Nie, przedwczesna zapłata za media bez otrzymania dowodu księgowego jest działaniem niewskazanym.

Wszelkie wydatki publiczne ponoszone na zakup towarów i usług muszą zostać ujęte w księgach rachunkowych danej jednostki sektora finansów publicznych. Podstawą każdego zapisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi"; należą do nich:

● zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

● zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

● wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki

- art. 20 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor).

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

● zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

● korygujące poprzednie zapisy,

● zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego, obcego dowodu źródłowego,

● rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dowody księgowe powinny spełniać wymogi określone szczegółowo w art. 21 uor i zawierać co najmniej:

● określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

● określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

● opis operacji oraz jej wartość,

● datę dokonania operacji,

● podpis wystawcy dowodu,

● stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretu), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

ZAPAMIĘTAJ!

Dokument z odczytu licznika sporządzonego przez pracownika państwowej jednostki budżetowej nie potwierdza dokonania operacji gospodarczej, a jest jedynie dokumentem, na podstawie którego hipotetycznie może nastąpić płatność, na rzecz dostawcy energii elektrycznej, w postaci przedpłaty bądź zaliczki.

Niemożliwe jest również skorzystanie z przepisów art. 20 ust. 4 uor (w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych, obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności, gdyż możliwość uzyskania faktury od dostawcy energii elektrycznej realnie istnieje. Jednostka otrzyma dowód księgowy, tyle że dopiero w następnym miesiącu, tj. w styczniu kolejnego roku kalendarzowego. Dodatkowo zakup energii elektrycznej jest opodatkowany podatkiem od towarów i usług, co uniemożliwia skorzystanie z zastępczego dowodu księgowego.

Warto również podkreślić, że z punktu widzenia gospodarnego i efektywnego wydatkowania środków publicznych, mimo że państwowa jednostka budżetowa posiada środki pieniężne w planie finansowym, powinna pamiętać o zapisach zawartych w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Stosownie do wskazanych przepisów wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

● uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

● optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

ZAPAMIĘTAJ!

W aspekcie efektywnego wydatkowania środków publicznych państwowa jednostka budżetowa nie może zawęzić swojego postępowania wyłącznie do własnego planu finansowego, w którym posiada wolne środki pieniężne pod koniec roku budżetowego. Właściwe i efektywne wykorzystanie środków publicznych ma kluczowe znaczenie dla ich efektywnej redystrybucji na poziomie całego budżetu państwa.

Dlatego też, moim zdaniem, chęć dokonania przez państwową jednostkę budżetową płatności na poczet zużytej już przez nią energii elektrycznej, we wcześniejszym terminie niż wymagany, a w dodatku przed otrzymaniem dowodu księgowego, będzie działaniem niewskazanym.

RADOSŁAW TYBURCZY

 - biegły sądowy z dziedziny rachunkowości budżetowej i finansów publicznych, kierownik oddziału kontroli finansowej w Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy, współpracuje z jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie kontroli, autor licznych publikacji

PODSTAWY PRAWNE

● art. 20 ust. 2, 3 i 4, art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4)

● art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 532)