7/2017 [dodatek: Zestaw testów kontrolnych], data dodania: 30.06.2017 Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych - ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH
Testy są skonstruowane w taki sposób, że mogą być wykorzystane przez szeregowych pracowników jednostek - w celu samokontroli powierzonego im zakresu zadań, kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych - w celu monitorowania prawidłowości pracy podległych im pracowników, oraz pracowników komórek kontroli wewnętrznej przy kontrolach przeprowadzanych na polecenie kierownika jednostki.
1. Formularz kontrolny - powierzenie obowiązków pracownikom jednostki przez kierownika jednostki
Formularz należy sporządzić oddzielnie dla każdego pracownika mającego upoważnienie do wykonywania określonych obowiązków z zakresu gospodarki finansowej, niezależnie od formy, w jakiej zostało udzielone. W razie udzielenia odpowiedzi negatywnej w uwagach należy dokładnie opisać, na czym polega nieprawidłowość (np. wymienić obowiązki, które zostały powierzone, a należą do obowiązków niezbywalnych kierownika jednostki itp.). Na podstawie wzoru formularza kontrolnego należy samodzielnie skonstruować formularze kontrolne do kontroli upoważnień w zakresie rachunkowości oraz zamówień publicznych, pomijając rubrykę nr 3c odnoszącą się do upoważnienia zawartego w regulaminie organizacyjnym jednostki.
| Obowiązki z zakresu gospodarki finansowej | |||||
| Imię, nazwisko i stanowisko osoby udzielającej upoważnienia: …………………………… | |||||
| Imię, nazwisko i stanowisko osoby upoważnionej: …………………………………….. | |||||
| Data wystawienia upoważnienia: ……………….. | |||||
| Forma udzielenia upoważnienia: odrębne upoważnienie imienne, upoważnienie zawarte w treści zakresu obowiązków, upoważnienie w regulaminie organizacyjnym jednostki* | |||||
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | Tak | Nie | Nie dotyczy | Uwagi |
| 1. | Czy w dokumencie zostały dokładnie wymienione powierzone obowiązki, zwłaszcza obowiązki, których niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie może stanowić naruszenie dyscypliny finansów publicznych? |
|
|
|
|
| 2. | Czy w dokumencie wymieniono wyłącznie obowiązki, które mogą być skutecznie przekazane przez kierownika jednostki podległym pracownikom? |
|
|
|
|
| 3. | Czy w dokumencie znajduje się wyraźne potwierdzenie przyjęcia obowiązków przez osobę upoważnioną: | X | X | X | X |
| a) | w odrębnym imiennym upoważnieniu - przez podanie daty, podpisu i stwierdzenia "przyjmuję obowiązki", |
|
|
|
|
| b) | w zakresie czynności - przez podanie daty, podpisu i stwierdzenia "przyjmuję obowiązki", |
|
|
|
|
| c) | w regulaminie organizacyjnym - w zależności od stosowanych w jednostce rozwiązań:
|
|
|
|
|
| 4. | Czy upoważnienie zostało udzielone przez osobę uprawnioną (kierownika jednostki lub jego zastępcę, w razie nieobecności kierownika jednostki)? |
|
|
|
|
| 5. | Czy upoważnienie zostało:
|
|
|
|
|
| 6. | Czy przyjęcie obowiązków na podstawie zmienionego upoważnienia zostało potwierdzone we właściwy sposób (data przyjęcia obowiązków, oświadczenie o ich przyjęciu, podpis osoby upoważniającej i upoważnianej)? |
|
|
|
|
| 7. | Czy podpisy osób: upoważniającej i upoważnianej są czytelne - w takim stopniu, aby można było bez żadnych wątpliwości ustalić, kto udzielił upoważnienia i kto został upoważniony? |
|
|
|
|
* Podkreślić właściwe
2. Formularz kontrolny - przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków wynikających z ustawy budżetowej, uchwały budżetowej lub planu finansowego jednostki
Formularz kontrolny może być wykorzystywany nie tylko do kontroli następczej, ale i jako formularz wstępnej kontroli, przed zaciągnięciem zobowiązań, dokonaniem wydatków. Kontrolę należy przeprowadzić dla reprezentatywnej próby zobowiązań (wydatków) - niezależnie od tego, czy w sprawozdaniach jednostki wykazane zostały przekroczenia kwot zobowiązań i wydatków wykonanych, czy też nie. Jeden formularz służy do oceny prawidłowości zaciągnięcia jednego zobowiązania i następnie jego spłaty. W przypadku stwierdzenia niezgodności/nieprawidłowości - w uwagach należy opisać ich rodzaj, przyczynę powstania i osobę odpowiedzialną za jej powstanie.
| Zaciąganie zobowiązania | |||
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | Treść odpowiedzi | Uwagi |
| 1. | Podaj datę zaciągnięcia zobowiązania (według umowy, zamówienia, zapotrzebowania itp.) |
|
|
| 2. | Podaj kwotę zaciągniętego zobowiązania wynikającą z umowy, zamówienia, zapotrzebowania itp. |
|
|
| 3. | Opisz zwięźle zakres rzeczowy zamówionych dostaw/usług |
|
|
| 4. | Podaj podziałkę klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf), w której zaplanowano środki na zapłatę za zamówienie |
|
|
| 5. | Podaj kwotę środków zaplanowanych w danej podziałce na realizację zamówienia w dniu zaciągnięcia zobowiązania (z uwzględnieniem zakresu rzeczowego zamówienia) |
|
|
| 6. | Podaj kwotę wolnych środków zaplanowanych w danej podziałce na realizację zamówienia w dniu zaciągnięcia zobowiązania (według ewidencji zaangażowania) |
|
|
| 7. | Czy skarbnik JST/główny księgowy jednostki złożył na umowie (zleceniu złożenia zamówienia) podpis na dowód, że wynikające z niej zobowiązanie mieści się w planie finansowym jednostki? |
|
|
| 8. | Czy skarbnik JST/główny księgowy jednostki odmówił na piśmie zatwierdzenia dokumentów z powodu braku wolnych środków w planie finansowym? |
|
|
| 9. | Czy zobowiązanie zostało zaciągnięte mimo braku akceptacji (brak podpisu lub formalna odmowa podpisania) skarbnika/głównego księgowego? |
|
|
| 10. | Podaj datę i rodzaj aktu, którym skorygowano odpowiedni budżet/plan finansowy jednostki, dostosowując plan wydatków do kwoty zaciągniętego zobowiązania |
|
|
| Dokonanie wydatku | |||
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | Treść odpowiedzi | Uwagi |
| 1. | Podaj informacje na temat: |
|
|
| a) | numeru i daty wystawienia przez kontrahenta dowodu zapłaty, |
|
|
| b) | kwoty do zapłaty |
|
|
| 2. | Czy kwota do zapłaty na dowodzie przedstawionym przez kontrahenta (faktura, rachunek, nota księgowa, inny) jest zgodna z zawartą umową, złożonym zamówieniem, zleceniem itp.? |
|
|
| 3. | Podaj datę kontroli merytorycznej dowodu i osobę, która ją wykonała (imię, nazwisko, stanowisko służbowe) |
|
|
| 4. | Czy dowód został skontrolowany pod względem merytorycznym: |
|
|
| a) | przez uprawnioną osobę, |
|
|
| b) | rzetelnie? |
|
|
| 5. | Czy na dowodzie zawarto opis merytoryczny zawierający: |
|
|
| a) | wskazanie podziałki klasyfikacji budżetowej, z jakiej ma być opłacone zobowiązanie, |
|
|
| b) | potwierdzenie wykonania pełnego zakresu rzeczowego dostaw/usług? |
|
|
| 6. | Podaj datę kontroli formalnej i rachunkowej dowodu i osobę, która ją wykonała (imię, nazwisko, stanowisko służbowe) |
|
|
| 7. | Czy dowód został skontrolowany pod względem formalnym i rachunkowym: |
|
|
| a) | przez uprawnioną osobę, |
|
|
| b) | rzetelnie? |
|
|
| 8. | Czy w wyniku kontroli formalnej/rachunkowej w dowodzie zostały stwierdzone błędy (wymień, jakie)? |
|
|
| 9. | Czy wszystkie ww. błędy zostały wyeliminowane przed przekazaniem dowodu do kontroli wstępnej skarbnikowi/głównemu księgowemu? |
|
|
| 10. | Podaj kwotę środków zaplanowanych w danej podziałce klasyfikacji budżetowej na realizację zamówienia w dniu zatwierdzenia wydatku przez skarbnika/głównego księgowego (według planu wydatków) |
|
|
| 11. | Podaj kwotę wolnych środków zaplanowanych w danej podziałce klasyfikacji budżetowej na realizację zamówienia w dniu zatwierdzenia wydatku przez skarbnika/głównego księgowego (według ewidencji zaangażowania) |
|
|
| 12. | Czy skarbnik JST/główny księgowy jednostki złożył na dowodzie podpis na dowód, że wynikające z niego zobowiązanie mieści się w planie finansowym jednostki? |
|
|
| 13. | Czy skarbnik JST/główny księgowy jednostki odmówił na piśmie zatwierdzenia dokumentów z powodu braku wolnych środków w planie finansowym? |
|
|
| 14. | Czy wydatek został dokonany mimo braku akceptacji (brak podpisu lub formalna odmowa podpisania) skarbnika/głównego księgowego? |
|
|
| 15. | Kto zlecił dokonanie wydatku niemieszczącego się w planie finansowym? |
|
|
| 16. | Czy na podstawie podpisów na umowach, zleceniach, zapotrzebowaniach, fakturach, rachunkach itp. można z całą pewnością stwierdzić, kto zatwierdził/polecił dokonanie wydatków z przekroczeniem zakresu upoważnienia? |
|
|
| 17. | Podaj datę i rodzaj aktu, którym skorygowano odpowiedni budżet/plan finansowy jednostki, dostosowując plan wydatków do kwoty dokonanego wydatku |
|
|
3. Formularz kontrolny - regulowanie zobowiązań po terminie
Kontrolę należy przeprowadzić dla reprezentatywnej próby wydatków - niezależnie od tego, czy w sprawozdaniu finansowym jednostki wykazano opłacone odsetki za zwłokę, czy też nie. Formularz jest uniwersalny - służy do przeprowadzenia kontroli zarówno terminowości regulowania zobowiązań w ogóle, jak i terminowości opłacania obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy.
| Lp. | Nr i data dowodu księgowego/nazwa wierzyciela | Kwota | Wymagany termin zapłaty | Faktyczny termin zapłaty | Odsetki za zwłokę | Odstąpienie od naliczania/umorzenie odsetek przez wierzyciela | ||||||||
| według umowy/przepisu prawa/decyzji | według informacji podanej na dowodzie | data | kwota | liczba dni opóźnienia | wymagane | faktycznie zapłacone | przedawnione | data | kwota odsetek objętych ulgą | |||||
| data | kwota | data | kwota | |||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Na podstawie formularza kontrolnego należy:
- wystąpić do wierzycieli o umorzenie odsetek należnych, a nieuiszczonych przez jednostkę,
- ustalić pracowników winnych powstania opóźnień i podjąć działania zmierzające do pokrycia przez nich szkody wyrządzonej jednostce na skutek zapłaty odsetek za zwłokę na podstawie przepisów Kodeksu pracy,
- ustalić przyczyny powstania opóźnień i zmienić procedury kontroli zarządczej w jednostce w taki sposób, aby zapobiec na przyszłość powstawaniu nieprawidłowości.
4. Formularze kontrolne - przeprowadzanie i rozliczanie inwentaryzacji
Formularze kontrolne służą do sprawdzenia jednej inwentaryzacji rocznej - w pełnym zakresie aktywów i pasywów posiadanych przez jednostkę.
A - Zakres i terminy przeprowadzania inwentaryzacji
| Inwentaryzacja okresowa za rok: …., zarządzona przez ......... w drodze zarządzenia nr …….. z dnia …….. | ||||||||
| Składniki aktywów/pasywów1) | Zakres inwentaryzacji | Termin przeprowadzenia inwentaryzacji | Przyczyny powstania nieprawidłowości | Osoby odpowiedzialne | ||||
| wymagany zgodnie z uor2) | zarządzony przez kierownika jednostki | faktycznie wykonany | wymagany zgodnie z uor | zarządzony przez kierownika jednostki | faktycznie wykonany | |||
| Środki trwałe |
|
|
|
|
|
|
|
|
| Gotówka w kasie |
|
|
|
|
|
|
|
|
| Gotówka na rachunkach bankowych |
|
|
|
|
|
|
|
|
| Należności |
|
|
|
|
|
|
|
|
1) Tabelę należy uzupełnić o wszystkie składniki aktywów i pasywów występujące w jednostce.
2) Zakres inwentaryzacji wymagany przez uor na dany rok należy ustalić indywidualnie dla danej jednostki, np. jeśli jednostka inwentaryzuje środki trwałe na terenie strzeżonym raz na 4 lata, to należy ustalić, czy w roku kontrolowanym ta inwentaryzacja powinna być przeprowadzona, sprawdzając, kiedy była przeprowadzona ostatnia inwentaryzacja.
B - Metoda przeprowadzania inwentaryzacji
| Składniki aktywów/pasywów1) | Metoda inwentaryzacji | Przyczyny powstania nieprawidłowości | Osoby odpowiedzialne | ||
| wymagana zgodnie z uor2) | zarządzona przez kierownika jednostki | faktycznie wykonana | |||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1) Tabelę należy uzupełnić o wszystkie składniki aktywów i pasywów występujące w jednostce.
2) Wymaganą metodę inwentaryzacji należy wpisać w odniesieniu do każdego składnika aktywów i pasywów występujących w jednostce zgodnie z uor.
C - Rozliczenie inwentaryzacji
| Składniki aktywów/pasywów1) | Protokół z rozliczenia inwentaryzacji (data sporządzenia, osoby zatwierdzające) | Stwierdzone różnice2) | Rozliczenie różnic w księgach rachunkowych3) | ||||
| kwota | rodzaj różnicy (niedobór, nadwyżka, szkoda, inne) | sposób likwidacji | data księgowania | konta, na których ujęto rozliczenie | nr dowodu księgowego i kwota księgowania | ||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1) Tabelę należy uzupełnić o wszystkie składniki aktywów i pasywów występujące w jednostce.
2) Różnice inwentaryzacyjne należy podać w tabeli każdą z osobna, np. w kategorii aktywa - środki trwałe - niedobór w kwocie 10 000 zł - zespół komputerowy, nadwyżka 60 zł - krzesło obrotowe itd.
3) Księgowania należy podać oddzielnie dla każdej stwierdzonej różnicy inwentaryzacyjnej.
5. Formularz kontrolny - prawidłowość ustalania, poboru i dochodzenia należności oraz niedopuszczania do ich przedawnienia (na podstawie należności za sprzedaż bezprzetargową nieruchomości - przypadek spłaty należności w ratach)
Kontrolę należy przeprowadzić na podstawie reprezentatywnej próby kontrolnej, ustalonej dla poszczególnych rodzajów dochodów pobieranych przez jednostkę.
Na podstawie tego przykładowego formularza należy skonstruować formularze dla innych rodzajów należności pobieranych przez daną jednostkę.
| Lp. | Oznaczenie nieruchomości | Data sporządzenia operatu szacunkowego/kwota z oszacowania | Cena nieruchomości | Przysługujące bonifikaty | Cena ujęta w protokole rokowań | Rozłożenie na raty i płatność | Faktyczna zapłata | Odsetki za zwłokę | Kwota zabezpieczenia hipotecznego | Zaległość | ||||||
| należna z uwzględnieniem przysługujących bonifikat | faktycznie ustalona | różnica | nr raty i kwota | termin płatności (data) | nr raty i kwota | termin zapłaty (data) | należne | wpłacone | data wezwania do zapłaty | data wystawienia tytułu wykonawczego | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Formularz kontrolny - prawidłowość wykonywania kontroli wstępnej przez skarbnika JST/głównego księgowego
Kontrolę należy przeprowadzić na podstawie reprezentatywnej próby kontrolnej, ustalonej dla wydatków poniesionych w ostatnim zamkniętym roku obrotowym.
| Lp. | Dowód księgowy (nr, data) | Sprawdzenie pod względem | Składowe opisu merytorycznego | Dodatkowe wyliczenia, wyjaśnienia złożone na wniosek skarbnika JST/głównego księgowego | Wolne środki na dzień kontroli skarbnika JST/głównego księgowego | Zatwierdzenie przez skarbnika JST/głównego księgowego | |||||||||
| merytorycznym | formalnym | rachunkowym | wymagane | faktyczne | plan wydatków | zaangażowanie | tak/data | nie/przyczyna* | odmowa/przyczyna, dalszy los niezatwierdzonego dowodu | ||||||
| data | osoba | data | osoba | data | osoba | ||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
| podziałka klasyfikacji budżetowej |
|
|
|
|
|
|
|
| stwierdzenie zgodności wykonania z umową | |||||||||||||||
| stwierdzenie celowości, gospodarności, efektywności | |||||||||||||||
| wskazanie trybu udzielenia zamówienia | |||||||||||||||
*Chodzi tu o przypadek, gdy na dowodzie nie ma podpisu skarbnika JST/głównego księgowego, ale nie złożył on formalnie na piśmie wyjaśnień kierownikowi jednostki na temat niezatwierdzenia dowodu (przyczyną może być np.: przeoczenie, nieobecność skarbnika JST/głównego księgowego i nieustalenie przez kierownika jednostki osoby go zastępującej itp.).
7. Formularz kontrolny - prawidłowość sporządzenia zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych
Formularz służy jako pomoc przy składaniu zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, m.in. przez kierowników jednostek sektora finansów publicznych, organy nadzorujące jednostki sektora finansów publicznych, organy stanowiące JST i inne wymienione w art. 93 ust. 1 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych (jako tzw. lista kontrolna, której celem jest ustalenie braków i nieprawidłowości oraz ich usunięcie przed złożeniem zawiadomienia do właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych).
| Sprawdź, czy w zawiadomieniu znajdują się: | Tak/Nie/Nie dotyczy | Opis nieprawidłowości | Sposób naprawy | |
| 1. | Oznaczenie podmiotu składającego zawiadomienie, w tym: | X | X | X |
| a) | imię i nazwisko |
|
|
|
| b) | stanowisko służbowe |
|
|
|
| c) | adres |
|
|
|
| 2. | Oznaczenie osoby, która naruszyła dyscyplinę finansów publicznych, w tym: | X | X | X |
| a) | imię i nazwisko |
|
|
|
| b) | adres zamieszkania |
|
|
|
| c) | adres pracodawcy i zajmowane stanowisko w czasie popełnienia naruszenia |
|
|
|
| d) | nazwa i adres obecnego pracodawcy |
|
|
|
| 3. | Określenie ujawnionego naruszenia dyscypliny finansów publicznych (sporządzone osobno dla każdego czynu, przy czym pojedynczym czynem jest każde pojedyncze działanie lub zaniechanie), z podaniem: | X | X | X |
| a) | sposobu jego popełnienia (opis działania lub zaniechania stanowiącego naruszenie) |
|
|
|
| b) | czasu popełnienia (dokładna data - dzień/miesiąc/rok - kiedy sprawca działał lub data zaniechania działania nakazanego prawem, obliczona jako dzień następujący po terminie wskazanym w przepisach lub umowach, w którym sprawca powinien podjąć zaniechane działanie) |
|
|
|
| c) | naruszonego przepisu prawa materialnego (uofp, uor, inne ustawy i rozporządzenia regulujące zasady gospodarki finansowej jednostek sektora publicznego, a także akty prawa miejscowego wydawane przez organy JST) |
|
|
|
| d) | opisu okoliczności, w jakich doszło do naruszenia |
|
|
|
| e) | wysokości środków finansowych będących przedmiotem naruszenia (np. nieopłacenie w terminie zobowiązań w kwocie 700 000 zł) |
|
|
|
| f) | wysokości skutków finansowych naruszenia (np. konieczność zapłaty odsetek za zwłokę za nieterminowe regulowanie zobowiązań w kwocie 3900 zł) |
|
|
|
| 4. | Informacje, czy opisane naruszenie jest przedmiotem postępowania karnego, w sprawie o wykroczenia, w sprawie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe |
|
|
|
| 5. | Data sporządzenia zawiadomienia |
|
|
|
| 6. | Podpis składającego zawiadomienie |
|
|
|
| Sprawdź, czy do zawiadomienia zostały dołączone potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie: | ||||
| a) | materiałów (dowodów) potwierdzające fakt lub okoliczności popełnienia naruszenia |
|
|
|
| b) | protokołu kontroli (lub wyniku kontroli) |
|
|
|
Testy kontrolne opracowała
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
