zakresie gospodarki finansowej ponosi nowy pracownik,

● sygnatury dokumentów związanych ze zmianą na stanowisku głównego księgowego,

● przyczyny decyzji o skorzystaniu z trybu zgodnego z art. 52 ust. 2 uor.

W przypadku gdy sytuacja została potwierdzona przez zewnętrzny organ kontrolny, właściwe wydaje się przytoczenie wyników kontroli oraz podstawy prawnej umożliwiającej tego rodzaju rozwiązanie.

Elementem, który także nie pozostaje bez znaczenia przy złożeniu sprawozdania finansowego sporządzonego na podstawie nierzetelnych danych, jest skuteczność funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostce. Jednym z podstawowych celów kontroli zarządczej, zgodnie z art. 68 uofp ust. 2 pkt 3, jest wiarygodność sprawozdań. Złożenie sprawozdania finansowego zbiega się z terminem złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, w którym należy wskazać ograniczony stopień funkcjonowania kontroli zarządczej oraz zawrzeć stosowne zastrzeżenia w części II oświadczenia.

Nadmienić należy, że w zależności od przyczyny powodującej wadliwość prowadzonych ksiąg rachunkowych, czy też złożonego sprawozdania finansowego, tego rodzaju działanie rodzi określone sankcje karne. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób nierzetelny, zgodnie z art. 77 uor, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

Ponadto, zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, niesporządzenie lub nieprzekazanie sprawozdania albo wykazanie danych niezgodnych wynikających z ewidencji księgowej w sprawozdaniach z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

JAROSŁAW JURGA

ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie oraz szeroką wiedzę merytoryczną w obszarze finansów publicznych, wspartą studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp

PODSTAWY PRAWNE

● art. 53 ust. 1, art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 191)

● art. 4 ust. 1, art. 52 ust. 1, art. 77 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 245)

● art. 18 ust. 2 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 168; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2260)